試論建設(shè)檔案在工程管理中的作用分析

周洪平

摘 要：建設(shè)檔案在工程管理中具有舉足輕重的利用價值。本文列舉了常見的檔案管理問題并針對性提出相關(guān)解決問題。此外對建設(shè)檔案在工程管理中的重要性做具體陳述，概括來說建設(shè)檔案是工程項目質(zhì)量控制的有效利用工具，是質(zhì)量監(jiān)督和維護(hù)的憑據(jù)，是工程核算的數(shù)據(jù)支持，并有力反映了企業(yè)的工程管理水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)檔案;憑證依據(jù);優(yōu)化措施

我國現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步加快，越來越多的工程弊病也隨之突顯出來，但企業(yè)卻因以往的檔案不健全，建設(shè)檔案管理方式的不恰當(dāng)與管理人員的不專業(yè)性、檔案內(nèi)容的不完整拖慢了工作效率，困擾著企業(yè)發(fā)展。因此有必要對建設(shè)檔案在工程管理中的作用進(jìn)行分析，提高相關(guān)部門對建設(shè)檔案重要性的認(rèn)識。

1 建設(shè)檔案的概念及涉及范圍

建設(shè)檔案主要是指建設(shè)工程從設(shè)計到施工、竣工期間所涉及的一系列文件內(nèi)容。它主要包括工程階段準(zhǔn)備文件如建設(shè)計劃通知書、立項書等、監(jiān)理文件如監(jiān)理規(guī)劃、工程竣工總結(jié)、質(zhì)評意見書等、施工文件如沉降觀測記錄、鋼筋接頭試驗報告等、竣工驗收文件如室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測報告、防雷檢測報告等，這些都屬于建設(shè)檔案中所涉及的具體內(nèi)容。一般情況下，建設(shè)檔案除了記錄建設(shè)工程在建設(shè)階段所接觸到的所有文本資料、技術(shù)工藝等，還對后期工程竣工驗收及維護(hù)管理等方面內(nèi)容進(jìn)行了采集。此外，建設(shè)檔案還包含建設(shè)工程在建設(shè)期間所實施的擴(kuò)建、拆除等活動的信息內(nèi)容，及設(shè)計圖紙、原始勘測材料等。通過對建設(shè)檔案管理實施有效的控制可有利于提高建設(shè)工程的管理質(zhì)量。

2 建設(shè)檔案的管理現(xiàn)狀

就目前建設(shè)檔案在工程管理過程中的發(fā)展趨勢來看，在建設(shè)工程中存在一些值得借鑒的管理經(jīng)驗，比如設(shè)置了專門的檔案管理部門等，但仍存在一些亟待改進(jìn)的問題。主要可歸納為以下四個方面：1）施工檔案缺乏時效性和完整性。這是由于施工過程中缺少收集歸納施工操作的崗位，使得施工記錄不能及時跟進(jìn)，導(dǎo)致施工真實信息丟失。這類滯后導(dǎo)致檔案記錄問題長時間積壓，積少成多，影響著檔案整理的規(guī)范化，信息化;2）管理方式不得當(dāng)，在建設(shè)工程檔案管理工作中所涉及的文字資料及技術(shù)報告等內(nèi)容較為復(fù)雜，這就導(dǎo)致建設(shè)檔案的類型較為多樣，在整理期間往往既耗費(fèi)時間又影響效率。所以，在新時代背景下需要工作人員合理運(yùn)用信息化技術(shù)對建設(shè)檔案進(jìn)行管理。然而事實上仍有很大一部分工作人員依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄工程信息，這樣不但不利于檔案保管，而且還會占用較大的場地空間，會造成工程管理無法達(dá)到預(yù)期效果。另外，還有些許工作人員對于新管理模式的認(rèn)識不夠充分，忽略了信息化設(shè)備的升級與保養(yǎng)工作，導(dǎo)致建設(shè)檔案管理工作無法滿足實際需求;3）建設(shè)檔案記錄缺乏真實性且作業(yè)人員及歸檔人員的不專業(yè)，有關(guān)操作部門之間的工作銜接溝通障礙較大，信息交流不順暢，導(dǎo)致歸檔后的項目檔案利用價值不高;4）管理制度不完善，只有所制定的建設(shè)檔案管理制度足夠健全且涵蓋的內(nèi)容較為全面，才能確保建設(shè)檔案在工程管理中發(fā)揮出真正的作用，故而需根據(jù)當(dāng)前建設(shè)檔案的具體要求對原有管理制度內(nèi)容及時進(jìn)行補(bǔ)充，讓其實用性更強(qiáng)[1]。

