關于實施檔案工作者職業(yè)認同調(diào)查工作的思考

摘 要：新形勢下檔案工作者的身份轉變給檔案館的管理提出了新的要求，需要在原有評估體系上進一步豐富與完善。針對檔案機構的現(xiàn)狀與未來管理的需要，本文介紹了職業(yè)認同調(diào)查，并論述實施該調(diào)查工作的必要性;結合美國國家檔案館的實踐案例進行分析，對實施檔案工作者職業(yè)認同調(diào)查工作提出建議。

關鍵詞：檔案工作者 職業(yè)認同 調(diào)查 管理

中圖分類號 G271.6 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-12-08

★作者簡介：丁海悅，遼寧大學歷史學院2017級檔案學專業(yè)本科生。

★推薦人：趙淑梅，遼寧大學歷史學院檔案學教授。

★教授推薦語： 2018年年初，按照《中共中央關于深化黨和國家機構改革的決定》的要求，檔案管理體制實行局館分離，在此背景下，檔案工作人員的職業(yè)歸屬發(fā)生了很大變化，由參公身份變?yōu)槭聵I(yè)管理人員，這對檔案人員的職業(yè)定位與職業(yè)認同帶來一些沖擊，因而在理順機構改革的同時，檔案工作人員的職業(yè)心理預期的調(diào)試也需要有一些相應的措施，該文從職業(yè)認同角度提出一些合理化建議，具有一定的借鑒價值。

Abstract Under the new situation， the identity transformation of archives workers puts forward new requirements for the management of archives， which needs to be further enriched and improved in the original evaluation system. In view of the present situation and the need of future management of archival institutions， this paper introduces the survey of occupational identity and discusses the necessity of implementing the survey. Based on the practical cases of the National Archives of the United States， this paper puts forward some suggestions on implementing the investigation of occupational identity of archives workers.

Keyword Archives Workers;Occupational Identity;Investigation;Management

“職業(yè)認同”一詞最早是出現(xiàn)于心理學領域，根據(jù)車文博所編著的《心理大百科全書》中的定義，職業(yè)認同是指個體對于所從事職業(yè)的肯定性評價。它是人們努力做好本職工作，達到組織目標的心理基礎[1]。近年來，有學者已經(jīng)進行了一些調(diào)查研究，但尚未成為檔案機構的一項固定工作。筆者認為，在當前檔案管理體制“局館分離”的背景下，檔案工作者將面臨職業(yè)定位、內(nèi)涵、從業(yè)技能要求等多方面的轉變，因此需要格外關注轉型時期檔案工作者的職業(yè)認同度，從而更加全面地把握檔案工作者的職業(yè)狀況，為檔案工作者的發(fā)展提供必要的支持。

一、實施檔案工作者職業(yè)認同調(diào)查工作的必要性

職業(yè)認同度調(diào)查在檔案工作中屬于相對陌生的一個方面。各檔案機構一般都是以績效考評的形式對檔案工作者進行量化評估，相關的研究成果也較為成熟。相反，職業(yè)認同度調(diào)查在檔案機構的評估中尚未得到廣泛應用，人們普遍認為職業(yè)認同度調(diào)查價值不高，對于檔案工作沒有實際意義。因此，筆者將從檔案工作者、檔案館以及社會公眾三個角度論述實施檔案工作者職業(yè)認同調(diào)查工作的必要性。

1.提升檔案工作者職業(yè)認同素養(yǎng)。如果說目前各檔案機構實行的績效考評制度著重考察的是檔案工作者的工作能力、業(yè)務能力，那么職業(yè)認同調(diào)查反映的則是檔案工作者的職業(yè)心理。在新時期檔案工作的轉型升級和檔案工作者的轉型背景下，對于檔案工作者的調(diào)查評估和管理也必須得到全方位的升級，僅僅著眼于檔案工作者的能力已經(jīng)不再適應當下的需要，他們的職業(yè)認同心理預期同樣應當?shù)玫疥P注。

