辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

任小英

摘 要：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理是辦公室資料管理的主要方式，但現(xiàn)階段檔案管理方式較為滯后，采取有效的檔案管理辦法是時(shí)代發(fā)展必然的趨勢(shì)。因?yàn)闄n案不僅能夠記錄歷史，還能夠某種程度上“預(yù)見(jiàn)未來(lái)”，為將來(lái)工作提供參考。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)行，信息化檔案管理受到諸多辦公室人員的認(rèn)可和推廣。因此本文將探討在信息化背景下，對(duì)于檔案管理工的創(chuàng)新和改革。

關(guān)鍵詞：檔案管理;可持續(xù)發(fā)展;策略

辦公室檔案管理工作主要是對(duì)單位各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的信息資料進(jìn)行收集、整理、歸納、管理，通過(guò)檔案管理工作能夠直接反映出事情的發(fā)展過(guò)程以及結(jié)果，使檔案管理能夠在單位的發(fā)展中起到重要的依據(jù)。在現(xiàn)代化的發(fā)展中，檔案管理工作要跟上時(shí)代的發(fā)展，并不斷創(chuàng)新，在體現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí)提高整體的工作效率。

1 辦公室檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要性

在辦公室工作中，檔案管理具有重要的地位，不僅為各項(xiàng)工作提高了效率與質(zhì)量，而且為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著自身的價(jià)值。首先，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理的過(guò)程中，能夠依據(jù)檔案信息的特點(diǎn)進(jìn)行儲(chǔ)存與管理，確保檔案管理的連續(xù)性，不斷創(chuàng)新管理模式與管理念，用科學(xué)合理的管理手段進(jìn)行管理，既能夠滿足辦公室的工作要求，還能夠促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。但是需要注意的是，信息資源的搜集、整理、歸納、儲(chǔ)存，每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都不是一次性完成的，都是在單位的發(fā)展中逐漸整理形成，對(duì)此，在檔案管理工作中要確保檔案信息資源的完整性，及時(shí)對(duì)信息資源進(jìn)行整理，避免檔案信息出現(xiàn)損壞、丟失、遺漏等現(xiàn)象。其次，在辦公室檔案管理工作中，需要結(jié)合時(shí)代促進(jìn)檔案管理工作可持續(xù)的發(fā)展。要求檔案管理人員在日常工作中，在各個(gè)環(huán)節(jié)，都能按照操作制度進(jìn)行嚴(yán)格的管理，提供信息查詢(xún)服務(wù)，為單位中的各個(gè)部門(mén)提供方便。最后，檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，有利于推動(dòng)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，在多數(shù)企業(yè)發(fā)展中，檔案管理工作都具有重要的作用，只有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的管理，才能推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

2 辦公室檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1 管理理念的問(wèn)題

受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理工作一般只重視檔案的存儲(chǔ)而忽視了檔案的應(yīng)用。實(shí)踐表明，在各個(gè)行業(yè)，檔案管理都對(duì)現(xiàn)實(shí)工作具有重要意義，尤其是在信息時(shí)代的背景之下，檔案信息量大，且具有很強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值，所以需要相關(guān)管理人員樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，積極調(diào)整自己的觀念，確保檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。

2.2 管理方式的問(wèn)題

檔案管理的方式過(guò)于落伍。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息的錄入一般是通過(guò)工作人員人工編輯錄入的，過(guò)程復(fù)雜，出錯(cuò)率高，且工作量巨大，不能及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案信息歸檔。此外，在這種管理模式之下，檔案信息的檢索效率和準(zhǔn)確性都比較低，不能很好的發(fā)揮檔案資源的作用，還浪費(fèi)了大量的人力物力資源。

2.3 管理隊(duì)伍的問(wèn)題

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的了解不多，僅僅掌握信息錄入的有關(guān)知識(shí)，對(duì)于檔案管理工作了解不足，相關(guān)的管理知識(shí)也不能有效掌握。所以，在信息化背景之下，需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，積極的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，幫助其了解電腦的軟件、硬件知識(shí)，提升他們的計(jì)算機(jī)操作水平，從而培養(yǎng)出具有較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和操作能力的檔案管理人員。

