淺議提高交通工程檔案管理水平的策略研究

徐世召

摘?要：就目前交通事業(yè)的發(fā)展而言，讓交通工程檔案的信息也變得越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜。交通工程的后期管理運(yùn)營(yíng)和實(shí)施都需要對(duì)交通工程的檔案資料進(jìn)行參考，要想使交通事業(yè)可以發(fā)展的順利，就需要相關(guān)單位對(duì)交通檔案的管理進(jìn)行加強(qiáng)。即使交通工程檔案管理的形式已經(jīng)進(jìn)行過(guò)許多次的改進(jìn)和提升，但還是在檔案管理的過(guò)程中存在著很多的問(wèn)題，嚴(yán)重妨礙了工程項(xiàng)目質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：交通工程;檔案管理水平;策略研究

一、檔案管理中所存在的問(wèn)題

（一）檔案資料缺失的問(wèn)題

交通工程建設(shè)的相關(guān)單位對(duì)檔案資料的管理存有不誠(chéng)實(shí)的行為，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料的信息錄入與信息編制的過(guò)程當(dāng)中使用形式化，使得檔案信息與實(shí)際的不符合，使得測(cè)量數(shù)據(jù)、施工數(shù)據(jù)等都存在很多漏洞。交通工程的相關(guān)單位為檔案資料所設(shè)置的檔案部門(mén)，在聘用檔案編輯人員時(shí)只聘用懂施工的人員進(jìn)行管理人員的任職，或者是聘用懂信息管理的進(jìn)行管理人員的任職，但是在聘用的人員中缺少了可以將二者結(jié)合在一起的綜合性人員，從而導(dǎo)致了檔案資料的分類不明確、數(shù)據(jù)填寫(xiě)隨意，造成檔案資料缺失，對(duì)建設(shè)工程的使用價(jià)值降低。

（二）管理的安全性比較差

對(duì)交通檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，可以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的安全意識(shí)較為薄弱。而檔案資料管理的工作是較為單一的，這就致使某些檔案管理的部門(mén)因?yàn)榉笱芄ぷ?，從而隨意挑選管理人員，部門(mén)所選擇出的管理人員的水平與素質(zhì)差異較大，導(dǎo)致工作的質(zhì)量難以得到保證，導(dǎo)致所有整理的檔案資料都達(dá)不到要求的標(biāo)準(zhǔn)。而相關(guān)單位的硬件設(shè)施落后也是促使管理工作安全性比較差的因素之一。由于得不到領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，以至于很多硬件設(shè)施長(zhǎng)時(shí)間得不到更換，這就對(duì)管理的工作人員造成了比較大的阻礙。在新媒體技術(shù)的發(fā)展背景下，檔案資料的管理對(duì)硬件有著更高的要求，如果檔案資料的信息錄入工作都進(jìn)行的很困難，那么勢(shì)必會(huì)影響更新網(wǎng)絡(luò)的信息，同時(shí)也給信息泄露制造出了隱患。

二、檔案的管理對(duì)策

（一）檔案管理的規(guī)范化實(shí)施

交通工程的檔案管理規(guī)范化實(shí)施要在制度與流程上建立基礎(chǔ)，開(kāi)展對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，工作人員要根據(jù)現(xiàn)有的管理制度，與單位實(shí)際的情況相結(jié)合科學(xué)的制定檔案管理的分類和歸納檔案的流程，定期的對(duì)資料進(jìn)行跟蹤和檢查，確保檔案的編制信心和工程的建設(shè)屬于同步的，及時(shí)更正已經(jīng)出現(xiàn)的錯(cuò)誤，保障工程檔案資料的真實(shí)與準(zhǔn)確。在管理體系這一方面，一定要保證檔案室中的管理制度嚴(yán)格且明確，盡可能避免工作人員在過(guò)做的過(guò)程中出現(xiàn)應(yīng)付和敷衍了事的現(xiàn)象。在實(shí)施管理體系規(guī)范化時(shí)，需要結(jié)合各個(gè)部門(mén)的特性，對(duì)工作人員進(jìn)行合理的分配，使每一個(gè)員工在自己的工作崗位上可以發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)最大化的自我價(jià)值體驗(yàn)。

