科學(xué)管理高中學(xué)校大型迎檢檔案的方法

金愛喜

摘 要：大型迎檢檔案是高中學(xué)校支持上級主管部門檢查評估工作開展的主要材料，應(yīng)當(dāng)全面、客觀、詳實(shí)反映學(xué)校辦學(xué)情況以及各項(xiàng)政策制度落實(shí)情況。因此高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)大型迎檢檔案管理，支持迎檢工作良好開展，既方便上級主管部門開展工作，也對學(xué)校辦學(xué)管理加以完善，順利通過檢查評估，促進(jìn)學(xué)校良好發(fā)展。本文將簡單分析加強(qiáng)高中學(xué)校大型迎檢檔案管理的必要性，并就相應(yīng)管理方法展開探討。

關(guān)鍵詞：高中;學(xué)校大型迎檢檔案;管理方法

隨著現(xiàn)代教育的發(fā)展，準(zhǔn)確把握學(xué)校辦學(xué)情況已經(jīng)成為教育主管部門的重要任務(wù)，這對改善教育有著重要意義，同時(shí)也能有效指導(dǎo)學(xué)校在新課程背景下積極創(chuàng)新與發(fā)展，推動(dòng)教育水平不斷提升。因此近年來學(xué)校大型迎檢工作變得越來越重要，高中也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)校大型硬件檔案管理，提高管理水平，支持迎檢工作良好開展。

1 加強(qiáng)高中學(xué)校大型迎檢檔案管理的必要性

迎檢檔案是高中學(xué)校迎接檢查工作的重要材料，是全面、直觀反映學(xué)校運(yùn)行管理情況，迎接上級機(jī)關(guān)檢查驗(yàn)收的關(guān)鍵檔案。尤其是對大型迎檢工作而言，迎檢范圍大、種類多，更需要科學(xué)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的完善迎檢檔案做基礎(chǔ)，從而方便上級更加高質(zhì)高效地開展檢查工作。當(dāng)前高中學(xué)校大型迎檢檔案主要包括檢查類、評比類、評估類等類型，校方需要根據(jù)實(shí)際情況采取合理方式進(jìn)行迎檢檔案整理與管理。不過由于迎檢檔案本身具有較強(qiáng)的特殊性，與學(xué)校常規(guī)檔案差異明顯，因此不能直接采取常規(guī)檔案管理方法進(jìn)行管理，需要針對性地進(jìn)行優(yōu)化。首先，高中學(xué)校大型迎檢檔案具有極強(qiáng)的臨時(shí)性，需要在短時(shí)間內(nèi)收集并整理大量資料。在此過程中，部分材料管理人員因?yàn)橛布n案的臨時(shí)性而沒有加以重視，容易出現(xiàn)原始文件材料缺失的情況，無法滿足檢查評估要求。為了避免這一問題，學(xué)校則需要投入大量人力、物力及財(cái)力補(bǔ)充材料，可謂是費(fèi)力不討好。其次迎檢檔案針對性較強(qiáng)，通常是根據(jù)迎檢工作需求針對性地進(jìn)行檔案材料收集與整理。而高中學(xué)校大型迎檢檔案范圍廣、涉及領(lǐng)域多，即便是針對性地收集和整理材料，其耗費(fèi)的時(shí)間也極多，同時(shí)整理難度也極大，需要做好檔案管理工作。因此綜合來看，高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)大型迎檢檔案管理，從而保障大型迎檢檔案能夠充分滿足迎檢工作要求，全面而真實(shí)地體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量，為上級主管部門檢查工作開展創(chuàng)造良好基礎(chǔ)。

2 科學(xué)管理高中學(xué)校大型迎檢檔案的方法

1）科學(xué)建立大型迎檢檔案體系。大型迎檢檔案范圍廣、類型多，涵蓋了學(xué)校教育、行政、辦公等各個(gè)方面，必須建立系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案體系，才能為檔案管理工作的有序、高效開展奠定基礎(chǔ)。高中學(xué)校大型迎檢檔案主要包括辦學(xué)管理、計(jì)劃管理、德育管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、教室管理、質(zhì)量管理、校園管理、后勤管理、安全管理、信息技術(shù)管理與運(yùn)用、營養(yǎng)改善或寄宿制管理等部分，學(xué)校需要針對不同部分進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。其中辦學(xué)管理主要包含辦學(xué)目標(biāo)、辦學(xué)思想及辦學(xué)效益三方面內(nèi)容;計(jì)劃管理包含校務(wù)規(guī)劃、校務(wù)管理兩方面內(nèi)容;德育管理包含德育隊(duì)伍和實(shí)施途徑兩方面內(nèi)容;教學(xué)管理包含課程計(jì)劃及教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)常規(guī)管理、師訓(xùn)工作三方面內(nèi)容;學(xué)生管理包含學(xué)籍管理、日常管理兩方面內(nèi)容;教師管理包含日常管理、師德教育管理兩方面內(nèi)容;質(zhì)量管理包含智育、體育、美育三方面內(nèi)容;校園管理包含校園建設(shè)、校園文化兩方面內(nèi)容;后勤管理包含財(cái)務(wù)管理、校產(chǎn)管理兩方面內(nèi)容;安全管理包含安全制度、安全教育和安全管理三方面內(nèi)容;信息技術(shù)管理與運(yùn)用包含組織機(jī)構(gòu)、制度計(jì)劃及管理應(yīng)用三方面內(nèi)容;營養(yǎng)改善或寄宿制管理內(nèi)容與其管理類型一致。高中學(xué)校需要以對應(yīng)的主要評估要點(diǎn)、具體評估內(nèi)容為基礎(chǔ)，編制系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的資料目錄，并在此基礎(chǔ)上科學(xué)構(gòu)建學(xué)校大型迎檢檔案體系。

