基于大數(shù)據(jù)的煙草企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建初探

戴蓓敏

摘要：當(dāng)前在“互聯(lián)網(wǎng)+”的推動(dòng)下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級提供了強(qiáng)大的支撐。在煙草行業(yè)財(cái)審工作會議上，總公司審時(shí)度勢，站在行業(yè)高度提出“控制商業(yè)企業(yè)人力成本是實(shí)現(xiàn)行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的要求，控制人力成本，克服人浮于事，做到人盡其才，人崗匹配，是高質(zhì)量發(fā)展實(shí)施意見人才規(guī)劃要解決的問題”。會議期間，兄弟煙草公司就建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心作了經(jīng)驗(yàn)分享。文章從“業(yè)財(cái)一體化”思路出發(fā)，以上海煙草集團(tuán)為研究背景，思考構(gòu)建集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的目的意義、職能定位以及推進(jìn)的難點(diǎn)，并探索性的提出應(yīng)對措施，力求通過業(yè)務(wù)信息化的深度運(yùn)用，將分散于各企業(yè)內(nèi)部的資源進(jìn)行整合，發(fā)揮共享中心在提高賬務(wù)處理效率、加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制、提高決策支持能力以及控制運(yùn)行成本等方面的積極作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);煙草公司;財(cái)務(wù)共享中心

當(dāng)今世界大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化已成為大趨勢，新一輪科技革新和管理變革，成為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵力量。財(cái)務(wù)共享中心打破原有的法人組織邊界，將不同會計(jì)主體、不同類型的業(yè)務(wù)，集中至統(tǒng)一的平臺進(jìn)行專業(yè)化處理，保證了會計(jì)記賬和報(bào)告的高效、規(guī)范和統(tǒng)一。本文以上海煙草集團(tuán)為研究背景，思考構(gòu)建集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的目的意義、職能定位以及推進(jìn)的難點(diǎn)，并探索性的提出應(yīng)對措施。

一、煙草企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的背景和意義

（一）構(gòu)建的背景

上海煙草集團(tuán)是一家工商一體，以京津滬卷煙工業(yè)為主的，多元化、集約化、現(xiàn)代化的大型國有企業(yè)集團(tuán)。公司擁有一流水準(zhǔn)的現(xiàn)代化卷煙制造企業(yè)及煙草儲運(yùn)、配送、印刷、機(jī)械、材料等配套企業(yè)，并涉足非煙貨品銷售及餐飲酒店賓館等行業(yè)，控股企業(yè)將近50家。集團(tuán)始終堅(jiān)持“服務(wù)創(chuàng)造價(jià)值”理念，下屬商業(yè)系統(tǒng)主要由兩家市級商業(yè)公司、18家區(qū)級煙草糖酒有限公司（以下簡稱有限公司）、進(jìn)出口公司和物流公司等共32家企業(yè)組成，主要服務(wù)于全市3萬多家卷煙銷售網(wǎng)絡(luò)的卷煙批發(fā)業(yè)務(wù)，18家有限公司的自有直營門店同時(shí)也經(jīng)營卷煙零售業(yè)務(wù)。

由于歷史沿革，各區(qū)級有限公司均為煙草公司同地方母體公司共同出資組建，隨著卷煙主業(yè)的不斷聚焦，垂直管理的不斷加強(qiáng)，以及減員增效的不斷推進(jìn)，集中授權(quán)管理的需求越來越高，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心，可以相對精簡財(cái)務(wù)人員，充分應(yīng)對“業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)信息化、人員老齡化”的現(xiàn)狀。

（二）構(gòu)建的意義

1. 以技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新服務(wù)上海商業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