對于檔案工作者來說，職業(yè)認同度調(diào)查的價值可分為兩方面。第一，職業(yè)認同度調(diào)查是由檔案工作者自主完成，在完成評價的同時也是對自身工作能力、工作滿意度、工作環(huán)境的反思與反饋。通過問卷問題的設計，可以引導受訪者對這些問題給予關注，受訪者既可以順著問卷調(diào)查的思路，在評價的同時完成自我評估，也可以針對在某些問題上的否定回答，對自己的工作現(xiàn)狀有更清晰的把握。比如對自己薪資待遇的滿意度、職業(yè)發(fā)展的前景等，并且對于培養(yǎng)檔案工作者的職業(yè)觀很有幫助。第二，檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展，需要檔案人員在不斷提高自身科學素質(zhì)的同時，努力提高自身的人文素質(zhì)[2]。在一份職業(yè)認同調(diào)查問卷中，有很多問題都和檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德密切相關，這些問題的設置對于培養(yǎng)檔案工作者的人文素質(zhì)大有裨益。檔案工作者可依據(jù)該調(diào)查進行自我改進，檔案機構也可以有意識地對工作人員加以培養(yǎng)，實現(xiàn)個人與機構的共同發(fā)展。

2.優(yōu)化檔案館的人力資源管理。檔案機構現(xiàn)行的績效評估制度通常與職稱評定、職位晉升、薪酬待遇等相掛鉤，嚴格客觀的評估制度不可或缺，然而除此之外，一種寬松、自由的評估方式也有其存在的可能性，它關注的不完全是檔案工作者的業(yè)務能力，而是他們的獲得感、滿意度，這其實也是檔案工作者乃至檔案機構整體軟實力的體現(xiàn)。對于檔案機構來說，檔案工作者享有良好的待遇與發(fā)展機會，體現(xiàn)了該機構的人文關懷精神，有助于深度挖掘人力資本的潛力，成為助推國家繁榮發(fā)展的強大力量。在這個過程中，職業(yè)認同調(diào)查具有重要的作用。

職業(yè)認同調(diào)查與現(xiàn)行的績效考評并不沖突，相反，它們互相補充，相得益彰。公共檔案館在積極履行自身社會責任，提供公共服務的同時，也應當重視人本管理，將員工作為最重要的資源和資本，調(diào)動一切積極因素，建設高素質(zhì)的檔案館團隊[3]。

3.增強社會公眾的檔案意識。目前，社會公眾對于檔案工作依舊懷有很深的誤解，認為檔案工作什么人都能做，完全不了解檔案工作的具體內(nèi)容和重要意義。這種誤解對于檔案事業(yè)后備人才的培養(yǎng)也有很大影響，應屆高考生對于檔案學專業(yè)一無所知，高校檔案學專業(yè)的學生對于該職業(yè)的從業(yè)狀況、職業(yè)前景也不甚了解，非常不利于對高素質(zhì)檔案工作者的培養(yǎng)。在這種現(xiàn)狀下，檔案機構需要通過與社會大眾有效的溝通和交流，改變其對檔案工作的錯誤認識，增加對檔案工作、檔案工作者的了解，從而引導人們參與到檔案事業(yè)的建設中來。

職業(yè)認同調(diào)查不同于績效評估，績效評估是檔案機構內(nèi)部的評估，不會向社會公開，而職業(yè)認同調(diào)查的結果經(jīng)量化統(tǒng)計分析后，可以通過數(shù)據(jù)可視化的形式借助多元的媒體平臺向社會公開，成為社會公眾了解檔案工作的一扇新的窗戶。人們可以藉此進一步了解檔案工作者的從業(yè)狀況，社會的關注也可以為檔案機構改進自身工作注入新的活力。

二、美國國家檔案館人員年度調(diào)查經(jīng)驗借鑒

對于國外的相關調(diào)查實踐，筆者著重關注和研究了美國國家檔案館的人員年度調(diào)查。“人員年度調(diào)查”（Annual Employee Survey）是由美國人事管理處（OPM）于2006年發(fā)布，面向全美的行政機關、政府機構和獨立機關。其發(fā)布背景基于《2004財年國防授權法案》第1128條的要求，各機構必須面向其雇員實施一項年度調(diào)查，以評估其滿意度和機構領導、管理情況[4]。美國國家檔案館自2007年開始實行該評估至今，每一年的調(diào)查報告都會在官方網(wǎng)站上向社會公示，并且作為改進檔案館人員管理工作的重要依據(jù)。該調(diào)查與職業(yè)認同調(diào)查具有較強的相關性和共通之處，可為我國檔案機構職業(yè)認同調(diào)查工作的實施提供借鑒。

1.清晰科學的頂層設計。人員年度調(diào)查關注的是機構領導層和管理層的工作實踐以及工作人員的滿意度，深層、廣泛地反映機構人員的職業(yè)狀況。美國人事管理處為各個機構設計了一份基礎問卷調(diào)查以供參考使用，同時各機構也可以在保證質(zhì)量的前提下進行補充。筆者將美國人事管理處制定的通用問卷整理、提煉后，呈現(xiàn)于下表1。

