基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的銀行費用報銷探析

于延敏

摘要：費用報銷是財務基礎性工作，是費用管理和控制的重要組成部分。做好費用報銷，不僅能有效地提升財務部門的工作管理水平，而且通過完善報銷制度、改進報銷流程，可以達到加強內(nèi)部控制、降低費用支出，提高企業(yè)整體經(jīng)濟效益的目的。銀行改革的深化與國際金融競爭的日益激烈，銀行要在競爭中取得優(yōu)勢，必須優(yōu)化資源配置，因銀行資金成本相對固定，費用金額普遍較大，按照工農(nóng)中建四大行披露的年報，其業(yè)務及管理費每年均在千億以上，做好費用控制尤其重要。同時，銀行也因其資金及人員、技術優(yōu)勢，具備更有利的條件使用“互聯(lián)網(wǎng)+”時代出現(xiàn)的新技術新方式，利用內(nèi)部審批與費用支出集中的方式改變了傳統(tǒng)費用支出的方式，提升工作效率。文章對銀行傳統(tǒng)費用報銷方式中存在的問題進行了分析，探討在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下采用客戶端方式完成費用審批、控制及報銷，打通預算流、審批流、資金流、信息流，形成一站式的全流程閉環(huán)費用管理模式，擴大信息化范圍，提升內(nèi)部管理，改進費用控制方式，實現(xiàn)財務會計由核算會計向管理會計的邁進，以提高工作效率，提升管理水平。

關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;銀行費用;費用報銷;內(nèi)部控制

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下銀行費用報銷的相關理論

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念

“互聯(lián)網(wǎng)+”是創(chuàng)新2.0下互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新業(yè)態(tài)，是知識社會創(chuàng)新2.0推動下的互聯(lián)網(wǎng)形態(tài)演進及其催生的經(jīng)濟社會發(fā)展新形態(tài)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”促進經(jīng)濟形態(tài)不斷地發(fā)生演變，從而激發(fā)經(jīng)濟實體新的生命力，為改革、創(chuàng)新、發(fā)展提供廣闊的網(wǎng)絡平臺。通俗的說，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個傳統(tǒng)行業(yè)”，但這并不是簡單的兩者相加，而是利用信息通信技術以及互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)進行深度融合，創(chuàng)造新的發(fā)展生態(tài)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”代表一種新的社會形態(tài)，即充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在社會資源配置中的優(yōu)化和集成作用，將互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果深度融合于經(jīng)濟、社會各個領域之中，提升全社會的創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，形成更廣泛的以互聯(lián)網(wǎng)為基礎設施和實現(xiàn)工具的經(jīng)濟發(fā)展新形態(tài)。

（二）銀行費用報銷的概念

銀行的費用報銷指其在業(yè)務經(jīng)營與管理工作中發(fā)生的各項支出的報銷。隨著銀行業(yè)務的發(fā)展，員工規(guī)模的擴大，費用總量增多，金額較大，按照工農(nóng)中建四大行披露的年報，其業(yè)務及管理費每年均在千億以上，去除人員費用支出外也在百億以上。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下改進銀行費用報銷的必要性

銀行改革的深化與國際金融競爭的日益激烈，銀行要在競爭中取得優(yōu)勢，必須優(yōu)化費用資源配置，提高費用使用效率。精細化管理要求增加，費用管理工作量不斷增加，通過當前突飛猛進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術打通預算流、審批流、資金流、信息流，對傳統(tǒng)報銷方式進行改進，形成一站式的全流程閉環(huán)費用管理，將有力地推動銀行管理模式和管理方法的提升。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的費用報銷，不僅能有效地提升財務管理水平，而且可以通過完善報銷制度、梳理報銷流程，加強內(nèi)部控制、降低銀行管理費用，提高銀行經(jīng)濟效益的目的。

二、銀行費用報銷中存在的主要問題

由于之前技術所限，傳統(tǒng)的銀行費用報銷以手工填制紙質(zhì)材料、線下流轉(zhuǎn)審批和審核記賬，之后將報銷信息發(fā)送至信息使用方，有以下問題。

（一）費用報銷方式落后，銀行工作效率無法保證

1. 線下審批和審核，工作時間被動

在銀行費用報銷過程中， 報銷人員將紙質(zhì)材料交由部門領導簽字審批后，到費用報銷部門排隊，等候財務人員對報銷票據(jù)進行審核處理。對于報銷人員而言，簽字審批及排隊等候時間不確定，遇到個別情況下主管領導出差或參加會議時間較長，無法報銷，墊款時間較長，單據(jù)保存壓力較大，如不慎丟失則需承擔經(jīng)濟損失;不在同一地點辦公的報銷人員還需要兩地奔波，工作時間被浪費。對于財務人員而言，則要在報銷人員等待的期間內(nèi)完成審核，工作時間被動，壓力較大，容易出現(xiàn)急躁情緒和失誤。

