關(guān)于業(yè)財一體化構(gòu)建的思考

鄭光霞

摘 要 隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和管理理念的不斷演進，企業(yè)管理層對財務(wù)管理的要求不斷提高，而大多數(shù)企業(yè)的財務(wù)管理仍停留在事后監(jiān)管的層面，或者雖然財務(wù)有參與企業(yè)的事前和事中的管理，但占比非常小。其可能的原因，一是管理理念陳舊，認為財務(wù)管理就是記賬、報稅，甚至可能認為財務(wù)過多地參與業(yè)務(wù)會阻礙業(yè)務(wù)的開展;二是企業(yè)管理層想要財務(wù)管理能更多地延伸至業(yè)務(wù)前端，以便更好地進行事前的風險預(yù)測和事中的風險評估，將風險更早地暴露出來，實現(xiàn)財務(wù)對全業(yè)務(wù)流程的服務(wù)與監(jiān)督，但礙于技術(shù)手段有限而無法實現(xiàn)。業(yè)財一體化模式即基于信息化技術(shù)的一種先進的企業(yè)管理模式，為實現(xiàn)財務(wù)管理的精細化提供了技術(shù)上的支持和進行了管理理念上的探索。本文簡單地介紹業(yè)財一體化的含義，分析企業(yè)構(gòu)建業(yè)財一體化的作用和意義，總結(jié)企業(yè)構(gòu)建業(yè)財一體化時需注意的問題及該種管理模式的弊端，并從管理、制度、準備等角度為構(gòu)建業(yè)財一體化提出意見和建議，以期能夠為將要實施業(yè)財一體化管理模式的企業(yè)提供一些幫助。

關(guān)鍵詞 業(yè)財一體化 業(yè)財一體化平臺 效率

從國家乃至世界，想要了解一個企業(yè)的經(jīng)營狀況、財務(wù)情況，財務(wù)報表是一個重要的途徑。因此對企業(yè)而言，財務(wù)語言即被企業(yè)外部認可的官方語言，這就要求企業(yè)財務(wù)了解業(yè)務(wù)事件、業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)場景，并將其準確地翻譯成財務(wù)語言，反映在財務(wù)報表上以供使用。

現(xiàn)實中，企業(yè)中通常存在業(yè)務(wù)與財務(wù)信息的交互不對稱，數(shù)據(jù)缺乏及時性，業(yè)務(wù)發(fā)生后其信息無法快速傳遞至財務(wù)，財務(wù)無法及時記錄，財務(wù)數(shù)據(jù)滯后，嚴重影響管理層及外部報表使用者制定決策。

財務(wù)的監(jiān)管作用無法得到發(fā)揮。財務(wù)“對上不對下”，通常只面向管理層匯報，沒有下沉到業(yè)務(wù)前端對業(yè)務(wù)加以指導(dǎo)監(jiān)管。

業(yè)財一體化平臺有效地將財務(wù)與業(yè)務(wù)整合在一起，信息快速傳遞的同時，強化了財務(wù)的服務(wù)與監(jiān)督職能。

一、業(yè)財一體化的內(nèi)涵及其作用

業(yè)務(wù)財務(wù)一體化作為企業(yè)管理的一種模式，其基本思想是在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺等要素的IT環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營中的三大主要流程，即業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程、管理流程有機融合，將計算機的“事件驅(qū)動”概念引入流程設(shè)計，建立業(yè)務(wù)事件驅(qū)動的財務(wù)一體化信息處理流程，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。

這種模式能最大限度地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，極大地改善財務(wù)信息滯后的局面，解決數(shù)據(jù)的及時性和準確性不足的問題，為充分實現(xiàn)財務(wù)對業(yè)務(wù)的服務(wù)與監(jiān)督職能提供保障，同時為管理層制定經(jīng)營決策、戰(zhàn)略決策提供可靠的依據(jù)。

