“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下解決高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”的創(chuàng)新研究

(成都體育學(xué)院 四川 成都 610041)

一、高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”現(xiàn)狀及存在的主要問題

(一)編制預(yù)算“難”，不夠客觀，預(yù)算與支出具有差異性。

各個(gè)院系、行政政部門經(jīng)辦人在編制預(yù)算時(shí)，對(duì)于某些項(xiàng)目、會(huì)議無法測(cè)算出精確的資金額度，但是會(huì)往高的資金需求申報(bào)，其目的是為了項(xiàng)目及時(shí)完成占據(jù)更多的資源。所以，在預(yù)算編制過程中，預(yù)算編制時(shí)基本上沒有考慮項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施時(shí)的需求，且大多數(shù)負(fù)責(zé)人不具有財(cái)務(wù)知識(shí)，編制的預(yù)算操作性不強(qiáng)。造成預(yù)算和實(shí)際支出差異，最后按照繁瑣的流程調(diào)整預(yù)算指標(biāo)，才能使實(shí)際支出與預(yù)算相符。

(二)外來經(jīng)費(fèi)多，且來源渠道多元化，收入管理和核算崗負(fù)擔(dān)重。

近年來，各個(gè)高校都在擴(kuò)招，再加上辦學(xué)水平不斷提高，對(duì)外爭(zhēng)取的資金越來越多，外來經(jīng)費(fèi)多，是因?yàn)楦鞣N機(jī)構(gòu)、單位和政府對(duì)高校的贊助和投入，并且使得高校的教育經(jīng)費(fèi)越來越多，比重越來越大呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。各部門報(bào)銷經(jīng)辦人對(duì)外來經(jīng)費(fèi)的劃撥缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，可能不是自己的項(xiàng)目，對(duì)該經(jīng)費(fèi)的預(yù)算數(shù)不清楚，對(duì)報(bào)銷流程不熟悉，財(cái)務(wù)部門必須要完成這些外來經(jīng)費(fèi)的管理和收付，增加了工作時(shí)間和壓力，使得財(cái)務(wù)收入管理崗和前臺(tái)審核工作任務(wù)重，加重了財(cái)務(wù)核算的負(fù)擔(dān)[1]。

(三)缺乏相應(yīng)的財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)制度不熟悉，報(bào)賬流程模糊。

會(huì)計(jì)人員和票據(jù)報(bào)銷人員掌握的信息不對(duì)稱，存在較大的溝通成本。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算報(bào)銷模式下，票據(jù)經(jīng)辦人大多數(shù)為專職的教師或者管理人員，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)的專業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)相應(yīng)的財(cái)務(wù)制度不熟練，導(dǎo)致報(bào)銷人員很難獲得與會(huì)計(jì)人員對(duì)稱的財(cái)務(wù)信息，如對(duì)自身的項(xiàng)目余額、不了解借款數(shù)目等。這些因素都直接造成有可能需要重新填寫和準(zhǔn)備報(bào)銷資料，有時(shí)候會(huì)造成財(cái)務(wù)報(bào)銷人多次往返于財(cái)務(wù)處，浪費(fèi)了一定的時(shí)間，加大了會(huì)計(jì)人員和報(bào)銷人之間的溝通成本，容易造成會(huì)計(jì)人員和財(cái)務(wù)報(bào)銷人之間的矛盾。

(四)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)?？顚Ｓ茫髟合蹬渲玫呢?cái)務(wù)秘書工作積極性不高，容易造成財(cái)務(wù)報(bào)銷不及時(shí)。

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家不斷加大對(duì)高校教育經(jīng)費(fèi)的投入，高校經(jīng)費(fèi)逐年增長(zhǎng)，導(dǎo)致使用資金的來源和支出都呈現(xiàn)多元化、復(fù)雜化的趨勢(shì)[2]。各院系為了與財(cái)務(wù)報(bào)銷工作好對(duì)接，配置了相應(yīng)的財(cái)務(wù)秘書，但是財(cái)務(wù)報(bào)銷這個(gè)工作作為財(cái)務(wù)秘書的眾多工作任務(wù)之一，且主要重心不在報(bào)賬上，而且針對(duì)這種財(cái)務(wù)秘書不是專業(yè)的，對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)相對(duì)比較薄弱，并且各部門并沒有因?yàn)樽约涸合档睦蠋煶蔀樨?cái)務(wù)秘書而有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于每個(gè)部門設(shè)置的財(cái)務(wù)秘書在增加了額外的工作后而并沒有享有相應(yīng)的報(bào)酬，所以對(duì)于財(cái)務(wù)秘書來說，工作積極性不高。

