建筑施工企業(yè)的合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制

王英燕

（同方股份有限公司，北京100083）

1 建筑工程合同管理的必要性

1）規(guī)范各建筑主體行為的法律依據(jù)。建筑工程合同一經(jīng)簽署就具有法律效力，是工程施工過(guò)程中處理糾紛的法律依據(jù)。加強(qiáng)建筑工程合同管理，可以減少糾紛，降低合同履約成本，提高合同履約率和履約質(zhì)量，進(jìn)一步規(guī)范建筑市場(chǎng)行為，維護(hù)建筑市場(chǎng)秩序。

2）提高項(xiàng)目管理效率。加強(qiáng)建筑工程合同管理可以提高工程質(zhì)量、確保工程進(jìn)度和安全、控制工程預(yù)算。

3）增強(qiáng)建筑施工企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。隨著建筑市場(chǎng)對(duì)外的全面開(kāi)放，內(nèi)外部的挑戰(zhàn)越來(lái)越嚴(yán)峻，建筑行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，建筑施工企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)中取得生存和發(fā)展，就必須加強(qiáng)合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制，增強(qiáng)建筑施工企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

2 目前我國(guó)建筑施工企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀

1）建筑施工企業(yè)合同管理意識(shí)薄弱。新中國(guó)成立70 年來(lái)，建筑業(yè)迅速發(fā)展，建筑施工企業(yè)迅速成長(zhǎng)，但目前部分建筑施工企業(yè)對(duì)于合同管理的意識(shí)仍較為薄弱：（1）尚未建立健全合同組織機(jī)構(gòu)；（2）尚未建立健全合同管理制度；（3）尚未建立健全合同信息化體系；（4）尚未建立健全合同風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。

2）建筑施工企業(yè)法律意識(shí)薄弱。建筑行業(yè)市場(chǎng)行為不規(guī)范，極少使用標(biāo)準(zhǔn)范本簽署合同。建筑施工企業(yè)對(duì)合同重視度不夠，合同簽署時(shí)未仔細(xì)研讀合同條款，導(dǎo)致施工合同中的諸多問(wèn)題：（1）合同雙方權(quán)利義務(wù)不對(duì)等；（2）合同雙方責(zé)任劃分不清；（3）對(duì)發(fā)包人違約缺乏有效的制約條款；（4)施工界面劃分不清；（5）合同條款措辭不嚴(yán)謹(jǐn)；（6）合同條款間存在沖突；（7）合同缺乏完整性，重要條款缺失。

3）合同管理人員的整體綜合素質(zhì)偏低。建筑工程合同涉及內(nèi)容多、專業(yè)面廣，要求合同管理人員具備一定的建筑專業(yè)技術(shù)知識(shí)、合同管理知識(shí)、法律知識(shí)、溝通談判知識(shí)和造價(jià)管理知識(shí)等。目前，建筑施工企業(yè)從事合同管理的人員大多數(shù)是非專業(yè)出身，業(yè)務(wù)能力參差不齊；無(wú)法全面提出合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；無(wú)法制定切實(shí)可行性的預(yù)控措施；內(nèi)外部溝通效率低；合同談判能力偏低。

4）缺乏合同全過(guò)程動(dòng)態(tài)控制。建筑施工企業(yè)已意識(shí)到合同的重要性，加強(qiáng)了合同簽署階段的審核審批，但忽略了合同全過(guò)程、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)控制，主要體現(xiàn)在：（1）但忽略了合同文件組成部分的核查，遺漏風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，為后期雙方爭(zhēng)議埋下隱患；（2）不重視合同分析和合同交底：①停留在合同審核審批簽署層面，沒(méi)有專人對(duì)合同進(jìn)行綜合分析和交底；②忽略了執(zhí)行過(guò)程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的交底；③合同交底后缺乏溝通和反饋；（3）合同資料管理缺乏系統(tǒng)性、完整性和有效性。

3 建筑工程合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制

3.1 建立健全合同管理體系

3.1.1 建立健全合同組織機(jī)構(gòu)