上海煙草集團(tuán)多年來始終保持高位運(yùn)行，2018年集團(tuán)實(shí)現(xiàn)稅利1110.22億元，同比增長2.12%，其中工業(yè)稅利1008.01億元，同比增長1.7%;商業(yè)稅利102.21 億元，同比增長6.48%。面對新時(shí)代，上海煙草同樣面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要堅(jiān)持“創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、轉(zhuǎn)型發(fā)展”主戰(zhàn)略，確定新目標(biāo)、明確新思路，繼而推動(dòng)精益管理，提質(zhì)增效。

通過構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心，整合并提升財(cái)務(wù)信息化資源，可以把集團(tuán)分散在各企業(yè)或者不同組織中的業(yè)務(wù)信息有效的匯總在一個(gè)統(tǒng)一的平臺，由集團(tuán)垂直管理的共享財(cái)務(wù)部進(jìn)行集中財(cái)務(wù)審核、賬務(wù)處理以及報(bào)表生成等專業(yè)化處理。與傳統(tǒng)模式相比，減少層級后，可降低信息不對稱或者信息處理滯后的風(fēng)險(xiǎn)，有助于提升全面預(yù)算、資金管控、會計(jì)規(guī)范、制度監(jiān)管等水平，為企業(yè)經(jīng)營決策提供支撐的能力更加突出。

2. 適應(yīng)財(cái)務(wù)隊(duì)伍精簡的現(xiàn)狀，重心向管理會計(jì)轉(zhuǎn)移

創(chuàng)新是促進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展的不竭動(dòng)力，年初國家煙草專賣局在財(cái)審工作會議上提出，要按照“突出創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、促進(jìn)優(yōu)化升級”的思想，積極主動(dòng)適應(yīng)現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的要求，探索推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)。

（1）減員增效，適應(yīng)財(cái)務(wù)隊(duì)伍轉(zhuǎn)型升級要求。根據(jù)專賣制度的要求，全市各區(qū)均布局商業(yè)公司主營卷煙批發(fā)，各公司均需配置獨(dú)立的財(cái)務(wù)部門，近年來通過持續(xù)改革，通過公司吸收合并以及深化用工制度，員工人數(shù)逐年減少，隊(duì)伍綜合素質(zhì)逐年提高，勞動(dòng)效率有較大幅度提高。然而進(jìn)一步分析商業(yè)特點(diǎn)，仍存在業(yè)務(wù)點(diǎn)多面廣，工作內(nèi)容重復(fù)度較高的特點(diǎn)，一定程度上仍存在部門重置、人力資源配置冗余的問題。財(cái)務(wù)共享服務(wù)一方面是通過人力資源、業(yè)務(wù)處理的集中降低管理成本，另一方面通過打破各公司的財(cái)務(wù)人員編制限制，借助高效管理的信息化工具作為強(qiáng)大支撐，使得財(cái)務(wù)人員從繁瑣的作業(yè)中解脫出來，實(shí)現(xiàn)由從重核算向重管理的轉(zhuǎn)變。

（2）業(yè)財(cái)融合，有利于提高財(cái)務(wù)管理水平與規(guī)范化水平。由于子公司分布區(qū)域較廣，各級財(cái)務(wù)人員的水平不同，對相關(guān)政策的把握和理解也不盡統(tǒng)一，在進(jìn)行會計(jì)處理或制度執(zhí)行方面往往會出現(xiàn)差異化，例如會計(jì)科目使用不統(tǒng)一、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中各模塊運(yùn)用水平參差不齊，制度執(zhí)行和審核彈性存在差異，每個(gè)企業(yè)就像一個(gè)信息孤島，集團(tuán)總部的監(jiān)管往往要通過定期的實(shí)地檢查或者線上檢查才能發(fā)現(xiàn)問題，通過搭建財(cái)務(wù)共享中心，推廣統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量和效率，使得財(cái)務(wù)人員由業(yè)務(wù)信息鏈的末端前移，提高事前事中預(yù)判和決策支持能力。

二、煙草企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的難點(diǎn)

