中學(xué)人事檔案與辦公室人事工作的相關(guān)性分析

張惠

摘 要：文章論述了中學(xué)檔案與辦公室人事工作之間的關(guān)系，并說明人事檔案的重要性，分析開展中學(xué)人事檔案管理存在的問題和不足，最后提出解決這些問題的方法，思考完善中學(xué)人事檔案管理的途徑，為中學(xué)開展辦公室人事工作奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;辦公室人事工作

1 引言

對于中學(xué)來說，教職工的管理工作是開展日常管理的重點(diǎn)，而在學(xué)校開展教職工的管理工作，主要是進(jìn)行辦公室人事工作，而教職工的資料，包括他們的人身經(jīng)歷、能力水平、工作表現(xiàn)等，是開展管理工作的基礎(chǔ)，而這需要檔案資料的配合進(jìn)行。[1]人事檔案是開展辦公室人事工作的基礎(chǔ)依據(jù)，也是記錄教職工原始資料的憑證，中學(xué)檔案與辦公室人事工作之間存在緊密的聯(lián)系，本次就對此進(jìn)行分析，探究人事檔案的重要性，研究如何提升人事檔案管理水平。

2 中學(xué)檔案與辦公室人事工作的關(guān)系

對于中學(xué)辦公室人事工作的具體內(nèi)容，主要涉及全校教職工的調(diào)資、晉升、績效工資的核算及發(fā)放;教職工的退休審批，及在職教職工的三險一金（養(yǎng)老、醫(yī)保、工傷、公積金）的申報征繳;新招聘教師的入編及工資辦理，教職工人事聘用合同的簽訂及到期續(xù)簽;全校教師的職稱聘任、職稱工資掛鉤、崗位設(shè)置及崗位變更、變更后工資掛鉤，到辦理完后全部收集、整理、歸檔。從這些業(yè)務(wù)不難看出都離不開檔案管理，離不開對檔案資料的收集和應(yīng)用。比如辦理社保項(xiàng)目，就需要掌握教職工的身份、職務(wù)、性別、出生時間、參加工作時間、參保時間、身份證件號及工資基數(shù)等資料，需要個人承擔(dān)的保險費(fèi)用進(jìn)行每月工資扣除，統(tǒng)一繳納統(tǒng)一完稅。這些業(yè)務(wù)意味著，中學(xué)檔案與辦公室人事工作之間關(guān)系緊密，檔案是開展辦公室人事工作的基礎(chǔ)資料，每個人都有自己的人事資料，辦公室人事工作的工作結(jié)果，就是要把每人的人事材料歸納到檔案中去，形成更完善的檔案資料。比如某位教師職稱晉升后，就需要把本人晉升職稱的材料再收集整理入檔。而且隨著老一輩教職工的退休和新教職工的入職，具體工作都由辦公室人事工作負(fù)責(zé)，同時相應(yīng)的檔案資料都要有所變動，對應(yīng)人事工作的開展。[1]

3 中學(xué)人事檔案的重要性

中學(xué)人事檔案涉及的內(nèi)容較多，比較復(fù)雜，進(jìn)行管理的流程較多，還需要多個職能部門的參與和幫助。人事檔案代表的是某個人的個人身份，出生時間、參加工作時間、教育履歷、工作履歷、家庭情況、籍貫、居住地等，還有本人的道德品質(zhì)、能力表現(xiàn)、工作成就、教學(xué)榮譽(yù)等。人事檔案是個人的原始資料，錄入了基本上從出生到現(xiàn)在的人生經(jīng)歷。對于學(xué)校來說，人事檔案涉及教職工的入職、職務(wù)晉升、教育經(jīng)歷、教育表現(xiàn)、社保等內(nèi)容，是進(jìn)行人事管理的基礎(chǔ)資料。學(xué)校對教職工進(jìn)行考察、評價、安排等，都需要建立在人事檔案的基礎(chǔ)上，是學(xué)校挖掘優(yōu)秀人才、發(fā)展師資力量的重要參考依據(jù)，也是學(xué)校對教職工進(jìn)行任免、晉升、獎勵、調(diào)動等工作的合法依據(jù)。學(xué)校進(jìn)行人才引進(jìn)、薪資安排、崗位輪換等工作，都需要根據(jù)真實(shí)可靠的人事檔案作為依據(jù)。[1]而需求的人事檔案信息的獲取，離不開人事檔案管理工作的進(jìn)行。所以充分挖掘人事檔案價值，提升人事檔案管理水平，對于中學(xué)管理工作開展有積極意義。

4 中學(xué)人事檔案管理中存在的弊端

4.1 對重要性認(rèn)識不足

中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員不重視人事檔案管理，對其的重要性認(rèn)識不足。學(xué)校更重視教學(xué)工作的開展，忽視了對人事檔案的歸檔和管理;檔案管理人員在進(jìn)行管理時不夠認(rèn)真仔細(xì)，敷衍了事，影響資料歸檔;部分教職工不能真實(shí)準(zhǔn)確的填寫檔案資料，導(dǎo)致檔案收錄的信息真實(shí)性和完整性較差，存在很多錯漏;在互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，越來越多的職工表現(xiàn)出思想倦態(tài)與參與積極性不高的問題，不能主動配合人事檔案管理工作的開展。[1]

