論SAP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化存在的問題與對策

桂素娟　劉麗

摘 要：隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，業(yè)財一體化成為造紙企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代化競爭的必由之路。Y公司是一家跨國集團(tuán)公司，涉及造紙、包裝、物流為主的上下游產(chǎn)業(yè)。Y公司早期使用的ERP因功能單一、口徑不統(tǒng)一無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理需求，致使業(yè)務(wù)國際化路線受阻。SAP系統(tǒng)在許多行業(yè)有廣泛應(yīng)用，根據(jù)已有資料顯示，該系統(tǒng)可以有效地提高企業(yè)的財務(wù)信息管理水平，但在造紙行業(yè)應(yīng)用極少。本文以Y公司應(yīng)用SAP系統(tǒng)財務(wù)信息化建設(shè)為背景，就建設(shè)過程中所暴露出來的問題，提出合理的解決對策，旨在提高財務(wù)信息管理水平，更好地促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：SAP系統(tǒng)? 財務(wù)信息化? 問題與對策

中圖分類號：F253.7? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：2096-0298（2020）03（a）--02

Y公司通過多年擴(kuò)張收購，已成為擁有9家造紙生產(chǎn)基地的大型集團(tuán)公司，但每個生產(chǎn)基地所使用的ERP軟件各不相同，造成統(tǒng)計數(shù)據(jù)時耗費(fèi)大量資源。因數(shù)據(jù)口徑不統(tǒng)一，無法快速轉(zhuǎn)化形成統(tǒng)一的報表。SAP系統(tǒng)上線使得Y公司自身業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)全產(chǎn)業(yè)的鏈接，有助于提升企業(yè)經(jīng)營者的管理能力，面對市場的驟變，做出快速反應(yīng)。然而受多方面的影響，如傳統(tǒng)財務(wù)思維工作方式、系統(tǒng)部分功能運(yùn)用存在偏差等因素，運(yùn)行中暴露出了部分問題，不能發(fā)揮其更大的優(yōu)越性[1]。

1 SAP系統(tǒng)的簡介

“SAP”是一家從事財務(wù)軟件開發(fā)的全球500強(qiáng)企業(yè)，也是目前全球最大的ERP軟件公司。開發(fā)的SAP R/3系統(tǒng)，是一個基于客戶/服務(wù)機(jī)結(jié)構(gòu)和開放系統(tǒng)的、集成的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，俗稱“SAP系統(tǒng)”[2]。

1.1 SAP系統(tǒng)的功能特點(diǎn)

SAP系統(tǒng)功能覆蓋企業(yè)的財務(wù)、生產(chǎn)、后勤（工程設(shè)計、采購、庫存、生產(chǎn)銷售和質(zhì)量等）和人力資源管理、SAP系統(tǒng)在業(yè)務(wù)工作流程、因特網(wǎng)應(yīng)用鏈接功能、企業(yè)架構(gòu)、財務(wù)控制等多方面的表現(xiàn)，是目前所有ERP子系統(tǒng)中，控制得最仔細(xì)的一個，也是最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊粋€信息系統(tǒng)。其鮮明功能特點(diǎn)就是更加的開放、靈活、集成。

1.2 SAP系統(tǒng)的主要模塊

SAP R/3系統(tǒng)包括財務(wù)會計、管理會計、生產(chǎn)計劃和控制、項目管理、物料管理、質(zhì)量管理、銷售管理、人力資源管理等模塊。Y公司于2018年上線了以下模塊：

FI財務(wù)模塊。其主要是將企業(yè)的會計信息進(jìn)行匯集和控制，主要的模塊有應(yīng)付、應(yīng)收、總賬等。

CO管理模塊。主要是協(xié)調(diào)企業(yè)流程，統(tǒng)一財務(wù)報表。主要模塊有核算產(chǎn)品成本、項目管理、獲利分析等功能。

PP生產(chǎn)計劃模塊。主要對生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)執(zhí)行和生產(chǎn)控制三個領(lǐng)域進(jìn)行管控等。

