電力工程項目檔案全過程管理探究

朱明正

摘 要：隨著電力工業(yè)的迅速發(fā)展，包括檔案管理在內(nèi)的各項管理日趣規(guī)范和完善，特別是達標創(chuàng)優(yōu)工程，更是將檔案達標創(chuàng)優(yōu)納入整體創(chuàng)優(yōu)工作范疇，對檔案管理提出了更高更多的要求。電力檔案形成于電力建設全過程，涵蓋工程建設的方方面面，數(shù)量多內(nèi)容復雜，因此要做好檔案全過程管理，就必須要求技術、質(zhì)量、物資采購和檔案管理等部門彼此合作，通力配合，共同做好工程項目檔案編制報審、收集、整理等工作，全力確保電力工程檔案內(nèi)容真實、準確規(guī)范，及時有效。本文通過對電力工程建設項目全過程管理進行全面分析，希望可以為相關工作提供參考。

關鍵詞：電力;工程項目;檔案;全過程管理

0引言

檔案工作“三納入四同步”，電力企業(yè)的迅速發(fā)展，極大地推動電力工程建設項目檔案管理持續(xù)提升，日益完善規(guī)范。電力工程項目檔案管理是整個工程建設中不可或缺的重要環(huán)節(jié)之一，也是整個電力工程資料的歸集所在。項目檔案全過程管理，就要求相關人員對電力發(fā)展的活動軌跡進行全面客觀記錄，確保各類記錄客觀真實、形式規(guī)范、及時有效。新時代，新變化，新要求，隨著電力工業(yè)外部環(huán)境變化，電力工程檔案管理任務更重，要求更多，需要檔案從業(yè)人員積極開拓創(chuàng)新、務實求真，善于學習、勤于做事。在具體的工程建設檔案管理過程中，需要工作人員按照工程的實際情況，對施工中的一系列內(nèi)容進行有效記錄，例如審批、采購、施工等等。只有這樣才能夠使電力工程項目建設的檔案質(zhì)量得到有效保障。

1項目工程項目前期準備

任何工作都離不開人，檔案管理工作要持續(xù)發(fā)展，首先要持續(xù)提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。檔案管理是輔助性工作，相對于經(jīng)營、技術等部門，檔案管理部門責重權輕，受關注度低，因此檔案人員需要始終保持平常心，要甘于寂寞，甘守平淡，要高調(diào)做事，低調(diào)做人，加大對自身的要求。懂檔案，也要懂工程，檔案人員要努力提高管理水平，既要鉆研檔案業(yè)務，也要適當了解工程建設的大致脈絡，要邊學習，邊實踐，從而使檔案管理不斷躍上新臺階。對于工程項目檔案管理人員而言，要想做好檔案管理工作就一定要對各個方面的基礎知識進行全方位的把控，例如工程設計、施工管理等等。同時還需要對項目建設中的各項內(nèi)容以及具體的流程進行全方位掌握;其次，要結(jié)合施工現(xiàn)場的實際條件，建立起檔案收集臺賬以及存放專柜。要根據(jù)工程的實際規(guī)模按需配備打印機、掃描儀、空調(diào)、除濕器等檔案設施，也可定制專門的資料柜等管理類工具和耗材;最后，要結(jié)合工程建設的實際變化，對已有的檔案收集工作機制進行優(yōu)化。通過具體規(guī)范的措施將歸檔機制的具體規(guī)定滲透到每一項管理工作當中，努力提升工作的實際效果。檔案管理要重策劃、重落實、重過程控制，重檢查后的整改落實。工程開工之初，要根據(jù)工作實際情況建立起相應的檔案管理程序制度，對竣工資料的收集、整理以及移交過程管理要素進行必要明確，并且將該程序納入到工程質(zhì)量考核工作中。同時可以采取多項控制措施以及有效方式，落實程序制度，優(yōu)化管理流程。讓每一次查閱以及借閱檔案都能夠記錄在案，從而讓檔案的全面性得到有效保障。除此之外，相關部門還需要結(jié)合實際情況建立檔案管理考核機制，將考核內(nèi)容融入到檔案全過程管理工作當中，并根據(jù)考核條文對檔案管理人員的階段性工作，進行適當評估，幫助檔案人員有則改之，使得全過程管理工作落實到位。