二、業(yè)財一體化構(gòu)建的意義

（一）適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)模擴大的需要

企業(yè)規(guī)模擴大，信息交流就會容易出現(xiàn)斷層，總部制度及要求不能及時下傳至基層，即便能及時到達基層，其執(zhí)行也往往達不到理想的效果;基層的需求不能及時反饋至總部，導(dǎo)致延誤商機的可能性增大。

筆者所在的公司成立至今，在全國范圍內(nèi)平均以每年50家分、子公司的規(guī)模增長，目前全國范圍內(nèi)的分、子公司已超過500家，企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷擴大，使得業(yè)財一體化提上日程。

（二）降低財務(wù)人力成本

隨著公司規(guī)模的不斷擴大，筆者所在的公司雖然自成立之始就實施財務(wù)集中管控，財務(wù)核算集中于總部，核算標準統(tǒng)一、流程統(tǒng)一，資金集結(jié)于總部并實施“收支兩條線”的管理，初具財務(wù)共享的雛形，但大多財務(wù)入賬的數(shù)據(jù)僅依靠手工或簡單的信息化工具進行搜集和加工，導(dǎo)致財務(wù)團隊人數(shù)不斷增加，人力成本逐年提高。隨著業(yè)財一體化的構(gòu)建，大部分賬務(wù)處理的數(shù)據(jù)都可由系統(tǒng)自動搜集并加工，實現(xiàn)自動入賬，勢必帶來財務(wù)的減員增效及人力成本的節(jié)約。

（三）提高企業(yè)管理效率

業(yè)財一體化借助IT手段將業(yè)務(wù)與財務(wù)融合，在這個過程中，企業(yè)勢必會重塑、再造企業(yè)的各項管理制度及流程，吸取先進的管理經(jīng)驗，強化企業(yè)文化，以提高企業(yè)的管理效率，實現(xiàn)企業(yè)精細化管理。

筆者所在的公司雖然具備順利實施業(yè)財一體化的一定條件，如初具財務(wù)共享雛形，且擁有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，公司收入的80%以上來自該業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸集，但公司成立之始，在業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合方面缺乏信息化的支撐，業(yè)務(wù)與財務(wù)不能有效實現(xiàn)互聯(lián)互通。隨著國家信息技術(shù)的迅速發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的驅(qū)動下，公司構(gòu)建業(yè)務(wù)一體化具備了技術(shù)條件。

公司在構(gòu)建業(yè)財一體化的進程中，以財務(wù)系統(tǒng)帶動整合外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)及公共服務(wù)系統(tǒng)，借助中臺系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通。財務(wù)系統(tǒng)包括財務(wù)核算、資金收付、共享報賬系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng);外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括采購系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、票務(wù)系統(tǒng)、廣告監(jiān)播系統(tǒng)、影服平臺、資產(chǎn)管理系統(tǒng);公共服務(wù)系統(tǒng)包括OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)。整合這些系統(tǒng)的過程，也是重塑和再造企業(yè)各項管理制度及流程的過程。

（四）提高企業(yè)經(jīng)營效率

業(yè)財一體化平臺實現(xiàn)了業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)的交互，為企業(yè)提供了大數(shù)據(jù)平臺，公司可以及時、準確地運用這些數(shù)據(jù)進行分析，對企業(yè)可能出現(xiàn)的經(jīng)營風險及時預(yù)警，如利用平臺的大數(shù)據(jù)，設(shè)定企業(yè)的最佳庫存量、客戶的信用等級、合同付款提示等，為企業(yè)的高效運營提供支持。

三、構(gòu)建業(yè)財一體化模式需要注意的問題及弊端

（一）企業(yè)戰(zhàn)略不清晰不穩(wěn)定

業(yè)財一體化的管理模式以相對穩(wěn)定且長效的企業(yè)戰(zhàn)略為前提，企業(yè)戰(zhàn)略是確立業(yè)財一體化目標的風向標，企業(yè)戰(zhàn)略不清晰、不穩(wěn)定不僅會增加業(yè)財一體化實施的成本，嚴重的可能導(dǎo)致半途而廢，造成企業(yè)人力物力財力的極大浪費。

