談新時(shí)代檔案管理工作的信息化建設(shè)

李茹

【摘 要】隨著信息社會(huì)發(fā)展的深入，我們進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案管理行業(yè)也迎來了新的變革。在新時(shí)代檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展，就必須主動(dòng)融入時(shí)代，特別是要充分利用信息技術(shù)，借助信息技術(shù)發(fā)展的成果完成自身的信息化建設(shè)，為自身注入新的活力。在信息化時(shí)代，檔案管理行業(yè)如何進(jìn)行信息化建設(shè)呢？本論文結(jié)合自己的教學(xué)工作實(shí)踐談一談新時(shí)代檔案管理工作的信息化建設(shè)的具體路徑。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案;管理;建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展，改變了我們的生活，也催生了新的產(chǎn)業(yè)生態(tài)。傳統(tǒng)檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合，產(chǎn)生了檔案信息化模式，解決了新時(shí)代檔案工作內(nèi)容劇增、工作安全性降低、工作效率低等問題，為大眾提供了更為全面、人性化的檔案服務(wù)。

一、利用信息技術(shù)手段，推動(dòng)檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換

進(jìn)入21世紀(jì)，我們迎來了信息化時(shí)代，社會(huì)上的信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，我們唄淹沒在信息的洪流之中，如何對(duì)其選擇、整理和歸納，成為了檔案管理行業(yè)的一個(gè)難題。為此，借助信息技術(shù)的發(fā)展成果，我們提出對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，施行檔案的電子化管理。如此才能夠與時(shí)俱進(jìn)改，滿足時(shí)代對(duì)于信息管理的要求。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，信息只能借助紙質(zhì)載體存在，我們都知道紙質(zhì)載體對(duì)于保存的條件有極大的要求，紙質(zhì)的文件不僅承載的內(nèi)容有限，對(duì)于保存也由很高的要求，很容易發(fā)生損壞。在信息化時(shí)代，為了擴(kuò)大信息的容量、提高查閱的效率，為大眾提供更為便捷的服務(wù)，我們需要對(duì)檔案信息進(jìn)行分步驟地電子化處理，利用信息技術(shù)完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立系統(tǒng)化的檔案數(shù)字信息庫。我們?cè)诒静块T檔案信息電子化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步推動(dòng)各個(gè)部門乃至地區(qū)的電子檔案的歸納，形成有系統(tǒng)化的、全面的檔案數(shù)字信息庫，并對(duì)其進(jìn)行共享。如此一來，我們就可以更快速找到我們需要的檔案信息，更便好地保存更多的檔案信息。

二、強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用，優(yōu)化檔案管理工作流程

信息技術(shù)手段的不斷發(fā)展，科技產(chǎn)品的不斷引入，促進(jìn)了檔案管理行業(yè)的變革，推動(dòng)了檔案工作的信息化發(fā)展。為了進(jìn)一步提高檔案信息工作的效率，還需要我們對(duì)傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行更新，對(duì)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行優(yōu)化。其中，特別是要運(yùn)用一些信息技術(shù)手段，來優(yōu)化檔案管理工作流程，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

首先，要強(qiáng)化信息檢索技術(shù)的應(yīng)用。如何在海量的信息海洋之中快速、準(zhǔn)確找到我們需要的信息呢？這離不開強(qiáng)大的檢索技術(shù)。所謂信息檢索技術(shù)，其基本原理是通過用戶出示標(biāo)識(shí)，在一定的檔案文件領(lǐng)域之中進(jìn)行檢索，以快速發(fā)現(xiàn)完全匹配或部分匹配的數(shù)據(jù)資料。在實(shí)際的應(yīng)用中，無論是聯(lián)網(wǎng)檢索還是脫機(jī)檢索，檢索技術(shù)的核心和根本都在于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及檢索系統(tǒng)的建立。在檔案管理行業(yè)之中，我們需要做好檢索系統(tǒng)的建設(shè)，按照分類號(hào)、主題詞、關(guān)鍵詞等作為標(biāo)引，設(shè)置更具人性化的標(biāo)引。同時(shí)，我們也要建設(shè)多元化的計(jì)算機(jī)檢索服務(wù)方式，如定題檢索、回溯檢索等，引入先進(jìn)檢索技術(shù)幫助我們?nèi)ふ倚畔ⅰ?/p>

其次，要強(qiáng)化信息采集和通信技術(shù)的應(yīng)用。提高有效信息的采集工作，需要我們引進(jìn)先進(jìn)的信息收集和傳輸技術(shù)，在錄音、錄像、照相與攝像技術(shù)的基礎(chǔ)上我們還需要引入光電掃描技術(shù)、光纖通信技術(shù)、無線通信技術(shù)等。在信息存儲(chǔ)上，不僅要廣泛使用u盤、光碟、錄像帶，更要不斷開發(fā)新的存儲(chǔ)技術(shù)，如儲(chǔ)量巨大的云存儲(chǔ)，來豐富我們的檔案信息存儲(chǔ)載體。

三、研究保密和安全技術(shù)，提高檔案信息安全管理

隨著電子檔案信息的多元傳播和傳播形式的多樣化，檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加。社會(huì)上發(fā)生了很多的信息泄密、信息被盜、黑客行為，都告訴我們檔案管理工作的信息化建設(shè)不能夠忘記安全工作的保障。為此，我們就必須加強(qiáng)研究保密和安全技術(shù)，提高檔案信息安全管理。

檔案機(jī)構(gòu)一方面要注重對(duì)于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)，按照嚴(yán)格的程序和規(guī)則借閱檔案;另一方面，也要加強(qiáng)對(duì)于電子檔案的保護(hù)，也不是隨著電子文檔數(shù)量的增多，對(duì)電子文件的管理和保護(hù)更是應(yīng)該放在重要的地位。首先，我們需要完善檔案信息安全管理各項(xiàng)制度，建立健全檔案信息安全應(yīng)急防范機(jī)制。一些檔案的查閱和存儲(chǔ)工作要與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，嚴(yán)禁非規(guī)定計(jì)算機(jī)接入和訪問，儲(chǔ)存電子檔案的計(jì)算機(jī)一定要設(shè)置密碼，禁止外部人員通過U盤、移動(dòng)硬盤等便攜設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。再者，我們還可以引入元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、著錄與標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)的制定以及信息加密與備份等各類安全保護(hù)技術(shù)。當(dāng)然，檔案管理工作者也需要扎實(shí)掌握檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，特別是要提高相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理應(yīng)用技術(shù)，避免因安全保密意識(shí)或法律意識(shí)薄弱引發(fā)信息泄露。

總之，在社會(huì)信息化的時(shí)代背景下，我們要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，才能更好地發(fā)揮檔案的功能。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：黑龍江省佳木斯市建三江第一高級(jí)中學(xué)）