學(xué)校檔案管理的主要問題及解決策略研究

陳德意

摘 要：學(xué)校的檔案管理工作是一項十分復(fù)雜的工作，對于學(xué)校來說做好檔案工作能夠有效的輔助學(xué)校管理提升教學(xué)管理水平。從目前的教學(xué)現(xiàn)狀來看，本文首先對學(xué)校檔案管理工作的意義進行了分析，同時針對目前學(xué)校檔案管理問題提出了幾點建議，以期能夠促進檔案管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案;管理;問題;對策

1 引言

學(xué)校的檔案管理工作不僅可以為教育工作者的活動提供相關(guān)的依據(jù)，同時還可以為其他的教學(xué)活動以及教學(xué)管理工作提供有效的教育資料。因此做好學(xué)校的檔案管工作能夠有效的促進學(xué)校管理工作的順利開展，在新的發(fā)展形勢下檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)認真搞清楚學(xué)校檔案管理工作中存在的不足以及一些問題，同時有針對性的提出相關(guān)的解決對策，從而促進學(xué)校教育工作的順利開展。

2 學(xué)生檔案管理的重要意義

2.1 檔案能夠真實的記錄學(xué)校的發(fā)展情況

學(xué)校的檔案作為一種文字性的材料通常會以文字、圖標(biāo)以及音響等形式呈現(xiàn)在大眾眼前，檔案可以將學(xué)校中教師的教學(xué)工作以及學(xué)校的管理工作如實的記錄下來，同時還可以直觀的展現(xiàn)出學(xué)校的發(fā)展歷史，真實的對學(xué)校的師生發(fā)展情況進行記錄。在學(xué)校的檔案中記錄發(fā)展內(nèi)容的檔案幾乎占據(jù)了檔案的大部分比重，此外檔案還記錄了優(yōu)秀教師的教學(xué)成果以及先進的教學(xué)經(jīng)驗，這些記錄都真實的反應(yīng)了學(xué)校的教學(xué)水平。

2.2 促進學(xué)校的穩(wěn)定快速發(fā)展

學(xué)校的每一個環(huán)節(jié)都需要檔案做好相應(yīng)的記錄工作，同時一些學(xué)校的教學(xué)環(huán)節(jié)以及管理環(huán)節(jié)能夠通過檔案直觀的展現(xiàn)在師生的面前，這些資料是見證學(xué)校發(fā)展歷史的最為重要的資源，從中可以有效的總結(jié)出學(xué)校的歷史進程以及發(fā)展規(guī)律。同時在對目前的學(xué)校檔案進行分析的過程中還可以針對學(xué)校的教育歷史進行更加深層次的了解，從中發(fā)現(xiàn)問題進行總結(jié)與歸納然后在從中制定出合理的解決措施。

3 學(xué)校檔案管理中的主要問題

首先教育著在對學(xué)校的檔案進行管理的過程中不夠重視，很多學(xué)校對于檔案管理的具體工作都缺乏了解與充足的認識，主要表現(xiàn)為“重物輕人，重事輕人”，難以從人、財以及時間上給予檔案管理工作以充分的支持。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)認為與教學(xué)工作相比檔案管理工作并不是十分重要，因此在人員的安排上隨意性較強。例如檔案管理人員中有身兼數(shù)職的，這樣既管理檔案工作又擔(dān)任其他工作很難將精力完全投入到檔案管理工作當(dāng)中去，對資料的整理與收集工作難以顧及，很容易造成檔案資源的浪費以及檔案服務(wù)功能與作用難以發(fā)揮出來等問題。其次，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，檔案管理工作從表面上看似十分簡單，然而管理起來卻是一項十分復(fù)雜工作，這項工作不僅要求工作人員具備一定的專業(yè)性同時還需要他們擁有扎實的理論基礎(chǔ)與操作技能。從檔案實際管理情況來看，很多學(xué)校聘用的人員都不是專業(yè)的，同時有些工作者缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致在文件的整理以及歸類和保存等問題上出現(xiàn)日期不準(zhǔn)確，檔案不能按時立卷歸檔等。再次，檔案管理工作缺乏完善的檔案管理制度。學(xué)校在對檔案工作進行管理的時候缺乏一定的制度依據(jù)，加之檔案管理方式也較為落后，這樣一部分工作人員就會產(chǎn)生懈怠心理，一些檔案管理工作無法有效得到落實進而對學(xué)校未來的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。最后，從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校都是采用的傳統(tǒng)的檔案管理方式也就是紙質(zhì)管理，工作著主要是采用手工的形式來查找相關(guān)的文件，在資料的查找以及編輯的過程中會遇到大量的阻礙。有些學(xué)校雖然建立了電子檔案，但紙質(zhì)文檔被電子文檔所代替，這雖然為后續(xù)的檔案管理工作帶來了極大的便利，但是在操作的過程中，若稍不注意就會出現(xiàn)刪除或者篡改文檔的情況。這種形式缺乏規(guī)范化與系統(tǒng)化因此導(dǎo)致檔案在搜索的過程中出現(xiàn)搜索難度大，準(zhǔn)確度低等現(xiàn)象，不僅容易出現(xiàn)安全隱患也并不利于軟件的開發(fā)與優(yōu)化。