2. 資金支付程序繁瑣，容易出錯

報銷資金由出納先通過網(wǎng)上銀行錄入付款信息或打印支票和填制匯款單后再由審核人員在網(wǎng)上銀行審核付款或在支票及匯款單上蓋章，賬戶核對工作量大，且付款信息易出錯導致不能及時付款。

3. 財務軟件的功能過于基本化，處理效率低下

財務人員需逐個手工錄入摘要、會計科目、部門及金額等信息，逐筆進行賬務處理，然后由審核人員審核通過，程序復雜，效率低。會計核算與預算、支付、資產(chǎn)相互獨立，無法關聯(lián)，傳輸過程需通過人工手動處理，實時性較差，大量審核工作重復。這大大降低了銀行工作效率，造成了極大的資源浪費。

（二）信息缺乏時效性、聯(lián)動性及統(tǒng)一性，銀行會計控制和管理有待提升

1. 預算控制時效性差，工作量大

預算執(zhí)行情況由費用報銷部門定期發(fā)送各部門。一方面，報銷人員無法通過系統(tǒng)查詢預算使用情況，只能通過與財務人員定期或不定期了解，可能出現(xiàn)超預算支出的情況，另一方面，財務人員在報銷中需要逐筆審查費用為預算內(nèi)支出，可能出現(xiàn)先付款再與預算核對的情況，預算得不到很好的控制，不僅增加了工作量，而且容易出現(xiàn)工作失誤。

2. 系統(tǒng)孤立，數(shù)據(jù)缺乏共享

預算和立項請示在辦公系統(tǒng)完成，集中采購和合同簽訂、收貨及費用使用在線下由相關部門完成，合同付款進度等信息無法在系統(tǒng)查詢、共享以便控制。部門之間也未建立有效的溝通機制，信息的交流傳遞不及時，在工作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)各部門重復工作、人力資源浪費的現(xiàn)象。

3. 系統(tǒng)內(nèi)報銷分別進行，不便于集中管理和考核

部分銀行現(xiàn)有費用管理辦法是統(tǒng)一的，但具體實施細則由分行自行制定掌握，在會計核算時科目、摘要等也由分行自行掌握，報銷松緊度不同，不便于集中管理和考核。個別分行管理不規(guī)范，在檢查中會發(fā)現(xiàn)摘要過于簡單，科目使用不同等問題。

（三）銀行費用信息查詢不便

1. 發(fā)票處理工作量大，可追溯性差

在營改增之后，一方面增值稅發(fā)票需要認證通過后方可做賬，另一方面增值稅申報需要的增值稅發(fā)票信息需要手工處理勾對，收集相關數(shù)據(jù)，現(xiàn)行報銷方式下，認證和申報信息都需要手工處理，工作量大，且發(fā)票信息無法關聯(lián)到具體業(yè)務憑證，不僅耗費時間，且不方便查詢，大大影響工作效率。

2. 財務憑證查詢不便

需要從倉庫調(diào)取，相當繁復。整理入庫后，調(diào)取憑證需要在系統(tǒng)查詢相關憑證單號后再到倉庫調(diào)取，對于時間較長的憑證有可能在異地存放，查詢更加不便。

（四）核算相對粗放，無法滿足銀行精細化管理需求

傳統(tǒng)報銷方式下，部分費用未核算到部門及項目，無法精確反映部門實際支出情況。隨著銀行精細化管理加強，費用核算需要與人員、項目掛鉤，對于銀行總行普遍由幾個人負責上千人的費用報銷現(xiàn)狀而言，亟需一套強大的系統(tǒng)，支持明細信息采集、核算及傳遞。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的銀行費用報銷問題的解決方案

隨著信息技術的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)服務突飛猛進，運用這些技術可以大大提高工作效率，保證準確性。筆者認為銀行可以通過集中采購選取合適的供應商建立系統(tǒng)平臺， 開發(fā)手機客戶端，分配員工賬號， 客戶端集中攜程、滴滴、12306等服務商，建立云平臺，經(jīng)由客戶端完成員工出差審批、請假、機票、火車票、汽車預約及酒店預訂，完成辦公用品申請及購買等一系列活動，由單位集中與服務商結賬，財務人員在客戶端內(nèi)完成審核及付款操作，并聯(lián)動生成憑證，將報銷信息反饋給報銷人員及部門。將預算及報銷標準、付款信息等嵌入系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動審核。新的報銷方式可以通過以下方式改善上述問題。

