人事檔案管理中存在的不足與優(yōu)化策略研究

王玉龍

摘 要：在事業(yè)單位的日常管理中，做好人事檔案管理工作顯得十分重要。事業(yè)單位人事檔案管理工作是事業(yè)單位人事管理的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步和組織人事工作的積極有序推進(jìn)，人事檔案已經(jīng)成為事業(yè)單位人才選拔的寶貴資源，在事業(yè)單位人事管理中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。然而，目前事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題，需要我們結(jié)合時(shí)代要求和事業(yè)單位人事工作的發(fā)展需要，探尋人事檔案管理工作解決對(duì)策，保證事業(yè)單位人事檔案更好地發(fā)揮其應(yīng)有的巨大價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;不足;優(yōu)化策略

引言

人事檔案是我國(guó)特色人事管理制度下的產(chǎn)物，其主要是記錄個(gè)人經(jīng)歷、品德作風(fēng)以及政治面貌等，具有憑證、參考以及依據(jù)三重功能。對(duì)于個(gè)人而言，人事檔案記錄了自己的身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等多方面信息，是有效地憑證;對(duì)于組織而言，人事檔案是崗位調(diào)動(dòng)、升職的重要參考;對(duì)于組織人事部門(mén)而言，這是決定工資待遇、社會(huì)保障、福利待遇等的重要依據(jù)?，F(xiàn)階段，隨著社會(huì)發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度以及模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)需求，難以使人事檔案的作用得到充分地發(fā)揮，因此，必須要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理制度與模式，從而在妥善保管人事檔案的基礎(chǔ)上，最大限度發(fā)揮人事檔案的作用。

一、人事檔案管理中存在的不足

1.人事檔案審核不嚴(yán)格

要充分確保人事檔案的真實(shí)性，就必須要在材料歸檔時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行審核程序，剔除其中虛假的材料，尤其是出生時(shí)間、工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、職稱(chēng)以及任免職情況等重要信息，對(duì)于原始材料依據(jù)必須要加強(qiáng)審核。然而現(xiàn)實(shí)情況是人事檔案管理工作人員在工作過(guò)程中敷衍了事，審核檔案材料時(shí)違反審核程序或者簡(jiǎn)化審核程序，對(duì)于疑似虛假的材料沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格審核，導(dǎo)致人事檔案的真實(shí)性難以得到有效保障，對(duì)于后續(xù)工作人員選拔、崗位、待遇調(diào)整等工作造成了嚴(yán)重影響。

2.事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化程度較低

時(shí)代的進(jìn)步和信息科技的發(fā)展，提高了人事檔案管理工作信息化建設(shè)的要求。但目前事業(yè)單位管理者還未完全樹(shù)立信息化理念，很多員工也不愿學(xué)習(xí)信息技術(shù)，特別是一些人事檔案管理工作者，讓其改變已習(xí)慣的工作模式，對(duì)惰性較大、思想落后的人來(lái)說(shuō)難度較大。這使得大部分事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化程度較低，人事檔案管理中依舊沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工化的方式進(jìn)行收集歸檔、目錄編寫(xiě)、檔案匯總、管理存放，沒(méi)有建立電子檔案，更沒(méi)有配備信息化管理軟件。人事檔案管理工作效率低下，不能適應(yīng)事業(yè)單位管理信息化的要求。

