加強(qiáng)政府采購(gòu)合同規(guī)范化管理研究

曹蓓 李錚

摘要：本文主要分析了加強(qiáng)政府采購(gòu)合同規(guī)范化管理的重要意義，并探索從合同簽訂、合同履約、合同監(jiān)管、合同檔案四個(gè)方面入手不斷提升合同管理規(guī)范化水平的方法路子。

關(guān)鍵詞： 政府采購(gòu);合同;規(guī)范化;管理

隨著政府采購(gòu)改革工作的逐步深入，以合同為紐帶進(jìn)行市場(chǎng)交易已成為政府部門(mén)獲取社會(huì)資源的主要方式。同時(shí)因合同管理不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)所造成的一系列合同糾紛等問(wèn)題，也影響了政府采購(gòu)的整體形象，阻礙著工作的進(jìn)一步發(fā)展。

一、加強(qiáng)政府采購(gòu)合同規(guī)范化管理的重要性

政府采購(gòu)合同規(guī)范化管理是指政府采購(gòu)管理部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)和采購(gòu)機(jī)構(gòu)依據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度，應(yīng)用規(guī)范的原理和方法，對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、歸檔整理等全過(guò)程所進(jìn)行的組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督活動(dòng)，促進(jìn)合同管理從混亂無(wú)序、粗放隨意向系統(tǒng)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

（一）加強(qiáng)政府采購(gòu)合同規(guī)范化管理是提升采購(gòu)質(zhì)量、維護(hù)采購(gòu)人合法利益的有效手段

采購(gòu)工作成果最終要落實(shí)在合同上，合同質(zhì)量的高低、履行結(jié)果的好壞，都直接影響著集中采購(gòu)的質(zhì)量，關(guān)系到采購(gòu)工作的成敗。只有不斷加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的管理，切實(shí)提高采購(gòu)合同的規(guī)范化水平，才能減少不必要的失誤，降低采購(gòu)成果不落實(shí)、虛假合同等帶來(lái)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，為采購(gòu)人采購(gòu)到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、稱(chēng)心如意的產(chǎn)品，為維護(hù)采購(gòu)人的合法利益提供保證。

（二）加強(qiáng)政府采購(gòu)合同規(guī)范化管理是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的必然選擇

從采購(gòu)改革發(fā)展來(lái)看，隨著采購(gòu)職能任務(wù)的調(diào)整，集中采購(gòu)范圍的持續(xù)擴(kuò)大，采購(gòu)管理工作已日趨規(guī)范;從市場(chǎng)角度來(lái)看，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展、法規(guī)制度的不斷完善，市場(chǎng)主體的法律意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)合同管理規(guī)范化的要求也越來(lái)越嚴(yán)，因此作為政府采購(gòu)管理重要內(nèi)容的合同管理也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，逐步加以規(guī)范和統(tǒng)一管理，盡快提升合同管理的規(guī)范化水平。

二、加強(qiáng)政府采購(gòu)合同規(guī)范化管理的手段

（一）在合同簽訂內(nèi)容上下功夫，做到依法制定、條款齊全、規(guī)定具體

政府采購(gòu)合同簽訂內(nèi)容應(yīng)首先嚴(yán)格落實(shí)《合同法》和《政府采購(gòu)法》的要求，法律法規(guī)中要求主要條款要全部落實(shí)在合同內(nèi)容中，并對(duì)合同進(jìn)行有序、統(tǒng)一的編號(hào)。其次合同條款不能背離采購(gòu)文件和成交供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件的實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容，制定合同前要詳細(xì)查閱相關(guān)文件和供應(yīng)商所做的書(shū)面承諾，在質(zhì)量要求、售后服務(wù)等內(nèi)容含糊不清的情況下，應(yīng)主動(dòng)與各方溝通核實(shí)，絕不可模棱兩可、蒙混過(guò)關(guān)。最后應(yīng)把違約責(zé)任和爭(zhēng)議處理辦法按法律要求具體明確，這些內(nèi)容是規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)、便于責(zé)任區(qū)分的前提。違約責(zé)任是促使當(dāng)事人履行合同，避免非違約方免受或少受損失的法律措施，最重要的是在合同中確定違約責(zé)任的承擔(dān)方式和免除，包括繼續(xù)履行的條件、違約金的數(shù)額或計(jì)算方法、支付損害賠償?shù)姆秶筒豢煽沽Φ募s定等。合同爭(zhēng)議解決方式有和解、調(diào)解、仲裁和訴訟四種，采用何種方式解決爭(zhēng)議不僅在內(nèi)容中要詳述清楚，采購(gòu)機(jī)構(gòu)還應(yīng)建立起規(guī)范的爭(zhēng)議解決程序，按向管理部門(mén)上報(bào)糾紛原因、提出糾紛處理建議、報(bào)告糾紛處理結(jié)果等環(huán)節(jié)，一步步通過(guò)正確、合理的方式解決合同爭(zhēng)議或糾紛。