建立健全合同組織機(jī)構(gòu)，設(shè)置合同管理及監(jiān)督部門，明確職責(zé)范圍、工作流程和制定規(guī)章制度，最大限度地確保合同順利實(shí)施，確保合同管理體系的準(zhǔn)確運(yùn)行。

3.1.2 建立健全建筑工程合同管理制度

建立健全科學(xué)合理的合同管理制度：（1）建立建筑施工企業(yè)內(nèi)部合同預(yù)簽制度，將擬定合同人員分成2 組，分別代表合同雙方當(dāng)事人進(jìn)行預(yù)簽合同，共同研究合同條款，提出具體意見(jiàn)，確保簽署的合同切實(shí)可行，保證合同順利履行；（2）建筑施工企業(yè)內(nèi)部的審查、批準(zhǔn)制度，嚴(yán)格審查審批合同，盡量減少或者避免合同糾紛的發(fā)生，切實(shí)保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益；（3）嚴(yán)格保護(hù)、保管企業(yè)印章制度；（4）建立檢查和獎(jiǎng)勵(lì)制度，通過(guò)檢查及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行管理中的薄弱環(huán)節(jié)和矛盾，以利于提出改進(jìn)意見(jiàn)，促進(jìn)建筑施工企業(yè)不斷改進(jìn)合同履行管理工作，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平；（5）完善合同統(tǒng)計(jì)考核制度；（6）建立合同管理評(píng)估制度；（7）推行合同管理目標(biāo)制度；（8）建立合同管理質(zhì)量責(zé)任制度。

3.1.3 建立完善的合同管理信息化體系

隨著建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，建設(shè)施工企業(yè)的利潤(rùn)空間越來(lái)越小，降低成本迫在眉睫。建筑施工企業(yè)可通過(guò)建立完善的信息化管理體系，全過(guò)程動(dòng)態(tài)有效地管控建筑工程合同管理的風(fēng)險(xiǎn)、降低合同管理成本、提高合同管理效率。OA、CRM、SAP 系統(tǒng)是目前建筑施工企業(yè)常用的信息化管理系統(tǒng)，可多系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)操作，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)一致，利用系統(tǒng)的報(bào)表加強(qiáng)對(duì)合同管理重要風(fēng)險(xiǎn)的分析和控制：（1）工程付款節(jié)點(diǎn)提醒和控制，合同協(xié)議簽署時(shí)的付款條件及節(jié)點(diǎn)錄入系統(tǒng)，并設(shè)置定期提醒功能，為市場(chǎng)人員請(qǐng)款提前做好準(zhǔn)備工作，避免產(chǎn)生逾期賬款；（2）采購(gòu)和施工進(jìn)度付款控制，依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度計(jì)劃采購(gòu)設(shè)備材料、安排進(jìn)場(chǎng)人員，避免脫節(jié)和長(zhǎng)期占用大量資金；（3）全過(guò)程工程預(yù)算的動(dòng)態(tài)控制，嚴(yán)格控制預(yù)算，避免出現(xiàn)超支。

3.1.4 建立健全風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制

首先，需要建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別體系，識(shí)別簽約方和項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)因素：（1）簽約方資信情況識(shí)別，建議實(shí)地考察和網(wǎng)絡(luò)識(shí)別（國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、天眼、企查查）相結(jié)合；（2）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：資料核查；現(xiàn)場(chǎng)核查（安全、質(zhì)量、進(jìn)度、付款等）。其次，提出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：可建立風(fēng)險(xiǎn)分析評(píng)級(jí)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的大小給出不同程度和范圍的預(yù)警。例如：簽約方資信核查，發(fā)現(xiàn)簽約方已注銷或吊銷，風(fēng)險(xiǎn)列為重大風(fēng)險(xiǎn)，第一時(shí)間成立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急小組，啟動(dòng)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案。再次，風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和應(yīng)對(duì)，設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)部門或是確定專人對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理：發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)、跟進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)、制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效規(guī)避、控制或轉(zhuǎn)移。

