企業(yè)財務信息化應用和設計

邵東東

關鍵詞：財務管理? 信息化應用和設計

一、企業(yè)財務管理面臨的突出問題

企業(yè)一般會經(jīng)歷初創(chuàng)期、成長期、成熟期、轉折期，每個階段的財務管理手段不同，財務信息化也是如此，初創(chuàng)期信息化多數(shù)為記賬軟件與手工并行，一般滿足日常的財務核算為主，隨著企業(yè)的發(fā)展進入成長期，特別是產(chǎn)銷一體的企業(yè)，這個階段的企業(yè)，財務管理一般表現(xiàn)以下幾個方面：

（1）收款與發(fā)貨不能有效匹配，導致發(fā)貨效率低下

在預收款的企業(yè)，客戶向銷售人員報送訂貨數(shù)量，業(yè)務人員傳遞銷售訂單至管理部門，客戶向企業(yè)轉款，財務人員查詢網(wǎng)銀收款記錄，制作收款憑證，訂單管理到財務查詢貨款是否收取，最后傳遞至倉庫發(fā)貨，整個流程，純手工操作，一個訂單可能會超過5天時間，效率非常低下。

（2）企業(yè)成本核算模糊，不能有效進行成本控制

手工成本核算，往往根據(jù)總的消耗進行分配和分攤，不能準確對應到每一生產(chǎn)訂單和產(chǎn)品中，導致單品項成本不精確，沒有統(tǒng)一標準，不能指導生產(chǎn)進行成本控制。

（3）數(shù)據(jù)分析滯后，不能及時指導生產(chǎn)經(jīng)營

傳統(tǒng)的核算，各個模塊數(shù)據(jù)未打通，往往每月關賬后，才出具本月的經(jīng)營數(shù)據(jù)，導致數(shù)據(jù)滯后，不能及時分析每日的經(jīng)驗數(shù)據(jù)，為經(jīng)營決策提供支撐。

（4）資金未統(tǒng)一集中管理，導致集團化企業(yè)資金分散，資金周轉效率低下。

（5）存貨無貨齡和批次管理，不能有效進行先進先出出入庫，會導致存貨周轉效率低、過保質期的風險。

以上面臨的財務管理問題，歸根結底是沒有集成的信息化系統(tǒng)給予支持，導致企業(yè)財務管理相對滯后和薄弱。

二、財務信息化應用和設計方案

針對傳統(tǒng)的財務信息化存在的問題和矛盾，如何設計和解決問題，使企業(yè)各項數(shù)據(jù)真正的動起來，將財務人員真正的從賬房式核算向管理型財務轉型，業(yè)財融合、打通企業(yè)各項數(shù)據(jù)鏈。

（一）企業(yè)信息化項目組

財務信息化必定會帶動公司全面信息化的實施，財務信息化是統(tǒng)籌全局的信息化，企業(yè)應作出信息化戰(zhàn)略，成立信息化戰(zhàn)略委員會，信息化戰(zhàn)略委員會一般由公司總經(jīng)理任主任，IT、財務、生產(chǎn)、銷售、倉儲、人事等部門主管任成員，同時成立各模塊項目組，由主管任組長，選取信息化關鍵用戶和一般用戶。

（二）業(yè)務流程梳理

項目管理成立后，要組織對現(xiàn)有業(yè)務、流程進行梳理。要從前端至后端，各個流程均要列出;梳理重復性、手工類的作業(yè)，用信息化替代;采用思維導圖，將業(yè)務模塊進行細化;制定公司核訣權限流程，實施內控節(jié)點管控。

（三）信息化平臺的選型與確定

市場上信息化軟件和平臺居多，可以選取適合企業(yè)的軟件，信息化平臺要符合集成管理架構，能夠實現(xiàn)業(yè)財一體化運行，業(yè)務數(shù)據(jù)能夠實現(xiàn)互聯(lián)互通。

（四）信息化藍圖的設計與應用

信息化藍圖設計，應關注企業(yè)的每一道環(huán)節(jié)，做好入口和出口兩個的管控，同時要結合企業(yè)內部控制要求，設計出行之有效的流程和操作指南，并將這些流程應用到信息化中。

