信息時(shí)代企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

朱亞娟

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們迎來(lái)了新的信息化時(shí)代，在新的發(fā)展機(jī)遇和大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理方式很難更好的滿足日常工作的需求，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)步，需要相關(guān)的工作人員在思想上進(jìn)一步的重視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際工作過(guò)程中暴露的問(wèn)題及時(shí)的采取針對(duì)性的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)和處理，進(jìn)而才能夠真正的提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的效率，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。本文主要對(duì)目前企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中暴露的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并且提出了一些建設(shè)性的意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;企業(yè)檔案;信心資源;開(kāi)發(fā)應(yīng)用

引言：在新的時(shí)代發(fā)展大環(huán)境下，企業(yè)要及時(shí)的轉(zhuǎn)變發(fā)展的思想意識(shí)和觀念，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，做好企業(yè)檔案信息資源的科學(xué)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)提供堅(jiān)實(shí)的保障，只有這樣才能夠確保企業(yè)的穩(wěn)定健康成長(zhǎng)。

一、目前企業(yè)在進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中暴露的一些缺陷問(wèn)題

目前我國(guó)企業(yè)雖然已經(jīng)意識(shí)到了檔案信息資源開(kāi)發(fā)和應(yīng)用工作的價(jià)值以及重要性，并且及時(shí)的采取了有效措施進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展，并且取得了不錯(cuò)的效果，但是結(jié)合實(shí)際情況分析依舊暴露出現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行分析：

（一）在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中缺少了有效的基礎(chǔ)設(shè)施的支持

在針對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中需要依靠硬件和軟件環(huán)境的協(xié)同支持，其中硬件環(huán)境是整體檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、應(yīng)用的基礎(chǔ)，主要有檔案信息的管理系統(tǒng)、儲(chǔ)備檔案、計(jì)算機(jī)機(jī)械設(shè)備、資金的投入等。目前，我國(guó)有一些企業(yè)沒(méi)有在思想上對(duì)檔案信息資源建設(shè)和管理有足夠的關(guān)注，導(dǎo)致這個(gè)問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因是由于在短期內(nèi)企業(yè)沒(méi)有及時(shí)看到對(duì)檔案信息資源建設(shè)和管理產(chǎn)生的經(jīng)營(yíng)成效，所以企業(yè)不能夠?yàn)闄n案的信息化管理配備足夠充分的人力和資金，使得企業(yè)檔案信息資源建設(shè)和管控的水平得不到有效的提升，整體的發(fā)展速度也較為緩慢。而所謂的軟件環(huán)境主要是企業(yè)管理層對(duì)于檔案信息資源開(kāi)發(fā)以及應(yīng)用的關(guān)注程度、基礎(chǔ)的制度保障、員工的檔案管理意識(shí)等，這些都是未來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。

（二）檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺乏及時(shí)性

目前我國(guó)的企業(yè)檔案信息資源的整體開(kāi)發(fā)和應(yīng)用往往處于一種初期探索和實(shí)驗(yàn)過(guò)程中，有很多的企業(yè)單位在對(duì)檔案信息資源的信息化建設(shè)和管控過(guò)程中應(yīng)用的手段較為保守和傳統(tǒng)，比如有些單位沒(méi)有利用檔案管理軟件進(jìn)行信息數(shù)字化管理，還停留在手工編制案卷目錄、查閱紙質(zhì)檔案等。透過(guò)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，能夠發(fā)現(xiàn)一個(gè)更為突出的問(wèn)題，就是企業(yè)對(duì)于檔案信息化資源的信息化、數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有制定一個(gè)嚴(yán)格可行的標(biāo)準(zhǔn)。目前，檔案信息資源的建設(shè)之路依舊處于初期的摸索階段，傳統(tǒng)的關(guān)于檔案的法規(guī)體系和制度雖然能夠應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)和管控中的部分問(wèn)題，但是依舊有一些新的問(wèn)題是得不到解決和處理的，這種不相匹配的矛盾會(huì)隨著時(shí)代的進(jìn)步日益突出，如果不能夠制定出一個(gè)嚴(yán)格有效的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)處理問(wèn)題，很容易影響未來(lái)企業(yè)檔案信息資源的整體開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。

（三）檔案信息資源整體的安全面臨較大的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的主要目的是為了更好的幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的目標(biāo)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供保障。但是檔案信息資源的整體開(kāi)發(fā)和應(yīng)用過(guò)程都需要依靠軟件、硬件的相互支持，其往往處于一種較為開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，這就會(huì)導(dǎo)致檔案信息安全面臨較大的威脅。過(guò)去較為傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作往往具備低應(yīng)用率和封閉化的特色，但是整體安全性卻很高。然而，是整個(gè)檔案信息資源不斷開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有很大的開(kāi)放性特點(diǎn)，這會(huì)留下很大的安全隱患。企業(yè)檔案的內(nèi)容往往是一些較為敏感的企業(yè)信息亦或者是經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，如果這些商業(yè)緊密信息遭受破壞亦或者被盜取，很容易讓企業(yè)面臨不可估量的損失。所以，企業(yè)在未來(lái)進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的過(guò)程中要確保采取更加有效的措施提升整個(gè)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。

