提高學(xué)校檔案管理科學(xué)化水平的路徑淺述

蔡映蜺

摘 要：開(kāi)展學(xué)校檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，能夠?yàn)閷W(xué)校辦學(xué)和發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)支持，具有十分重要的意義。當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在分類混亂、管理不科學(xué)、應(yīng)用不充分等問(wèn)題，可以通過(guò)科學(xué)劃分檔案類型、構(gòu)建學(xué)校信息化管理平臺(tái)、收集和完善好電子檔案、加強(qiáng)檔案管理電子設(shè)備保障等提高檔案科學(xué)管理水平。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;科學(xué)化;路徑

1 學(xué)校檔案管理工作的重要意義

學(xué)校作為人才培養(yǎng)的重要組成，學(xué)校的教學(xué)管理活動(dòng)是否科學(xué)、高效直接關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展以及專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)的質(zhì)量。檔案管理工作作為學(xué)校管理和發(fā)展的重要部分，是記錄學(xué)校教學(xué)過(guò)程中相關(guān)活動(dòng)的真實(shí)資料，這些資料不僅體現(xiàn)了學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，而且還是學(xué)校未來(lái)發(fā)展的重要參考依據(jù)。比如，查看財(cái)務(wù)檔案資料，可以明確的掌握學(xué)校實(shí)際的財(cái)務(wù)狀況、固定資產(chǎn)等等。學(xué)生學(xué)籍檔案資料則記錄著院校學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和發(fā)展相關(guān)信息。教師業(yè)務(wù)檔案資料反映了學(xué)校的教學(xué)水平以及教師隊(duì)伍建設(shè)情況等等。因此，可以說(shuō)，檔案管理就是學(xué)校現(xiàn)狀的真實(shí)體現(xiàn)和未來(lái)發(fā)展的重要參考依據(jù)，同時(shí)也是學(xué)生管理工作、教學(xué)管理工作、就業(yè)管理工作等其他工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。在信息時(shí)代背景下，必須要從信息化、科學(xué)化的角度開(kāi)展學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新，高效、高品質(zhì)的開(kāi)展檔案管理工作，為學(xué)校的發(fā)展提供可靠支持。

2 當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）檔案管理分類不清。在實(shí)際工作中，很多學(xué)校在檔案管理方面存在類型分類不清的問(wèn)題，不利于學(xué)校開(kāi)展統(tǒng)一的分類管理。有的學(xué)校在檔案管理工作方面缺乏科學(xué)的理念和系統(tǒng)管理的意識(shí)，在處理不同類型檔案的時(shí)候，往往采用傳統(tǒng)的混合放置管理方式，缺乏科學(xué)的分門(mén)別類，這些都不利于檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展，檔案管理的功能和意義也沒(méi)有得到有效體現(xiàn)。另外，有一些學(xué)校在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，很多教學(xué)方案、影像資料沒(méi)有放置到檔案當(dāng)中，這不僅造成了檔案資料的缺失，也影響了檔案管理的系統(tǒng)性，因此必須要加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)，確保學(xué)校檔案管理工作的科

學(xué)性。

2）檔案管理的方法不夠科學(xué)。學(xué)校檔案管理整體管理體制缺少系統(tǒng)性、科學(xué)化的管理方案，這是很多學(xué)校檔案管理工作亟需改進(jìn)的地方。一方面，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知不夠，檔案管理工作開(kāi)展的硬件條件比較差。另一方面，檔案管理工作人員的素質(zhì)能力不夠，在檔案管理工作方面沒(méi)有進(jìn)行積極的方法和方式創(chuàng)新，學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展的品質(zhì)不高。

3）檔案資料應(yīng)用不夠充分。檔案管理的目的是為了教學(xué)、教師和學(xué)生以及學(xué)校管理者相關(guān)活動(dòng)開(kāi)展提供資料和數(shù)據(jù)參考。但是由于學(xué)校檔案管理方法落后，很多檔案資料的查閱存在困難，檔案資料的應(yīng)用不夠充分，檔案管理工作的根本意義沒(méi)有得到充分體現(xiàn)。因此，要想提高學(xué)校檔案資料的應(yīng)用效果，必須要從管理理念、管理方法和管理手段等方面進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，提高學(xué)校檔案資料的利用率。

3 當(dāng)前學(xué)校檔案管理科學(xué)化建設(shè)的對(duì)策和建議

1）科學(xué)劃分檔案類型。不少學(xué)校在檔案管理方面存在著類別混亂、管理混亂的問(wèn)題，因此在信息化管理背景下，要想保證學(xué)校檔案信息管理的科學(xué)性，就必須要根據(jù)電子檔案的屬性，對(duì)檔案進(jìn)行合理的歸類。具體的說(shuō)，管理人員應(yīng)當(dāng)借助于互聯(lián)網(wǎng)信息管理平臺(tái)，根據(jù)電子檔案的屬性，將不同電子檔案屬性歸納到不同的平臺(tái)類別目錄下，為學(xué)校的教師、學(xué)生快速瀏覽、查閱電子檔案提供相應(yīng)的檔案目錄索引?？茖W(xué)的檔案分類不僅能夠提高檔案應(yīng)用的效率，而且還能夠提高檔案管理工作開(kāi)展的效率，對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有十分重要的意義。需要注意的是，在檔案分類的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的檔案?jìng)浞莨ぷ鳎ㄟ^(guò)移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)以及紙質(zhì)資料等方式對(duì)檔案資料內(nèi)容進(jìn)行備份，保證檔案資料和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性、長(zhǎng)期性和科學(xué)性。

