高職院校二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化建設(shè)存在問(wèn)題及對(duì)策

陳琳

（泉州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，福建泉州362011）

隨著信息技術(shù)發(fā)展進(jìn)步和工作節(jié)奏不斷加快，傳統(tǒng)的手動(dòng)辦公的方式已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法滿足高職院校辦公現(xiàn)代化的實(shí)際需求，特別是在高職院校治理結(jié)構(gòu)不斷完善，二級(jí)學(xué)院管理制度的普遍實(shí)行的背景下，如何運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)平臺(tái)等信息軟件技術(shù)，將高職院校二級(jí)學(xué)院信息化建設(shè)與科學(xué)精細(xì)化管理相結(jié)合，有效提高高職院校二級(jí)學(xué)院辦公現(xiàn)代化水平已經(jīng)成為高職院校建設(shè)的重要議題，辦公自動(dòng)化水平也成為衡量高職院校二級(jí)學(xué)院管理水平的重要指標(biāo)。本文著眼高職院校二級(jí)學(xué)院在推進(jìn)辦公自動(dòng)化中的經(jīng)驗(yàn)與不足加以分析，以期對(duì)高職院校二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化建設(shè)有所裨益。

1 辦公自動(dòng)化定義

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過(guò)固定的工作流程，實(shí)現(xiàn)管理人員異地實(shí)時(shí)信息共享，方便高效有序協(xié)同工作，提高行政管理效率，達(dá)到科學(xué)有效管理目的。辦公自動(dòng)化的水平高低是衡量現(xiàn)代管理高效與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。

2 高職院校二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化建設(shè)現(xiàn)狀

目前高職院校基本都建立了辦公網(wǎng)站，各部門(mén)不同程度地運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，主要有公文處理、議題申報(bào)、用印審批、會(huì)議審批等模塊。每個(gè)模塊都包含了信息處理的大量信息，從信息起草、信息審閱、信息發(fā)布、信息處理等各環(huán)節(jié)都需要對(duì)應(yīng)的信息管理人員處理。高職院校普遍都實(shí)行二級(jí)院校管理制度，放權(quán)至二級(jí)學(xué)院，在自上而下建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，二級(jí)學(xué)院自然而然成為信息處理的重要單元，意味著二級(jí)學(xué)院信息處理量明顯增加，但二級(jí)學(xué)院層面內(nèi)部辦公自動(dòng)化建設(shè)和運(yùn)用存在不少問(wèn)題，與校級(jí)層面辦公自動(dòng)化建設(shè)和運(yùn)用相比存在較大差距。

3 高職院校二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化建設(shè)存在問(wèn)題

3.1 信息化辦公意識(shí)薄弱

受傳統(tǒng)辦公觀念和辦公流程的影響，高職院校二級(jí)學(xué)院行政人員會(huì)習(xí)慣性地按照舊有的程序辦公，而且辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高職院校的建設(shè)推廣時(shí)間較短，學(xué)校內(nèi)不管是行政部門(mén)工作人員還是二級(jí)學(xué)院工作人員都需要適應(yīng)的過(guò)程，特別是剛開(kāi)始運(yùn)用階段，不熟悉不適應(yīng)新辦公模式，會(huì)下意識(shí)有排斥而不愿意使用。有些高職院校投入了大量資金建設(shè)，但有些學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有帶頭重視使用，使得辦公自動(dòng)化的運(yùn)用無(wú)法在學(xué)院內(nèi)部推行。

3.2 管理制度不健全、校院權(quán)責(zé)不清

首先高職院校的內(nèi)部管理體制改革不斷推進(jìn)，管理職能不斷下放，高職院校的二級(jí)學(xué)院扮演越來(lái)越重要的基層管理的角色。但是由于管理制度不健全，在管理職能下放的同時(shí)有些權(quán)責(zé)沒(méi)有厘清，因此在推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)的過(guò)程中，管理制度不健全，校院權(quán)責(zé)不清對(duì)二級(jí)學(xué)院的辦公自動(dòng)化推進(jìn)產(chǎn)生影響，信息傳遞過(guò)程中往往容易因管理人員缺失而無(wú)法繼續(xù)推進(jìn)工作。其次許多高職院校沒(méi)有制定信息化建設(shè)的規(guī)劃，沒(méi)有明確智慧校園建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)，更沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)章制度保障辦公自動(dòng)化的建設(shè)和運(yùn)行。