2）規(guī)范過程性材料的收集與整理。為了避免迎檢檔案一次性特性而帶來的原始資料文件缺失、過程性材料不足等問題，高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)對過程性材料收集與整理進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，要求教職工嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范收集、整理、保存和上交文件資料。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案意識(shí)培養(yǎng)，定期組織教職工進(jìn)行集中培訓(xùn)，尤其要針對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化教育，促使所有教職工能夠充分意識(shí)到檔案材料的重要性并配合學(xué)校相關(guān)要求加強(qiáng)材料整理。學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極淡化“迎檢”意識(shí)，在開展大型迎檢檔案管理工作時(shí)強(qiáng)調(diào)檔案管理，杜絕為了迎檢而收集、整理、管理檔案的現(xiàn)象，從而有效提升管理水平，充分發(fā)揮迎檢檔案作用。而且各個(gè)職能部門、各個(gè)科室在收集和整理檔案時(shí)一定要對過程性活動(dòng)材料加以重視，做好過程性材料留存和整理工作，以免后期投入大量時(shí)間和資源進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

3）逐步實(shí)現(xiàn)大型迎檢檔案信息化發(fā)展。隨著信息化時(shí)代的到來，電子迎檢檔案的優(yōu)勢逐漸凸顯出來，其存儲(chǔ)、傳輸簡單方便，不占用空間，信息利用價(jià)值高，必然會(huì)逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)迎檢檔案。實(shí)際上當(dāng)前高中學(xué)校大型迎檢檔案管理基本上都是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，即學(xué)校既要上交紙質(zhì)檔案，也要上交電子檔案，在很大程度上影響了檔案管理效率，浪費(fèi)了不少資源與時(shí)間。因此教育主管部門應(yīng)當(dāng)不斷推動(dòng)檢查評估工作的信息化發(fā)展，同時(shí)指導(dǎo)高中學(xué)校做好檔案信息化建設(shè)工作，盡快推動(dòng)大型迎檢檔案信息化發(fā)展。在此過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢，利用先進(jìn)軟件促進(jìn)大型迎檢檔案管理水平提升。

4）突出迎檢檔案管理重點(diǎn)。大型迎檢檔案范圍廣、類型雜，但其中有部分內(nèi)容極為重要，還有部分內(nèi)部的重要性則相對較弱。因此高中學(xué)校需要在大型迎檢檔案管理中突出重點(diǎn)，針對重要部分進(jìn)行大力度管理，務(wù)必要保障這部分內(nèi)容的管理質(zhì)量。一般來說，辦學(xué)管理、計(jì)劃管理、德育管理、教學(xué)管理和學(xué)生管理等是大型迎檢檔案管理的重要部分，高中學(xué)校需要針對這幾部分進(jìn)行大力度管理。以學(xué)生管理為例，高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立學(xué)籍管理及日常管理兩項(xiàng)檔案。其中學(xué)籍管理檔案應(yīng)當(dāng)包含學(xué)籍管理制度、學(xué)籍管理規(guī)范、學(xué)生學(xué)籍電子檔案、轉(zhuǎn)休復(fù)學(xué)等資料，并且確保學(xué)籍管理制度科學(xué)合理，學(xué)籍管理規(guī)范高效，轉(zhuǎn)休復(fù)學(xué)手續(xù)完善。日常管理則應(yīng)當(dāng)包含學(xué)生管理制度、管理規(guī)律、管理理念、行為習(xí)慣養(yǎng)成教育等內(nèi)容，要求學(xué)生管理制度能夠充分體現(xiàn)以人為本理念，同時(shí)遵循管理理念，能夠有效發(fā)揮各項(xiàng)制度的教育功能。在整理學(xué)生管理相關(guān)檔案時(shí)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范編寫檔案目錄，其中學(xué)籍管理部分應(yīng)當(dāng)包含學(xué)生學(xué)籍管理制度，學(xué)生學(xué)籍名冊，轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)花名冊及印證材料附件;日常管理部分則應(yīng)當(dāng)包含學(xué)生管理制度，學(xué)生評價(jià)方案及評級資料，對學(xué)生開展養(yǎng)成教育的工作資料等。

5）完善大型迎檢檔案管理機(jī)制。科學(xué)合理的管理機(jī)制是保障管理質(zhì)量的重要保障。高中學(xué)校需要根據(jù)大型迎檢檔案內(nèi)容、特征及管理需求等，以上級主管部門檢查評估工作要求與指標(biāo)為重要參考，不斷健全和完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制。學(xué)校需要制定覆蓋全面、系統(tǒng)規(guī)范的管理制度，要求各科室部門嚴(yán)格按照制度開展管理工作。同時(shí)綜合檔案室也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與到檢查評估之中，對檔案進(jìn)行定期檢查，同時(shí)對檔案材料情況進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的缺陷與不足并進(jìn)行糾正，從各個(gè)方面保障管理質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上可知，高中學(xué)校大型迎檢檔案管理十分重要，對促進(jìn)檔案辦學(xué)管理水平提升，幫助學(xué)校通過上級主管部門檢查評估以及適應(yīng)新課程改革有著積極意義。學(xué)校應(yīng)當(dāng)科學(xué)建立大型迎檢檔案體系，規(guī)范過程性材料的收集與整理，逐步實(shí)現(xiàn)大型迎檢檔案信息化發(fā)展，突出迎檢檔案管理重點(diǎn)，完善檔案管理機(jī)制，全面提高管理水平，支持迎檢工作良好開展，為學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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