關(guān)于我國境外企業(yè)檔案管理的困惑和思考

郜雁萍

摘 要 在不斷提升對(duì)外投資規(guī)模的背景下，我國境外企業(yè)數(shù)量逐漸增多。而在長時(shí)間的經(jīng)營活動(dòng)中，這些企業(yè)積累了大量具有較高商業(yè)價(jià)值的資料和檔案，本文主要闡述境外企業(yè)檔案管控面臨的困境，并嘗試提出一些具有針對(duì)性的解決方案。

關(guān)鍵詞 境外企業(yè) 檔案管理 主體多元化

一、引言

管控檔案對(duì)企業(yè)來說具有重要作用，優(yōu)質(zhì)的檔案管控制度能夠使公司經(jīng)營規(guī)模擴(kuò)大，變得更加透明，提升各種數(shù)據(jù)價(jià)值。對(duì)境外企業(yè)來說，由于其經(jīng)營與生產(chǎn)具有管理模式差距大、地域分散以及文字信息不統(tǒng)一等特點(diǎn)，所以在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)一些問題，想要保證企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行，就要對(duì)檔案管理問題給予高度重視，仔細(xì)分析當(dāng)前存在的各種弊端，尋求解決之道。

二、境外企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

雖然較多境外企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)注意到了檔案管理的重要性，但在實(shí)際工作中還是暴露出一些問題。

第一，境外企業(yè)的檔案管理主體不明確。伴隨著國際市場(chǎng)的不斷完善，國際分工也朝著精細(xì)化的方向不斷發(fā)展，境外企業(yè)的結(jié)構(gòu)變得越來越復(fù)雜。目前常見的企業(yè)類型有獨(dú)資企業(yè)以及合資企業(yè)等，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管控多元化的問題，每一個(gè)檔案管控部門所運(yùn)用的管控方式都存在一定的差異，給檔案管控工作帶來了障礙。

第二，部分公司對(duì)檔案管控工作缺乏應(yīng)有的關(guān)注度。在經(jīng)費(fèi)欠缺以及勞務(wù)制度不同等因素的影響下，部分公司對(duì)此項(xiàng)工作沒有給予應(yīng)有的關(guān)注，這一點(diǎn)在新創(chuàng)立的境外公司中體現(xiàn)得非常明顯，此類公司的管理結(jié)構(gòu)以及工作流程都存在一些問題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作長期處于被忽視的地位，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展埋下隱患。

第三，管理制度存在缺陷。就目前檔案管理工作來看，由于缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范，或管理?xiàng)l例中規(guī)定的內(nèi)容指代不明，在很多境外企業(yè)中檔案管理具有很明顯的隨意性，企業(yè)檔案管控效率與相關(guān)工作人員的個(gè)人職業(yè)能力有著密切的關(guān)聯(lián)。[1]針對(duì)此項(xiàng)工作沒有形成一套切實(shí)有效的執(zhí)行機(jī)制，因此檔案管控效率始終得不到明顯提升。

第四，境外企業(yè)與檔案相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的不確定性。與國內(nèi)企業(yè)相比，能夠影響境外企業(yè)管理者的因素更為復(fù)雜，例如出境時(shí)間問題、簽證問題以及人員輪換問題等，都導(dǎo)致檔案管理者的調(diào)動(dòng)十分頻繁，這種頻繁的人員調(diào)動(dòng)破壞了檔案管理工作的連續(xù)性，同時(shí)也影響了檔案管理工作的效率。

第五，受國外政治以及經(jīng)濟(jì)因素的制約。外國的政治經(jīng)濟(jì)制度存在很大的差異性，法律條文也不同。對(duì)境外企業(yè)而言，想要使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，就要遵守當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)，這就為檔案管理工作增加了困難。國內(nèi)的檔案管控職員無法快速融入新的環(huán)境，使得檔案管控工作的效率長期得不到提高。

第六，檔案管理的安全成本高。在一些國家以及地區(qū)，由于當(dāng)?shù)卣苇h(huán)境復(fù)雜，檔案管理成本變得較高，特別是在出現(xiàn)局部緊張以及政局動(dòng)蕩時(shí)，想要保證檔案的完整性以及安全性就要投入更多的成本，增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)。

