試論現(xiàn)代電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理

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摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件檔案管理方式逐漸被社會(huì)各界的企業(yè)所廣泛推崇應(yīng)用，但由于我國電子文件檔案管理工作依然處于發(fā)展中階段，所以就形成了當(dāng)前新舊檔案管理方式并存的局面，為了能夠促進(jìn)新舊兩種檔案管理模式不斷磨合發(fā)展，則需要企業(yè)與檔案管理工作人員能夠加強(qiáng)探索和創(chuàng)新，所以本文針對電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同特點(diǎn)進(jìn)行分析，通過比對其中優(yōu)劣勢，尋找二者差異性和共通性，為健全檔案管理現(xiàn)代化工作模式提供參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理;區(qū)別

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步與發(fā)展為電子信息化技術(shù)提供了良好的發(fā)展空間和機(jī)遇，辦公室工作逐漸趨向自動(dòng)化、信息化發(fā)展，不僅為工作人員減輕了工作壓力，更加提高了企業(yè)的工作效率，對于企業(yè)檔案管理工作來說，電子文件檔案形式逐漸取代了傳統(tǒng)繁瑣復(fù)雜的辦公文件，日常工作與檔案的記錄管理直接利用計(jì)算機(jī)所記載儲(chǔ)存，雖然相比于傳統(tǒng)檔案管理工作優(yōu)勢明顯，但其中諸如網(wǎng)絡(luò)安全等問題卻逐步暴露，針對于此，則需要對新舊檔案管理工作進(jìn)行整合優(yōu)化，提高檔案管理工作實(shí)際水平。

1 電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔時(shí)限區(qū)別

以目前實(shí)際情況來看，電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，歸檔時(shí)限具有明顯的差異性，其中傳統(tǒng)檔案管理工作的歸檔時(shí)間，主要是指在完成了所有的檔案資料后，由檔案管理工作人員對檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集整理，進(jìn)而合理地進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，而電子文件檔案管理工作開展當(dāng)中，相比于傳統(tǒng)方式更加具有靈活性的特點(diǎn)，更加易于進(jìn)行復(fù)制和調(diào)配閱讀，并且在歸檔后，不會(huì)對相關(guān)部門查找和利用檔案資料產(chǎn)生明顯的影響。所以通過對電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作的比對后可以發(fā)現(xiàn)，電子文件檔案管理的歸檔時(shí)間更加靈活可控，并且歸檔時(shí)間不用延長。

2 電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔區(qū)別

電子文件檔案管理方式更加趨向現(xiàn)代化、科學(xué)化，所實(shí)行的管理工作也主要由管理部門對檔案統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，其中管理工作的開展具有社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)，所以相比于傳統(tǒng)檔案管理工作具有明顯的差異。

2.1 歸檔時(shí)間

電子文件檔案管理工作當(dāng)中，歸檔時(shí)間可以是文件辦理結(jié)案后，也可以是在階段性工作周期當(dāng)中定時(shí)歸檔，在各級(jí)部門的電子文件檔案形成后，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案管理部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案管理工作人員接收并登記，按照事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)用戶的隨時(shí)調(diào)取和訪問。電子文件檔案歸檔方式具有兩方面優(yōu)勢，其一，由于檔案歸檔較為靈活便利，所以則有助于檔案的健全穩(wěn)定，有效減少由于文件丟失而影響的檔案真實(shí)性，其二，檔案完全電子化、數(shù)據(jù)化，管理人員僅需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，即可實(shí)現(xiàn)對文件的調(diào)取和擺放，所以相對工作更加便捷高效，有助于提高管理工作效率。在傳統(tǒng)檔案管理工作開展當(dāng)中，歸檔工作主要由檔案管理部門統(tǒng)一搜集表格和報(bào)告，所以工作周期較長，在進(jìn)行實(shí)際的統(tǒng)計(jì)時(shí)，還需要以紙質(zhì)材料作為依托，所以相對工作進(jìn)展緩慢，歸檔時(shí)間較為局限。

