人武部機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

管水鎖

摘 要：人武部機(jī)關(guān)檔案管理工作是軍隊(duì)建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，是國防后備力量檔案的一個(gè)重要組成部分，是做好機(jī)關(guān)工作的基礎(chǔ)和前提。新形勢(shì)下，如何做好人武部機(jī)關(guān)檔案管理工作，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理正規(guī)化建設(shè)顯得尤為重要。故此，文章探討了人武部機(jī)關(guān)檔案高效化管理的必要性，分析人武部機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，并提出自己關(guān)于人武部機(jī)關(guān)檔案管理的建議，旨在進(jìn)一步為相關(guān)單位提供理論指引，發(fā)揮檔案資源在單位中的效用。

關(guān)鍵詞：檔案;軍隊(duì)建設(shè);信息化;對(duì)策

1 人武部機(jī)關(guān)檔案高效化管理的必要性

1）是軍隊(duì)建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。新形勢(shì)下，軍隊(duì)建設(shè)要轉(zhuǎn)型發(fā)展，必須要將檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、全局性以及長期性的工作來抓，切實(shí)發(fā)揮檔案在人武部機(jī)關(guān)中的作用[1]。隨著軍隊(duì)建設(shè)內(nèi)容、目標(biāo)發(fā)生變化，人武部機(jī)關(guān)的檔案管理工作將擔(dān)負(fù)著為黨管檔、為軍守史、為戰(zhàn)服務(wù)的職責(zé)使命，基本任務(wù)是形成、收集和管理檔案，維護(hù)檔案的真實(shí)、完整與安全，開發(fā)和利用檔案資源，為軍隊(duì)建設(shè)、改革和軍事斗爭(zhēng)準(zhǔn)備提供服務(wù)保障。

2）是國防后備力量檔案的一個(gè)重要組成部分。人武部是國防后備力量建設(shè)的一線指揮部，具有應(yīng)急應(yīng)戰(zhàn)的指揮部、地方黨委的軍事部、同級(jí)政府的兵役部、軍民融合的協(xié)調(diào)部等作用，在應(yīng)急救援、民兵訓(xùn)練、國防教育、雙擁共建、兵員征集等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄非常珍貴。因此，加強(qiáng)其檔案管理工作是保證國防后備力量檔案建設(shè)完整性、系統(tǒng)性的必然要求，有利于提高檔案資源服從和服務(wù)于軍地中心工作的效益。

3）是做好機(jī)關(guān)工作的基礎(chǔ)和前提?，F(xiàn)代檔案管理理論肯定檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。從這個(gè)角度來看，只有抓好檔案建設(shè)，推動(dòng)檔案高效化管理，才能更好地服務(wù)于人武機(jī)關(guān)內(nèi)部的人事組織工作、辦公文書工作以及決策工作[2]。人武部現(xiàn)有復(fù)退軍人檔案、民兵檔案、各種上傳下達(dá)的文電檔案以及反映本單位履行職能、建設(shè)發(fā)展和人員基本情況的各種檔案資料，內(nèi)容龐雜，種類繁多，時(shí)間跨度冗長。近年來，隨著國家對(duì)復(fù)轉(zhuǎn)軍人優(yōu)撫政策的不斷加大，維護(hù)軍人軍屬權(quán)益的力度不斷提高，查閱檔案、維權(quán)信訪的事例不斷增多。人武部作為軍地結(jié)合部，機(jī)關(guān)檔案是工作人員發(fā)揮憑證查考、把握政策所必需的信息重要來源之一，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策的科學(xué)依據(jù)。

2 人武部機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀

1）信息化建設(shè)滯后。部分人武部機(jī)關(guān)信息化建設(shè)滯后，數(shù)字化信息技術(shù)沒有與檔案管理工作進(jìn)行深度融合[3]。一是檔案管理系統(tǒng)功能單一，尚未實(shí)現(xiàn)與其他辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以及數(shù)據(jù)共享，不利于歸檔、利用工作。二是云儲(chǔ)存技術(shù)應(yīng)用滯后，仍然是沿用既往的硬盤化管理模式，不利于延長檔案資源“壽命”，容易導(dǎo)致檔案資源丟失。三是云共享技術(shù)應(yīng)用滯后，人武部機(jī)關(guān)與其他業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位缺乏合作，難以進(jìn)一步節(jié)約資源并縮減成本。

2）復(fù)合型以及精干型人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。國防和軍隊(duì)改革后，人武部機(jī)關(guān)人少事多的矛盾比較突出，檔案管理工作面臨著沒人干、人員流動(dòng)性大、業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位等問題。很多單位現(xiàn)任檔案管理人員都是通過以老帶新、自學(xué)成才，沒有經(jīng)過專門業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有的專業(yè)不精湛甚至難以勝任本職工作，造成管理隊(duì)伍建設(shè)水平始終在低層次徘徊。

3）人武部機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)制不完善。部分人武部機(jī)關(guān)缺乏系統(tǒng)化、科學(xué)化以及可行化的檔案管理機(jī)制，尚未結(jié)合機(jī)關(guān)需求出臺(tái)規(guī)章制度。有的單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，存在講起來重要、干起來次要、忙起來不要的思維傾向，不能正確處理檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，管理制度落實(shí)不到位，操作隨意性大的問題比較突出。