（二）企業(yè)管理層的思想認識需統(tǒng)一

企業(yè)管理層對搭建業(yè)財一體化平臺的目標一致、思想認識統(tǒng)一，有利于促進目標的達成，實現(xiàn)自上而下的傳導(dǎo)。業(yè)財一體化利用信息化的手段將復(fù)雜的事情簡單化，使前端業(yè)務(wù)平臺的操作更加簡單，后端財務(wù)對數(shù)據(jù)的獲取也更加簡單。

業(yè)財一體化平臺搭建的過程即對企業(yè)各項管理制度及流程重塑和再造的過程，因此，在這個過程中不可避免地優(yōu)化調(diào)整了企業(yè)各體系、各部門間的工作內(nèi)容、職責范圍，打破了原有的狀態(tài)，各體系、各部門的管理層首先要認同并接受這一變化，同時需要將這種認同層層傳導(dǎo)至基層員工，舒緩各種抵觸情緒，以確保業(yè)財一體化目標的達成。

（三）過度依賴信息化手段

在搭建業(yè)財一體化平臺的過程中，企業(yè)不能寄希望于業(yè)財一體化平臺能解決企業(yè)管理中的全部問題，業(yè)財一體化平臺只是管理的工具，企業(yè)應(yīng)避免過度依賴信息化手段。

企業(yè)規(guī)章制度里可以流程化、標準化、重復(fù)率較高的部分，可以利用信息化手段來完成，以提高效率并加以規(guī)范，而企業(yè)規(guī)章制度范圍內(nèi)非標準化的、需要借助專業(yè)手段和職業(yè)經(jīng)驗作出判斷的部分，仍需依靠人力來管理。

信息化平臺代替不了規(guī)章制度的約束功能。舉個簡單的例子，在使用系統(tǒng)平臺時，員工在輸入數(shù)字時出現(xiàn)錯誤，本應(yīng)該輸入“100，000.00”卻輸成了“1，000，000.00”，而對系統(tǒng)來說，不管是十萬還是一百萬，這些數(shù)字都是有效的，系統(tǒng)是無法識別出這種錯誤的，為了減少或避免這種情況的發(fā)生，只能依靠制度而不是系統(tǒng)制定處罰規(guī)定來加以約束。

（四）平臺的運維成本通常并不低

業(yè)財一體化平臺上線使用后，產(chǎn)生的成本通常包括兩個方面：一是軟件商的系統(tǒng)維護費，構(gòu)建業(yè)財一體化平臺的各系統(tǒng)軟件的供應(yīng)商，通常每年都會收取一定的系統(tǒng)維護費;二是系統(tǒng)使用中產(chǎn)生的維護成本，如網(wǎng)絡(luò)專線的租賃費用、服務(wù)器更新或擴容的費用、各種硬件設(shè)備的維修與更新費用等，隨著企業(yè)數(shù)據(jù)量的增大和使用時間的推移，維護成本很可能會逐年提高，增加企業(yè)的負擔。

（五）平臺建成后的使用效率未必如意

業(yè)財一體化平臺建成后，業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息實現(xiàn)無縫對接，而這種無縫對接依賴于通過系統(tǒng)平臺建立起來的業(yè)務(wù)與財務(wù)之間的映射關(guān)系。但企業(yè)在發(fā)展過程中，不管是業(yè)務(wù)模式還是管理方式，都不可能一成不變，而這種變化很可能打破業(yè)財一體化平臺已經(jīng)建立起來的業(yè)務(wù)與財務(wù)之間的映射關(guān)系，需要重新建立業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息之間的聯(lián)系，并重新梳理和建立流程。平臺由眾多的系統(tǒng)組成，“牽一發(fā)而動全身”，不管是業(yè)務(wù)、財務(wù)還是其他環(huán)節(jié)的變化，使得流程中改動一處，都可能涉及整個系統(tǒng)的多處調(diào)整，如果企業(yè)對這種變動的應(yīng)對缺乏管理，不能快速解決，很可能會受到業(yè)財一體化平臺這種高度精密的運作系統(tǒng)的拖累，反而降低了業(yè)財一體化平臺的使用效率。

