檔案管理在血站文化建設(shè)中的作用分析

牛子才

(河南省安陽市中心血站 河南 安陽 455000)

引言

血站文化建設(shè)是近年提出的一種概念，它需要血站將采供血檔案進(jìn)行完善，不僅要包含采血人的詳細(xì)信息和血液的流向，新時代的檔案管理工作還要求血站將采供血相關(guān)的其他工作也一同記錄下來。這樣是為了讓采供血工作的流程更加詳細(xì)、可控，體現(xiàn)了血站文化建設(shè)的水平，也是血站長期穩(wěn)定發(fā)展的必然趨勢。

1.血站檔案管理的意義

血站檔案管理不限于紙質(zhì)檔案，尤其在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子信息檔案的應(yīng)用越來越普及。血站也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，積極進(jìn)行內(nèi)部電子信息系統(tǒng)建設(shè)。檔案可以以視頻影像、錄音等方式保存，多元化的保存形式讓檔案的作用得到更好的發(fā)揮。同時，電子信息檔案更加便于保存，而且在計算機(jī)上進(jìn)行檔案操作也變得更加容易，同時避免了人為操作失誤對檔案造成的破壞。不僅如此，良好的檔案管理還能將血站的發(fā)展過程記錄下來，并將歷史上重要的事件記錄下來，對血站的文化建設(shè)起到積極作用?？梢哉f，檔案是血站重要的財富，對血站未來的發(fā)展和建設(shè)都有不可取代的作用。

2.血站檔案管理的作用和問題

2.1 檔案管理對于血站文化建設(shè)的作用。檔案是記載了血站文化的記錄，是血站文化的重要體現(xiàn)。它不僅能夠讓血站的管理工作變得更加高效，還能通過對血站點點滴滴的記錄，讓血站的歷史更加清晰、可追溯。另外，血站檔案還是對員工進(jìn)行思想道德教育的重要材料，血站管理人員可以依據(jù)檔案中記錄的重要事件，來開展思想道德建設(shè)，讓員工時刻保持高度的責(zé)任感，保證工作質(zhì)量。

不僅如此，檔案還可以作為醫(yī)療糾紛的依據(jù)。由于檔案是獻(xiàn)血者和血液流向的全面記錄，獻(xiàn)血者的體檢報告和采血過程都詳細(xì)地記錄在其中，檔案中還記錄著血液采集之后進(jìn)行處理、入庫、保存的具體信息，對血液的安全性也是較好的證明。同時，血液檔案還是血站考評的重要依據(jù)，它記錄著員工的日常工作流程，是員工采集、記錄、設(shè)備檢查等一系列工作的信息體現(xiàn)，血站在對員工進(jìn)行考評時，可以依次為根據(jù)，對員工的工作進(jìn)行評估。再者，檔案管理的水平能從一個側(cè)面反映血站的整體管理水平。血站檔案中記錄信息豐富，從采集環(huán)節(jié)到供應(yīng)環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)的詳細(xì)記錄不僅為血站工作提供了一定的安全保證，還能針對不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，提高整體管理水平。檔案管理質(zhì)量較好的血站，工作效率會更高，能最大限度降低工作流程中發(fā)生失誤的可能。這些都對血站文化建設(shè)有重要的作用。