1、企業(yè)組織架構和模式的設計

企業(yè)組織架構是按照法律、章程明確各部門權限的一個組織，企業(yè)應當制定科學、高效、制衡的組織體系，組織架構一般分為集權型和分權型，根據(jù)集分權程度大小，又分為財務管理型、戰(zhàn)略管理型、操作管理型的模式，三種模式各有利弊，一般在企業(yè)成立初期、單一產(chǎn)業(yè)領域可選擇操作管理型的組織。組織架構確定后，應根據(jù)以下各模塊，制定企業(yè)的核訣權限流程。

2、訂單與收款流程設計

訂單與收款流程包含銷售訂單的下達、收款控制、倉庫發(fā)貨、到貨確認、銷售發(fā)票流程。企業(yè)應將CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、金稅開票進行無縫連接，實現(xiàn)客戶終端自助下單、銷售訂單自動審核派單、倉庫自動接收發(fā)貨信息，依據(jù)審核確定的銷售訂單自動扣款并記賬或客戶打款后自動識別并記賬，同時開票信息通過系統(tǒng)傳輸?shù)浇鸲?，開具增值稅發(fā)票。此流程還用考慮銷售退貨、免費訂單、銷售折扣折讓、客戶授信業(yè)務，依據(jù)公司實際業(yè)務來完善。

3、采購與付款流程設計

采購與付款流程包含物資采購、供應商選擇、價格談判、合同或訂單、到貨檢驗、采購入庫、付款等，企業(yè)應建立完善的采購控制流程，并將這些流程通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)和控制，要能實現(xiàn)采購訂單系統(tǒng)出具，到貨檢驗與QMS系統(tǒng)對接，扣罰與退貨通過系統(tǒng)傳輸和控制。財務付款是最后環(huán)節(jié)，應設計賬期管理，賬期日自動生成系統(tǒng)付款單，審批后傳輸至資金管理系統(tǒng)準備付款。此流程還應考慮采購退貨、盤點、預制發(fā)票等業(yè)務。

4、費用與報銷流程設計

費用與報銷包含事前審批、審核付款，企業(yè)應制定有效的審批流程，減少人工作業(yè)，提高效率。企業(yè)可上線費銷系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務流程全系統(tǒng)化審批，中小型企業(yè)可基于OA系統(tǒng)進行開發(fā)，實現(xiàn)業(yè)務的事前審批、預算費用凍結、事后憑票報銷，此流程還應與資金系統(tǒng)進行對接，滿足付款信息自動傳輸。

5、資金管理流程設計

資金管理包含籌資、投資、資金運營，資金信息化建設前期應著重對資金收付款進行管理，建立嚴格的授權、審批、過程實時監(jiān)控流程。集團化企業(yè)可以建立資金管理部，建資金池業(yè)務，實行資金統(tǒng)一集中管理，上線第三方資金管控平臺，實現(xiàn)銀企互聯(lián)，做到資金計劃控制、銀行自動對賬、上收下?lián)?、?lián)動支付，資金管理部獨立核算，實施“收支兩條線”。資金管理系統(tǒng)還應與ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)進行互聯(lián)，實現(xiàn)自動收款記賬、自動付款記賬。

6、生產(chǎn)與成本核算流程設計

生產(chǎn)與成本核算流程包含生產(chǎn)投料、產(chǎn)出、成本歸集與分配、輔助成本分配等，一個好的成本管理體系，能夠核算出每項單品的成本要素，并計算出具體盈利水平，企業(yè)成本管理要通過具體的方法和工具進行控制。企業(yè)成本管理應精細化設計，一般應涵蓋成本要素模塊、成本中心模塊、內部訂單模塊、產(chǎn)品成本計劃模塊、成本對象控制模塊、物料分類賬模塊、成本卷積模塊。

建議采用標準成本法，以預先確定的標準成本為基礎，用標準成本與實際成本進行對比分析，通過差異分析，加強成本控制、評價管理績效。

生產(chǎn)成本控制流程應包括標準成本制定、生產(chǎn)訂單下達、生產(chǎn)領料流程、生產(chǎn)報工、產(chǎn)品入庫、生產(chǎn)退料、生產(chǎn)訂單結案、成本卷積、差異分析。

三、結束語

企業(yè)的快速發(fā)展離不開信息化工具的實施，財務信息化是基于生產(chǎn)、銷售等供應鏈一體化信息化的集成開發(fā)，企業(yè)應加強信息化的布局，依靠信息化技術提高企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、發(fā)貨、財務等各項運營效率，進而助推企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻

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