基于醫(yī)院信息平臺下系統(tǒng)性人力資源管理的構(gòu)建和使用

呂壽祝 巢仰云

（首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京天壇醫(yī)院人力資源處，北京 100070）

1 系統(tǒng)性人力資源管理信息化建設(shè)的背景

1.1 外部政策背景

2015年，國務(wù)院辦公廳頒布了《國務(wù)院辦公廳關(guān)于城市醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)的指導(dǎo)意見》[1]，文中明確提出深化編制人事制度改革、加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)和提升服務(wù)能力、加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)，強(qiáng)化信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用和數(shù)據(jù)安全管理等重要內(nèi)容。

1.2 內(nèi)部需求

近年來，隨著公立醫(yī)院改革的不斷推進(jìn)、北京市屬部分醫(yī)院遷建計(jì)劃的實(shí)施以及醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院對專業(yè)人才的需求不斷增加，人力成本上的投入也越來越大，醫(yī)院的人力資源管理呈現(xiàn)出系統(tǒng)化、多元化、信息化的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的人事工作方法已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期信息化智慧醫(yī)院的發(fā)展步伐。人力資源作為一項(xiàng)特殊的有價(jià)值的資源，越來越引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理部門的充分重視。為了吸引醫(yī)院發(fā)展所需要的核心人才，充分發(fā)揮人力資源在整個(gè)職業(yè)生涯期間的特殊價(jià)值，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理部門要改變傳統(tǒng)理念，從管理制度、工作流程等多方面入手，切實(shí)改變傳統(tǒng)工作模式，做到以人為本，注重人才，人崗匹配，人盡其才，充分發(fā)揮員工最大化能效的管理目標(biāo)，為醫(yī)院和個(gè)人創(chuàng)造更多的社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值[2]。

2 系統(tǒng)性人力資源管理建設(shè)的理念和意義

要打造現(xiàn)代化的智慧型綜合醫(yī)院，現(xiàn)代化的信息建設(shè)顯得尤為重要。醫(yī)院的信息化建設(shè)可以歸納為七大目標(biāo)：減少信息錯(cuò)誤、控制運(yùn)行成本、加強(qiáng)人才建設(shè)、改善醫(yī)療服務(wù)、優(yōu)化辦公流程、提高工作效率、提升整體滿意度。

醫(yī)院信息化技術(shù)應(yīng)用的越來越廣泛，不但有利于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)更合理、更優(yōu)化的人力資源配置，而且也有助于人力資源效能作用得到充分的發(fā)揮，從而促使醫(yī)院進(jìn)一步提升人力資源管理的信息化水平，為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性人力資源管理，可以在醫(yī)院信息平臺的基礎(chǔ)上，將人力資源管理系統(tǒng)與醫(yī)院的OA辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)和醫(yī)院信息系統(tǒng)等進(jìn)行有效的整合，形成系統(tǒng)化的人力資源信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)在人力資源管理過程中的系統(tǒng)性、前瞻性、規(guī)劃性和有效性。

系統(tǒng)性人力資源管理是要在充分挖掘人力資源潛力的基礎(chǔ)上，盡可能提高整個(gè)組織的人力資源效能，按照“以員工為中心，將員工成長成才和醫(yī)院戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合”的核心理念[3]，充分了解員工需求，增加員工和單位的溝通，不斷改善工作環(huán)境，提升員工工作體驗(yàn)，激發(fā)員工潛能，發(fā)現(xiàn)人才、挑選人才、留住人才，來促進(jìn)醫(yī)院戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 系統(tǒng)性人力資源管理構(gòu)建的基礎(chǔ)

為了實(shí)施系統(tǒng)性人力資源管理，首先要做好以下基礎(chǔ)工作。

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念

現(xiàn)代信息化醫(yī)院的建設(shè)，必須要改變傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，通過科學(xué)系統(tǒng)的管理理念、管理工作以及創(chuàng)新的技術(shù)和方法，來實(shí)現(xiàn)人力資源系統(tǒng)化建設(shè)的高效率完成[4]。

3.2 搭建信息平臺

通過醫(yī)院信息管理部門，搭建醫(yī)院統(tǒng)一的信息平臺，借助該信息平臺，將醫(yī)院人力資源處、財(cái)務(wù)處、運(yùn)營管理辦公室、科技處、醫(yī)務(wù)處等部門的管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的銜接，將各部門管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)橄嗷ヂ?lián)系且運(yùn)行高效的綜合信息系統(tǒng)。

3.3 建立組織架構(gòu)

從縱向和橫向上準(zhǔn)確劃分醫(yī)院各科處室，明確各科處室之間的等級關(guān)系，準(zhǔn)確建立醫(yī)院組織架構(gòu)。

3.4 建立數(shù)據(jù)字典

將個(gè)人信息細(xì)分到各個(gè)維度，通過橫向和縱向維度建立個(gè)人信息檔案，例如年齡、性別、學(xué)歷、職稱等橫向信息以及所屬科室、所屬病區(qū)等縱向信息，通過數(shù)據(jù)字典保證各系統(tǒng)中的個(gè)人信息具有唯一性、準(zhǔn)確性和完整性[5]。

