信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

王昕

摘 要：隨著信息化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)化的信息管理手段已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的工作需求，必須要進(jìn)行改革創(chuàng)新，這樣才能不斷的優(yōu)化檔案管理工作。信息化時(shí)代，檔案管理工作也必須要更新管理手段，不斷的加快信息化管理進(jìn)程，借助大數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)，把管理工作向著系統(tǒng)化、全面化、便捷化發(fā)展，推動(dòng)整個(gè)檔案管理工作的全面發(fā)展?；谶@個(gè)前提，本文對(duì)當(dāng)前檔案管理工作在信息化時(shí)代所遭遇的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，全面優(yōu)化管理工作流程。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理工作;問(wèn)題

信息化的時(shí)代給人們的生活、工作都帶來(lái)了很大的便捷性，但是與此同時(shí)也存在一定的挑戰(zhàn)性。檔案管理工作在采用信息化管理手段時(shí)，首先要對(duì)自身的工作性質(zhì)必須要有一個(gè)明確的認(rèn)知，而不是一味的借助于信息化辦公手段。在實(shí)際的管理工作中，信息化檔案管理工作理念也存在許多的問(wèn)題，如果沒(méi)有正視這些問(wèn)題的所在，那么就沒(méi)有辦法真正的將信息化檔案管理工作充分的落實(shí)。

1 信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

1）管理軟件缺乏通用性。隨著信息化和技術(shù)手段的發(fā)展，檔案管理軟件的研發(fā)力度也逐步加大。目前來(lái)看，問(wèn)世的這些檔案管理軟件雖然可以滿足檔案管理的基本要求，但是從目前檔案管理工作的開(kāi)展前景來(lái)看，現(xiàn)在所研發(fā)處理的檔案管理很難滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一體化的發(fā)展需求。另外，很多檔案管理軟件對(duì)辦公的電腦以及軟件也有一定的要求，這一點(diǎn)就大大的降低了軟件的通用性原則，制約了檔案管理軟件的全面化發(fā)展。

2）檔案管理要求的規(guī)范化程度降低。很多企業(yè)的檔案管理工作要求規(guī)范性強(qiáng)，統(tǒng)一性強(qiáng)，形成一致化的工作標(biāo)準(zhǔn)。但是，從當(dāng)前很多檔案管理軟件中來(lái)，這一點(diǎn)沒(méi)有被落實(shí)得十分有效，檔案管理軟件在實(shí)際的應(yīng)用中每一個(gè)網(wǎng)站建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求各部一樣，這就導(dǎo)致檔案管理工作的服務(wù)性比較差，很多時(shí)候沒(méi)有辦法做到文件信息的全網(wǎng)共享。由于標(biāo)準(zhǔn)化不確定的情況下，很多軟件也存在不可移植的缺陷，到現(xiàn)在為止也沒(méi)有辦法達(dá)到一致化的管理水平?？赡苣骋豢罟芾碥浖H適用于這一個(gè)企業(yè)或者這一個(gè)行業(yè)，還存在比較大局限性，也沒(méi)有辦法進(jìn)行全面推廣，這個(gè)原因也比較限制信息化軟件的大規(guī)模的使用。

3）檔案管理軟件的安全性存在漏洞。信息化時(shí)代，很多手工檔案管理方式已經(jīng)慢慢被信息化管理手段所取代。但是，由于信息化管理手段的安全性存在一定的漏洞，這樣給檔案管理工作也帶來(lái)了很大的威脅。很多不法分子會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的漏洞以及使用人員的不專(zhuān)業(yè)行進(jìn)行資料的拷貝和盜取，更有甚者對(duì)重要文件進(jìn)行修改和刪除，使檔案管理工作陷入極大的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。另外，由于電子檔案文件的繁多，存儲(chǔ)方式也較為多樣，如果電腦一旦癱瘓或被人攻擊，那么電子檔案就會(huì)遭到損壞，給企業(yè)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。

4）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。檔案管理工作人員是實(shí)際管理工作中的主力軍。但是，從目前很多企業(yè)的檔案管理隊(duì)伍來(lái)看，雖然檔案管理工作人員具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，但是很多管理人員的計(jì)算機(jī)水平以及實(shí)踐操作能力需要大大提高。同時(shí)，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化工作環(huán)境以及辦公軟件也必須要給員工配置齊全。在招聘的過(guò)程中，也必須要加上一項(xiàng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件以及實(shí)踐操作能力的考核。如果檔案管理工作人員的素質(zhì)以及工作能力得不到提升，那么全面化的信息管理工作局面也很難實(shí)現(xiàn)。