三、檔案管控工作優(yōu)化措施

（一）巧用當(dāng)?shù)刭Y源優(yōu)勢(shì)

國外環(huán)境與國內(nèi)環(huán)境之間的差異性是對(duì)檔案管理工作的一種挑戰(zhàn)，但同時(shí)也是一個(gè)良好的機(jī)遇。國外有較多國內(nèi)所不具備的優(yōu)勢(shì)資源，檔案管理者需要在復(fù)雜環(huán)境中發(fā)現(xiàn)機(jī)遇，利用這些資源優(yōu)勢(shì)來優(yōu)化檔案管理工作。[2]例如中亞天然氣管道公司，在進(jìn)行崗位調(diào)整時(shí)讓外國員工與中國員工同時(shí)參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，同時(shí)為合作方員工在集團(tuán)中的進(jìn)修與學(xué)習(xí)提供便利，通過這種方式讓合作方員工了解中方檔案管控的流程以及特點(diǎn)，增加其檔案管控經(jīng)驗(yàn)，讓具有國外背景的員工熟悉中國的檔案管控模式，在調(diào)回境外企業(yè)的相關(guān)部門之后就可以利用所學(xué)的檔案管理知識(shí)以及自己的文化背景，使該企業(yè)的檔案管理與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)、文化發(fā)展相適應(yīng)。

（二）注重檔案管控工作

從境外企業(yè)經(jīng)營者的角度出發(fā)來看待這一問題，糾正以往對(duì)此項(xiàng)工作的片面認(rèn)知是提升檔案管控效率的基礎(chǔ)。[3]經(jīng)營者一方面要全面、清晰地了解檔案管控工作對(duì)公司未來發(fā)展可能產(chǎn)生的積極影響，了解該工作對(duì)公司發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義，意識(shí)到此項(xiàng)工作帶來的使命感以及榮譽(yù)感。另一方面，在組建企業(yè)管理網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)時(shí)要設(shè)立一個(gè)高的起點(diǎn)，使檔案管理工作可以在一個(gè)相對(duì)較為完整的管理框架下開展，明確檔案管理工作的權(quán)限范圍以及具體的工作流程，并建立一套應(yīng)對(duì)緊急情況的檔案管理應(yīng)急預(yù)案，通過這種方式，保證檔案管控工作可以持續(xù)開展下去。

（三）搭建科學(xué)的管理體系

從細(xì)節(jié)出發(fā)，想要實(shí)現(xiàn)檔案管控工作的價(jià)值，就要搭建一套科學(xué)有效的檔案管控框架。實(shí)際工作中，要根據(jù)企業(yè)所在地的具體情況以及企業(yè)類型來靈活調(diào)整，增加檔案管理框架的適用范圍以及彈性。[4]以中亞天然氣管道有限公司為例，其結(jié)合了所在地的政治、文化因素以及企業(yè)自身的特點(diǎn)，編制了《中國石油海外勘探開發(fā)工作境外檔案管理實(shí)施細(xì)則》，通過該條例進(jìn)一步確定有關(guān)檔案管控工作的各項(xiàng)工作責(zé)任，使責(zé)任以及權(quán)限劃分變得更加清晰，使此項(xiàng)工作得到了有效落實(shí)。

四、結(jié)語

境外企業(yè)的檔案管理工作受到國外復(fù)雜局勢(shì)以及人員調(diào)動(dòng)頻繁等因素的影響，管理效率始終得不到有效提升。對(duì)企業(yè)管理者來說，要認(rèn)真分析影響檔案管理效率的原因，通過創(chuàng)建科學(xué)的管理體系、提高重視程度以及合理利用當(dāng)?shù)刭Y源等方式來優(yōu)化檔案管理工作，為企業(yè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

（作者單位為中國華電科工集團(tuán)有限公司海外分公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 徐擁軍，李子林.國有企業(yè)境外檔案管理體系研究[J].檔案學(xué)研究，2018（3）：31-38.

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[4] 王巍.關(guān)于企業(yè)檔案收集工作中若干問題的思考[J].辦公自動(dòng)化，2017（4）：49-53.