二、人事檔案管理優(yōu)化策略

1.強(qiáng)化人事檔案審核制度

人事檔案是人事任命、崗位調(diào)整、職稱(chēng)評(píng)聘、調(diào)資增薪以及退休等事務(wù)的重要依據(jù)，其重要性不言而喻，保障人事檔案真實(shí)性與完整性是利用人事檔案的必要前提，因此，必須要強(qiáng)化人事檔案的審核制度。首先，要建立材料審核機(jī)制，檔案管理機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，結(jié)合中組部和省市委組織部的具體細(xì)則要求，以“三齡兩歷一身份”為工作指針，從材料收集以及歸檔環(huán)節(jié)加強(qiáng)審核，避免隨意或者盲目收集材料，要確保檔案材料的規(guī)范性，從源頭上剔除虛假材料，確保人事檔案可以客觀地反映本人的真實(shí)情況，從而為后續(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ);其次，要構(gòu)建人事檔案審核的常態(tài)機(jī)制，鑒于人事檔案材料丟失、造假等問(wèn)題的頻繁發(fā)生，有必要構(gòu)建人事檔案審核的常態(tài)機(jī)制，將檔案審核工作落實(shí)在實(shí)際工作當(dāng)中，做好“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”制度，全面落實(shí)任前檔案審核機(jī)制，將過(guò)去的后期挽回轉(zhuǎn)變?yōu)樵缙陬A(yù)防，嚴(yán)懲人事檔案造假的行為責(zé)任人，保障人事檔案的客觀性與充分性，避免人員選聘決策不當(dāng);最后，要加強(qiáng)人事檔案監(jiān)管力度，人事檔案涉及多個(gè)部門(mén)單位，因此，必須要強(qiáng)化監(jiān)管力度，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。

2.加大事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)力度

應(yīng)用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備進(jìn)行人事檔案管理，可以減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。尤其是一些大型事業(yè)單位，員工多，且人事檔案的一些信息比如工資、職務(wù)、崗位、社保等變動(dòng)頻繁，實(shí)行計(jì)算機(jī)操作，就可以隨時(shí)將這些變動(dòng)信息輸入進(jìn)去，方便、可靠、快速。因此事業(yè)單位要加大人事檔案管理信息化建設(shè)力度，一方面積極引入人事檔案管理信息系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將信息的采集、導(dǎo)入、分類(lèi)、整合等融為一體，搭建全面、動(dòng)態(tài)、安全的信息化平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化、智能化;另一方面要派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員定期維護(hù)、優(yōu)化人事檔案管理信息系統(tǒng)，避免計(jì)算機(jī)遭受攻擊、系統(tǒng)破壞、數(shù)據(jù)丟失等事件的發(fā)生，確保人事檔案管理信息系統(tǒng)正常穩(wěn)定運(yùn)行。

3.強(qiáng)化人事檔案管理制度的社會(huì)化

我國(guó)人事檔案管理制度發(fā)展的起步相對(duì)較晚，這也是導(dǎo)致人事檔案管理制度缺乏全面性和科學(xué)性的重要因素之一，所以仍需人們不斷通過(guò)實(shí)踐去摸索和總結(jié)出一條有效地管理途徑。就我國(guó)目前事業(yè)單位的人事檔案管理工作來(lái)看，很多事業(yè)單位人事檔案管理制度當(dāng)中的一些內(nèi)容都過(guò)于狹隘，只適用于事業(yè)單位內(nèi)部。這樣的情況導(dǎo)致事業(yè)單位的人力資源共享和流通等方面受到了制約。所以針對(duì)這一問(wèn)題，則需要保證人事檔案制度的創(chuàng)新應(yīng)該充分體現(xiàn)社會(huì)化的內(nèi)容。事業(yè)單位需要根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)以及人事管理工作的需求情況對(duì)人事檔案管理制度做出相應(yīng)地調(diào)整和創(chuàng)新，將社會(huì)管理中的一些內(nèi)容和細(xì)則添加到人事檔案管理當(dāng)中，從而保證事業(yè)單位的人事檔案管理制度能夠符合當(dāng)今社會(huì)對(duì)人力資源的需求，有利于實(shí)現(xiàn)人力資源的共享和高效利用。

結(jié)語(yǔ)

總之，事業(yè)單位必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，根據(jù)目前人事檔案管理工作現(xiàn)狀，結(jié)合其存在的問(wèn)題，采取有效地對(duì)策，提高自身人事檔案管理工作水平和效能，充分發(fā)揮人事檔案在事業(yè)單位人事管理工作中的促進(jìn)作用，為更好促進(jìn)部門(mén)和單位組織人事工作的提質(zhì)增效奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，進(jìn)一步踐行“為黨管檔，為民服務(wù)”的初心使命，用優(yōu)異的工作業(yè)績(jī)?yōu)辄h的生日獻(xiàn)禮。

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