美國國家檔案館根據(jù)自身的實際情況，通過清晰科學的頂層設計，基于基礎問卷重新組織問卷思路與項目構成，設計出“員工觀點調(diào)查”（EVS）問卷，用于調(diào)查員工的滿意度和認知度，使得整份問卷調(diào)查方向明確，反映問題全面，各項目之間關聯(lián)性強。下表2呈現(xiàn)的是美國國家檔案館員工觀點調(diào)查問卷的設計思路和關鍵考察點。

2.良好的數(shù)據(jù)收集工作與過程管理。對于問卷調(diào)查來說，回復率是進行問卷分析的重要指標，通過回復率的高低可以判斷一份問卷是否合理有效。一份好的問卷，回復率應當達到60%，最低也要達到50%。同時，在較大范圍內(nèi)進行問卷調(diào)查需要調(diào)查方采取措施進行督促、激勵，保證調(diào)查的參與度[7]。

數(shù)據(jù)方面，基于最低50%回復率，OPM建議各機構發(fā)放800份問卷，以期獲得至少400份有效回復[8]。美國國家檔案館實行的是全員參與調(diào)查，圖1是根據(jù)美國國家檔案館公布的歷年調(diào)查結果制成，展示了美國國家檔案館2014—2018年的受訪人數(shù)、有效回復數(shù)和回復率情況?？梢姡绹鴩覚n案館人員年度調(diào)查始終保持高參與度、高回復率，數(shù)據(jù)也更加完整可靠。

3.及時完善的評估與后續(xù)工作。美國國家檔案館根據(jù)收集上來的問卷回復，制定了相關指標用于分析和改進工作。根據(jù)2018年調(diào)查報告中的陳述，當一個問題有65%及以上的肯定回答時，可視為一項優(yōu)勢;當一個問題有35%及以上的否定回答時，該問題就必須予以高度重視;當一個問題有30%以及上的回答為中立時，應當就該問題進行進一步的調(diào)研[10]。

基于上述指標，美國國家檔案館2018年的調(diào)查報告中總計36個問題具有較多的肯定回答，肯定回答率最高的5個問題分別為：（1）如有必要我會付出額外努力，保證工作完成;（2）在過去的六個月內(nèi)，我的上級與我交流過我的績效情況;（3）我想方設法改進我的工作;（4）我所做的工作很重要;（5）你如何評價你的工作小組所完成的工作的質(zhì)量[11]。再看否定回答，基于上述指標，共有6個問題具有較多的否定回答，這些問題集中在薪資待遇的提高、職業(yè)生涯的進階與發(fā)展、領導層的激勵以及工作資源等方面。

最后，美國國家檔案館在2018年調(diào)查報告中提出了幾項改進措施：（1）參與建設性的績效對話;（2）提供職業(yè)發(fā)展和再教育的機會;（3）為員工平衡家庭和工作提供支持;（4）促進包容性工作環(huán)境的形成;（5）讓職工參與部分決策;（6）與員工進行雙向交流[12]。改進措施的跟進與落實，體現(xiàn)了該調(diào)查的價值，并激勵員工繼續(xù)參與調(diào)查，實現(xiàn)良性循環(huán)。

三、關于實施職業(yè)認同調(diào)查工作的建議

1.科學合理地設計問卷。檔案機構既可以使用通用的、具有權威性的職業(yè)認同量表，比如1998年由泰勒和麥卡勒姆設計，中國臺灣朝陽科技大學蔡常娟修訂的中文職業(yè)量表（如下圖2）。也可以根據(jù)實際情況和調(diào)查需要進行自主設計，如張玲和王凌霞的研究中編制的《檔案工作者職業(yè)認同調(diào)查問卷》，主要涉及六個方面：（1）職業(yè)認知情況;（2）職業(yè)技能及勝任情況;（3）職業(yè)人際支持情況;（4）工作中自我價值實現(xiàn)情況;（5）對職業(yè)的持續(xù)承諾;（6）職業(yè)情感[13]。也可以從影響職業(yè)滿意度的因素入手來設計問卷，如張玲將其總結為四個方面：社會態(tài)度、組織環(huán)境、家庭支持度、個人因素[14]。

在使用通用職業(yè)量表時，應當注意求同存異，可根據(jù)各機構的實際情況在原有量表的基礎上增添和擴充，而不是全部照搬。在統(tǒng)計結果中體現(xiàn)共性與個性。如果自主設計問卷，那么一定要注意問卷的科學性，關注問卷的誠信度，合理設置問題，避免因為問卷自身的缺陷導致無效的統(tǒng)計結果。在問卷問題的設置中應著重體現(xiàn)“以人為本”的管理理念，所設問題切合工作實際、實事求是，不要出現(xiàn)無意義的、形式化的問題。