（一）管理者思維和觀念的轉(zhuǎn)變

財(cái)務(wù)共享中心的規(guī)劃和建設(shè)不是簡單的集中辦公或者核算軟件的升級，而是一個(gè)管理理念的變革，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不同于傳統(tǒng)模式下的財(cái)務(wù)管理，共享中心以標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程開展工作，某種程度上會削弱成員企業(yè)管理者的靈活性和主導(dǎo)性，因此，推進(jìn)共享中心建設(shè)，首先要做好財(cái)務(wù)共享理念的宣貫，得到集團(tuán)和各級企業(yè)管理者的充分理解、認(rèn)同、重視和支持，否則將會影響共享中心建設(shè)效果。

（二）財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型和培養(yǎng)

組建財(cái)務(wù)共享中心，將一部分分散在各企業(yè)的財(cái)務(wù)人員集中到共享中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，并借助財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理軟件以及高效的網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺，統(tǒng)一處理集團(tuán)內(nèi)部同質(zhì)化、重復(fù)性、事務(wù)性的基礎(chǔ)核算工作，然而，對于財(cái)務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展來說，精細(xì)化分工和流程化作業(yè)會使財(cái)務(wù)人員復(fù)合能力受到限制，長期不觸及綜合業(yè)務(wù)與管理脫節(jié)，一些員工會因?yàn)闆]有發(fā)展空間而產(chǎn)生消極情緒，嚴(yán)重的還會離職，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員流失，不利于公司的穩(wěn)定發(fā)展。此外，國企肩負(fù)著社會職責(zé)，籌建所需的財(cái)務(wù)人員多數(shù)以區(qū)域內(nèi)部平衡選拔為主，然而上海區(qū)域面積大，要綜合考慮辦公選址、員工薪酬水平以及上下班交通等現(xiàn)實(shí)問題。

（三）業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)與系統(tǒng)升級改造

煙草系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)規(guī)模體量、經(jīng)營范圍不盡相同，有的企業(yè)除了卷煙主業(yè)以外，下屬還經(jīng)營多元化企業(yè)，涉及食品、酒店、配套產(chǎn)業(yè)等，因此在推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)之初，首先要結(jié)合運(yùn)營特點(diǎn)，明確共享中心的目標(biāo)定位和服務(wù)范圍，財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)不可能一蹴而就，因此，設(shè)計(jì)適合本企業(yè)的建設(shè)規(guī)劃方案十分重要;其次，統(tǒng)一制度以及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)流程、明確共享中心的職責(zé)與崗位分工、打通獨(dú)立財(cái)務(wù)賬套之間的鴻溝，開發(fā)財(cái)務(wù)共享平臺與內(nèi)外部系統(tǒng)的接口、搭建遠(yuǎn)程審批以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺環(huán)境，采取總體搭建、分步推進(jìn)的實(shí)施思路，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)向管理要效益。

三、煙草企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的措施和路徑

（一）加強(qiáng)宣傳組織，做好頂層設(shè)計(jì)

建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及組織、人員、業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)等多方面的變革，變革的推進(jìn)首先要從集團(tuán)總部到各子公司進(jìn)行宣傳，要轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一思想，理解這項(xiàng)工作的對于提高財(cái)務(wù)信息和報(bào)告的準(zhǔn)確性、提升財(cái)務(wù)內(nèi)控、減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重要性。

1. 科學(xué)確定納入共享服務(wù)的范圍

財(cái)務(wù)共享中心模式不應(yīng)取代和轉(zhuǎn)移各級企業(yè)本身的財(cái)務(wù)主體責(zé)任，各級單位仍擁有相應(yīng)的資源配置和使用權(quán)力。縱觀上海煙草，業(yè)態(tài)豐富，工業(yè)偏重制造環(huán)節(jié)成本核算，業(yè)務(wù)模塊錯(cuò)綜復(fù)雜，復(fù)雜系數(shù)較高，不宜推行共享中心，而商業(yè)聚焦度高，呈現(xiàn)企業(yè)家數(shù)多，類型高度相似的特點(diǎn)，因此聚焦卷煙商業(yè)，共享效益明顯的模塊優(yōu)先納入較為適宜。