（二）提高管理人員的素質(zhì)

檔案資料的管理工作人員所具有的素質(zhì)會(huì)直接對(duì)管理工作的水平進(jìn)行影響。現(xiàn)階段社會(huì)正在快速的發(fā)展著，而檔案管理工作要求工作人員須具有較高的素質(zhì)。人才是促使工作發(fā)展的關(guān)鍵部分，而相關(guān)單位可以聘用專業(yè)型人才提升管理工作的效率。只有管理部門(mén)意識(shí)到專業(yè)性人才的重要性，才可以使檔案資料管理的工作水平得到提升。在實(shí)施管理工作的過(guò)程時(shí)，希望領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案資料管理的工作人員加以重視，既需要求檔案管理人員具有對(duì)檔案管理的責(zé)任心，還需要求檔案管理人員具有專業(yè)的基礎(chǔ)和較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)。與此同時(shí)，作為檔案資料管理的領(lǐng)導(dǎo)人員，不但需要把握好實(shí)施工作的方向，還要提高自身對(duì)檔案資料管理的重視度，為其他的管理工作人員作出榜樣，再通過(guò)熟悉各個(gè)流程與環(huán)節(jié)之后，探索快捷的保管模式，使檔案管理的工作水平得以提升。

（三）對(duì)檔案管理加強(qiáng)安全性和大力宣傳

檔案信息的管理工作一定要對(duì)安全加強(qiáng)重視，檔案一旦受到信息的缺失和泄露，就會(huì)嚴(yán)重的影響著國(guó)家的交通事業(yè)。相對(duì)于紙質(zhì)版的檔案，有關(guān)部門(mén)要做好最基礎(chǔ)的維護(hù)設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)版檔案的管理有著較好的保障。相關(guān)單位可以在網(wǎng)絡(luò)上建立起強(qiáng)大的保護(hù)網(wǎng)，避免網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊官網(wǎng)造成信息泄露。而保護(hù)好檔案資料的安全，有利于維護(hù)和完善管理系統(tǒng)。而交通工程檔案資料管理的工作人員，不應(yīng)當(dāng)被動(dòng)的等著群眾接近，應(yīng)該積極主動(dòng)地取得主導(dǎo)的位置，從而大力宣傳交通工程檔案的管理。當(dāng)下盛行的新媒體宣傳方式，有很多的官方機(jī)構(gòu)都創(chuàng)建了微博、公眾號(hào)等社交平臺(tái)，管理人員可以借助平臺(tái)來(lái)與群眾進(jìn)行交流和溝通。管理的工作人員應(yīng)當(dāng)細(xì)心思考，如何利用不同的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)提高交通過(guò)程檔案資料管理的知名度，然后根據(jù)宣傳手段進(jìn)行擴(kuò)大群眾對(duì)交通工程檔案的查詢與共享的認(rèn)識(shí)。相關(guān)單位還可以建設(shè)起檔案信息的資料管理庫(kù)或者是網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)新媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料中圖片、音頻等等數(shù)據(jù)資料可以得到共享，這樣一來(lái)就將大家查詢檔案資料的時(shí)間大幅度的降低了，同時(shí)，還有效地提升了檔案管理的工作人員服務(wù)的質(zhì)量與工作的效率。

三、結(jié)語(yǔ)

交通工程的檔案是極其重要的信息資源，檔案是一個(gè)組織內(nèi)部各項(xiàng)決定的依據(jù)，是無(wú)形資產(chǎn)。良好的管理方式對(duì)交通行業(yè)的發(fā)展起著極為重要的作用，交通建設(shè)的主管部門(mén)需加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的重視，建立一個(gè)規(guī)范的管理系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，促使檔案管理的水平更好地提升。

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