信息化視閾下高校學(xué)生檔案的利用與開發(fā)

摘 要：近年來，檔案價值的實現(xiàn)成為行業(yè)研究的重點(diǎn)，本文擬從信息化建設(shè)角度出發(fā)，探討促進(jìn)檔案信息開發(fā)的有效措施，淺析信息化建設(shè)的意義，以期改變高校紙質(zhì)學(xué)生檔案管理“重藏輕用”的現(xiàn)狀，挖掘檔案利用價值。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案;信息化建設(shè);檔案信息資源開發(fā)

我國著名的檔案學(xué)家吳寶康教授曾說過：“檔案必須利用，通過利用來充分發(fā)揮其作用，實現(xiàn)檔案的自身價值”。高校學(xué)生檔案作為一種特殊的信息資源，蘊(yùn)藏著豐富的信息價值，如何開發(fā)利用好學(xué)生檔案信息資源、挖掘檔案利用價值是檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

1 高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)現(xiàn)狀分析

檔案信息利用價值的開發(fā)，是體現(xiàn)檔案工作的意義所在。然而由于缺乏普遍的價值認(rèn)同、檔案意識不強(qiáng)以及檔案的“保密”、“機(jī)要”特性，檔案信息資源開發(fā)工作始終停滯不前。

1.1 “重藏輕用”，檔案信息資源開發(fā)嚴(yán)重不足

無論是檔案管理者還是基層檔案員普遍缺乏為檔案用戶提供的“利用需求”服務(wù)的意識，“重管理輕服務(wù)”的現(xiàn)象普遍存在。

目前，高校學(xué)生檔案管理部門仍側(cè)重實體工作，對建檔、歸檔等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作較為重視，學(xué)生檔案工作的出發(fā)點(diǎn)在于確保按期歸檔、確保一人一檔、確保檔案妥投，對檔案信息資源的開發(fā)缺乏明顯的認(rèn)知。檔案員的服務(wù)工作多停留被動地提供檔案服務(wù)，如提供檔案原件的查借閱、檔案去向和檔案目錄查詢;簡單地依據(jù)檔案原件提供復(fù)制件和出具證明等，缺乏主動了解信息需求的動力，提供檔案編研服務(wù)能力和進(jìn)行檔案信息分析和價值挖掘的能力欠缺。

1.2 隊伍建設(shè)滯后，檔案員信息素養(yǎng)偏低

長久以來，學(xué)生檔案工作始終處于邊緣地帶，檔案工作隊伍建設(shè)嚴(yán)重滯后。主要表現(xiàn)有以下單方面：首先，專職學(xué)生檔案員配備不夠，人員嚴(yán)重不足。其次，人員流動嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案工作缺乏積累，對于檔案信息化建設(shè)工作無法實現(xiàn)深度參與。再次，專職學(xué)生檔案員能夠“走出去”參加檔案信息化的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會不多，導(dǎo)致他們對“檔案信息化建設(shè)”缺乏明確的了解與認(rèn)知、信息服務(wù)的能力不強(qiáng)、信息化處理水平不高。

1.3 重視不夠，檔案信息資源開發(fā)手段落后

2019年全國兩會，“檔案事業(yè)”寫入政府工作報告。年內(nèi)即將頒布的新修訂的《檔案法》中，增加“信息化建設(shè)”專章，對運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)檔案資源的共享共用、檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展等提供法律支撐[1]，部分高校領(lǐng)導(dǎo)能夠重視檔案工作，能夠有計劃地、系統(tǒng)地組織檔案信息資源的開發(fā)與利用。但大多數(shù)高校檔案管理部門仍拘泥于傳統(tǒng)思路與做法，對信息化建設(shè)的重視程度不夠，信息化建設(shè)缺乏必要的制度保障和資金支持，軟硬件設(shè)施的配置不高，檔案庫房現(xiàn)代化建設(shè)程度較低，檔案信息資源地開發(fā)缺乏生機(jī)與活力。