4 學(xué)校檔案管理問題的解決策略

4.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案管理意識

在教育事業(yè)迅速發(fā)展的背景之下，學(xué)校也加大了改革與發(fā)展力度，與此同時學(xué)校對檔案的現(xiàn)代化管理的需求也越來越強烈，因此學(xué)校也加強了對檔案管理工作的重視程度。首先，要想提升學(xué)校的檔案管理工作水平應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理人員進行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，同時要確保培訓(xùn)內(nèi)容的全面性以及多元化。單純的培訓(xùn)工作并不能激發(fā)員工的積極性，同時還需要在培訓(xùn)結(jié)束后進行開合，激發(fā)檔案管理人員的積極性增強相關(guān)人員的積極性。其次，學(xué)校還需要培養(yǎng)和選拔該專業(yè)的人才，培養(yǎng)一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，為學(xué)?，F(xiàn)代化檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。同時還需要對檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)進行拓展，借助不同的學(xué)習(xí)方式來培養(yǎng)和吸引人才，讓更多的優(yōu)秀青年投入到檔案的建設(shè)工作中來，最后，學(xué)校要加大對檔案管理工作重要意義的宣傳力度，全面提升全校師生對檔案管理工作的重視程度，同時還可以舉辦相關(guān)的知識講座以及普及，從而有效的提升檔案管理人員的檔案意識。例如學(xué)?？梢越柚俜轿⒉┮约皩W(xué)校的微信公眾號等相關(guān)手段作為檔案信息的服務(wù)窗口，這樣不僅能夠提升檔案管理工作的透明度，同時還可以高效的利用相關(guān)的檔案資料，是提升檔案管理效率的有效途徑。

4.2 完善檔案管理制度體系

為了是學(xué)校的檔案管理工作能夠更加系統(tǒng)和規(guī)范，我們應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的制度進行進一步的完善，從而使得檔案管理人員能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髀氊?zé)與內(nèi)容更加明確。在制定相關(guān)的檔案管理制度的過程中必須要充分了解學(xué)校的歷史發(fā)展?fàn)顩r，充分認識到檔案在學(xué)校發(fā)展進程中的作用，從而在具體的環(huán)節(jié)中嚴(yán)格落實各項工作。學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)的交換以及信息的傳遞等要根據(jù)相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，如《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，在開展檔案管理工作的過程中要結(jié)合自身的發(fā)展需求與特點制定符合自身實際的管理標(biāo)準(zhǔn)，然后通過實踐過程中的不斷優(yōu)化來提升檔案管理水平。其中，應(yīng)該對不同檔案中的內(nèi)容以及數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)問題做出統(tǒng)一的調(diào)整，然后確保其能夠在統(tǒng)一的規(guī)范下形成能夠指導(dǎo)工作的細節(jié)的系統(tǒng)化的體系。

4.3 強化電子文檔安全防護，提升檔案管理水平

強化電子文檔的安全防護工作可以有效的提升檔案管理水平，一方面可以制定好的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范來對檔案文件進行整理與備份，同時對檔案的違規(guī)操作懲處制度需要進行完善，進一步明確管理者的責(zé)任并且落實安全責(zé)任制。另一方面還可以針對有可能出現(xiàn)的一些安全問題開展未雨綢繆的工作，像是制定應(yīng)急安全管理預(yù)案，將電子檔案的相關(guān)流程進行細化并且納入檔案的安全管理員中去。同時在這個過程中要做好物理隔離工作，不能將存儲網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)等內(nèi)容鏈接在一起，防止一些信息通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失;此外要對電子文檔的訪問人員設(shè)置權(quán)限，借助殺毒軟件以及安全軟件來定期開展升級與殺毒工作，從而全面提升電子文檔的安全性。最后，要對學(xué)校電子檔案的數(shù)據(jù)庫進行完善，及時根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展情況來對相關(guān)的軟件進行更新，盡可能的避免檔案受損失。由于一些檔案資料在錄入之后，不能隨意進行更改需要結(jié)合相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行整理并且及時進行著錄，借助一些合理的檢索工具的編制來提升檔案信息的準(zhǔn)確性，充分的發(fā)揮出檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中的重要作用。

5 結(jié)語

學(xué)校的管理工作無論是對學(xué)生還是教職工都有著十重要的意義，因此學(xué)校需要從不同的角度以及不同的方面對檔案管理工作的水平進行提升，從而為學(xué)校的可持續(xù)提供強有力的保障。

參考文獻

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