3.5 信息歸口管理

在建立組織架構(gòu)的基礎(chǔ)上，依據(jù)數(shù)據(jù)字典的要求，人力資源管理部門要作為職工個(gè)人信息的唯一出入口。各部門根據(jù)分管業(yè)務(wù)，在統(tǒng)一數(shù)據(jù)字典的規(guī)范下逐步完善其他個(gè)人資料，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息的唯一性和準(zhǔn)確性。

3.6 建立規(guī)章制度

制定嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的規(guī)章制度，制度中應(yīng)該對各部門的職責(zé)、相關(guān)業(yè)務(wù)流程以及業(yè)務(wù)流程所需用到的業(yè)務(wù)表單進(jìn)行詳細(xì)的說明。業(yè)務(wù)流程是對人力資源管理各個(gè)環(huán)節(jié)先后次序的說明，使業(yè)務(wù)處理有章可循。業(yè)務(wù)表單既是工作環(huán)節(jié)完成的標(biāo)志，又是流程傳遞的依據(jù)，還是信息收集的主要載體[2]。

3.7 有效更新數(shù)據(jù)

在建立基本信息的基礎(chǔ)上，人員信息的變化更新就顯得尤為重要，如崗位變動(dòng)、職稱變動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、離職、離退休等，需及時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)人員信息的動(dòng)態(tài)調(diào)整。個(gè)人基本信息的變更和維護(hù)可以采用員工自助的方式，利用網(wǎng)絡(luò)終端或者手機(jī)APP將個(gè)人變化的信息和證明材料提交相關(guān)部門審核，審核通過之后，變更的個(gè)人信息會通過信息平臺自動(dòng)傳輸?shù)礁鞑块T業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，并提醒管理人員職工信息已經(jīng)更新[6]。

4 系統(tǒng)性人力資源管理綜合應(yīng)用

4.1 系統(tǒng)性人力資源管理框架

系統(tǒng)性人力資源管理框架圖（圖1）。

4.2 系統(tǒng)性人力資源管理重要功能綜合應(yīng)用

4.2.1 人員基本信息管理及員工自助

人員基本信息管理可以輕松實(shí)現(xiàn)醫(yī)院職工信息的快速檢索、多維度查詢統(tǒng)計(jì)、歷史信息查詢以及各類人事證明材料的出具。為了保證信息的準(zhǔn)確性，需要對人員基本信息進(jìn)行及時(shí)更新和必要的維護(hù)。醫(yī)院人員較多，工作區(qū)域分散，人力資源部門依靠紙質(zhì)材料來維護(hù)基本信息的方式既效率低下，又容易出錯(cuò)。在移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)辦公快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，可以開通員工終端自助服務(wù)，方便員工個(gè)人通過手機(jī)APP及時(shí)提交個(gè)人變化的信息以及有效憑證，相關(guān)部門審核之后自動(dòng)更新，以保證基本信息的準(zhǔn)確性、聯(lián)動(dòng)性和實(shí)效性。同時(shí)，員工自助服務(wù)可以將人力資源管理部門相關(guān)業(yè)務(wù)辦理流程、表格模板、規(guī)章制度等內(nèi)容進(jìn)行公布，方便職工本人通過手機(jī)終端自行了解相關(guān)內(nèi)容、申請業(yè)務(wù)辦理、查看辦理結(jié)果、打印相關(guān)證明材料[1]。

圖1 系統(tǒng)性人力資源管理框架圖

4.2.2 聘用合同管理

通過合同管理模塊可以實(shí)現(xiàn)聘用合同的簽訂、合同續(xù)簽、合同變更以及合同終止等相關(guān)業(yè)務(wù)。通過設(shè)定提醒時(shí)間，可以做到合同到期預(yù)警等相關(guān)提醒，該提醒可以通過信息平臺已短信或者郵件的方式向相關(guān)科室和員工發(fā)送提醒通知，并通過管理系統(tǒng)發(fā)送需要簽訂的合同模板和注意事項(xiàng)，規(guī)定辦理時(shí)間時(shí)效，待雙方簽訂后，自動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)行系統(tǒng)合同內(nèi)容更新，并可以打印合同進(jìn)行歸檔保存（圖2）。

4.2.3 工資管理

傳統(tǒng)的工資手動(dòng)調(diào)整方式已不能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求，由于醫(yī)院人員基數(shù)大，工資類別和等級劃分較多，手工記錄及調(diào)整方式既無法保證實(shí)效性也無法保證準(zhǔn)確性。通過工資管理模塊可以根據(jù)職工職稱等級變化、工作崗位變化、工資標(biāo)準(zhǔn)變化等自動(dòng)調(diào)整對應(yīng)的工資數(shù)據(jù)，將復(fù)雜繁瑣的手工調(diào)節(jié)轉(zhuǎn)變?yōu)楹唵胃咝?zhǔn)確地的自動(dòng)審核和調(diào)整，同時(shí)也在一定程度上也避免了人為調(diào)整工資數(shù)據(jù)等徇私舞弊的不良行為。與此同時(shí)，利用數(shù)據(jù)平臺，在設(shè)定權(quán)限的前提下，可以將職工工資信息等變更數(shù)據(jù)發(fā)送給相關(guān)部門，做到信息交互傳遞，有利于相關(guān)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和統(tǒng)計(jì)，工資管理模塊的具體功能（圖3）。

