交通運輸業(yè)的檔案管理工作摭談

趙磊磊

摘要：檔案管理工作看似是非常簡單的基礎(chǔ)工作，卻是企業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)，其主要職責(zé)是收集、保存數(shù)據(jù)，以及在必要時及時提供數(shù)據(jù)，保證企業(yè)的真實性，維護企業(yè)的利益。由此可見，提高檔案管理水平是每個企業(yè)發(fā)展的重中之重。本文分析了有效提高交通運輸業(yè)檔案管理工作的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：交通運輸業(yè)? ?檔案管理工作? ?策略

交通運輸業(yè)是非常重要的一個行業(yè)，其自身的檔案管理工作也十分重要，它不僅反映了運輸業(yè)的經(jīng)濟能力，還是企業(yè)運行的依據(jù)。但是在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作總是不受重視，造成了管理水平較差，檔案管理工作人員素質(zhì)不高，玩忽職守，檔案管理工作名存實亡的現(xiàn)狀。

一、完善檔案管理的責(zé)任體系

交通運輸業(yè)檔案管理工作并不是簡單的文字整理，有些企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，只要不丟、不漏檔案就可以了，一般識字的人都可以勝任檔案管理工作。如果企業(yè)抱著這樣態(tài)度招聘檔案管理員工，那么檔案管理員工的質(zhì)量肯定不高，在實際工作過程中更容易出現(xiàn)玩忽職守的情況。要想加強交通運輸業(yè)的檔案管理，企業(yè)就要重視這個職位，制定明確的檔案管理章程，具體可以從兩方面進行。

第一，完善配給人員和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。企業(yè)要建立企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，配齊相關(guān)檔案管理人員，確定檔案管理負(fù)責(zé)人和網(wǎng)絡(luò)人員，做到有人領(lǐng)導(dǎo)，有規(guī)矩可循。

第二，建立明確的責(zé)任體系。企業(yè)要想得以發(fā)展，責(zé)任體系必不可少。傳統(tǒng)的檔案管理工作總是浮于表面，不接受任何年度計劃，檔案管理員工也毫無工作積極性。針對這一現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)人可以將檔案管理工作納入平時工作的規(guī)劃和年度計劃，明確每個季度的工作目標(biāo)，實行獎懲制度，提高檔案管理員工的工作積極性，確保設(shè)置責(zé)任體系具體落實到個人。另外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以不定時地抽取檔案管理工作人員的工作情況，并進行查看或聽取口頭匯報，對查出的問題及時整改，以保證交通運輸業(yè)檔案管理工作的順利運行。

二、通過不斷宣傳，提高對檔案管理的重視

為了給員工普及檔案管理工作的重要性，提高全員對檔案管理的保護意識，企業(yè)可以通過三個方面進行強化。首先，企業(yè)可以大力宣傳檔案管理工作對交通運輸業(yè)的重要作用，通過展示企業(yè)優(yōu)秀成果的示例，或者宣傳其他企業(yè)的優(yōu)秀成果，或是通過寫論文的形式，強化全體員工對檔案管理工作的重視，起到規(guī)范檔案管理工作，維護企業(yè)最終利益的目的;其次，為了保證檔案基礎(chǔ)知識的完整性和準(zhǔn)確性，交通運輸業(yè)可以通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、資料宣傳、定期測試的方式，提高檔案管理工作人員的工作能力和管理意識;最后，為了保證公司檔案不出現(xiàn)外泄，檔案管理工作人員還要進行相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，在辦公室內(nèi)懸掛標(biāo)語，時刻警醒檔案管理員工，提高檔案管理員工的檔案管理責(zé)任意識和法律意識。

三、加強交通運輸業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

當(dāng)代社會中，很多企業(yè)都引入了先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，交通運輸業(yè)也必須提高信息化建設(shè)。首先，企業(yè)需要建立檔案信息網(wǎng)站，網(wǎng)站要包含搜索功能、實時歸檔、直接訪問等功能，內(nèi)部員工可以通過自身編號和密碼找到公司的相關(guān)文件;其次，企業(yè)要對設(shè)定好的電子文檔進行及時管理，這對工作人員提出了更高的要求，他們要確保電子文本和紙質(zhì)文本信息一致，具有真實性和完整性;最后，在檔案建設(shè)過程中，檔案管理人員一定要保證信息的規(guī)范性，根據(jù)國家規(guī)定的信息化管理，按照企業(yè)實際情況進行不斷完善，從而制定符合企業(yè)發(fā)展的信息化管理體系。

四、對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高整體素質(zhì)

很多交通運輸行業(yè)都缺乏專業(yè)的檔案管理人員，有些企業(yè)甚至為了節(jié)約經(jīng)費，在網(wǎng)上尋找非專業(yè)人士兼職，這些人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓(xùn)，往往依照主觀推斷，并沒有專業(yè)的管理檔案能力，最終導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量較差。為了改變這種情況交通運輸業(yè)必須重視管理檔案的職位，堅決招聘具有扎實專業(yè)素養(yǎng)的人員，保證知識的專業(yè)性，這樣才能更好地收集、管理、維護檔案。另外，檔案管理工作人員要提高自我修養(yǎng)，定期參加檔案管理培訓(xùn)，必須做到實事求是，根據(jù)實際情況記錄檔案，保證檔案的真實性。

五、結(jié)語

總而言之，交通運輸業(yè)在檔案管理中雖然存在一些問題，但是只要加以重視，建立完善的檔案管理責(zé)任體系，檔案管理工作一定會越來越好，走出一條屬于自己的路，為交通運輸業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻：

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[2]程坤.交通運輸檔案管理存在問題及對策研究[J].商，2016，（7）.

（作者單位：德州市交通運輸局）