3.3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)不夠完善

首先高職院校往往依托校外公司建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，中標(biāo)公司開(kāi)展的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量和水平參差不齊，且對(duì)學(xué)校的管理運(yùn)行了解有限，無(wú)法準(zhǔn)確貼近學(xué)校需要，打造適合學(xué)校發(fā)展的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要由學(xué)校提出要求進(jìn)行建設(shè)，而許多高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)都處于初期建設(shè)階段，各部門(mén)特別是二級(jí)學(xué)院，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況提出工作需求并形成辦公自動(dòng)化模塊，因此辦公系統(tǒng)工作覆蓋面不夠，許多工作仍然需要通過(guò)紙質(zhì)完成辦公。其次高職院校在推進(jìn)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中存在不同的系統(tǒng)和平臺(tái)，但不是所有系統(tǒng)和平臺(tái)都能夠與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)兼容，給高職院校二級(jí)學(xué)院的管理人員及教師帶來(lái)諸多不便，大大降低了管理人員及教師使用的體驗(yàn)感。

3.4 辦公自動(dòng)化技術(shù)人員缺乏

高職院校辦公自動(dòng)化技術(shù)人員相對(duì)較少，且技術(shù)力量不夠強(qiáng)大。高職院校通常是在辦公自動(dòng)化建設(shè)運(yùn)用初期進(jìn)行簡(jiǎn)單培訓(xùn)，而學(xué)校工作人員運(yùn)用電腦、網(wǎng)絡(luò)、軟件等操作水平各有高低，在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中仍然存在許多問(wèn)題和操作障礙，無(wú)法得到及時(shí)有效的幫助和解決。

4 高職院校二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化效率提升的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣，提高使用意識(shí)

首先要加大對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的宣傳力度，讓二級(jí)學(xué)院人員對(duì)系統(tǒng)的功能和提高辦公效率的益處有更詳細(xì)的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也讓他們認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的重要性和必要性，逐步消除二級(jí)學(xué)院人員的抵觸心理。其次是積極組織二級(jí)學(xué)院人員參加辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用培訓(xùn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)和運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，提高辦公效率。當(dāng)然，在二級(jí)學(xué)院推廣運(yùn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)程中，二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是能否盡快順利推廣運(yùn)行的關(guān)鍵，只有學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視并以身作則運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)辦公，才能調(diào)動(dòng)二級(jí)學(xué)院人員使用新系統(tǒng)的積極性。

4.2 加強(qiáng)各部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，分步推行

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和推進(jìn)涉及學(xué)校各部門(mén)、各學(xué)院，涉及全體教師和學(xué)生，工作覆蓋面較廣，因此要有專門(mén)牽頭部門(mén)如網(wǎng)絡(luò)管理辦公室或信息中心負(fù)責(zé)全程推進(jìn)建設(shè)，同時(shí)要成立由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，各部門(mén)、二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人參與的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，各部門(mén)、二級(jí)學(xué)院也要相應(yīng)成立運(yùn)行小組，有效加強(qiáng)各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，分步推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

4.3 建立健全規(guī)章制度，保障推行

完善的規(guī)章制度建設(shè)是高職院校有序、高效推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的重要保障。首先高職院校應(yīng)繼續(xù)推進(jìn)內(nèi)部管理體制改革，進(jìn)一步明確二級(jí)學(xué)院的權(quán)責(zé)，在學(xué)校章程的框架下，建立健全二級(jí)學(xué)院管理建設(shè)規(guī)章制度。其次高職院校應(yīng)制定明確的信息化建設(shè)方案，特別是辦公自動(dòng)化建設(shè)方案，對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化發(fā)展提出方案和要求，同時(shí)明確二級(jí)學(xué)院的辦公人員及教師的用戶權(quán)限、職責(zé)與義務(wù)。建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，將辦公自動(dòng)化水平納入職工考核的重要指標(biāo)，對(duì)及時(shí)有效運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的職工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未及時(shí)運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理公文等工作造成工作延誤的給予處罰。