3 辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

3.1 優(yōu)化檔案管理理念

優(yōu)化管理理念，是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展中最重要的影響因素。首先，需要充分地了解與掌握檔案管理工作，明確檔案管理所具有的重要意義，對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容與管理職責(zé)都有所掌握，使管理人員在崗位中能夠恪盡職守，完全地投入到檔案管理工作中。其次，在檔案管理工作中，對(duì)管理知識(shí)進(jìn)行定期的培訓(xùn)與管理，使辦公室內(nèi)所涉及的所有人員都能具備專(zhuān)業(yè)的能力，充分掌握管理知識(shí)，并能在現(xiàn)代化的發(fā)展中，不斷改革與創(chuàng)新檔案管理理念及管理模式，把學(xué)習(xí)到的檔案知識(shí)正確地運(yùn)用到日常的工作中，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。最后，要以檔案管理工作為主題，定期開(kāi)展交流會(huì)，針對(duì)問(wèn)題制定詳細(xì)的解決方案，在商討的過(guò)程中明確檔案管理工作的開(kāi)展方向，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。此外，需要大力宣傳檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性。

3.2 對(duì)新技術(shù)和設(shè)施進(jìn)行有效應(yīng)用

對(duì)檔案進(jìn)行管理的目的是為用戶(hù)提供更好的查詢(xún)服務(wù)，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行高效管理的目標(biāo)，工作人員對(duì)信息的收集、存儲(chǔ)還有查詢(xún)引起重視，在信息技術(shù)的輔助下，合理應(yīng)用數(shù)據(jù)空間，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行開(kāi)發(fā)，通過(guò)多層次存儲(chǔ)的方式，在最大程度上，滿足用戶(hù)在信息查詢(xún)等方面提出的要求。另外，在實(shí)際工作中，相關(guān)人員應(yīng)使用聲像光盤(pán)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)材料，對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。除了技術(shù)外，對(duì)檔案管理效率具有決定作用的因素，還包括軟硬件設(shè)施，由于辦公室檔案涵蓋的內(nèi)容十分繁雜，只有邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，使數(shù)據(jù)庫(kù)在信息儲(chǔ)存、查詢(xún)、處理等方面具有的功能得到充分發(fā)揮，才能為工作效率提供應(yīng)有的保障，當(dāng)然，設(shè)立防火墻同樣很有必要，互聯(lián)網(wǎng)具有的開(kāi)放性，給存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息的安全性，帶來(lái)了潛在的威脅，防火墻的作用主要是提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有的安全性，避免檔案信息被盜竊或丟失的情況出現(xiàn)。

3.3 完善檔案精選系統(tǒng)

在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案文件需要經(jīng)過(guò)起草、簽發(fā)和催辦，在以上過(guò)程全部完成以后，再進(jìn)行歸檔工作。整個(gè)過(guò)程都是通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，無(wú)論是原始的申請(qǐng)文件，還是后面的審批文件，都具有電子形式的文檔，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，一定要將原始的電子文件良好保存，在后期的核查和調(diào)用過(guò)程中才能更為方便準(zhǔn)確。隨著工作的不斷開(kāi)展，會(huì)發(fā)現(xiàn)類(lèi)似電子形式的檔案越來(lái)越多，這些檔案文件均以磁盤(pán)為載體，在保存和使用過(guò)程中都能更為便捷。因此，為了加強(qiáng)電子檔案的系統(tǒng)化管理，促進(jìn)檔案信息的真實(shí)性和實(shí)用性，在進(jìn)行檔案保存工作之前要先進(jìn)行檔案的精選，找到實(shí)用性?xún)r(jià)值較強(qiáng)的檔案加以科學(xué)管理，進(jìn)而為用戶(hù)提供更加便捷的服務(wù)。

3.4 轉(zhuǎn)變思維，提升創(chuàng)新理念

要想將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)完全應(yīng)用到辦公室的檔案管理中，首先要改變工作人員的思想觀念，使工作人員的思想觀念有改變和創(chuàng)新。檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展能夠提供有力依據(jù)，能與現(xiàn)階段業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)照，檔案管理過(guò)程中，只能將這些檔案資料進(jìn)行收集分類(lèi)，不能真正體現(xiàn)這些檔案資料的價(jià)值。因此，創(chuàng)新工作人員的思想觀念尤為重要。同時(shí)事業(yè)單位在招聘人員時(shí)，也可以多招聘一些年輕的工作人員，年輕的工作人員對(duì)于新鮮事物的接受能力相對(duì)較強(qiáng)，多數(shù)青年人群習(xí)慣用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展工作，對(duì)各項(xiàng)辦公軟件掌握程度較高，在開(kāi)展檔案管理工作中，能夠得心應(yīng)手。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代的背景之下，檔案管理工作已成為社會(huì)管理系統(tǒng)中的重要組成部分。積極地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的完善、檔案管理服務(wù)的優(yōu)化、專(zhuān)業(yè)人員的培訓(xùn)等方式全面的加強(qiáng)各單位的檔案管理工作。促進(jìn)檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，管理人員的專(zhuān)業(yè)化、管理體系的完善化，三方面共同發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全面升級(jí)和優(yōu)化。讓檔案信息資源更好的服務(wù)社會(huì)。

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