3 建設(shè)檔案在工程管理中的重要性

建設(shè)檔案在工程管理中起著較為重要的作用，主要包括以下方面：1）它是工程施工過程中的有效工具，可記錄項目資金的流向、策劃、施工時間節(jié)點(diǎn)，施工作業(yè)操作數(shù)據(jù)、項目過程中各個節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人員，施工建設(shè)材料的采用等等，利用建設(shè)檔案工程設(shè)計師可以對相關(guān)設(shè)計圖紙、設(shè)計方案的變更等、形成對比參照，有效查找設(shè)計資料，進(jìn)行技術(shù)交流報告等，通過查閱檔案資料，可以有效節(jié)約時間成本，提高工作效率。工程驗收部門利用施工檔案可清晰查看工程施工進(jìn)度，反應(yīng)當(dāng)下工況，記錄總工程竣工狀況、建筑工程竣工狀況以及其他專業(yè)竣工狀況，對工程驗收階段的工作提供查閱工具，由于檔案管理人員對于檔案保存嚴(yán)加保管，所呈現(xiàn)的資料內(nèi)容均為現(xiàn)場真實記錄，因此為驗收人員提供有力素材。積極利用施工檔案，可減輕各個環(huán)節(jié)的時間成本，并在項目進(jìn)行中有效規(guī)避因施工程序遺漏造成的返工問題，有效提高企業(yè)生產(chǎn)效益;2）它是工程質(zhì)量監(jiān)督和維護(hù)的憑證依據(jù)，也是工程竣工維護(hù)、改建擴(kuò)建的約束資料。一旦建設(shè)檔案不完善將直接影響竣工驗收環(huán)節(jié)的進(jìn)度。建設(shè)期間需利用儀器設(shè)備，而在建設(shè)檔案中記錄了使用情況、混凝土等配料比例試驗報告、試驗樣本的留存等，為工程質(zhì)量的核查提供真實依據(jù)。同時工程項目中的設(shè)計圖、施工圖、工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)紀(jì)律情況、作業(yè)偷工減料情況都可根據(jù)檔案數(shù)據(jù)，清晰明了的找到問題環(huán)節(jié)，交付相關(guān)質(zhì)量問題處理單位，查處相關(guān)部門（人）的相關(guān)責(zé)任，對國家的質(zhì)量監(jiān)管起到重要意義[2]。

4 建設(shè)檔案在工程管理中的優(yōu)化措施

1）增強(qiáng)檔案的時效性和完整性。建設(shè)工程相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)全面調(diào)動所有部門配合檔案的整理，培養(yǎng)員工資料存儲和整理的意識。從檔案記錄、收集、整理、歸檔、移交五個環(huán)節(jié)上形成順暢對接保證檔案的時效性，從施工審批、施工會議、施工作業(yè)、施工核算等全流程的跟蹤記錄歸檔確保檔案的完整性[3]。2）創(chuàng)新建設(shè)檔案管理方式。要想保證建設(shè)檔案在工程管理工作中體現(xiàn)出明顯的實用價值，就應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新管理方式，具體可從以下三個方面進(jìn)行：（1）提升信息化管理水平，在建設(shè)工程管理工作中，常將建設(shè)檔案當(dāng)成重要的參考工具來指導(dǎo)工程建設(shè)方向。若一味依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，而忽視電子檔案的應(yīng)用，很容易導(dǎo)致建設(shè)檔案管理方式無法滿足實際檔案管理需求。故而應(yīng)根據(jù)每個工程項目的具體建設(shè)情況適當(dāng)引進(jìn)信息化技術(shù)，利用電子檔案幫助檔案管理人員更高效的完成管理任務(wù);（2）提高管理人員綜合素質(zhì)，在工程管理中，可根據(jù)建設(shè)檔案的管理現(xiàn)狀對工作人員進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練，讓其在培訓(xùn)活動中提高自身實踐能力，并對工程經(jīng)費(fèi)進(jìn)行科學(xué)的分配，由此為建設(shè)檔案的應(yīng)用創(chuàng)造有利的條件;（3）運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)參與建設(shè)檔案管理工作。比如可建立適合的電子系統(tǒng)，并對建設(shè)工程信息進(jìn)行收集、整理、歸檔，以此提升管理效率，降低失誤率。又或者建立局域網(wǎng)，讓工作人員在工程建設(shè)階段能夠及時上傳有關(guān)項目建設(shè)內(nèi)容的信息，這樣可有效實現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步減小工程管理的難度[4]。3）增加建設(shè)檔案的真實性。為確保施工檔案的真實性，提高施工檔案的利用價值，企業(yè)、施工單位應(yīng)制定行之有效的歸檔制度，將檔案管理工作與企業(yè)管理有機(jī)結(jié)合，增設(shè)專門的歸檔部門，并對部門工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。4）完善建設(shè)檔案管理制度。在建設(shè)項目檔案管理規(guī)范中包括建設(shè)項目在競投標(biāo)、設(shè)計、采購、監(jiān)理、竣工驗收等環(huán)節(jié)的文字影像資料等要求，并且需要建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)項目建設(shè)檔案的管理工作。因此，項目部門需要對檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善。首先，應(yīng)當(dāng)明確建設(shè)檔案管理工作中崗位職責(zé)，并采用分層管理的模式確保新的管理制度內(nèi)容落實到位，其次，需在建設(shè)單位內(nèi)部設(shè)置專門的歸檔、整理及收集崗位，以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心建立良好的溝通機(jī)制，嚴(yán)格遵照國家對建設(shè)項目工程管理方面的法律規(guī)范，讓檔案管理趨于現(xiàn)代化、合理化方向發(fā)展;最后，監(jiān)理部門需核查監(jiān)理合同的完整性，確保保存的建設(shè)檔案內(nèi)容足夠可靠。

5 結(jié)論

綜上分析，檔案的價值在于利用。建設(shè)檔案是當(dāng)代企業(yè)發(fā)展、管理的重要工具，為企業(yè)施工提供系統(tǒng)的資料庫，為企業(yè)提高運(yùn)營效率的同時，也是有效解決各類糾紛的有力憑證，從而減少不必要的企業(yè)糾紛，助力企業(yè)健康有序高效發(fā)展。因此當(dāng)代企業(yè)建立健全建設(shè)檔案管理制度是助力自身發(fā)展和社會發(fā)展的必要條件。

參考文獻(xiàn)

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