新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理及發(fā)展探析

黃士強(qiáng)

摘 要：隨著我國科學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)水平的持續(xù)提升，計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展對社會經(jīng)濟(jì)、科技、文化、環(huán)境的健康發(fā)展都具備重要的影響力，更為人們的生活、工作提供了諸多便利。當(dāng)前社會諸多行業(yè)都離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，由于當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作改革的不斷深化，傳統(tǒng)的檔案管理方式很難達(dá)到全面、真實(shí)、精確、簡便的規(guī)范要求。因此本文針對事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理中如何有效應(yīng)用新技術(shù)來提升管理質(zhì)量，推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展的具體策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;必要性;具體策略

事業(yè)單位的人事管理工作是非常重要的，往往在事業(yè)單位中人員的任免以及職務(wù)調(diào)動等都需要與其人事檔案中相關(guān)記錄為依據(jù)，所以說人事檔案是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

從事業(yè)單位本身的性質(zhì)來講，評價(jià)工作人員是否處在自身最適合的崗位是非常關(guān)鍵的，而事業(yè)單位的人事任免工作非常關(guān)鍵，人事任免工作必須以嚴(yán)格的事實(shí)基礎(chǔ)為依據(jù)，而這種依據(jù)絕大多數(shù)都存在于人事檔案之中，由于人事檔案對于個(gè)人履歷、工作經(jīng)驗(yàn)、工作發(fā)展歷程、受獎懲情況以及行為軌跡都有很清晰的表達(dá)，所以我們在進(jìn)行人事任免的過程中必須依托其個(gè)人檔案作為調(diào)動依據(jù)。其次，人事檔案對于工作人員的評價(jià)是非常重要的，我們想要評價(jià)事業(yè)單位工作人員的工作態(tài)度、工作水平以及工作成效等情況時(shí)，就需要調(diào)取相應(yīng)的人事檔案來觀察其整個(gè)工作期間的具體表現(xiàn)情況，這是我們評價(jià)事業(yè)單位工作人員能力的重要基礎(chǔ)，也是我們提拔年輕干部的關(guān)鍵舉措。當(dāng)前事業(yè)單位也要依照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)績考核，而業(yè)績考核的相關(guān)內(nèi)容也成為衡量工作人員自身能力的重要基礎(chǔ)，在進(jìn)行干部選拔以及評優(yōu)工作時(shí)，這些都是重要的評選依據(jù)，而相關(guān)信息也存在于人事檔案之中，從以上幾點(diǎn)上來看，科學(xué)有效的推進(jìn)事業(yè)單位人事管理工作具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，這對于推動事業(yè)單位整體發(fā)展，改善人員內(nèi)部組織架構(gòu)有很好的效果。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的具體策略

2.1 構(gòu)建完善的管理制度

任何工作想要科學(xué)妥善的進(jìn)行都需要完善的管理制度，管理制度不僅是人事檔案管理工作的整體框架，更為其工作內(nèi)容指明了方向。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，資料信息的搜集和歸檔工作必須嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)定，而規(guī)定是在管理制度的基礎(chǔ)上指定的，這也說明了完善的管理制度是事業(yè)單位人事檔案管理工作的基礎(chǔ)前提。管理制度的制定應(yīng)該首先滿足檔案管理工作的基本需求，第一，絕對保障信息的真實(shí)性，要堅(jiān)決避免虛假信息進(jìn)入人事檔案，明確檔案資料審查工作的具體流程，同時(shí)也要對相關(guān)資料進(jìn)行科學(xué)分類，這對于日后調(diào)取相關(guān)人事檔案資料有重要意義，我們需要根據(jù)單位具體部門或者人員組織架構(gòu)來對人事檔案進(jìn)行分類。最后我們應(yīng)該制定相應(yīng)的檔案調(diào)取規(guī)章制度，由于人事檔案關(guān)系重大，所以我們不能允許人事檔案的調(diào)取工作存在混亂現(xiàn)象，調(diào)取人事檔案必須有相應(yīng)的審批手續(xù)，同時(shí)要在使用完畢之后及時(shí)歸還。以上這些內(nèi)容都是我們在構(gòu)件人事檔案管理制度中需要重點(diǎn)考慮的部分。

