污水處理廠檔案管理工作重要性及策略分析

曹忠鈺

摘 要：污水處理廠的工程檔案，是對各項工作的真實記錄，具有重要的留存價值和參考意義。但是由于存在重視業(yè)務(wù)開展、輕視檔案管理的情況，污水處理工程建設(shè)中的許多資料、文件，沒有被完好的保存和完整的收錄，檔案資料的利用價值被極大的削弱。此外，檔案管理方式落后，管理制度匱乏，這些客觀存在的問題也嚴(yán)重制約了檔案資料應(yīng)有價值的發(fā)揮。污水處理廠的高層領(lǐng)導(dǎo)、在職的檔案工作人員，都應(yīng)當(dāng)對檔案管理的重要性有高度認(rèn)識，進而通過完善制度、人員培訓(xùn)等一系列措施，支持檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

關(guān)鍵詞：污水處理廠;檔案管理;完整性;檔案信息化

在污水處理標(biāo)準(zhǔn)不斷提高、污水處理設(shè)備更新?lián)Q代的背景下，各類檔案資料的數(shù)量也在持續(xù)的增加。作為一名檔案管理人員，一方面要結(jié)合本公司各部門的業(yè)務(wù)開展情況，做好文件資料的收集、歸檔和管理，另一方面還要嘗試運用專業(yè)技能、信息技術(shù)，對現(xiàn)有的檔案資料進行整合、利用，充分發(fā)揮檔案的參考價值。在污水處理廠改革發(fā)展的過程中，檔案管理工作的重要性得到了進一步的突顯，探究檔案管理的優(yōu)化策略，成為現(xiàn)階段的一項緊迫任務(wù)。

1 污水處理廠檔案管理工作的重要性

1.1 保證了工程信息的完整性

工程檔案是指從工程項目提出立項審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備拖工監(jiān)理驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字表格聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。在污水處理工程中，將所有的文件、資料全部收集起來，然后進行篩選，將其中有留存價值的，整理歸檔形成檔案。這樣就可以最大程度上保證工程相關(guān)信息的完整性，以及檔案資料本身的安全性，避免了重要文件、資料丟失、損毀的問題。

1.2 為后期設(shè)備管理提供了保障

污水處理廠的工程項目在投入運行一段時間后，由于部分設(shè)備的老化，或是新技術(shù)、新設(shè)備的推廣，必須要每隔一段時間進行一次維護或升級。在這些工作中，都需要借助于以往工程建設(shè)相關(guān)的檔案資料，從而為工作人員進行重要設(shè)備的檢修，以及整個工程的改造提供必要的參考。以污水處理工程的提標(biāo)改造為例，工程是在原有土地及建筑物和設(shè)施的基礎(chǔ)上進行的，而且工程建設(shè)都是在污水處理廠半運行狀態(tài)下進行的。如果原有工程檔案資料保存不完整，沒有地下管線圖紙等資料作保證，本次升級改造工程必將困難重重。

1.3 為市政建設(shè)提供了參考

污水處理廠的進水泵房一般都是城市的比較低洼地段，城市的各種建筑物構(gòu)筑物都與地面標(biāo)高有直接聯(lián)系，現(xiàn)代城市的各種電纜管線都進入地下，在地面上施工就必須查閱污水管網(wǎng)的標(biāo)高與走向，市政建設(shè)的相關(guān)管線必須接入污水處理廠要有污水處理廠的很多技術(shù)資料作為參考，包括處理能力瞬時流量污染因子等，因此完整而妥善保管的污水處理廠工程檔案會為市政建設(shè)提供重要參考。

2 當(dāng)前污水處理廠檔案管理存在的問題

2.1 檔案的完整性與安全性得不到保障

很多污水處理廠，由于對檔案工作的重視程度有待提升，無論是工程文件、資料的收錄與歸檔，還是后期檔案的保存與管理，都存在諸多問題。例如，檔案管理人員對工程內(nèi)容不了解，收集資料、文件時，沒有核對工程設(shè)計方案，導(dǎo)致一些重要的文件沒有被及時收集，檔案的完整性受到了影響。隨著檔案數(shù)量的增加，一些年代較為久遠的檔案，由于長時間沒有使用，加上管理環(huán)境不理想，已經(jīng)出現(xiàn)了褪色、發(fā)霉等問題，其中的字跡、圖形等模糊不清，失去了利用價值。

