關(guān)于信息化時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考

吳娜

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段越來越多的地區(qū)都需要使用檔案，所以說檔案在社會(huì)中的作用是越來越重要，所以現(xiàn)階段為了更好地保存檔案，就需要將信息化技術(shù)逐漸深入到檔案管理中來，并將其更全面的深入到各個(gè)領(lǐng)域，有效發(fā)揮信息化的作用，通過這種新型的技術(shù)讓檔案管理人員在日后更好的進(jìn)行工作。本文主要對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案本身的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行深入分析，在分析中闡述信息化時(shí)代下電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;電子檔案;紙質(zhì)檔案;長(zhǎng)期并存

對(duì)于檔案管理人員來說，想要更好地保存檔案，需要找到新時(shí)代中最為合理的檔案管理模式，這樣才能提高檔案管理人員的工作效率。但是從目前的檔案管理中可以了解到的一點(diǎn)就是單一的電子檔案或者單一的紙質(zhì)檔案本身都存在著缺點(diǎn)，這些缺點(diǎn)會(huì)影響檔案管理人員的工作效率，讓其無法更好的保護(hù)檔案。所以現(xiàn)階段為了更好地保護(hù)檔案，需要檔案管理人員采用電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的方式，在檔案管理中更好的融進(jìn)信息時(shí)代的新型技術(shù)，通過這些新技術(shù)來進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，這樣就可以減輕檔案工作者的工作負(fù)擔(dān)，還可以提高檔案管理人員的工作效率，保證檔案可以受到更好地保存。

1 電子檔案和紙質(zhì)檔案本身的優(yōu)缺點(diǎn)

在對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案本身的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行深入分析的過程中主要從幾個(gè)方面來闡述：第一個(gè)方面就是電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，第二個(gè)方面就是紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。

1.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段我國(guó)已經(jīng)逐漸走進(jìn)了信息時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中電子檔案逐漸出現(xiàn)在人們的視野中，而且電子檔案本身存在著很多優(yōu)點(diǎn)：第一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是電子檔案的存儲(chǔ)量是非常大是，而且傳輸?shù)男畔⒁脖容^快，保存檔案的時(shí)間比較長(zhǎng)。第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是電子檔案可以通過信息技術(shù)進(jìn)行備份，這樣就會(huì)降低人為因素導(dǎo)致檔案丟失的概率。但是即使這樣電子檔案也存在很多缺點(diǎn)，主要的缺點(diǎn)在于網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，很多時(shí)候由于系統(tǒng)被損壞或者被黑客進(jìn)入，那么就會(huì)對(duì)檔案造成很大的威脅，這對(duì)社會(huì)還會(huì)造成不良影響。

1.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案是一種比較傳統(tǒng)的檔案保存模式，主要是檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理，然后針對(duì)不同的類型對(duì)其進(jìn)行分類，所以紙質(zhì)檔案也存在很多優(yōu)點(diǎn)：第一種優(yōu)點(diǎn)就是紙質(zhì)檔案增加了閱讀的便利性，而且為了讓其更好地為大眾服務(wù)，需要工作人員對(duì)其進(jìn)行蓋章確認(rèn)，從而增加其信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性[1]。第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是紙質(zhì)檔案是一種檔案保存到重要載體，是我國(guó)針對(duì)的文化資源。但是紙質(zhì)檔案也存在很多缺點(diǎn)，最主要的原因就是對(duì)紙質(zhì)檔案的保存，由于保存不善很多紙質(zhì)檔案都出現(xiàn)了破損，而且使用起來比較麻煩，非常容易產(chǎn)生檔案丟失的問題，從而很大程度上影響整個(gè)檔案的管理工作。

2 信息化時(shí)代下電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的相關(guān)策略

在對(duì)信息化時(shí)代下電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的相關(guān)策略進(jìn)行深入分析的過程中需要從幾個(gè)方面來闡述：第一個(gè)方面就是檔案管理人員對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案實(shí)施一體化管理，第二個(gè)方面就是需要注重對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，第三個(gè)方面就是檔案管理人員需要有效開設(shè)檔案服務(wù)平臺(tái)。