2.2 強(qiáng)化人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理工作的具體執(zhí)行者是檔案管理人員，那么，人事檔案管理工作的質(zhì)量與管理人員的專業(yè)素質(zhì)就有絕對的關(guān)系，我們想要提升人事檔案管理工作的工作質(zhì)量就必須強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，我們在人員任用上就要重視專業(yè)對口，由于檔案管理工作比較復(fù)雜，涉及的相關(guān)管理內(nèi)容比較多，所以，我們需要有具備專業(yè)能力的檔案管理人員對相關(guān)工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。我們應(yīng)該鼓勵(lì)專業(yè)能力與檔案管理工作相匹配的應(yīng)屆大學(xué)生參與到事業(yè)單位人事檔案管理工作之中，并且依托于這些年輕技術(shù)力量組成技術(shù)骨干，讓他們的專業(yè)知識及專業(yè)能力在檔案管理部門充分發(fā)散，讓所有檔案管理人員參與到專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)之中，從整體上提升檔案管理人員的專業(yè)水平，這是提升工作質(zhì)量的重要前提。

2.3 重視人事檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)

人事檔案管理工作在檔案管理工作中有著重要地位，而事業(yè)單位中的人事檔案管理工作則更為重要，一方面事業(yè)單位需要大量人才力量來充分進(jìn)行建設(shè)發(fā)展，另一方面，事業(yè)單位各工作人員的崗位職責(zé)是非常明確的，如果我們不能合理進(jìn)行人事任用讓人才處在適宜的崗位上那將會造成人才資源的浪費(fèi)，這對于事業(yè)單位的發(fā)展極其不利，而想要提升人事檔案管理工作的整體質(zhì)量，我們就要從人員、理念以及技術(shù)三個(gè)角度進(jìn)行分析，從這一點(diǎn)上來看，管理理念現(xiàn)代化和管理技術(shù)現(xiàn)代化對于提升工作質(zhì)量有著極強(qiáng)的作用，我們應(yīng)該充分樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，充分依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)對當(dāng)前的人事檔案管理工作進(jìn)行升級改造，以現(xiàn)代化的管理理念和數(shù)字化的管理方式來提升檔案管理工作的整體效率。

2.4 應(yīng)用新技術(shù)推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)初期，人事檔案的利用服務(wù)技術(shù)如果存在不足，極易導(dǎo)致資源不能被有效掌握，但在信息化建設(shè)的背景下，順應(yīng)科技發(fā)展潮流，使事業(yè)單位人事檔案管理更加一體化，有效發(fā)揮例如（職員的戶籍資料、身體狀況、工作職位、級別、個(gè)人考勤信息、工作檔案、重要事件查詢）的利用效率。相比于傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫，缺乏有效的服務(wù)途徑，只有手工記錄，查找和翻閱都會受限，并且會造成一定程度的信息缺失。信息化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以為管理者提供更加多元化的查找、翻閱、修改、提取等服務(wù)，例如通過檔案匯編、遠(yuǎn)程控制查看文件等。事業(yè)單位建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫，每個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量都要保證，保證設(shè)計(jì)準(zhǔn)確性的同時(shí)來進(jìn)行軟件開發(fā)，包括錄入檔案信息、進(jìn)行標(biāo)簽分類、插入檔案索引、檔案信息修改或刪除、整理歸納等工作需求，要利用新技術(shù)來完善傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理模式的不足，改善管理方式，嚴(yán)格校準(zhǔn)檔案信息，避免出現(xiàn)遺漏。

3 結(jié)束語

人事檔案管理工作對于事業(yè)單位來講非常關(guān)鍵，我們在進(jìn)行人事檔案管理工作的過程中一定要明確自身崗位責(zé)任，認(rèn)清人事檔案管理工作的重要性，同時(shí)應(yīng)該在工作中積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，提升自身專業(yè)素質(zhì)，保障人事檔案管理工作的妥善進(jìn)行。

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