QM品質(zhì)管理模塊。主要是對產(chǎn)品監(jiān)控、輸入以及管理等。

SD銷售模塊。主要模塊包括定價、處理訂單、生產(chǎn)計劃以及交貨等。

PM工廠維護(hù)與管理模塊。工廠維護(hù)及檢測計劃、單據(jù)處理、歷史數(shù)據(jù)、報告分析等。

MM采購模塊。主要模塊包括庫房管理、庫存管理、采購以及供應(yīng)商評價等。

2 Y公司財務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 傳統(tǒng)財務(wù)工作方式阻礙SAP系統(tǒng)優(yōu)勢發(fā)揮

對于傳統(tǒng)的ERP財務(wù)管理人員來說，只需根據(jù)各業(yè)務(wù)部門提供的單據(jù)分門別類的審核無誤后記賬，屬于“記賬式”財務(wù)管理，然后對數(shù)據(jù)分析比較，無需財務(wù)人員對于數(shù)據(jù)差異背后的誘導(dǎo)因素進(jìn)行分析，因此具有一定財務(wù)知識的“單一型”會計人員，即可勝任該財務(wù)管理工作。而SAP系統(tǒng)從業(yè)務(wù)生產(chǎn)前端至銷售末端，全流程、分模塊可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的聯(lián)動性和可追溯性，業(yè)務(wù)部門任何一個微小的變化都會被記錄。如：生產(chǎn)車間因紙芯庫存不足，統(tǒng)計員無法報工，但實(shí)際生產(chǎn)中使用了前期節(jié)余的部分紙芯，成本分析中提示成本偏低，財務(wù)人員即可快速追溯導(dǎo)致成本偏低的具體原因。這就需要財務(wù)人員對業(yè)務(wù)的全工藝流程有系統(tǒng)性的認(rèn)識，能夠?qū)υ牧嫌猛?、生產(chǎn)環(huán)節(jié)關(guān)鍵參數(shù)、介質(zhì)能源的消耗水平均有一定認(rèn)識，需要的是“復(fù)合型”的財務(wù)管理人員。目前Y公司大部分財務(wù)管理人員，因無接觸生產(chǎn)管理工作，難以實(shí)現(xiàn)角色上的轉(zhuǎn)變，主要在“工作思維方式”轉(zhuǎn)變困難，從而無法全面、客觀、準(zhǔn)確的反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況，導(dǎo)致SAP系統(tǒng)不能發(fā)揮其全部優(yōu)勢。

2.2 系統(tǒng)部分功能運(yùn)用時存在偏差

系統(tǒng)項目開發(fā)組未對造紙業(yè)務(wù)深入了解，無法準(zhǔn)確理解用戶的需求，而用戶也對SAP系統(tǒng)的邏輯關(guān)系、功能應(yīng)用理解不到位。項目組從一開始藍(lán)圖設(shè)計、系統(tǒng)配置、數(shù)據(jù)收集到上線的實(shí)施過程中，都未對用戶系統(tǒng)培訓(xùn)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，用戶無法自行解決，過分依賴咨詢顧問。上線之初，月結(jié)數(shù)據(jù)質(zhì)量無法達(dá)到預(yù)期。如銷售模塊的寄存庫運(yùn)費(fèi)分?jǐn)偛缓侠恚琒AP系統(tǒng)按照結(jié)算運(yùn)費(fèi)分?jǐn)傊廉?dāng)月銷售產(chǎn)品中，但是實(shí)際貨物已運(yùn)至對方倉庫，對方公司要求只有在使用時才能確認(rèn)收貨，不能認(rèn)定貨物已銷售，業(yè)務(wù)性質(zhì)只是寄存，造成當(dāng)月的銷售量和運(yùn)費(fèi)不匹配，運(yùn)費(fèi)無法平均分?jǐn)傊烈淹膺\(yùn)所有貨物，但銷售價格是包括運(yùn)費(fèi)的，因此SAP系統(tǒng)反映出來的出廠價不準(zhǔn)確，容易造成管理層對銷售分析形成誤判。

2.3 財務(wù)分析、評價以及預(yù)測系統(tǒng)不健全

目前SAP系統(tǒng)應(yīng)用其財務(wù)分析、評價以及預(yù)測系統(tǒng)不健全，主要體現(xiàn)在用戶無法及時的獲取、查詢以及統(tǒng)計財務(wù)信息。該系統(tǒng)是由德國人最早研發(fā)，早期在中國使用于國有企業(yè)，其系統(tǒng)本身的邏輯對于造紙企業(yè)Y公司來說沒有量身定做，部分功能不健全。在財務(wù)分析時，需要就某個數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的統(tǒng)計和分析，但無法從根源保證數(shù)值的準(zhǔn)確性。如在預(yù)測生產(chǎn)成本時，SAP系統(tǒng)無法根據(jù)用戶的需求進(jìn)行系統(tǒng)配置，分析中又無法用一些復(fù)雜的財務(wù)方法，還需后期人工處理。