4.2 管理制度不規(guī)范

我國一直堅(jiān)持推進(jìn)人事檔案管理工作，建立了相應(yīng)的管理制度和辦法，但因?yàn)橹袑W(xué)人事檔案管理工作涉及的內(nèi)容豐富，涉及面廣泛，政策性較強(qiáng)，變動較高，標(biāo)準(zhǔn)要求也較高，因此現(xiàn)有的管理制度和管理程序不太適合。目前正處于新舊人事檔案管理制度的交替時期，管理模式表現(xiàn)出舊制度的突破以及新制度的不足，所以導(dǎo)致整個人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化不足，雖然學(xué)校教職工的人事檔案是隨人走的，但也不利于人才流動，人事檔案的歸檔、分類管理以及銷毀等都存在一定不足。[1]

4.3 管理實(shí)效性不強(qiáng)

中學(xué)人事檔案資料比較空洞，內(nèi)里價值不高，很多就是教職工的基礎(chǔ)資料，沒有什么利用價值;部分學(xué)校認(rèn)為人事檔案沒什么用，所以對新入職教職工建立檔案時比較隨意和馬虎，很多資料填寫不全，學(xué)歷、職稱、工齡等記錄不完整，與實(shí)際情況不匹配，影響到辦公室人事工作的開展;檔案資料的保存工作不到位，檔案室設(shè)置不先進(jìn)，導(dǎo)致部分檔案資料受損。[1]

5 如何完善學(xué)校人事檔案的管理

5.1 推進(jìn)規(guī)范化管理

中學(xué)人事檔案管理要注重實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。學(xué)校需要收集其他學(xué)校進(jìn)行人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理;嚴(yán)格按照《檔案法》規(guī)定，針對學(xué)校人事檔案的特點(diǎn)，建立科學(xué)的檔案歸類、整理、保存和利用程序和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，保證檔案資料完整、及時收集，同時進(jìn)行定期檢查，對檔案資料和教職工人生軌跡進(jìn)行查對，出現(xiàn)偽造要及時追求相關(guān)人責(zé)任。[1]同時建立保密制度，要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守，禁止無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，禁止將檔案資料帶出檔案室，禁止向無關(guān)人員談及檔案信息，在每天下班前進(jìn)行全面檢查，做好安全防護(hù)。[1]

5.2 提高信息化管理意識

中學(xué)要認(rèn)識到信息化手段對于檔案管理的作用，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。學(xué)校檔案管理人員可以借助信息技術(shù)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分類，分析不同類別檔案的作用和價值，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行管理;重視檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全水平，尤其是學(xué)校的電子檔案資料數(shù)目龐大，對于安全保存和保密有更高要求，需要重視網(wǎng)絡(luò)防護(hù)手段的提升。將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校整體信息化建設(shè)的框架中，配合學(xué)校信息化建設(shè)工作的開展，建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，提供對檔案信息的實(shí)時更新、錄入、查詢等服務(wù)。[1]

5.3 重視檔案管理人才建設(shè)

中學(xué)要重視檔案管理人員水平的提升，以及對教職工資料了解程度的提升，使其不僅要有豐富的檔案管理理論知識，還要有熟練的檔案管理技能和計算機(jī)操作能力，可以熟練應(yīng)用軟件進(jìn)行人事檔案管理，還要掌握自己學(xué)校每位教職工的人事變動信息，及時進(jìn)行入檔更新和保存，同時可以檔案內(nèi)容對應(yīng)，避免出現(xiàn)差錯。[1]中學(xué)要提升檔案管理人員的檔案信息化管理意識，讓他們認(rèn)識到這項(xiàng)工作對于學(xué)校發(fā)展的積極意義，從而能夠認(rèn)真對待人事檔案，自主進(jìn)行保存和整理;另一方面提升檔案管理人員的檔案信息化意識，認(rèn)可信息化管理模式的應(yīng)用，結(jié)合本單位學(xué)校的特色，思考如何有效進(jìn)行信息化管理。加強(qiáng)對信息化管理方面技術(shù)的培訓(xùn)和提升，提高信息化水平和能力，能夠根據(jù)不同的檔案類型進(jìn)行信息化管理。能夠跟隨學(xué)校教職工的變動，注意進(jìn)行資料收集和整理歸檔，重視人事檔案的實(shí)時更新。

6 結(jié)語

中學(xué)檔案與辦公室人事工作的開展息息相關(guān)，聯(lián)系緊密，中學(xué)要重視人事檔案的重要性，提升人事檔案管理水平，推動人事工作的開展。

參考文獻(xiàn)

[1]何玉辰.學(xué)校檔案與辦公室人事工作的關(guān)系[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（6）：126.