2.2 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

新時期的檔案管理人員，除了要保證工作效率外，還必須較高的職業(yè)素養(yǎng)。例如要具備精益求精的敬業(yè)精神，讓每一份有價值的檔案，都能夠得到完好的保存;還要樹立創(chuàng)新意識、進取精神，能夠善于學(xué)習(xí)信息技術(shù)，支持檔案管理向現(xiàn)代化、信息化、智能化方向發(fā)展。但是目前來看，一方面是公司提供的培訓(xùn)機會少，特別是一些年齡較大的檔案工作人員，知識更新緩慢，對新事物的接受能力較差，已經(jīng)不能勝任現(xiàn)階段的檔案管理要求。另一方面，部分檔案工作人員缺少自律能力，不能嚴(yán)格按照規(guī)章程序辦事，檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，工作失誤較多。

2.3 檔案管理的方法缺少創(chuàng)新

對檔案工作中采用的方式方法進行創(chuàng)新，是一種必然趨勢。特別是進入信息時代，利用RFID進行文件、資料掃描，可以節(jié)省檔案收集的人力與時間;利用計算機進行關(guān)鍵字搜索，可以簡化檔案檢索程序。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，污水處理廠的檔案管理工作，雖然相比于以往也有了一定的改革，但是總體上來看還是沒有擺脫以人工為主的模式。由于檔案管理的方法、思維缺少創(chuàng)新，面對海量的檔案資料、文件，缺乏有效的資源挖掘和分析利用手段，這樣的檔案管理工作顯然無法適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)開展需求。

3 污水處理廠加強檔案管理的處理分析

3.1 正確認(rèn)識檔案重要性，完善檔案管理制度

要想推動新時期檔案管理工作向高水平、高質(zhì)量方向發(fā)展，首先要求在污水處理廠內(nèi)部，自上而下的重視檔案工作。公司的高層領(lǐng)導(dǎo)，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)并未檔案管理工作創(chuàng)新提供各方面的支持，例如在檔案信息化背景下，劃撥專項資金用于檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。而在職的檔案工作人員，也必須強化崗位職責(zé)意識，積極與工程管理部門溝通，將工程相關(guān)的所有文件、資料全部收錄起來，豐富檔案資源。另外，也要重視部門規(guī)章制度的建設(shè)，包括檔案收錄程序、檔案查閱要求等，推動檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

3.2 著力打造一支現(xiàn)代化、復(fù)合型的檔案工作隊伍

隨著檔案管理工作在工程維護與改造、市政工程參考等方面的價值進一步突顯，近年來污水處理廠對檔案管理工作也提出了更高的要求。為了適應(yīng)新時期的檔案管理環(huán)境，一支復(fù)合型的人才隊伍不可或缺。例如，將業(yè)務(wù)技能與職業(yè)素養(yǎng)的復(fù)合。檔案管理的特殊性，決定了工作人員僅有熟練的業(yè)務(wù)經(jīng)驗和扎實的專業(yè)技能是不夠的，還必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)。例如創(chuàng)新創(chuàng)造精神，能夠通過自主學(xué)習(xí)，運用各類辦公軟件，熟練操作信息系統(tǒng)等。檔案管理人員要始終具備學(xué)習(xí)意識，才能緊跟工作要求、行業(yè)形勢。

3.3 積極推進檔案管理信息化發(fā)展進程

確保污水處理工程檔案的完整性，是進行檔案開發(fā)與利用的必要條件。隨著污水處理工程數(shù)量增加、規(guī)模擴大，各類檔案資料的總量也在持續(xù)的上升，傳統(tǒng)以人工為主的檔案收集與管理模式，顯然無法滿足當(dāng)下的工作需要。為此，要積極推進檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，利用計算機、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，通過提高工作效率，在保證檔案完整性的基礎(chǔ)上，提高對檔案資源的開發(fā)、挖掘能力。在檔案存儲形式上，逐漸用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，方便進行管理。為了提高管理效率，在人工辦理各類檔案借閱、咨詢服務(wù)的同時，還可以增設(shè)自助終端，用戶可以根據(jù)需要自助辦理檔案查詢、瀏覽等業(yè)務(wù)。

4 結(jié)語

檔案管理工作的開展成效，已經(jīng)成為影響污水處理廠業(yè)務(wù)開展和效益提升的重要因素。針對現(xiàn)階段在工程檔案管理中尚存在的一些突出問題，應(yīng)當(dāng)堅持以人為本的理念，重點打造一支具有現(xiàn)代化思維、復(fù)合型能力的檔案管理人才隊伍，同時還必須重視信息技術(shù)的應(yīng)用價值，通過提升檔案管理信息化水平，更好的支持污水處理廠檔案事業(yè)的發(fā)展。

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