四、構(gòu)建業(yè)財一體化模式的意見和建議

（一）企業(yè)決策層和管理層應(yīng)高度重視

企業(yè)決策層應(yīng)制定清晰且相對穩(wěn)定的公司戰(zhàn)略，決策層和管理層依據(jù)公司戰(zhàn)略對業(yè)財一體化實施目標、實施方案的可行性進行反復(fù)的論證，預(yù)估可能發(fā)生的所有風險，同時評估企業(yè)對這些風險的可承受范圍。決策通過后，管理層應(yīng)制定切實可行的實施計劃，為業(yè)財一體化模式構(gòu)建的全過程提供依據(jù)。

（二）建立完整的制度體系

企業(yè)不管是否要構(gòu)建業(yè)財一體化，建立完整的制度體系都是十分必要的，而在業(yè)財一體化管理模式下，這一點尤為重要。企業(yè)需建立和完善基本的管理制度、職能管理制度、業(yè)務(wù)管理制度，并實施層級管理，將制度管理與流程管理緊密結(jié)合。

企業(yè)需要定期根據(jù)外部環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部發(fā)展需要，評估企業(yè)制度和流程的適用性，以明確是否需要建立新制度和新流程、是否需要修訂或廢止已有的制度和流程，確保制度和流程與時俱進，滿足企業(yè)發(fā)展需要。

企業(yè)在構(gòu)建業(yè)財一體化的過程中，對各系統(tǒng)平臺的開發(fā)，必須編寫詳細的系統(tǒng)開發(fā)說明書，避免系統(tǒng)開發(fā)實施團隊人員變動導(dǎo)致系統(tǒng)信息斷流;編寫簡單明了、通俗易懂的用戶操作手冊，與系統(tǒng)使用培訓(xùn)相結(jié)合，避免由于人員更替、對系統(tǒng)操作不熟練而降低工作效率和工作質(zhì)量。

（三）做好充分的準備工作

1.做好整體規(guī)劃

圍繞企業(yè)戰(zhàn)略及業(yè)財一體化構(gòu)建的目標，企業(yè)要做好充分、全面的現(xiàn)狀及需求調(diào)研分析工作，清楚地了解企業(yè)信息化現(xiàn)狀，明確企業(yè)信息化需求，構(gòu)建具有戰(zhàn)略性、系統(tǒng)性、前瞻性和可操作性的業(yè)財一體化藍圖。

企業(yè)在進行需求調(diào)研時，應(yīng)從公司、部門、業(yè)務(wù)線等各個層級進行點對點收集、面對面交流、全業(yè)務(wù)線串聯(lián)、綜合評審，做好全面需求調(diào)研，避免只考慮某一部分的需求而忽略了與該部分相關(guān)的業(yè)務(wù)鏈的影響。

在業(yè)財一體化平臺設(shè)計方面，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，明確主數(shù)據(jù)來源等。

在應(yīng)用系統(tǒng)、管理系統(tǒng)等軟件商的選擇方面，企業(yè)應(yīng)做好相應(yīng)的調(diào)研和評審工作，評估企業(yè)實力、軟件功能、價格成本、服務(wù)質(zhì)量等多個方面，并綜合考慮各軟件的系統(tǒng)銜接及二次開發(fā)等問題，選擇適應(yīng)企業(yè)特點和滿足平臺搭建要求的系統(tǒng)。

2.做好長期規(guī)劃

在整體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)當做好業(yè)財一體化實施的長遠規(guī)劃，分配好人力、物力、財力的投入，做好分階段實施的計劃部署，盡可能地避免重復(fù)開發(fā)、貪多貪快，造成人財物的浪費，影響企業(yè)發(fā)展。