（一）通過改進費用報銷方式，提高銀行工作效率

1. 線上審批和審核，工作時間自由

新的處理方式中審批可以線上進行，不受時間、地點限制，即使審批人員在外地也可以對事項進行控制;通過系統(tǒng)填報信息，系統(tǒng)可自動將填報信息輸出，如自動輸出大寫金額及進行項目合計計算等，避免了人為失誤導致的字跡不便識別、大小寫不一致、計算有誤等低級錯誤的發(fā)生。

2. 系統(tǒng)自動付款，確保付款準確及時

單據(jù)提交審核無誤后系統(tǒng)自動按照嵌入的付款信息進行付款，減少了工作量的同時保證付款準確無誤及時處理。

3. 系統(tǒng)自動處理，提高處理效率

系統(tǒng)可以通過郵件或短信通知等方式向后續(xù)審批人進行提示，報銷流程通暢，周期縮短，減少員工工作。同時報銷人員提供的材料經(jīng)過審核確認后，系統(tǒng)根據(jù)費用類別及具體項目信息自動生成記賬憑證，減少人工記賬的壓力。

4. 產(chǎn)品服務統(tǒng)一結算，提高工作效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”下客戶端融合住宿、機票等產(chǎn)品服務于一體，通過統(tǒng)一結算可以減少發(fā)票數(shù)量，降低報銷及財務人員手工整理票據(jù)的工作量，提高工作效率。

（二）增強會計信息時效性、聯(lián)動性及統(tǒng)一性，加強銀行會計控制和管理

1. 系統(tǒng)提供實時信息查詢，自動進行事前控制

系統(tǒng)支持員工隨時對審批流程進展程度動態(tài)查看，即時查詢報銷票據(jù)情況。支持部門管理人員實時了解本部門支出情況，對費用分配進行合理性分析和分配，及時做出更加有利的經(jīng)營決策。同時，通過將財務預算及報銷標準等信息嵌入系統(tǒng)，加強對預算及采購、事項審批等環(huán)節(jié)的剛性控制。

2. 通過系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高工作價值

通過系統(tǒng)整合，將預算、采購、付款聯(lián)接起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，通過費用數(shù)據(jù)實時更新，獲取數(shù)據(jù)不再受時間地點限制，各部門人員都可以對費用使用情況進行全面掌控，從而提高了費用數(shù)據(jù)的使用價值，也提高了財務工作價值。

3. 通過統(tǒng)一系統(tǒng)，加強對分行的管理

通過系統(tǒng)統(tǒng)一，實現(xiàn)總分行統(tǒng)一的報銷標準和數(shù)據(jù)聯(lián)接，方便總行統(tǒng)一對分行的要求，實時檢查分行執(zhí)行情況，從而加強對分行的費用報銷管理。

（三）會計檔案電子化，方便銀行信息查詢和使用

1. 系統(tǒng)自動審核，方便發(fā)票真?zhèn)尾樵?/p>

報銷人將所需報銷的票據(jù)掃描影像至系統(tǒng)，系統(tǒng)自動審核發(fā)票真?zhèn)巍Ｍ瑫r可以連接稅務系統(tǒng)完成發(fā)票認證工作，并將發(fā)票信息進行提取，嵌入信息至對應憑證，統(tǒng)計報表并與增值稅系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行比對。

2. 電子化歸檔，方便財務憑證調(diào)取

單據(jù)作為電子信息進行歸檔，方便查詢和管理。一方面減少了財務人員裝訂會計檔案的工作量，另一方面報銷人員可以通過系統(tǒng)查詢自己報銷或?qū)徟南嚓P信息，大大減少了會計檔案查詢的工作，并且更加便利。

（四）更細的數(shù)據(jù)顆粒度，方便銀行精細化管理

分部門人員及項目核算，統(tǒng)計項目或部門人員相關的差旅、辦公等各項支出情況，進行精細化管理。更細的數(shù)據(jù)顆粒度方便全方位統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，給經(jīng)營分析做出更有利的數(shù)據(jù)支撐。財務人員可以將更多的時間和精力用于費用分析和監(jiān)測、提供財務相關建議上，滿足精細化管理要求，實現(xiàn)從核算會計向管理會計的轉(zhuǎn)變。