（二）在合同履約驗(yàn)收上下功夫，建立起規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的履約驗(yàn)收制度

為提高履約驗(yàn)收質(zhì)量，把好采購(gòu)工作最后一道關(guān)卡，確保采購(gòu)成果的落實(shí)，應(yīng)從兩個(gè)方面著手：一是要強(qiáng)化制度建設(shè)，建立嚴(yán)格的物資驗(yàn)收質(zhì)量管理制度、驗(yàn)收人員獎(jiǎng)懲制度、驗(yàn)收監(jiān)督制度，確定驗(yàn)收主體，規(guī)范行為準(zhǔn)則，明確各方責(zé)任分工。通過(guò)填寫(xiě)《履約驗(yàn)收意見(jiàn)表》，要求驗(yàn)收人員詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況和貨物質(zhì)量狀況并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，強(qiáng)化驗(yàn)收人員的責(zé)任意識(shí);采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)聯(lián)合各級(jí)監(jiān)督部門(mén)不定期按采購(gòu)合同要求對(duì)驗(yàn)收情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)于因驗(yàn)收人員的瀆職失職行為造成損失的，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。二是提高驗(yàn)收人員的綜合素質(zhì)。一方面著重強(qiáng)化思想道德建設(shè)和法制觀念教育，讓從業(yè)人員自覺(jué)認(rèn)識(shí)到履約驗(yàn)收的重要意義;另一方面要加強(qiáng)驗(yàn)收人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能培養(yǎng)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)通過(guò)送學(xué)深造、授課等方式組織采購(gòu)機(jī)構(gòu)和采購(gòu)人集中培訓(xùn)，適當(dāng)時(shí)候應(yīng)施行驗(yàn)收人員資格準(zhǔn)入制度，實(shí)施考核上崗，努力提升驗(yàn)收隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

（三）在合同監(jiān)控管理上下功夫，利用有效的監(jiān)控手段對(duì)合同進(jìn)行全程監(jiān)督檢查

合同的監(jiān)控管理應(yīng)做好以下兩方面工作，一是建立動(dòng)態(tài)監(jiān)控制度，即在合同履行過(guò)程中，對(duì)供應(yīng)商原材料來(lái)源、生產(chǎn)進(jìn)度、履行情況等跟蹤監(jiān)控的行為。特別是生產(chǎn)型或技術(shù)要求較嚴(yán)格項(xiàng)目，采購(gòu)人應(yīng)對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)狀況進(jìn)行實(shí)地考察，一旦發(fā)現(xiàn)異常，在掌握確切證據(jù)的前提下，采取督促供應(yīng)商全面履行合同義務(wù)或要求中止、解除合同的方式，以保障自身權(quán)益不受損。二是在采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化分工，將合同簽訂與審核相分離，建立獨(dú)立的合同監(jiān)督審核部門(mén)，提高監(jiān)督檢查力度，形成有效的內(nèi)部制約和控制。合同簽訂前，監(jiān)督部門(mén)要以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)對(duì)合同進(jìn)行全面細(xì)致把關(guān)，檢查包括合同內(nèi)容是否與政府采購(gòu)相關(guān)的法律法規(guī)相符合、主要條款是否符合采購(gòu)文件和投標(biāo)文件要求、金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)等，確保采購(gòu)合同規(guī)范準(zhǔn)確，充分滿足采購(gòu)人要求，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)通知合同簽訂人員修改或重新訂立。

（四）在合同檔案管理上下功夫，通過(guò)完善的規(guī)定和科學(xué)的手段實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范、高效使用

一方面合同檔案管理要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，可與采購(gòu)檔案一同歸檔或單獨(dú)登記造冊(cè)。一是明確合同檔案管理內(nèi)容。包括合同簽訂和合同履行階段的全部?jī)?nèi)容，例如合同正本、依法追加、修改、終止合同的相關(guān)記錄、物資交接驗(yàn)收單、合同糾紛處理報(bào)告、付款申請(qǐng)單和其它相關(guān)文件;二是明確合同檔案使用規(guī)定。借閱或復(fù)印合同檔案的，應(yīng)由借閱人在借閱登記冊(cè)上登記，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用，檔案使用者應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全負(fù)責(zé)，不得隨意涂改、轉(zhuǎn)借檔案。另一方面要利用好信息化手段提高合同檔案使用效率。通過(guò)研發(fā)例如合同檔案管理系統(tǒng)等信息化工具，對(duì)已采購(gòu)項(xiàng)目的合同信息進(jìn)行精確整理歸檔，通過(guò)合同信息查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能對(duì)合同內(nèi)包含的各類(lèi)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行快速查詢(xún)，提升合同檔案管理規(guī)范化、信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 周鑫.對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].卷宗，2019，9（33）：34.