信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究

陸炫宇 趙林夕 谷一凡

摘 要：推行電力企業(yè)檔案信息化管理與建設，是適應現代社會國家對企業(yè)管理技術水平的要求。但目前仍存在許多問題阻礙著電力企業(yè)檔案信息管理的實施，提高電力建設檔案信息管理的效率和質量，使其更好地為企業(yè)服務，是當前電力企業(yè)檔案工作的一項重要舉措。

關鍵詞：信息化;電力企業(yè);檔案管理;問題

前言

近年來，我國在電力企業(yè)自動化設備方面投入了大量的資金和技術支持，控制系統(tǒng)中的許多設備已趕上國際水平。在信息化條件下，電力企業(yè)的信息系統(tǒng)建設水平還不夠高，檔案管理也不夠完善，因此，在信息化背景下，電力企業(yè)必須做好檔案管理工作，才能穩(wěn)步有序地發(fā)展。對信息化背景下電力企業(yè)檔案管理存在的問題作了簡要分析。

1電力企業(yè)信息化管理的重要性

信息技術的發(fā)展給人們的生活和工作方式帶來了巨大的變化。目前，企業(yè)檔案信息化管理已經成為企業(yè)信息化運營的重要組成部分，不僅在電力行業(yè)，在其他行業(yè)也不例外。為了提高文件資源的利用效率，將文件內容和文件管理相關的事項數字化。隨著信息技術的發(fā)展，國家越來越重視信息技術，政府逐漸提出了以信息化促進產業(yè)發(fā)展的一系列戰(zhàn)略。但電力企業(yè)傳統(tǒng)管理模式影響深遠，技術水平落后，檔案信息化管理尚處于初期階段，甚至只是形式上的內容，沒有取得實質性進展。但是這種現象不反映電力企業(yè)的主觀意識，文件管理信息化有助于促進企業(yè)發(fā)展，這一點毋庸置疑。傳統(tǒng)的文件管理工作可以滿足文件工作的基本需要，但也存在一定程度的文件資源浪費和安全風險。完善文件管理系統(tǒng)，信息技術的邏輯性、科學基礎，提高文件資源的利用率和安全性，革新文件保存方式，改變現有的紙質保存方式，防止文件損壞。

2電力企業(yè)實行信息化檔案管理的意義

2.1實現對企業(yè)的全面控制

將信息化貫穿于電力企業(yè)檔案的形成、銷毀的全過程，能夠對企業(yè)進行更全面、更深層的控制，例如歸檔與歸類等。現階段，我國對檔案的信息化管理系統(tǒng)要求很高，該系統(tǒng)不僅要具備傳統(tǒng)檔案管理的功能，還要具備對不同類型的檔案進行自如管理的能力，尤其是虛擬檔案。另外，檔案信息系統(tǒng)在進行資料收集、檔案歸類與編制的過程中，處理重點數據、編制圖片、語音時必須要有一定的目的性與針對性。這些是信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在形式上的最大區(qū)別，能夠有效提高檔案管理人員的工作效率與工作質量。

2.2保證檔案管理歷程數字化

在實際工作情況中，檔案的信息化管理與實際工作中檔案管理的操作的聯系是密不可分的。在紙質檔案資料歸檔工作完成后，接下來的工作就是歸檔電子化檔案，這種工作方式不僅能夠有效保證檔案管理的效率，還能防止出現檔案資料丟失、遭竊的情況。另外，很多電力企業(yè)會建立虛擬檔案館，能夠最大限度地提高各部門獲取檔案資料的速度，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式具有明顯的優(yōu)勢。

3電力企業(yè)檔案管理存的問題

（1）對于電力文檔的信息化管理，相關人員還缺乏必要的關注。就認識方面而言，文書工作相關人員認為，如果不給予足夠的重視，采用信息化手段，很可能會浪費電力企業(yè)的更多資源，因而受到排擠。從企業(yè)自身來看，電力企業(yè)還沒有投入足夠的資金進行信息化管理建設，難以保證文件的實時更新。通過這種方式，檔案管理工作容易暴露出許多缺陷。

（2）信息技術在給檔案管理工作帶來方便的同時，也從根本上威脅著檔案安全。檔案信息化管理模式有利于簡化操作，但相關人員卻難以從根本上保證檔案的完整性和安全性。有些時候，即使檔案被篡改，管理者也很難找到被篡改的線索。為此，電力企業(yè)迫切需要增加必要的安全防范措施，從而保證檔案內部信息的完整性。

（3）新形勢下，電力檔案信息化管理急需引進新型管理人才。但目前電力企業(yè)的檔案管理員對檔案信息化的操作流程普遍不熟悉，不能正確防范信息化帶來的隱患和威脅。在企業(yè)中，由于缺乏新的專業(yè)人員對檔案進行管理，所以無法從根本上提高信息檔案管理的有效性。

4信息化背景下的電力企業(yè)檔案管理問題的改善措施

4.1切實轉變認識

近幾年來，電力行業(yè)規(guī)模迅速擴大，電力企業(yè)得到了快速發(fā)展。在新形勢下，電力企業(yè)的檔案數量也將不斷增加。企業(yè)歸檔的有價值信息可為后期企業(yè)的各種決策提供參考。因此，電力企業(yè)需要對文件進行適當的保存和利用，實時管理文件。強化檔案管理需要采用新的信息手段和手段。對于企業(yè)內部文件管理人員，應轉變認識，真正認識到信息化對電力文件管理的重要作用。只有從根本上轉變對檔案信息化管理的認識，才能真正實現檔案信息化。

4.2保障檔案安全

信息化在給企業(yè)帶來便利的同時，也帶來了隱患。由于企業(yè)電力文件處于信息化狀態(tài)，容易被篡改或偷竊。電力企業(yè)必須建立安全管理體系，采取必要的防范和控制措施，消除安全風險，以保證最基本的文檔安全。對已存在的企業(yè)重要檔案，管理員必須進行必要的加密處理，同時加強檔案檢查過程的監(jiān)控，防止惡意竊取檔案信息。

4.3構建優(yōu)質的檔案管理隊伍

做好新時期信息化工作，關鍵在于培養(yǎng)高素質的信息化人才隊伍。只有引進新型的信息化人才，電力企業(yè)才能完善現有的檔案管理工作。在企業(yè)看來，就是要對檔案管理相關人員進行必要的培訓，讓管理人員明確信息化的具體管理措施。提高人員素質，這樣做有利于全面防控檔案管理工作中的各種隱患和風險，同時也有利于檔案信息化管理工作的順利開展。

結語

為了更好地為電力企業(yè)檔案工作服務，檔案工作者必須具有較強的責任心，掌握一定的專業(yè)文件管理知識，適應時代發(fā)展的要求，適應信息化社會的需要。電力企業(yè)作為檔案管理者，應積極學習檔案管理知識，與時俱進，優(yōu)化自身知識結構，運用信息化管理手段對檔案數據進行管理，為企業(yè)提供更好的服務。

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（1. 國網南京市溧水區(qū)供電公司;2. 國網南京供電公司;3. 國網南京市高淳區(qū)供電公司）