現(xiàn)階段，上海煙草系統(tǒng)內(nèi)部已經(jīng)統(tǒng)一了財(cái)務(wù)管理平臺和卷煙銷售業(yè)務(wù)平臺，為推行財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)造了優(yōu)勢條件。將預(yù)算編制、日常報(bào)銷、存貨核算、成本歸集、人力成本、應(yīng)收應(yīng)付、總賬報(bào)表、稅金申報(bào)、資金結(jié)算、銀企對賬和資產(chǎn)卡片管理等標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的業(yè)務(wù)集中至共享中心統(tǒng)一處理，可減輕財(cái)務(wù)人員日常繁瑣的工作壓力，各單位內(nèi)部財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，可將精力和重心放在做好資金籌劃、預(yù)算執(zhí)行、稅收風(fēng)險(xiǎn)控制、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析等管理職能上，加強(qiáng)內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)。非煙和多元化等個(gè)性化程度較高的業(yè)務(wù)仍將保留在各企業(yè)內(nèi)部，不應(yīng)納入財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)范圍。

2. 科學(xué)配置共享中心的人才隊(duì)伍

財(cái)務(wù)共享中心每類崗位的設(shè)置與任職要求，應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、具體崗位的權(quán)責(zé)、管理范疇以及業(yè)務(wù)開展難易程度，合理配置符合具有相應(yīng)素質(zhì)要求的財(cái)務(wù)人員。共享中心主要由系統(tǒng)內(nèi)專業(yè)人員抽調(diào)培訓(xùn)后擔(dān)任，同時(shí)，招收一定人數(shù)的優(yōu)秀畢業(yè)生進(jìn)行充實(shí)。共享中心財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)關(guān)系和薪酬福利體系與原企業(yè)脫離，由集團(tuán)統(tǒng)一管理，通過建立完善的培訓(xùn)體系，明確分工和技能框架要求，定期開展專業(yè)化崗位輪換，打通共享中心人才流動(dòng)及崗位晉升通道，將共享中心定位服務(wù)和人才儲備基地。

（二）優(yōu)化內(nèi)部控制，服務(wù)與管控并重

1. 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程。在構(gòu)建共享中心的初始階段，需組成專家團(tuán)隊(duì)開展專項(xiàng)業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和設(shè)計(jì)，形成標(biāo)準(zhǔn)的管理流程，使業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程、管理流程能夠有機(jī)融合、高效統(tǒng)一。

2. 加強(qiáng)制度執(zhí)行。在推進(jìn)過程中，共享中心依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)流程，以初始化的方式，將各企業(yè)內(nèi)部的審批流程和審批人權(quán)限預(yù)制到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)預(yù)算自動(dòng)匹配控制，涉及大額資金使用、重點(diǎn)監(jiān)管事項(xiàng)報(bào)銷的由系統(tǒng)對須上傳文件和審核資料的完整性進(jìn)行校驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)人工與系統(tǒng)雙重控制，確保責(zé)任落實(shí)到位。

3. 集中預(yù)算編制和分析。近幾年預(yù)算向定額標(biāo)準(zhǔn)深入，不斷加強(qiáng)與業(yè)務(wù)事項(xiàng)的關(guān)聯(lián)性和預(yù)算的科學(xué)性，因此，共享中心可以依據(jù)預(yù)算定額和大數(shù)據(jù)分析，提供預(yù)算編制服務(wù)，并且通過對預(yù)算的統(tǒng)一管理切實(shí)有效的實(shí)現(xiàn)全面控制，同時(shí)，結(jié)合執(zhí)行情況，向企業(yè)管理者提供預(yù)算執(zhí)行分析，促進(jìn)企業(yè)預(yù)算管理水平的提升。