2.建立積極有效的溝通和反饋機制。建立職業(yè)認同調(diào)查制度，需要大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)作為支撐，所以必須從一開始就提高機構人員的參與度，從而保證受訪的基數(shù)足夠大。各機構在實行相關調(diào)查前，應當通知各部門、各單位加強宣傳工作，強調(diào)該調(diào)查的正式性和重要性，督促工作人員予以重視，并且掌握各部門的問卷完成情況。各部門應當將其視為一項重要的工作，如有可能，可將調(diào)查完成情況納入績效考核評估中，切實保證該調(diào)查順利完成。

調(diào)查完成后，機構應當組織人員對數(shù)據(jù)進行收集、整理、反饋工作，制定相關指標用于分析數(shù)據(jù)，及時形成內(nèi)部報告。檔案機構在進行工作總結時，可參考該報告的數(shù)據(jù)。同樣，在制定下一年的工作計劃時，應當根據(jù)調(diào)查報告，提出針對性改進措施并嚴加落實。在這個過程中，可通過建立交流平臺，保持與機構工作人員的有效交流。

3.利用網(wǎng)絡媒體平臺做好社會宣傳工作。檔案機構應當加強與社會公眾的溝通和聯(lián)系，做到深層次、寬領域的開放。公眾不僅僅希望了解檔案館的概況和館藏，也希望深入了解檔案工作，對于應屆高考考生、大學生尤其如此。檔案館可以利用豐富的網(wǎng)絡媒體平臺，如檔案館網(wǎng)站、微信公眾號等，將職業(yè)認同調(diào)查的統(tǒng)計結果以可視化的形式呈現(xiàn)出來，利用圖表、文字、圖片，形成內(nèi)容豐富、活潑生動的推送文章，向社會大眾公布。客觀、翔實、生動的信息公布，可以提升檔案機構的公眾認可度，形成廣泛的社會影響力，促使更多有志于檔案事業(yè)的人們加入進來。同時，檔案館也因社會的關注而改進自身工作，形成良好的對話交流機制。如此，可以形成一種良性循環(huán)。

四、結語

目前，檔案機構應當樹立“以人為本”的管理理念，深化管理層次、豐富管理角度。在這樣的背景下，建立檔案工作者職業(yè)認同調(diào)查制度便順理成章。職業(yè)認同調(diào)查工作包括了前期的頂層設計、實施調(diào)查的全過程管理以及調(diào)查完成后的溝通反饋與信息公開，三個環(huán)節(jié)缺一不可，共同構成合理運轉、行之有效的評估調(diào)查工作。現(xiàn)階段在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一實行該調(diào)查還比較困難，可以在某一地區(qū)的檔案機構先行試點，積累經(jīng)驗，然后再逐步推廣。隨著時間的積累、數(shù)據(jù)的擴充、地區(qū)范圍的增加，未來職業(yè)認同調(diào)查的數(shù)據(jù)將在檔案機構的管理中發(fā)揮更大的作用，為打開檔案事業(yè)新局面貢獻一份力量。

參考文獻

[1] 車文博. 心理咨詢大百科全書[M]. 杭州：浙江科學技術出版社，2001：55.

[2] 陳慧珠.檔案工作者的人文素質(zhì)[J].檔案時空，2005（12）：36.

[3] 梁娟.基于人本思想的檔案館工作研究[D].安徽：安徽大學，2010：19.

[4][5][8] Employee Surveys.Annual Employee Survey Guidance [EB/OL].[2019-05-22].https：//www.opm.gov/policy-data-oversight/data-analysis-documentation/employee-surveys/.

[6][10][11][12] Annual Employee Survey.National Archives and Records Administration 2018 Employee Viewpoint Survey Results Summary[EB/OL].[2019-05-22].https：//www.archives.gov/about/plans-reports/employee-survey.

[7] 萬聰.網(wǎng)絡問卷調(diào)查系統(tǒng)分析與設計[D].北京：北京交通大學，2014：17.

[9] Annual Employee Survey[EB/OL].[2019-05-22].https：//www.archives.gov/about/plans-reports/employee-survey.

[13] 張玲，王凌霞.檔案工作者職業(yè)認同現(xiàn)狀調(diào)查與分析[J].檔案，2012（1）：44.

[14] 張玲.淺析檔案工作者的職業(yè)認同[J].北京檔案，2011（3）：34.