二、如何有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用往往都需要依靠現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)，在進(jìn)行檔案編研過(guò)程中需要對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行合理的利用，編研的成功也需要借助網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的推介。檔案資源的整體開(kāi)發(fā)和應(yīng)用都需要檔案資源網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化建設(shè)工作，兩者是相互依存和銜接的關(guān)系，為了更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的科學(xué)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，落實(shí)到實(shí)際的工作中分析可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）做好企業(yè)檔案資源有關(guān)的數(shù)字化建設(shè)工作

在對(duì)企業(yè)相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和應(yīng)用初期，一定要達(dá)到充分的數(shù)字化建設(shè)，在企業(yè)中完善數(shù)字檔案信息移交體系，做好數(shù)字檔案文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建、數(shù)據(jù)庫(kù)完善等，加快建設(shè)數(shù)字檔案館以及電子文件中心。特別是在進(jìn)行企業(yè)檔案編研以及開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，一定要強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行多次反復(fù)的審核檢查、調(diào)閱等，不斷優(yōu)化工作步驟，最終有效提升整體工作的成效。

（二）將網(wǎng)絡(luò)作為重要的媒介以便達(dá)到信息的及時(shí)溝通交流

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中也要充分的利用好多媒體等多種技術(shù)對(duì)企業(yè)相關(guān)的檔案進(jìn)行編研，可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案通過(guò)圖片、音頻、文字等多種豐富方式進(jìn)行編研，可以在視覺(jué)方面給予瀏覽者更多的震撼，也能夠確保企業(yè)檔案編研工作切實(shí)的發(fā)揮出應(yīng)有的服務(wù)價(jià)值和能力。企業(yè)需要在檔案信息資源的傳播和展示平臺(tái)開(kāi)發(fā)中投入更多的精力，基于新平臺(tái)，能夠確保將檔案編研成果的應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮到最大程度。檔案信息資源也可以借助網(wǎng)絡(luò)媒介有效達(dá)到快速高效遠(yuǎn)距離傳輸，真正的便利了選題立項(xiàng)、信息反饋、結(jié)果展示以及溝通交流，這也更加符合檔案資源開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的初衷，能夠?qū)n案資源的最優(yōu)結(jié)果展現(xiàn)與大家面前。

（三）為企業(yè)檔案信息資源建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)可靠的安全保障體系

企業(yè)要在思想上重視安全問(wèn)題，重點(diǎn)防范不法分子對(duì)檔案管理體系的不良攻擊，這種攻擊行為往往都是黑客傳播的系統(tǒng)病毒，當(dāng)檔案管理系統(tǒng)遭受病毒入侵以后，很容易面臨檔案信息資源的破壞、被盜，如果未及時(shí)處理病毒，很容易讓檔案管理系統(tǒng)處于崩潰的狀態(tài)。所以，在未來(lái)工作的過(guò)程中，檔案管理系統(tǒng)要強(qiáng)化安全認(rèn)證，比如及時(shí)的對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)用戶進(jìn)行身份的識(shí)別，通過(guò)密鑰等方式做好系統(tǒng)的防護(hù)工作，一旦用戶不能夠正確輸入信息被識(shí)別的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)做出反應(yīng)及時(shí)的阻止這些用戶訪問(wèn)系統(tǒng)。除此之外，也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)防火墻系統(tǒng)對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)全面的監(jiān)控分析，定期的做好維護(hù)、更新殺毒軟件，避免外網(wǎng)過(guò)多的和檔案管理系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)有太多的關(guān)聯(lián)，及時(shí)的做好檔案信息資源的備份工作，總的來(lái)看這樣才能夠從多個(gè)角度入手做好檔案信息資源的安全保障。

總結(jié)：根據(jù)上文所說(shuō)，我們可以知道在新的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用工作變得更加重要，這樣是企業(yè)未來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化的重要基礎(chǔ)工作。落實(shí)到實(shí)際的工作中分析，想要充分的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，不僅僅要做好基礎(chǔ)的企業(yè)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)工作，也需要借助網(wǎng)絡(luò)媒介的作用做好信息的有效交流，而且也要保障整個(gè)體系的安全和穩(wěn)定，真正的為企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用構(gòu)建安全穩(wěn)定的環(huán)境。

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