2 以信息化建設(shè)為途徑開發(fā)高校學(xué)生檔案資源

2.1 高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

在當(dāng)前檔案工作電子化、數(shù)據(jù)化、智能化、精細(xì)化和多元化的信息生態(tài)環(huán)境中[2]，高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)主要指依托信息人才和檔案專家、以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通過建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫、開發(fā)和使用學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的全面數(shù)字化、檔案信息服務(wù)的智能化，促使檔案工作由管理檔案實體向管理檔案信息資源的轉(zhuǎn)變。

高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)是個過程性事務(wù)，當(dāng)前信息化工作的重點(diǎn)在以下四個方面：

一是管理智能化：將學(xué)生檔案管理辦法和學(xué)生管理辦法等細(xì)則嵌入到學(xué)生檔案管理平臺中，通過前端控制理論，實現(xiàn)建檔提醒、歸檔提醒、歸檔材料鑒別、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息檢索等檔案業(yè)務(wù)的自動化處理，具備學(xué)生成績預(yù)警、違紀(jì)處分預(yù)警等學(xué)生管理的自動提醒功能。

二是工作網(wǎng)絡(luò)化：借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，形成以高校檔案管理部門為核心，檔案形成部門為支撐的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)，打破各部門各自為政的局限性，優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)檔案信息資源的共建、共享、共用，通過“數(shù)據(jù)整合”，形成“齊抓共管”的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案工作部門的整體升級。

三是業(yè)務(wù)提質(zhì)增效：通過前端控制，將學(xué)生檔案管理辦法、歸檔要求等細(xì)則內(nèi)置到學(xué)生檔案管理平臺中，通過精細(xì)化的任務(wù)分解與歸檔材料要求的規(guī)范設(shè)置，從源頭控制檔案材料的生成質(zhì)量，實現(xiàn)建檔、歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化與量化管理，實行線上采集學(xué)生檔案信息，線下打印歸檔材料的“雙軌制”，保質(zhì)高效地完成檔案業(yè)務(wù)工作[3]。

四是服務(wù)能力全面提升。全面數(shù)字化的學(xué)生檔案工作將以數(shù)據(jù)化、可視化的方式集中呈現(xiàn)學(xué)生信息，通過“一站式”提供學(xué)生的個人信息、家庭信息、學(xué)籍信息、學(xué)業(yè)信息、獎懲情況、心理與身體健康情況、助學(xué)情況等，分析問題產(chǎn)生的根源、發(fā)現(xiàn)“背后的故事”，為針對性地開展工作、提高教育教學(xué)的質(zhì)量和學(xué)生工作水平提供憑證和決策依據(jù)。

2.2 高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)與方向

現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)應(yīng)是全面深化學(xué)生檔案工作與信息化的融合發(fā)展，將學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫或?qū)W生檔案信息管理系統(tǒng)打造成學(xué)生綜合信息資源庫，使之成為一站式了解學(xué)生情況的窗口，為學(xué)院的各項工作的開展提供第一手的憑證資料和決策依據(jù)。

通過學(xué)生綜合信息資源庫，創(chuàng)新檔案工作模式：實現(xiàn)檔案實體工作到檔案信息資源管理工作的轉(zhuǎn)變;實現(xiàn)收集紙質(zhì)材料到采集學(xué)生數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變;實現(xiàn)封閉式保管文檔到檔案信息資源共享共建的轉(zhuǎn)變。