2工程事項事中控制

2.1明確職責

在具體的檔案管理過程中，相關企業(yè)或部門需要對整個電力工程的實際情況進行全方位把握，明晰各單位（部門）的檔案職責，把檔案過程管理落實到每個時間點，落實到具體的人，最大程度避免檔案工作職責模糊、相互推諉、管理滯后，從而確保檔案管理正常有序。檔案管理過程中，建設單位、監(jiān)理單位、承包單位既要各司其職，又要緊密配合，建設單位、監(jiān)理單位要定制度、定責任、定規(guī)矩，把檔案管理的目標和要求講清楚，其他參建單位要根據(jù)業(yè)主監(jiān)理要求，根據(jù)檔案法律法規(guī)和標準規(guī)范針對性地開展工作，不折不扣地履行檔案職責，確保檔案管理和工程建設同步進行。

2.2及時形成檔案資料

在各類電力工程的進行過程中，由于各種因素影響，工程前期策劃不合理或計劃流于形式等問題時有發(fā)生。這些問題的存在可能會給各部門管理人員帶來一些錯誤認識，總認為工程資料資料完成時間尚早，可以再往后拖拖，等忙完了其他手頭工作再說，于是工程照片成了風景照，施工記錄成了回憶錄，其時效性大打折扣，工程檔案的滯后延期也成了老大難問題，許多時候，平時能看到的工程資料很少很少，到了工程后期，大家臨時抱佛腳，加班加點趕著做資料，這樣的心急火燎之下，檔案的過程檢查整改、檔案的內(nèi)外在質(zhì)量就很難真正得到保證。為了使這一問題得到合理解決，首先要從制度入手，要從各級領導做起，要強檢查強考核，配合內(nèi)外部各種階段性檢查，用必要的經(jīng)濟或行政手段，督促相關人員根據(jù)檔案職責，根據(jù)工程進展，及時完成檔案編制報審、收集整理工作，為檔案及時移交創(chuàng)造必要條件，要對各類人員的檔案工作考核標準進一步細化，并且形成富有成效的定期檢查。

2.3保證資料整體性

在電力工程實際施工過程中，不同項目之間有著非常密切的聯(lián)系。因此對于檔案管理工作而言，要想使其質(zhì)量得到有效保障應該對不同項目之間的聯(lián)系進行清晰把握。例如在對工程檔案資料進行建設的過程當中應該和相關部門進行有效溝通，具體包括電力工程的施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等全方位。收集參與電力工程建設的各個方面的有效信息，并且對這些資料進行全面整理，從而最終形成具有高價值的檔案。如果不同單位之間在電力工程施工中溝通存在問題，那么在對各類檔案資料進行收集時，很容易出現(xiàn)脫節(jié)、邏輯不合理等各類問題。建設質(zhì)量目標之間也存在著或大或小的差異。在檔案日常管理過程中，建設單位、監(jiān)理單位要切實發(fā)揮主導作用，要在做好自身檔案工作的同時加強對其他單位的監(jiān)督指導，努力解決過程中出現(xiàn)的各種問題，堅決避免因平時不作為、少作為而引起的檔案大面積返工修改現(xiàn)象。

3工程項目事后總結(jié)

所謂的事后控制實際上指電力工程已經(jīng)建設完成，并且竣工之后的檔案總結(jié)工作。電力工程的各參建單位在工程竣工時期應該以工作報告的形式對所在單位的檔案管理情況進行總結(jié)匯報，積極推廣本單位在解決過程中產(chǎn)生問題的有效方法，從而促進今后檔案工作的發(fā)展，并幫助建設單位認真總結(jié)本工程經(jīng)驗。各參建單位在對自身工作進行總結(jié)的過程中，要言之有物，注重用數(shù)據(jù)說話，用實際事例說話，少說空話套話，要努力講出本工程本單位的特色，努力講出確確實實值得借鑒參考的經(jīng)驗。要努力總結(jié)管理經(jīng)驗，努力參與工程達標創(chuàng)優(yōu)工作，努力尋求更多更高的檔案管理價值。

4結(jié)束語

綜上所述，要全面做好電力建設工程檔案管理的全過程管理，需要努力把握工程特點，努力把握工作要點，要善于化解被動因素。檔案管理人員不但要全面遵守專業(yè)管理的各項原則，還努力將檔案管理工作和電力工程項目實際情況全面結(jié)合起來，不斷調(diào)整思路改進工作方法。要充分借助信息化系統(tǒng)對各類電力檔案信息資源進行分類整合，提高管理效率，積極促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

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