(五)財(cái)務(wù)報(bào)銷審簽難

一張?jiān)紗螕?jù)可能需要多個(gè)部門、多個(gè)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人要保證票據(jù)的真實(shí)性，各院系負(fù)責(zé)人或行政部門領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)費(fèi)的使用，大額經(jīng)費(fèi)的支出需要按權(quán)限劃分，按照劃分權(quán)限報(bào)部門主管校領(lǐng)導(dǎo)、分管財(cái)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)或校長(zhǎng)審批[3]。而這些擁有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)人一般有很多種身份，比如身兼行政、教學(xué)等職位，工作很忙，時(shí)常為了公務(wù)出差，給報(bào)賬工作帶來諸多不確定因素。對(duì)于各類經(jīng)費(fèi)的簽批權(quán)限不同，涉及多個(gè)職能部門或者校領(lǐng)導(dǎo)，使得報(bào)銷人員走完簽字流程花費(fèi)更多的時(shí)間，對(duì)于復(fù)雜的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人通常需要流轉(zhuǎn)于多個(gè)部門找多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字，不同部門、不同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)還可能因?yàn)樾畔贤óa(chǎn)生爭(zhēng)議和矛盾，使得這一流程更加拖沓冗長(zhǎng)。花費(fèi)更多的時(shí)間成本，并且容易產(chǎn)生急躁的情緒。

(六)財(cái)務(wù)報(bào)銷排隊(duì)時(shí)間長(zhǎng)，業(yè)務(wù)辦理效率低，滿意度低

傳統(tǒng)窗口報(bào)銷模式首先須手工填寫報(bào)銷單，整理好票據(jù)，等簽批手續(xù)完成后，再到財(cái)務(wù)大廳排隊(duì)等候報(bào)賬。這種報(bào)賬方式耗費(fèi)了師生大量的時(shí)間和精力，致使他們產(chǎn)生不滿情緒。報(bào)銷經(jīng)辦人的不滿情緒也直接影響前臺(tái)人員的服務(wù)效率和質(zhì)量。當(dāng)在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，時(shí)間花費(fèi)較多。例如財(cái)務(wù)人員要從多方面審核票據(jù)，比如從形式要件和實(shí)質(zhì)內(nèi)容兩方面對(duì)票據(jù)進(jìn)行全面審核，為了避免票據(jù)丟失，報(bào)銷人員和已由領(lǐng)導(dǎo)簽字后的報(bào)銷單不能分離，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)審核等待時(shí)間較長(zhǎng)的現(xiàn)狀。并且高校作息時(shí)間的特殊性使經(jīng)費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)存在周期性。開學(xué)初報(bào)銷業(yè)務(wù)較少，這是因?yàn)榻虒W(xué)計(jì)劃的安排，但是寒暑假之前、召開了會(huì)議或者組織了活動(dòng)亦或者年底國(guó)庫集中關(guān)閉前這種情況會(huì)形成報(bào)銷高峰期，報(bào)銷業(yè)務(wù)量急劇增長(zhǎng)，導(dǎo)致報(bào)銷大廳排長(zhǎng)隊(duì)等候的持續(xù)現(xiàn)象，并且在這種集中報(bào)賬，容易出現(xiàn)爆倉的現(xiàn)象，導(dǎo)致每個(gè)財(cái)務(wù)人員均處于超負(fù)荷工作狀態(tài)。另外，由于報(bào)賬人員票據(jù)粘貼不規(guī)范，對(duì)審批流程不熟悉，可能需要反復(fù)溝通、解釋和修改，增加報(bào)銷時(shí)間，進(jìn)一步降低了報(bào)銷效率，財(cái)務(wù)報(bào)銷人員排隊(duì)現(xiàn)場(chǎng)等候時(shí)間長(zhǎng)，心情焦急，對(duì)會(huì)計(jì)人員的滿意度低。

(七)財(cái)務(wù)宣傳渠道單一，獲取有效消息慢

由于財(cái)務(wù)的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，必須時(shí)刻關(guān)注國(guó)家政策，在針對(duì)高校六項(xiàng)等教育經(jīng)費(fèi)的管理中，必須時(shí)刻緊跟政策的步伐，出臺(tái)最新的符合規(guī)定的制度文件。這些制度文件涉及的專業(yè)性知識(shí)過多。由于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)宣傳形式較為單一，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人人員和相應(yīng)老師對(duì)于財(cái)務(wù)的知識(shí)的了解除了相應(yīng)的制度外，更多的來源于師生間的口口相傳，及時(shí)性差，準(zhǔn)確率低。由于信息不對(duì)稱，報(bào)銷人員對(duì)經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范性和財(cái)務(wù)報(bào)銷流程不熟悉，獲取有效消息慢，導(dǎo)致頻繁出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用超出許可范圍或預(yù)算額度的現(xiàn)象，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人往往沒有及時(shí)地查閱到有效消息而導(dǎo)致的財(cái)務(wù)問題，增加了前臺(tái)財(cái)務(wù)人員審核和整理票據(jù)的工作量，影響了工作效率。