業(yè)財一體化建設(shè)的長期規(guī)劃，不僅要考慮系統(tǒng)平臺上線實施期間的部署，還要考慮系統(tǒng)平臺上線后的運營維護管理。

3.組建精湛的實施團隊

業(yè)財一體化規(guī)劃和目標很好地落地實施，與一支素質(zhì)高、綜合能力強的實施團隊是分不開的，這支團隊不僅要有戰(zhàn)略思考能力、財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)能力，還要有較強的溝通能力和信息技術(shù)能力，能對實施過程中的業(yè)務(wù)問題、財務(wù)問題以及IT技術(shù)問題給予準確的解答和溝通，并在實施中統(tǒng)一各方的認知以促進目標的達成。

擁有一支精湛和專業(yè)的實施團隊是非常重要的，其直接影響業(yè)財一體化的整體進度，進而影響業(yè)財一體化實施的成本預(yù)算。例如，在業(yè)財一體化平臺構(gòu)建過程中，如果涉及某一個系統(tǒng)平臺的切換，新系統(tǒng)的初始化數(shù)據(jù)盡可能地使用系統(tǒng)可識別的模板從舊系統(tǒng)導(dǎo)入，而不是使用人工手動錄入的方式，這樣的操作可以最大限度地保持新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性和一致性，這需要實施團隊提早判斷并安排，一旦新系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)錄入錯誤，就可能導(dǎo)致新系統(tǒng)在啟用后不停地修復(fù)初始化數(shù)據(jù)，嚴重影響新系統(tǒng)的使用。

筆者所在公司在業(yè)財一體化進程中，在需求調(diào)研和實施團隊方面受到過教訓(xùn)。公司在搭建業(yè)財一體化平臺時涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的更換，該業(yè)務(wù)系統(tǒng)涉及商品零售行業(yè)的應(yīng)用，對所售商品的分類，舊的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)保持一致，而在進行新系統(tǒng)開發(fā)上線的需求調(diào)研時，業(yè)務(wù)部門為了優(yōu)化管理，對所售商品進行了重新分類，但并未與舊系統(tǒng)的分類做好一一對應(yīng)關(guān)系，也未與財務(wù)部門溝通確認新的分類是否能滿足財務(wù)核算的需要，導(dǎo)致新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線后，財務(wù)部門才發(fā)現(xiàn)商品分類有變化，且該種分類嚴重影響了財務(wù)后續(xù)的稅務(wù)管理，此時實施團隊才意識到需求調(diào)研不夠全面，忽略了各個相關(guān)部門的連鎖反應(yīng)，致使新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線后，公司投入了大量的精力修復(fù)新系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)，嚴重影響了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整體切換進度，也給財務(wù)核算和稅務(wù)管理帶來了較高的風險。

五、結(jié)語

業(yè)財一體化是把“雙刃劍”，如果企業(yè)準備充分，各層級、各部門配合得好，業(yè)財一體化平臺的設(shè)計、實施、運行得好，企業(yè)經(jīng)營、管理效率的提高就會比較顯著，反之，則會浪費企業(yè)的人力、物力、財力，甚至有可能使企業(yè)陷入管理混亂的困境，減緩企業(yè)發(fā)展。

（作者單位為廣東大地電影院線股份有限公司北京分公司）

參考文獻

[1] 張波.推進企業(yè)的業(yè)財一體化戰(zhàn)略[J].財經(jīng)界，2016（20）：272.

[2] 郭梁.企業(yè)集團財務(wù)共享中心構(gòu)建探討——以H集團共享中心建設(shè)為例[J].中國經(jīng)貿(mào)，2017（9）：169-171.

[3] 莫嵐.淺析如何借助業(yè)財融合推進企業(yè)精細化財務(wù)管理[J].中國市場，2019（10）：177-178.