2 提升信息化檔案管理水平的對(duì)策分析

1）加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)。提出檔案管理工作的信息化建設(shè)的最初目標(biāo)是提高工作效率，加工文件資料的共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化價(jià)值。在加強(qiáng)檔案工作的信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要借助信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化工作流程，從而使一些工作文件和信息可以導(dǎo)入到系統(tǒng)中，這樣所使用者和建設(shè)者都可以共享到檔案資料。第二，對(duì)于一些不同格式的文件可以利用軟件轉(zhuǎn)化為同一格式載體，便于上傳到軟件中進(jìn)行統(tǒng)一管理，還可以在文件中加一些圖片信息，豐富文件的多樣性。最后，信息化檔案管理的最大優(yōu)勢(shì)是文件以及信息資料可以實(shí)現(xiàn)最大限度的資源共享。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量化存儲(chǔ)，還能提前預(yù)防一些資料被盜或者被損壞的情況。

2）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性。在強(qiáng)化檔案管理信息化的同時(shí)也必須要加強(qiáng)對(duì)信息管理的安全性。信息化的檔案管理形式是大大的提高了辦公速度和辦公效率，但是一旦存在安全隱患，所有的管理工作都前功盡棄。而且隨著信息化技術(shù)手段的不斷提高，很多黑客的入侵手段也防不勝防。為了進(jìn)一步的強(qiáng)化檔案信息化管理的安全性，首先，就必須要強(qiáng)化檔案軟件的安全性，就必須要建立強(qiáng)有力的信息管理保障體系。建立信息化管理保障體系有兩大目的：第一：保證軟件整體的安全性;第二：保證工作人員早操作過(guò)程中的安全性。在信息化軟件不斷發(fā)展的同時(shí)，一方面提高了人們的便捷性，同時(shí)也對(duì)信息安全造成了比較大的威脅。對(duì)此，在平時(shí)的操作培訓(xùn)中，要提高工作人員的安全意識(shí)和安全性，在防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)應(yīng)對(duì)采取相應(yīng)的安全管理措施，比如建立密碼，建立相應(yīng)的防火墻，重要機(jī)密文件要采用手工和電子檔多種存儲(chǔ)方式，還要加前對(duì)軟件使用者的身份認(rèn)證。另外，檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)也必須要裝配最新的殺毒軟件，采用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的工作模式，以此來(lái)有效的提高檔案信息化管理的安全性。

3）建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是確保檔案管理工作可以有序的開(kāi)展下去。檔案管理數(shù)據(jù)管不僅要符合正常的網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)，而且也要符合辦公人員的操作習(xí)慣，同時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立還應(yīng)該符合計(jì)算機(jī)的讀取標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也必須要具備長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，不能只局限于當(dāng)時(shí)的使用效果，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)也能同步更新數(shù)據(jù)，并符合日后的管理工作需求。數(shù)據(jù)庫(kù)建立之后也必須要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，以此來(lái)保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

4）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。信息化檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始逐步的落實(shí)到日常工作中來(lái)，這也就說(shuō)明對(duì)檔案管理工作人員的要求也越來(lái)越高。在檔案管理的工作中，不僅要對(duì)文件以及檔案信息了如指掌，也要對(duì)計(jì)算機(jī)操作技術(shù)十分熟悉，比如一些單據(jù)和文件的輸入，軟件的整個(gè)操作流程以及文件的導(dǎo)入、導(dǎo)出和共享等等。管理人員既要具備相應(yīng)的檔案管理能力，同時(shí)也要具備檔案軟件的實(shí)際操作能力，這樣才真正的符合信息化管理人才的需求。另外，檔案管理人員也必須要具備高度的責(zé)任心和安全意識(shí)，企業(yè)也需要對(duì)檔案管理工作人員的工作給予相應(yīng)的支持，并且采取相應(yīng)的措施來(lái)提高檔案管理工作人員的核心素養(yǎng)，提升檔案管理信息化的發(fā)展水平。

3 總結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息化檔案管理模式是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的大潮流，在對(duì)工作管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革的過(guò)程中，必須要順應(yīng)時(shí)代的潮流，緊跟信息化產(chǎn)物，全面化的推動(dòng)信息化檔案管理工作的有效發(fā)展。在檔案管理工作的具體開(kāi)展中也會(huì)遇到一些實(shí)際的操作問(wèn)題，對(duì)于問(wèn)題要給予重視，提出有效的解決方案，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。另外，檔案管理工作人員也必須要加強(qiáng)對(duì)自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升，只有保證自己的能力能跟上時(shí)代的發(fā)展，這樣才不會(huì)被時(shí)代所拋棄，才能為企業(yè)創(chuàng)造實(shí)質(zhì)性的價(jià)值。

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