3.2 重視合同文本的擬定

施工企業(yè)應(yīng)重視合同文本的擬定，充分考慮現(xiàn)行法律法規(guī)對(duì)工程建設(shè)的要求和建設(shè)工程施工管理的特殊需要，參照國(guó)家行業(yè)主管部門頒布的合同范本或財(cái)政部頒布的建筑工程合同范本，合同條款應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、完整、公平。基于筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，建議在合同擬定的重點(diǎn)考慮以下5 條線：（1）合同效力線：簽約方的簽約、履約資格，合同簽訂生效條件；（2）經(jīng)濟(jì)線：合同價(jià)、合同價(jià)格形式、付款方式、變更洽商、價(jià)格調(diào)整、索賠、結(jié)算、違約賠償、擔(dān)保、保險(xiǎn)、爭(zhēng)議解決方式等；（3）質(zhì)量線：質(zhì)量要求、質(zhì)量爭(zhēng)議檢測(cè)、缺陷責(zé)任保修、保修期等；（4）進(jìn)度線：工期、影響工期的因素、竣工驗(yàn)收、工程移交；（5）安全線：安全文明施工措施、承諾書。

3.3 提高合同管理人員的綜合素質(zhì)

合同管理人員綜合素質(zhì)水平直接決定企業(yè)合同管理水平。合同管理人員的綜合素質(zhì)包括但不限于以下方面：（1）熟悉建筑工程的特點(diǎn)、工藝、流程；（2）熟悉建筑工程相關(guān)的法律、法規(guī)、條例；（3）具備合同管理、檔案管理、造價(jià)、技術(shù)知識(shí)；（4）加強(qiáng)內(nèi)外部溝通、談判能力；（5）具備良好的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)能力，提高企業(yè)全員的合同管理意識(shí)；（6）具備良好的承壓能力，不因內(nèi)外部的施壓隱瞞合同潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 加強(qiáng)合同全過(guò)程、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)控制

“合同管理不是單一部門資料式的靜態(tài)管理，而是全過(guò)程、全方位、多部門合作的動(dòng)態(tài)管理【1】。（1）加強(qiáng)合同文件組成部分的核查，建筑施工企業(yè)各相關(guān)部門（商務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、工程、技術(shù)、造價(jià)、合同、采購(gòu)）共同對(duì)合同進(jìn)行核查，提出合同中的潛在風(fēng)險(xiǎn)；筆者建議施工企業(yè)加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程文件的審核審批，尤其是經(jīng)濟(jì)相關(guān)的變更洽商，避免工程變更洽商辦理不符合合同約定，影響工程結(jié)算。（2）加強(qiáng)合同交底管理，精通合同管理的人員仔細(xì)研讀合同，并綜合各部門審核意見(jiàn)，列明交底要點(diǎn)，分層次、多次向項(xiàng)目部成員進(jìn)行交底：第一，合同交底要點(diǎn)：工程概況、工程承包范圍、雙方權(quán)利義務(wù)、合同目標(biāo)、合同條款的交叉點(diǎn)和理解的難點(diǎn)；第二，分層次交底，建議可分為3 級(jí)：公司向項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人交底，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目職能部門負(fù)責(zé)人交底，職能部門負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員交底；第三，根據(jù)合同的動(dòng)態(tài)多次交底，確保交底關(guān)鍵及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。（3）強(qiáng)化合同檔案管理，確保合同檔案的系統(tǒng)性、完整性和有效性。建筑施工企業(yè)的合同管理人員要及時(shí)收集、整理和存檔合同檔案資料，并仔細(xì)復(fù)核確認(rèn)所收到的檔案資料是否為有效資料：第一，合同資料是否按照合同約定完成簽章手續(xù)，是否為簽章完整的資料；第二，合同資料是否注明了日期，避免因雙方均未簽署日期，導(dǎo)致合同生效日期不明；第三，所用印章是否符合合同約定，合同用章一般為公章或合同專用章，避免使用部門章；第四，簽約方的簽字人是否為法定代表人，若為授權(quán)代表需要進(jìn)一步確認(rèn)是否有正式授權(quán)文件。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建筑工程合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重大意義，建筑施工企業(yè)要加強(qiáng)合同管理和風(fēng)險(xiǎn)控制工作，確保建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、安全，控制工程施工成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力。