圖2 合同管理

4.2.4 職稱管理

職稱管理模塊不僅可以對員工的職稱進(jìn)行簡單的統(tǒng)計(jì)分析，更重要的是可以在職稱申報(bào)之前，根據(jù)各等級申報(bào)條件，通過人力資源管理系統(tǒng)從醫(yī)療、科研、教育等系統(tǒng)中匯總相關(guān)信息進(jìn)行預(yù)警提醒，整理匯總各類職稱、各級別符合條件的人員信息，方便人力資源管理部門提前了解當(dāng)年職稱申報(bào)人員的整體情況。另外，根據(jù)職稱申報(bào)條件，提前預(yù)判當(dāng)年可能申報(bào)的人員情況，并向職工本人發(fā)送職稱申報(bào)以及目前個(gè)人是否存在某些方面短板的消息提醒，個(gè)人根據(jù)系統(tǒng)提示查漏補(bǔ)缺。

圖3 工資管理

職工本人也可以利用員工自助終端，上傳職稱晉升所需材料，各種材料自動(dòng)發(fā)送至分管部門進(jìn)行審核，審批之后再將分管部門審批意見發(fā)送至職工本人和人力資源管理部門。在職稱申報(bào)通過之后，可以利用管理系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整職稱信息，并關(guān)聯(lián)工資、績效、醫(yī)療等相關(guān)系統(tǒng)，以便自動(dòng)更新。

在材料提交和材料審核等基本功能完成的基礎(chǔ)上，可以進(jìn)一步開發(fā)網(wǎng)上職稱評審功能。在申報(bào)材料審核通過的前提下，可以為評審專家開通遠(yuǎn)程服務(wù)端口，利用網(wǎng)絡(luò)終端進(jìn)行在線職稱評審，從而避免了評審會在統(tǒng)一時(shí)間和統(tǒng)一地點(diǎn)上的局限性，也避免了在同一會場由于不同評審意見可能帶來的尷尬。

4.2.5 社會保險(xiǎn)管理

社會保險(xiǎn)管理模塊可以通過數(shù)據(jù)平臺訪問財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和績效管理系統(tǒng)，根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的人員信息，自動(dòng)查詢職工上一年度發(fā)放的工資總額，并根據(jù)社會保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)的相關(guān)規(guī)定，自動(dòng)計(jì)算職工上一年度月均工資以及各項(xiàng)保險(xiǎn)的扣繳金額，之后利用數(shù)據(jù)平臺將扣繳費(fèi)用等信息自動(dòng)回傳到財(cái)務(wù)和績效等相關(guān)部門，作為職工工資中社會保險(xiǎn)扣繳費(fèi)用的數(shù)據(jù)支持。該模塊在依據(jù)社會保險(xiǎn)繳費(fèi)政策的前提下，由人力資源管理部門人工維護(hù)政策數(shù)據(jù)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地計(jì)算全體在職員工的繳費(fèi)基數(shù)和扣繳金額。

4.2.6 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

人力資源管理系統(tǒng)借助信息平臺真正做到數(shù)據(jù)的上傳下達(dá)和精確統(tǒng)計(jì)。在固定權(quán)限的條件下，人力資源管理系統(tǒng)可以從其他系統(tǒng)中提取所需的數(shù)據(jù)信息，對醫(yī)院人力資源整體數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過領(lǐng)導(dǎo)桌面向院領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)醫(yī)院的人才隊(duì)伍、人力成本、人員現(xiàn)狀、數(shù)據(jù)對比等多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，使得領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)掌握目前醫(yī)院職工知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、科研能力等情況，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提了重要的信息支撐。與此同時(shí)，其他信息系統(tǒng)可以在預(yù)設(shè)權(quán)限的情況下，借助信息平臺可以從人力資源信息系統(tǒng)中隨時(shí)查詢該部門工作所需的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，避免了部門之間溝通不暢、信息共享不暢或者信息差別所帶來的工作延誤和效率低下，真正做到信息共享，準(zhǔn)確無誤，高效同步。

系統(tǒng)性人力資源管理的建設(shè)是一項(xiàng)既系統(tǒng)又復(fù)雜的工程，在進(jìn)行系統(tǒng)化實(shí)際建設(shè)的過程中，需要充分考慮醫(yī)院人力資源現(xiàn)實(shí)情況和實(shí)際需求。通過信息平臺的有效銜接，促進(jìn)信息技術(shù)和人力資源管理有效結(jié)合，為醫(yī)院人力資源管理工作構(gòu)建一個(gè)新的動(dòng)態(tài)管理平臺，在保證數(shù)據(jù)信息安全的前提下，增強(qiáng)部門之間的溝通及信息共享，提高工作效率，真正發(fā)揮人力資源管理將醫(yī)院職工作為人才管理的目的，為醫(yī)院的用才、育才及留才工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)更好更快的發(fā)展[4]。