四、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的銀行費用報銷實施中需注意的問題

實施互聯(lián)網(wǎng) + 費用報銷模式可以有效減少銀行報銷人員和財務人員不必要的計算與審核查詢過程，將節(jié)約大量人力、物力和財力，大大提高工作效率和會計核算的準確性，實現(xiàn)指標自動控制和信息共享;同時也便于內(nèi)部控制，降低管理成本，提高管理效率。但也存在一些困難和問題，為保證系統(tǒng)更好地發(fā)揮作用，需要做好以下工作。

（一）加強對銀行報銷人員的講解和宣傳，做好實施推廣

新的報銷方式改變了原有工作方法，需要加強操作流程的講解和宣傳，舉辦講座進行培訓，通過播放教學視頻、發(fā)放紙質(zhì)操作手冊等方式改變員工觀念，使其充分了解新方式的便利性，激發(fā)員工的應用熱情，了解具體操作步驟，順利實施推廣使用。

（二）加強對銀行財務人員培訓和職業(yè)道德教育，提升綜合素質(zhì)

對財務人員進行綜合培訓，提升其對于網(wǎng)絡報銷掌握能力以及實際操作技能，實施整合和量化管理，保證財務人員和報銷人員的有效溝通。同時，費用報銷工作本身相對單一，簡單重復，而系統(tǒng)實施后，由于自動處理，一旦出現(xiàn)運行錯誤，影響較大，需要財務人員更加認真負責，保持高度的注意力，及時發(fā)現(xiàn)錯誤進行糾正，提升系統(tǒng)改造與維護能力。

（三）采取有效的激勵政策，充分發(fā)揮積極能動性

費用報銷一方面對人員素質(zhì)要求較高，另一方面，業(yè)務本身缺少較強的專業(yè)性和復雜性，財務人員發(fā)展空間有限，要留住人，充分發(fā)揮積極能動性，避免成為短期跳板，需要有利的激勵政策。

（四）加強監(jiān)督，保證系統(tǒng)平穩(wěn)有序運行

系統(tǒng)實施后應由相關部門隨時評測系統(tǒng)運行效果，不斷改進工作流程，強化監(jiān)督職能，對系統(tǒng)定期抽檢，對運行中出現(xiàn)的問題及時通報糾正，保證系統(tǒng)平穩(wěn)運行。

（五）做好保密措施，注意銀行系統(tǒng)安全

銀行尤其是國有銀行均有相關保密要求，并對系統(tǒng)安全要求較高。新的費用報銷方式一方面要保證系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，另一方面要保證費用系統(tǒng)與核心業(yè)務系統(tǒng)的獨立與連結，滿足各方面需求。

五、總結

本文在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下分析了傳統(tǒng)費用報銷模式下存在的效率低下、控制滯后、查詢不便、信息不足等問題，探索通過互聯(lián)網(wǎng)平臺將企業(yè)產(chǎn)品及服務需求集中在同一客戶端解決并予以報銷和核算的報銷方式，力求打通預算流、審批流、資金流、信息流，形成一站式的全流程閉環(huán)費用管理。筆者認為基于互聯(lián)網(wǎng) + 的費用報銷模式可以有效減少報銷人員和財務人員不必要的計算與審核查詢過程，節(jié)約大量人力、物力和財力，大大提高工作效率和會計核算的準確性，實現(xiàn)指標自動控制和信息共享;同時也便于內(nèi)部控制，降低管理成本，提高管理效率，實現(xiàn)了從核算會計向管理會計的轉(zhuǎn)變，真正使會計由簡單的計量與記錄行為發(fā)展成為以貨幣單位綜合地反映和監(jiān)督經(jīng)濟活動過程的經(jīng)濟管理工作，并在銀行經(jīng)營管理決策、提高資源配置效率等方面發(fā)揮積極作用，必將成為銀行業(yè)費用報銷的發(fā)展趨勢，提出了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的費用報銷方式實施中需要注意的問題。

參考文獻：

[1]江乾坤，臧林華，王澤霞.MK公司基于SaaS云服務的企業(yè)費用報銷模式創(chuàng)新[J].財務與會計，2018（05）.

[2]高軍武，王樂，田高良.信息化背景下員工借款與報銷管理優(yōu)化淺析[J].財務與會計，2018（12）.

[3]常昊.引進網(wǎng)絡財務費用報銷系統(tǒng)的必要性[J].經(jīng)營管理，2017（12）.

（作者單位：中國進出口銀行）