2）應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建學(xué)校信息化檔案管理平臺(tái)。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)發(fā)展中都得到了廣泛而積極的應(yīng)用。學(xué)校檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)積極借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，搭建檔案管理信息化平臺(tái)，提高學(xué)校檔案管理的品質(zhì)。在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建檔案管理平臺(tái)工作方面要特別做好以下幾個(gè)方面的工作。首先，檔案管理工作人員要對(duì)學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀進(jìn)行全面的梳理，包括檔案管理工作的對(duì)象、內(nèi)容以及存在的問(wèn)題、檔案的分類等內(nèi)容，為檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)做好基礎(chǔ)性的調(diào)查工作。其次，學(xué)校的管理者要認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)對(duì)學(xué)校管理和學(xué)校發(fā)展的意義，在人力、物力和財(cái)力方面給予相應(yīng)的支持。再次，要邀請(qǐng)專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)人員針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)以及檔案管理工作改進(jìn)的需求等開(kāi)展檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，保證檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)的科學(xué)性。另外，檔案管理人員要做好平臺(tái)數(shù)據(jù)資料的整理工作。比如，檔案的類別、檔案的數(shù)量等等，為信息化平臺(tái)內(nèi)容建設(shè)提供可靠、豐富的資料支持。最后，檔案管理信息化平臺(tái)要與校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相應(yīng)的鏈接，為學(xué)校廣大師生的檔案資料利用、查閱等提供信息化的服務(wù)平臺(tái)。這里還要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，一定要保證檔案管理信息化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全，檔案管理工作具有一定的保密性，相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全工作一定要開(kāi)展到位，這樣才能夠真正體現(xiàn)檔案管理信息化工作平臺(tái)的意義。

3）做好學(xué)校電子檔案的收集和完善工作。一方面，要積極構(gòu)建學(xué)校檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，按照檔案資料的內(nèi)容、類別等對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資料進(jìn)行豐富，除了將紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的電子化轉(zhuǎn)化之外，還要全面的收集和整理相應(yīng)的影像、圖片等資料，豐富電子檔案的類型和內(nèi)容。同時(shí)還要將紙質(zhì)版檔案與電子檔案進(jìn)行相互對(duì)接，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案中存在的不完善的地方，對(duì)電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充和完善，確保電子檔案管理的全面性。另一方面，電子檔案管理要與信息化管理平臺(tái)相適應(yīng)，以便提高電子檔案的查閱和利用。當(dāng)然，電子檔案的收集和整理對(duì)檔案管理人員的能力、素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在工作量大、工作內(nèi)容復(fù)雜的情況下，學(xué)校檔案管理工作人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致地開(kāi)展檔案管理工作。

4）加強(qiáng)檔案管理電子設(shè)備保障。首先，就是最常用和最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，這是電子檔案建設(shè)、檔案管理平臺(tái)應(yīng)用的重要設(shè)備支持。其次，是打印機(jī)，這主要是為檔案資料的應(yīng)用提供打印服務(wù)，通過(guò)打印機(jī)能夠?qū)㈦娮訖n案轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案，既能夠降低檔案丟失的概率，也能夠滿足檔案利用者的需求。還有一種常用的電子設(shè)備是掃描儀，通過(guò)掃描儀能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，保證檔案信息的真實(shí)、完整。除了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀之外，移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等也是常用的電子設(shè)備，學(xué)校要為檔案管理工作配備、配齊相應(yīng)的設(shè)備，為檔案管理信息化開(kāi)展提供可靠的設(shè)備條件支持。

5）科學(xué)開(kāi)展檔案管理的規(guī)劃和歸類工作。上文分析中提到，很多學(xué)校在檔案管理方面存在著類別混亂、管理混亂的問(wèn)題，因此在信息化管理背景下，要想保證學(xué)校檔案信息管理的科學(xué)性，就必須要根據(jù)電子檔案的屬性，對(duì)檔案進(jìn)行合理的歸類。具體的說(shuō)，管理人員應(yīng)當(dāng)借助于互聯(lián)網(wǎng)信息管理平臺(tái)，根據(jù)電子檔案的屬性，將不同電子檔案屬性歸納到不同的平臺(tái)類別目錄下，為學(xué)校的教師、學(xué)生快速瀏覽、查閱電子檔案提供相應(yīng)的檔案目錄索引?？茖W(xué)的檔案分類不僅能夠提高檔案應(yīng)用的效率，而且還能夠提高檔案管理工作開(kāi)展的效率，對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有十分重要的意義。需要注意的是，在檔案分類的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的檔案?jìng)浞莨ぷ?，通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)以及紙質(zhì)資料等方式對(duì)檔案資料內(nèi)容進(jìn)行備份，保證檔案資料和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性、長(zhǎng)期性和科學(xué)性。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理作為學(xué)校管理和發(fā)展的重要組成部分，對(duì)學(xué)校的教學(xué)、發(fā)展都具有十分重要的意義。在信息時(shí)代背景下，要認(rèn)真分析當(dāng)前學(xué)校在檔案管理方面存在的問(wèn)題，基于信息化和科學(xué)化角度，借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善電子檔案，做好檔案信息歸類，同時(shí)完善檔案管理信息化建設(shè)的硬件條件，提升學(xué)校檔案管理工作的效率和品質(zhì)，適應(yīng)和促進(jìn)學(xué)校在信息時(shí)代更加科學(xué)、高效的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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