通過學(xué)生綜合信息資源庫，創(chuàng)新學(xué)生工作的方式與手段：通過將學(xué)生在校期間的表現(xiàn)與學(xué)生檔案信息的生成緊密結(jié)合的工作模式，在豐富檔案內(nèi)容、使其學(xué)生檔案更具個性化的同時，又能實現(xiàn)學(xué)生地自我約束與自我管理;最重要的是學(xué)生管理和教育教學(xué)部門可以綜合各項數(shù)據(jù)分析特殊學(xué)生群體（如心理困惑型、學(xué)習(xí)困難型、經(jīng)濟(jì)困難型、單親或孤兒、違紀(jì)學(xué)生、生理缺陷、網(wǎng)絡(luò)成癮、逃課、戀愛等）產(chǎn)生的根源、預(yù)估發(fā)展方向，為工作開展提供憑證與決策依據(jù)，并建立應(yīng)對學(xué)生突發(fā)事件的防御機(jī)制。

綜上所述，筆者分析認(rèn)為高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)應(yīng)牢牢把握“服務(wù)”方向，努力改變“重管理輕服務(wù)”的現(xiàn)狀，將檔案工作的出發(fā)點(diǎn)與重心落在為檔案用戶提供“利用需求”服務(wù)這一層面。比如通過信息技術(shù)手段和大數(shù)據(jù)分析工具，實現(xiàn)學(xué)生信息查詢的“一站式”服務(wù)，提供了解學(xué)生的窗口;挖掘?qū)W生檔案信息的利用價值;利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的快捷與便利，提供異地檔案查詢業(yè)務(wù);通過開展檔案編研，將檔案資源轉(zhuǎn)化為文化教育資源，并通過開展多種形式的檔案主題宣講發(fā)揮檔案的育人價值等。

2.3 高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的意義

通過信息化建設(shè)，不僅僅實現(xiàn)了學(xué)生檔案工作的數(shù)據(jù)化與現(xiàn)代化，更重要的是建設(shè)過程中，提升了綜合管理水平，促進(jìn)學(xué)生檔案工作與學(xué)生管理工作的良性循環(huán)發(fā)展。

首先，檔案信息化建設(shè)為高校管理工作的開展提供第一手的憑證材料與決策依據(jù)。在檔案管理系統(tǒng)中，學(xué)生檔案信息資源既是學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)的直觀呈現(xiàn)，又是學(xué)生檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還是學(xué)生工作的結(jié)果與憑證。通過信息化建設(shè)，學(xué)生各項信息得以直觀的展現(xiàn)在我們面前，通過綜合分析學(xué)生信息資源庫中的各項數(shù)據(jù)，高校管理部門可以“有的放矢”地開展工作，剖析問題產(chǎn)生的根源，尋求決策依據(jù)，建立應(yīng)對學(xué)生突發(fā)事件的防御機(jī)制。再者，各歸檔單位都能生成最直接的學(xué)生檔案信息，從而達(dá)到最直觀的學(xué)生工作效果。以“獎懲信息”為例，它既是學(xué)生在校生活的如實記錄、又是依據(jù)校紀(jì)校規(guī)處理的結(jié)果，更是高校各部門開展后續(xù)工作的依據(jù)。

3 促進(jìn)高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 增強(qiáng)檔案意識，提高檔案信息化的認(rèn)識

在信息化的檔案工作網(wǎng)絡(luò)中，做好學(xué)生檔案工作不是一個部門的事，更不能憑一己之力，必須提高全員的檔案意識，時刻提醒他們重檔、歸檔和用檔。首先，高校檔案管理部門應(yīng)更新觀念意識，重視學(xué)生檔案信息化建設(shè)的需求，擺脫傳統(tǒng)思路與做法，充分利用現(xiàn)代資源、技術(shù)等有利條件，抓住信息化發(fā)展機(jī)遇，推動高校學(xué)生檔案事業(yè)發(fā)展。其次，提升全員的檔案意識，使他們從思想上重視檔案工作，堅決執(zhí)行檔案管理制度，在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中如實地記錄學(xué)生在校期間的個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)等，杜絕檔案信息不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范等問題。再次，通過新生入學(xué)、畢業(yè)生離校季和國際檔案日展開多種形式的檔案宣傳，使學(xué)生了解到檔案的重要性，提高檔案歸檔工作的規(guī)范性。