2.2 歸檔方式

電子文件檔案主要采用電子編碼技術(shù)，所以一旦在工作當(dāng)中發(fā)生修改和刪除，則難以發(fā)現(xiàn)痕跡，并且由于電子文件依托硬件設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存，在硬件的移動(dòng)當(dāng)中，文件的真實(shí)性無法得到保障，所以為了提高電子文件檔案的可靠性，則需要在文件的形成和傳輸過程中，隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，而反觀傳統(tǒng)檔案管理歸檔方式，主要以采用紙質(zhì)材料為主，雖然對原始文件難以進(jìn)行改動(dòng)，但如果材料發(fā)生更換，同樣會(huì)影響檔案的真實(shí)性。

3 電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的載體區(qū)別

傳統(tǒng)的檔案多數(shù)為紙質(zhì)材料，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，則需要建設(shè)檔案室，通過工作人員的整理和擺放，實(shí)現(xiàn)對檔案的歸類，以便于調(diào)取應(yīng)用，其優(yōu)勢在于檔案具有絕對的真實(shí)性和可靠性，但其劣勢同樣明顯，主要體現(xiàn)在由于檔案室的建設(shè)，占據(jù)企業(yè)內(nèi)部大量空間，并且在企業(yè)長期的經(jīng)營和發(fā)展當(dāng)中，檔案勢必逐漸增加，為了能夠進(jìn)行儲(chǔ)存擺放，則需要不斷擴(kuò)大檔案室的規(guī)模，除此之外，在傳統(tǒng)檔案的管理工作當(dāng)中，為了避免紙質(zhì)文件遭受破壞，還需要結(jié)合防護(hù)措施和防火措施的建設(shè)，所以也會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力。電子文件檔案主要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支持，在工作當(dāng)中，通過電子文檔的記載，在硬件設(shè)備中進(jìn)行保存，所以相比于傳統(tǒng)檔案管理工作更加高效便捷，在當(dāng)前時(shí)期下，企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)電子化、信息化檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，在前期則需要大量的時(shí)間和精力對原有檔案進(jìn)行整理，錄入到計(jì)算機(jī)等設(shè)備當(dāng)中?？傮w來看，電子文件檔案管理方式相比于傳統(tǒng)檔案管理工作所具有的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在檔案的記錄和傳輸方面，但在檔案的儲(chǔ)存方面同樣具有一定風(fēng)險(xiǎn)，由于網(wǎng)絡(luò)空間存在大量風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患，以及硬件設(shè)備本身容易受到外界環(huán)境因素干擾，所以管理工作的開展同樣需要加強(qiáng)防護(hù)措施建設(shè)。

4 傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的融合

傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理工作分別具有不同的優(yōu)勢和劣勢，在當(dāng)前新舊管理模式并存的背景下，則需要加強(qiáng)二者的融合，提高企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量，具體措施如以下：首先，原有紙質(zhì)檔案基數(shù)較大，所以如果僅通過人工進(jìn)行記錄和儲(chǔ)存勢必造成浪費(fèi)情況發(fā)生，為了解決這種情況，可以通過拍照、復(fù)印和掃描等處理方式，將其轉(zhuǎn)化成為電子材料。其次，在二者的融合當(dāng)中，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)盡可能地調(diào)取和審閱電子檔案，避免對紙質(zhì)材料的磨損。最后，應(yīng)當(dāng)將兩種檔案形式進(jìn)行展示，以便于用戶結(jié)合自身實(shí)際需求進(jìn)行選擇，提高檔案的利用率。

5 結(jié)語

在當(dāng)前時(shí)期下，企業(yè)檔案管理工作面臨著優(yōu)化與轉(zhuǎn)型，所以管理人員則應(yīng)當(dāng)能夠正確認(rèn)知兩種管理方式的特點(diǎn)，并掌握操作方式，促進(jìn)兩種管理方式的融合，推動(dòng)管理工作水平提高，為企業(yè)發(fā)展提供有效助力。

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