4. 資金集約管理。通過構(gòu)建統(tǒng)一的財(cái)務(wù)共享平臺，建立多銀行合作的銀企合作機(jī)制，授權(quán)后集團(tuán)將擁有下屬各企業(yè)銀行賬戶的網(wǎng)銀使用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨銀行的賬戶集約管理。圍繞日常資金結(jié)算，實(shí)現(xiàn)集中收付，高效、安全、透明度大大增加。同時(shí)，共享中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收銀行端交易信息，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)對賬，遇風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)系統(tǒng)將自動(dòng)預(yù)警，結(jié)算期超過設(shè)定期限的往來款項(xiàng)也將被提示加速處理，進(jìn)一步提升資金統(tǒng)籌和規(guī)范性，確保資金安全。

5. 統(tǒng)一核算與財(cái)務(wù)報(bào)告。依據(jù)行業(yè)及公司統(tǒng)一的會計(jì)制度，對進(jìn)行統(tǒng)一核算和報(bào)表編制，節(jié)約人力資源，減輕會計(jì)人員工作負(fù)擔(dān)，讓財(cái)務(wù)人員有更多的精力聚焦管理。實(shí)現(xiàn)共享目標(biāo)，首先要解決原始憑證異地保管和線上審核的問題，各企業(yè)財(cái)務(wù)要將初審后的原始發(fā)票以及相關(guān)審批單、相關(guān)證明資料，以圖片影像數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳，共享中心復(fù)審?fù)ㄟ^后方可進(jìn)入憑證制作以及后續(xù)資金支付環(huán)節(jié)，審核不通過的駁回原單位補(bǔ)充完善。月度憑證在結(jié)賬后，可在管控平臺自動(dòng)生成月報(bào)、快報(bào)、量本利報(bào)表、稅金申報(bào)表等。甚至在此基礎(chǔ)上，還可以實(shí)現(xiàn)合并報(bào)表的自動(dòng)對賬功能，合并報(bào)表的準(zhǔn)確性和及時(shí)性得到提高。

（三）運(yùn)用信息技術(shù)，提升各系統(tǒng)互通互聯(lián)

信息化技術(shù)的支撐則是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要保障手段，在建設(shè)過程中集團(tuán)專家組需做好事前規(guī)劃，提出全面、詳細(xì)、清晰、可行的解決方案。財(cái)務(wù)系統(tǒng)自身需要引用新技術(shù)進(jìn)行升級，例如搭建云平臺，運(yùn)用影像采集技術(shù)、實(shí)現(xiàn)會計(jì)電子檔案等大數(shù)據(jù)管理等，將發(fā)票信息認(rèn)證信息與金稅系統(tǒng)的對接，實(shí)現(xiàn)增值稅發(fā)票的自認(rèn)證;與各相關(guān)銀行合作開發(fā)銀企互聯(lián)接口，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)銀功能;與貿(mào)易中心SAP業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效對接，實(shí)現(xiàn)卷煙銷售數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享等等，以上都是共享中心構(gòu)建中最核心的系統(tǒng)模塊，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，提高系統(tǒng)平臺的互通互聯(lián)，對于實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心至關(guān)重要。

四、結(jié)語

綜上所述，財(cái)務(wù)共享中心經(jīng)過國內(nèi)外企業(yè)的實(shí)踐，已被普遍認(rèn)可為一種先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式，然而目前國內(nèi)財(cái)務(wù)共享還處在起步階段，對于建設(shè)和運(yùn)營過程中遇到的問題，缺乏足夠的應(yīng)對經(jīng)驗(yàn)，需結(jié)合自身實(shí)際情況理性分析，不斷完善優(yōu)化。本文分析了機(jī)遇與難點(diǎn)，力求通過管理創(chuàng)新，打造新型財(cái)務(wù)管控模式，在減員增效的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作的轉(zhuǎn)型升級，為行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：上海煙草集團(tuán)有限責(zé)任公司）