街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理途徑探索

張慶銘

摘 要：在科學(xué)技術(shù)發(fā)展過程中，為人們生活與工作創(chuàng)造了更為便利的條件，也促使傳統(tǒng)工作模式發(fā)生了巨大改變。電子檔案是科技發(fā)展的一項產(chǎn)物，在街道檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案都發(fā)揮著各自的作用，能夠保證檔案的價值真正得到體現(xiàn)。在信息時代背景下，街道要認(rèn)識到電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，加強綜合管理工作，確保兩者相輔相成、互為補充。本文將簡述街道電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性，然后提出了街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理策略。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;綜合管理

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，基本上以紙質(zhì)檔案為載體，電子檔案作為現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物，能夠充分發(fā)揮出信息網(wǎng)絡(luò)技的作用，在網(wǎng)絡(luò)普及與應(yīng)用過程中，也需要加強電子檔案工作，才能保證檔案信息資源得到充分利用。街道也要關(guān)注對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并行發(fā)展，這是因為紙質(zhì)檔案有著真實性的特點，電子檔案則發(fā)揮出便利性較強的優(yōu)勢，這需要做好對電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作，將二者的優(yōu)越性充分體現(xiàn)出來，進一步提升街道檔案管理工作的有效性。

1 街道電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性

街道檔案記錄著街道、社區(qū)里組織各項活動開展情況，一般以紙質(zhì)文件為載體，雖然可靠性較高，但是在使用中容易出現(xiàn)破損與丟失等問題。在我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展過程中，電子檔案逐步興起，在街道檔案管理中發(fā)揮著日益重要的作用，在互聯(lián)網(wǎng)、計算機等支持下，為檔案管理與檢索創(chuàng)造了有利條件[1]。檔案儲存是街道檔案管理工作中的重要內(nèi)容，對紙質(zhì)檔案來說，在環(huán)境、空間等影響下，不僅會占據(jù)大量存儲空間，也無法長久保存。而對電子檔案而言，將受到磁性現(xiàn)象等因素的影響，也不能保證街道檔案的安全性?？梢娂堎|(zhì)檔案與電子檔案分別有著各自的優(yōu)劣勢，隨著社會的發(fā)展與進步，街道需要采取電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理的方式，結(jié)合不同類型檔案的特性開展管理工作，并將檔案充分利用起來，保證街道各項工作的順利開展。

2 街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理的意義

在街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理過程中，主要是檔案管理部門與人員運用多種檔案保存形式，讓紙質(zhì)檔案與電子檔案實現(xiàn)并存，做到檔案資料保持一致，相互之間形成對應(yīng)關(guān)系，確保任何一種方式均可以查詢到相關(guān)檔案資料。通過采取這種措施，能夠?qū)㈦娮訖n案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢都體現(xiàn)出來，也解決了兩者的缺點，即讓紙質(zhì)檔案實現(xiàn)長久保存，保證其真實性與原則性，電子檔案能夠規(guī)范整理，提升檔案檢索與查找的速度，保證更好的利用街道檔案。在檔案數(shù)字化發(fā)展的過程中，街道檔案管理部門也要加強對原始紙質(zhì)檔案的管理工作，這是因為紙質(zhì)檔案有著原始記錄的屬性，只有將保存工作做到位，才能延長紙質(zhì)檔案的保存期限，這比U盤、CD等電子檔案載體保存年限更久。

3 街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理的策略

3.1 實行“雙套歸檔制度”

要借助先進的技術(shù)與設(shè)備，通過文本、影像等方式讓街道紙質(zhì)文件與電子文件信息在同一檔案軟件系統(tǒng)內(nèi)存儲，并保持相互對應(yīng)的關(guān)系，打造完善的數(shù)據(jù)庫，保證檔案自動化管理水平的提升。在需要查閱相關(guān)文件后，能夠利用檔案軟件進行檢索，點開對應(yīng)電子文件后能夠方便的閱讀使用。為了進一步保持街道檔案的安全，還應(yīng)該將“雙套歸檔制度”，既要建立電子檔案，也需要讓紙質(zhì)文件及時得到歸檔保存[2]。對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容、盒號以及存檔位置來說，都應(yīng)該和檔案系統(tǒng)內(nèi)電子檔案信息保持一致。通過運用這兩種管理模式，讓街道檔案得到統(tǒng)一管理，不僅讓檔案信息檢索更為方便，也保證了街道檔案管理工作的安全。在實行“雙套歸檔制度”后，能夠避免紙質(zhì)檔案由于頻繁使用發(fā)生磨損問題，也保證檔案使用效率得到提升，更好的共享檔案信息資源。