4.4 強(qiáng)化技術(shù)人員隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)信息化技能培訓(xùn)

首先要強(qiáng)化技術(shù)人員隊(duì)伍建設(shè)。高職院校要從建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到最終實(shí)現(xiàn)建成智慧化校園，需要一支強(qiáng)有力的技術(shù)人員隊(duì)伍作為支撐，才能設(shè)計(jì)并建設(shè)最適合學(xué)校自身發(fā)展需求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。如常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院專門(mén)設(shè)置圖文信息中心，建設(shè)一支強(qiáng)有力的技術(shù)人員隊(duì)伍，根據(jù)學(xué)校各部門(mén)工作職責(zé)和流程，自主研發(fā)系統(tǒng)模塊。其次要加強(qiáng)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用培訓(xùn)，讓工作人員更快熟悉業(yè)務(wù)操作技術(shù)，及時(shí)處理相應(yīng)信息。但在培訓(xùn)中不能簡(jiǎn)單的采取內(nèi)容一致的培訓(xùn)，而是要根據(jù)系統(tǒng)管理節(jié)點(diǎn)的不同，對(duì)各管理人員、教師開(kāi)展不同的、有針對(duì)性的培訓(xùn)，并提出不同程度的要求。如要求二級(jí)學(xué)院的辦公室管理人員應(yīng)熟悉掌握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的各個(gè)模塊和功能，重點(diǎn)學(xué)習(xí)辦公文件撰寫(xiě)格式和內(nèi)容、各類公文申報(bào)流程、新聞撰寫(xiě)申報(bào)、會(huì)議申請(qǐng)等日常工作。而教師則要求其掌握公文撰寫(xiě)、請(qǐng)假申請(qǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、出入境審批等流程，并強(qiáng)調(diào)辦公反饋的及時(shí)性。只有建立一支精通業(yè)務(wù)、信息技術(shù)素養(yǎng)高、協(xié)作溝通能力強(qiáng)的工作人員隊(duì)伍，才能真正提高整個(gè)學(xué)校的行政辦公效率和水平。

4.5 加強(qiáng)資金投入，逐步完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)

高職院校依托校外公司建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都不可能完全符合學(xué)校實(shí)際，應(yīng)在推廣過(guò)程中注意收集存在的問(wèn)題，及時(shí)根據(jù)學(xué)校實(shí)際對(duì)辦公模塊進(jìn)行設(shè)置，不斷調(diào)整各模塊的流程設(shè)置，強(qiáng)化各辦公模塊信息處理能力，逐步完善系統(tǒng)功能建設(shè)。特別是要轉(zhuǎn)變“自上而下”的建設(shè)思路，從二級(jí)學(xué)院管理人員、教師、學(xué)生這部分用戶群體的需求出發(fā)，打造差異化的有特色的二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使教師和學(xué)生也能夠參與到學(xué)校的行政管理建設(shè)中來(lái)。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)由校級(jí)層面建設(shè)延展至二級(jí)學(xué)院的建設(shè)，并不是一蹴而就的工作，高職院校應(yīng)加大辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)資金投入力度，通過(guò)一期、二期甚至三期的建設(shè)，增添必要的硬件配套設(shè)施，保障辦公自動(dòng)化系統(tǒng)順利運(yùn)行，逐步完善校院二級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。當(dāng)然，在完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，做好網(wǎng)絡(luò)安全防御，防止學(xué)校內(nèi)部重要信息被非法泄露或竊取。

5 結(jié)語(yǔ)

高職院校推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)勢(shì)在必行，而二級(jí)學(xué)院作為學(xué)校行政管理的基層機(jī)構(gòu)，隨著高職院校的內(nèi)部管理體制改革深入發(fā)展，其工作職能不斷擴(kuò)大，扮演了越來(lái)越重要的角色，可以說(shuō)高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)和推廣成功與否的關(guān)鍵在二級(jí)學(xué)院。因此高職院校要高度重視二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)與推進(jìn)，通過(guò)運(yùn)用信息化技術(shù)，促進(jìn)校院二級(jí)管理體制創(chuàng)新與完善。