二、對(duì)解決高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”的思考：“線上”高校財(cái)務(wù)服務(wù)模式

(一)網(wǎng)上簽批系統(tǒng)，解決財(cái)務(wù)報(bào)銷審批難

引入網(wǎng)上電子簽批系統(tǒng)即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，如目前的OA系統(tǒng)，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人在做部門預(yù)算的時(shí)候，或者經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在OA系統(tǒng)里填好需要的劃撥的經(jīng)費(fèi)分配，待申請(qǐng)后可由網(wǎng)上自動(dòng)投遞，對(duì)于校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等經(jīng)費(fèi)簽批人，可不受地點(diǎn)、時(shí)間的限制進(jìn)行簽批，必要時(shí)還可通過手機(jī)進(jìn)行簽批[4]；利用網(wǎng)上的簽批系統(tǒng)，只需要財(cái)務(wù)經(jīng)辦人在自己的辦公室里并且在財(cái)務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)上填上此次需要報(bào)銷的原始材料，并且利用高拍儀將相應(yīng)的原始單據(jù)掃描到系統(tǒng)里，按照這個(gè)步驟，時(shí)刻關(guān)注著網(wǎng)上流程，等簽批手續(xù)流程走完后，需將持簽批手續(xù)打印件和紙質(zhì)的報(bào)銷單據(jù)投遞到財(cái)務(wù)處的投遞柜里。不用著急等著各部門負(fù)責(zé)人一個(gè)一個(gè)的紙質(zhì)簽字，都可以在網(wǎng)上自動(dòng)化完成審批手續(xù)，減少了財(cái)務(wù)經(jīng)辦人拿著紙質(zhì)報(bào)銷單輾轉(zhuǎn)于多個(gè)部門之間，減少財(cái)務(wù)審批難。

(二)投遞式報(bào)銷-網(wǎng)上報(bào)銷，優(yōu)化報(bào)賬模式，提高報(bào)銷效率

投遞式報(bào)銷-網(wǎng)上報(bào)銷是指報(bào)銷人網(wǎng)上提出報(bào)銷申請(qǐng)。每一位師生員工都可以通過自己的工號(hào)密碼進(jìn)入財(cái)務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)，填寫報(bào)銷信息，包括項(xiàng)目、業(yè)務(wù)事項(xiàng)、報(bào)銷金額、刷卡信息等，并在附件中上傳原始憑證掃描件，然后提交報(bào)銷申請(qǐng)[5]。由系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目及業(yè)務(wù)信息自動(dòng)配對(duì)審批人并將信息依次傳遞給相關(guān)人員，審批人根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行簽批，簽批手續(xù)完成后，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)審，不合要求的退回修改或撤銷申請(qǐng)，待預(yù)審核完成后，報(bào)銷人將報(bào)銷單據(jù)放在投遞專用袋，由自己或者他人投遞到財(cái)務(wù)投遞箱里，財(cái)務(wù)人員在特定時(shí)間內(nèi)按簽批手續(xù)完成后的順序，進(jìn)而按照袋內(nèi)票據(jù)審核、修改、復(fù)核及網(wǎng)銀付款的報(bào)銷過程[5]。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，減少了報(bào)銷經(jīng)辦人排隊(duì)長(zhǎng)的缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬網(wǎng)絡(luò)化，以提高財(cái)務(wù)報(bào)賬的效率。

三、對(duì)解決高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”的思考：“線下”高校財(cái)務(wù)服務(wù)模式

(一)財(cái)務(wù)部門配置財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員與各院系深入對(duì)接，服務(wù)多元化