2.4 系統(tǒng)優(yōu)化更新滯后

SAP系統(tǒng)優(yōu)化更新滯后，從而偶爾會出現(xiàn)莫名錯誤。如SAP系統(tǒng)統(tǒng)計的物料數(shù)量跟實(shí)際數(shù)量有誤差，銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計跟實(shí)際的交貨單差距較大，使得SAP系統(tǒng)不能準(zhǔn)確的反映真實(shí)情況。引發(fā)這種錯誤主要原因在于系統(tǒng)自身不夠完善和存在漏洞，因此在實(shí)際應(yīng)用中，就無法在線上對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地加工分析，不能及時、準(zhǔn)確的反映出企業(yè)的經(jīng)營狀況。

3 企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的對策

3.1 培養(yǎng)SAP系統(tǒng)模塊的專業(yè)人員

為了更好發(fā)揮SAP系統(tǒng)的作用，需要企業(yè)自主培養(yǎng)高素質(zhì)的SAP系統(tǒng)模塊的開發(fā)人員。首先，優(yōu)先招聘有造紙專業(yè)背景的SAP系統(tǒng)模塊人員，從源頭上把控財務(wù)信息化建設(shè)水平;其次定期對相關(guān)人員進(jìn)行財務(wù)相關(guān)知識、工藝實(shí)踐知識培訓(xùn)，這有利于專業(yè)人員更深刻的理解系統(tǒng)的需求;最后多組織系統(tǒng)應(yīng)用的交流會，各造紙基地對好的經(jīng)驗總結(jié)、歸納及推廣，提高造紙企業(yè)的財務(wù)信息化建設(shè)水平[3]。

3.2 查缺補(bǔ)漏、提高業(yè)務(wù)真實(shí)性

在SAP系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施過程中，需要定期開展查漏補(bǔ)缺工作，以求完善系統(tǒng)自身及提高業(yè)務(wù)的真實(shí)性。查出配置不合理的現(xiàn)象，需要由IT部門進(jìn)行牽頭，其他部門配合，找到與實(shí)際業(yè)務(wù)不匹配的根源，對系統(tǒng)進(jìn)行升級，最終達(dá)到與業(yè)務(wù)事實(shí)相符的管理要求。同時IT部門應(yīng)該設(shè)立專員，針對各部門偶然性出現(xiàn)的問題，及時提供技術(shù)支持，以此來幫助系統(tǒng)的順利運(yùn)行。

3.3 健全企業(yè)的財務(wù)分析、評價以及預(yù)測系統(tǒng)

在建設(shè)SAP系統(tǒng)時，需要不斷的優(yōu)化其功能，對財務(wù)進(jìn)行分析、評價以及預(yù)測。如建立成本分析分級管控程序，可按照成本偏離幅度的大小，用綠、黃、橙、紅等不同顏色的警報來及時提醒用戶異常，從而快速的查找成本偏離的原因。完善預(yù)測系統(tǒng)，通過輸入某個預(yù)測因素的變化，對成本的偏離情況進(jìn)行分析，從而為下一階段生產(chǎn)組織、銷售提供有針對性的調(diào)整策略[4]。

4 結(jié)語

SAP系統(tǒng)是目前世界上最先進(jìn)的財務(wù)管理系統(tǒng)之一，但也有自身的局限性，主要原因在于它是一個大眾化的管理軟件，沒有就具體的造紙行業(yè)或者某公司的管理模式進(jìn)行差異化的個性定制。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，有部分環(huán)節(jié)不能完全適應(yīng)Y公司的財務(wù)管理要求。因此在未來的系統(tǒng)建設(shè)中，需要與造紙企業(yè)進(jìn)行多維度、多層級、全要素、全覆蓋的融合，使其發(fā)揮更大的作用，快速實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的財務(wù)管理支撐。

參考文獻(xiàn)

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