3.2 建立二者之間相應(yīng)聯(lián)系

街道檔案包含的內(nèi)容眾多，既有個人信息記錄，也有檔案與社區(qū)發(fā)展概況、各項日常工作開展情況等，通過多種形式存在的歷史記錄。加強街道電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理，能夠為檔案內(nèi)容的保管與利用創(chuàng)造更加有利的條件，對此要想兩者真正有效配合使用，需要在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。街道要針對庫存內(nèi)紙質(zhì)檔案過多、電子檔案較少的情況，應(yīng)該在條件允許的前提下，對紙質(zhì)檔案內(nèi)重要內(nèi)容作出掃描轉(zhuǎn)換處理，形成相應(yīng)的電子檔案，讓紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠一起歸檔。此外，若是只有電子檔案，則要打印出電子檔案內(nèi)需要永久保存的內(nèi)容，轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，確保在電子檔案設(shè)備出現(xiàn)損壞與故障的情況下，電子檔案不再體現(xiàn)應(yīng)有的價值時，仍然可以利用紙質(zhì)檔案，最大限度降低檔案丟失造成的損失。

3.3 創(chuàng)新檔案管理工作模式

當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展很快，街道檔案管理工作模式也要注重創(chuàng)新，確保跟上時代發(fā)展的腳步，在檔案管理內(nèi)容上進行創(chuàng)新，并結(jié)合電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化電子檔案管理體系[3]。在街道電子檔案管理中要以紙張為信息內(nèi)容的載體，有針對性改進檔案管理工作方法，拓寬檔案管理范圍。對街道檔案管理人員來說，應(yīng)該在工作中改進檔案管理模式，如借助計算機完成繁雜的檔案管理工作。在電子檔案整理過程中，檔案管理人員應(yīng)該借助計算機對不同類型檔案作出劃分，這樣省去了對文件載體的頻繁轉(zhuǎn)移。在街道檔案管理內(nèi)容上，電子檔案要保持良好的規(guī)律，在各方面做好文件組合，逐步構(gòu)建起完善的電子檔案。雖然有的街道制定有電子歸檔制度，然而在實際情況中對同一內(nèi)容的紙質(zhì)檔案與電子檔案來說，必須在歸檔時做到同步，這樣才能讓檔案信息內(nèi)容保持完整，也有利于更好的共享網(wǎng)絡(luò)資源，這樣街道電子檔案與紙質(zhì)檔案才能在管理中實現(xiàn)互補。

3.4 培養(yǎng)檔案管理人員綜合素質(zhì)

現(xiàn)在還有很多街道未能配置專門的檔案管理人員，且很多檔案管理人員只懂得紙質(zhì)檔案管理方法，對電子檔案不夠熟悉。在實行“雙套歸檔制度”后，檔案工作任務(wù)更加繁重，必須要培養(yǎng)更多新型檔案管理人員。第一，街道可以將文件形成部門與檔案管理部門分開，設(shè)置專門的檔案管理人員，促使雙方加強溝通與合作。對文件形成部門來說，要及時將完成的文件移交給檔案管理部門，而檔案管理人員則將歸檔工作做到位，通過這種方法不僅大幅度降低了工作量，也保證了街道檔案利用率實現(xiàn)提升?，F(xiàn)階段大多數(shù)街道很難將文件形成部門與檔案管理部門真正分開，這也是今后需要努力的地方。第二，對街道已有檔案管理人員來說，因為長時間習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理模式，對電子檔案存在著排斥情緒，這樣不利于檔案管理工作效率的提升[4]。對此街道要積極組織培訓(xùn)工作，以課程培訓(xùn)、講座等方式促使檔案管理人員觀念得到轉(zhuǎn)變，掌握新的檔案管理技能，并注重培養(yǎng)檔案管理人員的計算機操作能力，掌握檔案軟件系統(tǒng)的操作方法，才能更好的開展電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理工作。

4 結(jié)語

總之，在街道各項工作開展過程中，電子檔案與紙質(zhì)檔案都發(fā)揮著極其重要的作用，如何管理好這兩種類型的檔案是需要重點思考的課題。對此街道檔案管理部門與人員需要結(jié)合兩種檔案的實際特點，做好綜合管理工作，制定完善的檔案管理制度，同時培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人員。這樣街道電子檔案與紙質(zhì)檔案才能真正實現(xiàn)并存發(fā)展，為街道各項工作的順利進行提供可靠保障。

參考文獻

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[3]范海輝.淺談電子檔案與紙質(zhì)檔案的有效整合[J].國際公關(guān)，2019（07）：193.

[4]宋旭卿.淺談電子文件與紙質(zhì)文件同步存檔的必要性[J].中國鹽業(yè)，2019（12）：33-36.