3.2 高屋建瓴，制定檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃

現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)仍處于基礎(chǔ)建設(shè)階段，檔案信息化建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)在于制度建設(shè)、檔案信息安全問題、數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化程度、前端控制理論下檔案工作的規(guī)范化程度、檔案實體工作如何開展等問題。然后應(yīng)逐步將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案制度的執(zhí)行力度、如何通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的共建共享共用、如何實現(xiàn)學(xué)生檔案與學(xué)生工作的同步管理、如何通過檔案編研與宣傳體現(xiàn)檔案的功效、如何通過檔案利用價值的挖掘提升檔案地位等問題上來。

3.3 加強(qiáng)制度建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化

截止目前，我國尚沒有專門的法律法規(guī)來指導(dǎo)學(xué)生檔案管理工作的開展，2008年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》提及學(xué)生檔案工作的僅有兩條：一是將學(xué)生類檔案納入高校檔案管理部門的工作范疇;二是確定了學(xué)生檔案的歸檔范圍。因此，當(dāng)前高校學(xué)生檔案工作信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急是要解決信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題：如通過制定符合校情的學(xué)生檔案管理制度和檔案人員培訓(xùn)制度、建立完善的檔案管理評估考核指標(biāo)體系和檔案工作保障機(jī)制等， 以制度的形式來實現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的采集、保存、利用等工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化。

3.4 加強(qiáng)隊伍建設(shè)，為信息化建設(shè)提供人才保障

檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是做好實體檔案管理和保證信息服務(wù)質(zhì)量的決定性因素，是實現(xiàn)信息化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵。

首先，高校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對專職檔案人員的培養(yǎng)，通過完善檔案專業(yè)人員的職稱評定體系，穩(wěn)定人才隊伍，激發(fā)檔案人員的工作積極性。與此同時，還應(yīng)積極地創(chuàng)造條件，給予檔案員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案信息化建設(shè)的學(xué)習(xí)機(jī)會與時間，提高檔案員的信息化水平;其次，依托高校的人才優(yōu)勢，從高校信息部門和檔案部門抽調(diào)技術(shù)骨干和專業(yè)人才組成專門的信息化建設(shè)工作隊伍，專司檔案信息化建設(shè)的各項工作[4]。

此外，高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的還需要強(qiáng)大的資金支持作為其發(fā)展后盾，信息化建設(shè)需要配備專門的軟硬件設(shè)施，包括采購學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)、建成現(xiàn)代化檔案庫房等。

4 高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的設(shè)想

目前我國高校檔案信息化建設(shè)工作亟需制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，通過開發(fā)普遍適用的高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，建成區(qū)域性的高校學(xué)生檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，然后逐步融合建成全國性的高校學(xué)生檔案信息資源網(wǎng)，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的學(xué)生檔案信息資源的共建、共享、共用，帶來學(xué)生檔案工作的新局面;實現(xiàn)真正意義上的學(xué)生電子檔案工作的開展、實現(xiàn)畢業(yè)生電子檔案網(wǎng)上轉(zhuǎn)遞工作的自動化等。然而，高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)起步較晚，加之高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一地規(guī)劃與指導(dǎo)，高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)工作任重而道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]http：//tv.cctv.com/2019/03/30/VIDEDbrC8M4LKF3bTKrLDAF8190330.shtml？spm=C45404.PS2uUdzI8xau.S28560.177? 央視網(wǎng)報道

[2]薛四新，袁繼軍，楊艷.新技術(shù)環(huán)境下檔案員技能探析[J].檔案學(xué)通訊，2018（06）.

[3]任越.再論我國檔案信息化建設(shè)的三個問題[J].山西檔案，2017（01）.

[4]宋世葉.高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)的新構(gòu)架[J].蘭臺世界，2007（02）.

作者簡介

沈玲，女，館員，研究方向：檔案信息化、檔案管理。