首先是預(yù)算編制，對(duì)于院系的老師來說，主要工作在于教學(xué)，財(cái)務(wù)專業(yè)性不夠，且財(cái)務(wù)人員平時(shí)忙于報(bào)賬，和各院系的交流較少，財(cái)務(wù)部門配置財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員深入對(duì)接院系等各部門的財(cái)務(wù)工作，對(duì)各院系非專業(yè)的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)算指導(dǎo)，對(duì)不清楚不理解的進(jìn)行耐心輔導(dǎo)。使各院系完成每年的一件財(cái)務(wù)大事。對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)銷問題，由于新政策變化大，財(cái)務(wù)要根據(jù)新的形勢(shì)、政策更新新的制度，財(cái)務(wù)部門配置財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員多形式的各院系的財(cái)務(wù)問題進(jìn)行解答，并且指定的相應(yīng)的財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員靈活地去各院系進(jìn)行上門現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作，當(dāng)好意見的傾聽者和問題的幫助者，定期進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，堅(jiān)持多方面回應(yīng)，更加多元化的解決各院系的財(cái)務(wù)問題。

(二)全面開展財(cái)務(wù)服務(wù)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，提升報(bào)銷滿意度

1.普及財(cái)務(wù)知識(shí)，加大財(cái)務(wù)知識(shí)宣傳力度。

通過專題培訓(xùn)、微信推文、官網(wǎng)公示等多種形式的財(cái)務(wù)宣傳方式，運(yùn)用通俗易懂的方式向廣大師生進(jìn)行宣傳展示，把握宣傳時(shí)點(diǎn)，根據(jù)不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的辦理需求，開展實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)宣傳，對(duì)于新的制度方面難懂的，定期或者不定期的主動(dòng)聯(lián)絡(luò)各院系和行政部門，在針對(duì)新的財(cái)務(wù)知識(shí)、更新后的制度、文件精神傳遞、報(bào)銷中遇到的問題等方面進(jìn)行收集信息和意見。或者印制一些通俗易懂的小冊(cè)子和通過OA辦公系統(tǒng)普及經(jīng)費(fèi)使用、報(bào)銷等財(cái)務(wù)知識(shí)，運(yùn)用QQ或者微信等便捷的方式進(jìn)行回答各院系和行政部門遇到的難題，讓教職工輕松地了解怎么解決這個(gè)難，從經(jīng)費(fèi)使用源頭避免經(jīng)費(fèi)的違規(guī)使用，真正達(dá)到服務(wù)多元化，使服務(wù)育人穩(wěn)固心中，提升財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作效率。

2.增加業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，樹立“服務(wù)+”理念，全方位育人

財(cái)務(wù)部門應(yīng)該定期或者不定期地組織財(cái)務(wù)人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，及時(shí)對(duì)新的政策法規(guī)和制度進(jìn)行學(xué)習(xí)，使之有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，并且相互交流報(bào)銷中存在的問題和解決方法。打造高效的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，各院系如果有需要，想要加深對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，可通過每個(gè)院系設(shè)立學(xué)生財(cái)務(wù)助理，對(duì)于學(xué)生財(cái)務(wù)助理可學(xué)習(xí)一些基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)，可有院系負(fù)責(zé)教學(xué)，也可以組織到財(cái)務(wù)處學(xué)習(xí)相應(yīng)的知識(shí)，形成大學(xué)生財(cái)務(wù)實(shí)習(xí)實(shí)踐基地，財(cái)務(wù)部門可以傳授相應(yīng)的財(cái)務(wù)知識(shí)，使學(xué)生財(cái)務(wù)助理能成為老師的小助手，財(cái)務(wù)知識(shí)的增長(zhǎng)，另一方面也能使財(cái)務(wù)經(jīng)辦人減輕一些負(fù)擔(dān)，使之能達(dá)到服務(wù)育人、管理育人的效果。在對(duì)于會(huì)計(jì)人員來說，除了必備相當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，并且還要熟練的使用計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)的便利，能更快地進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，以及在一定的基礎(chǔ)上能較好地進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)警。因此，必須要重視會(huì)計(jì)人員的信息化能力的培養(yǎng)。會(huì)計(jì)人員在除了日常會(huì)計(jì)工作外，還需要主動(dòng)了解國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)、稅收、財(cái)務(wù)管理、法律等方面的知識(shí)，提高相應(yīng)的財(cái)務(wù)綜合能力，由單一的只負(fù)責(zé)做財(cái)務(wù)工作或者報(bào)賬工作轉(zhuǎn)變成關(guān)心學(xué)校發(fā)展、主動(dòng)參與高校財(cái)務(wù)管理的服務(wù)者、管理者。

四、總結(jié)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，針對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷難的問題，打造“線上”+“線下”的多元化服務(wù)模式，樹立“服務(wù)+”理念，全過程、全方位地為全校師生著想和服務(wù)，提高服務(wù)的滿意度，使服務(wù)育i人、管理育人達(dá)到一定的效果。