2.1 檔案管理人員對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案實(shí)施一體化管理

從目前來看，檔案管理人員為了更好地工作就需要逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念以及工作方式，不僅僅需要重視紙質(zhì)檔案管理還需要注重電子檔案的管理。從現(xiàn)階段的情況中來看，電子檔案管理已經(jīng)越來越受到檔案管理人員的歡迎，但是檔案管理人員不能完全拘泥于電子檔案管理中，需要在檔案管理人員中不斷構(gòu)建全新的檔案管理模式，在檔案管理人員進(jìn)行檔案管理的過程中將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理融合，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理模式，進(jìn)而有效提高檔案管理人員的檔案管理工作的效率[2]。例如：檔案管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理的過程中，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，然后通過信息技術(shù)將這些編號(hào)也分類到電腦中，這樣日后在使用檔案的時(shí)候可以對(duì)其進(jìn)行更好地查找，并明確不同類型檔案的不同位置。不僅僅如此，檔案管理人員還需要將其運(yùn)用到電子檔案的管理過程當(dāng)中，明確電子檔案資料具體的存儲(chǔ)位置，從而真正意義上構(gòu)建一體化的管理模式。

2.2 需要注重對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

為了更好地管理檔案，不僅僅需要檔案管理人員采用更為合理的方式，還需要讓相關(guān)部門培養(yǎng)出一批高能力、高素質(zhì)的檔案管理人員，這樣檔案管理人員才能更好地進(jìn)行工作，從而有效提高自身的工作效率。在提高檔案管理人員工作能力的過程中需要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，讓檔案管理人員對(duì)檔案管理有一定的認(rèn)知。而且為了讓檔案管理人員更好的進(jìn)行工作，需要相應(yīng)的工作人員更加積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)相關(guān)的新技術(shù)，這樣不僅僅可以讓利用自己學(xué)習(xí)到的知識(shí)進(jìn)行工作，還可以更好提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，讓檔案管理人員可以在日后更有效的進(jìn)行工作[3]。

2.3 檔案管理人員需要有效開設(shè)檔案服務(wù)平臺(tái)

檔案管理工作主要擺闊幾個(gè)方面：第一個(gè)方面就是資料袋整理，第二個(gè)方面就是資料的采集。所以在檔案管理人員進(jìn)行工作的過程中需要讓工作人員本身了解自己的工作內(nèi)容，而且相關(guān)部門還需要針對(duì)檔案袋管理開設(shè)一個(gè)檔案服務(wù)平臺(tái)，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案的發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)而真正意義上實(shí)現(xiàn)資源共享。所以檔案管理人員在工作的過程中需要有找到工作的發(fā)展目標(biāo)，在對(duì)相關(guān)人員來查找檔案的時(shí)候設(shè)立一套程序，這樣不僅僅可以保護(hù)檔案的安全性還可以讓檔案管理人員給予人們更好的服務(wù)，而且這種工作模式還可以有效減輕檔案工作者的負(fù)擔(dān)，讓檔案管理人員可以獲取相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段我國(guó)逐漸走進(jìn)了信息化時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，在這個(gè)時(shí)代中我國(guó)了更好的保護(hù)檔案，就需要通過電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的方式，這樣不僅僅可以讓發(fā)揮二者各自的優(yōu)勢(shì)，還可以讓這兩種檔案相輔相成，相互補(bǔ)全自身的缺點(diǎn)。從目前來看，作為信息化時(shí)代的檔案管理人員，需要不斷提高自身的管理力度，通過更符合時(shí)代發(fā)展的方式進(jìn)行保存檔案，這樣才能有效提高檔案保存的效率，從而有效提高檔案管理人員自身的專業(yè)管理素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能為我國(guó)更好地保存檔案，讓檔案可以在日后更好地服務(wù)于大眾，從而有效確保檔案管理工作的有效進(jìn)行，讓檔案管理人員可以通過最先進(jìn)的方式來推動(dòng)檔案管理模式的有效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]莫偉杰.對(duì)信息化時(shí)代地質(zhì)檔案管理中電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（15）：60-61

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[3]徐懿.信息數(shù)字化發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理工作的影響分析[J].安徽警官職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，16（02）：104-106+128