4）檔案安全建設(shè)工作有待加強(qiáng)。人武部機(jī)關(guān)檔案安全建設(shè)是確保機(jī)關(guān)檔案完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性的必然要求。當(dāng)前，部分人武部機(jī)關(guān)檔案安全建設(shè)實(shí)效不高，紙質(zhì)檔案管理環(huán)境有待優(yōu)化的同時(shí)，應(yīng)用數(shù)字安全技術(shù)的能力欠缺。一是沒有定期對(duì)紙質(zhì)檔案室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行檢查，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患。同時(shí)，一旦滋生檔案害蟲，也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成損害。二是尚未將數(shù)字加密技術(shù)、云安全技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等新型的數(shù)字化信息技術(shù)融入到電子檔案安全管理當(dāng)中。

3 人武部機(jī)關(guān)檔案管理的有效對(duì)策

1）加強(qiáng)信息化建設(shè)。人武部機(jī)關(guān)要進(jìn)一步依托新型技術(shù)來推動(dòng)信息化建設(shè)工作。一是注重電子檔案建設(shè)，要健全制度統(tǒng)一管理，從電子文件的收集范圍、整理規(guī)范、歸檔要求、日常保管、服務(wù)利用等方面做出規(guī)定，從長久保存和利用考慮，開發(fā)電子文件生命周期的全程管理軟件體系。二是注重信息技術(shù)運(yùn)用，將紙質(zhì)聲音、錄像、圖像等不同載體形式的傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)掃描、采集、壓縮等技術(shù)手段，完成檔案數(shù)字化和信息化整合。三是探索利用云共享技術(shù)，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位以及上下級(jí)單位之間的合作，打造“一站式”檔案管理與服務(wù)平臺(tái)。

2）打造復(fù)合型以及精干型人才隊(duì)伍。為解決人少事多的矛盾，人武部機(jī)關(guān)要多措并舉打造復(fù)合型以及精干性檔案人才隊(duì)伍。一是嚴(yán)把選拔關(guān)。通過全面考量，切實(shí)把政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)扎實(shí)、想干愿干能干的優(yōu)秀人才選拔到檔案管理人員隊(duì)伍中，盡量降低人員更換頻率，保持隊(duì)伍的穩(wěn)定性。二是搞好培訓(xùn)關(guān)。采取送出去與請(qǐng)進(jìn)來的方式，依托院校培訓(xùn)、以崗代訓(xùn)、比武競(jìng)賽、軍地聯(lián)訓(xùn)等形式，組織檔案人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，重點(diǎn)對(duì)檔案管理方法、操作程序等實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行強(qiáng)化，努力培養(yǎng)“一專多能”的新型檔案管理人才。

3）完善人武部機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)制。隨著形勢(shì)任務(wù)變化，原有的制度規(guī)定已經(jīng)不能滿足人武部機(jī)關(guān)檔案管理工作發(fā)展要求。因此，要著眼新體制下檔案管理的新特點(diǎn)新規(guī)律，從提高規(guī)范化、精細(xì)化、創(chuàng)新化入手，做好檔案管理制度法規(guī)的立改廢釋工作，不斷增強(qiáng)針對(duì)性、實(shí)效性和指導(dǎo)性。一是要確保管理流程之間具有銜接性，精簡(jiǎn)檔案管理流程。尤其是要做好檔案資料收集環(huán)節(jié)以及檔案歸檔環(huán)節(jié)的銜接，避免出現(xiàn)資料丟失、損毀的問題。二是要通過規(guī)章制度來明確紙質(zhì)檔案以及電子檔案管理的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、格式以及要求，實(shí)現(xiàn)“雙軌化”管理的目標(biāo)。三是要整合各類資源，理清檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，建立一個(gè)集查閱、考證、決策為一體的綜合性檔案室。

4）加強(qiáng)檔案安全建設(shè)。人武部機(jī)關(guān)要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全建設(shè)，優(yōu)化紙質(zhì)檔案管理環(huán)境，將新型的數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到電子檔案安全管理領(lǐng)域。一是做好檔案室的日常檢查工作，配備保險(xiǎn)櫥、滅火器、溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，確保檔案室的溫度、濕度符合檔案保管要求，避免檔案害蟲的出現(xiàn)。二是探索利用數(shù)字加密技術(shù)、云安全技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。例如，通過數(shù)字水印技術(shù)對(duì)檔案加上水印，避免檔案被非法篡改。

4 結(jié)束語

人武部機(jī)關(guān)檔案作為機(jī)關(guān)工作必不可少的組成部分，是人武部各項(xiàng)工作的信息憑證。因此，必須要立足于人武部機(jī)關(guān)檔案管理工作中的薄弱點(diǎn)來進(jìn)行改革，進(jìn)一步推動(dòng)信息化建設(shè)，抓好人才隊(duì)伍建設(shè)，完善制度建設(shè)，強(qiáng)化安全管理，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理科學(xué)化、一體化以及信息化。

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