2.2 檔案管理問題。雖然檔案對于血站來說至關(guān)重要，但在實際工作中，仍然有很多血站在檔案管理方面暴露出了一些問題，這些問題不僅會影響血站的工作效率，甚至還會影響血站的形象，對血站未來發(fā)展造成不利影響。最為突出的問題就是很多血站沒有專職的檔案管理人員。血站屬于公益性單位，很多地區(qū)的采供血任務(wù)比較繁重，難以找到專職負(fù)責(zé)檔案管理的人員。而兼職管理檔案的人員責(zé)任心又往往不夠，沒有足夠強(qiáng)的檔案管理技術(shù)，這就造成很多血站檔案管理工作質(zhì)量難以得到提升。其次，還有很多血站在進(jìn)行檔案管理時，沒有對信息進(jìn)行周全的收集。血站采供血反映的信息較多，詳細(xì)的信息記錄不僅能保證采供血的整個流程得到精確的把控，還能為各種糾紛提供完善的依據(jù)。但是有些血站對此并沒有足夠的重視，在收集信息時，沒有對各種信息進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，使得血站檔案不夠健全。比如，有些血站會在大型采血活動時，沒有采用錄像等方式對現(xiàn)場進(jìn)行記錄，沒有留下影像資料形成檔案，還有一些員工沒有要求獻(xiàn)血者詳細(xì)地填寫表格，也沒有對字跡進(jìn)行要求，使得簽名不清晰，身份信息不明確。這些問題在回到血站建立檔案時，都會造成困擾，容易發(fā)生錯誤。再有就是血站的硬件設(shè)施不好。采血室對環(huán)境有相當(dāng)嚴(yán)格的要求，無論是室內(nèi)溫度、潮濕度、門窗密封性，還是密集架的使用，血樣的收集方式等，都有嚴(yán)格的流程需要遵循，而要想確保采血流程的質(zhì)量，采血室的各種硬件設(shè)施就必須到位。然而，很多血站恰恰是在硬件設(shè)施方面建設(shè)不良，給采血過程的安全性造成威脅，嚴(yán)重的甚至?xí)廴狙?，造成難以預(yù)估的后果。

3.血站文化建設(shè)中檔案管理的優(yōu)化方法

3.1 配備專職的檔案管理人員。檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，尤其在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，很多血站已經(jīng)實現(xiàn)了全流程的電子檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，兼職管理人員的水平已經(jīng)不能滿足血站在新時代的檔案管理需要。他們不具備信息技術(shù)的管理經(jīng)驗，對于電子檔案錄入和調(diào)取等工作不熟悉，更有甚者甚至不具備熟練的計算機(jī)操作技能。所以，要想讓血站的檔案管理工作質(zhì)量得到提高，血站就需要聘請專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)信息時代的檔案管理工作。不僅如此，血站還要在運營的過程中逐漸壯大管理團(tuán)隊，滿足逐漸增長的檔案管理需求，讓更多的專業(yè)技術(shù)人員參與到檔案管理工作中。

3.2 嚴(yán)格把控檔案信息收集工作。采供血整個過程的細(xì)節(jié)都需要的到嚴(yán)密的把控，這樣能確保采供血的質(zhì)量，而對于檔案管理來說，檔案信息的收集工作也需要嚴(yán)格進(jìn)行，遵照信息收集標(biāo)準(zhǔn)，將所有相關(guān)信息都記錄到檔案中。血站需要建立完善的信息收集規(guī)范，在采供血過程中嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行。血站還需要定期為員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工牢記所有需要收集的信息，提高員工的檔案信息收集意識，提高信息收集能力。

3.3 加大投入進(jìn)行硬件設(shè)施優(yōu)化?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展不僅為人們帶來了方便，還為各種工作的質(zhì)量帶來了保障。對于血站工作來說，信息技術(shù)就能帶來質(zhì)的改變。尤其在電子檔案得到使用之后，血站的檔案管理工作上了一個新的臺階。傳統(tǒng)檔案那種效率低、容易出現(xiàn)誤差的問題得到了根本性的解決。所以，血站要加大投入，對硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化，通過搭建內(nèi)部檔案管理平臺，來提升檔案管理工作效率。同時，血站還要做好檔案的備份，將更新的檔案復(fù)制到備用的存儲設(shè)備中，以防存儲設(shè)備損壞導(dǎo)致檔案丟失。另外，血站還要針對其他硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化，比如采血室的環(huán)境條件。血站管理人員需要定期對血站內(nèi)的環(huán)境進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)硬件設(shè)施問題要及時上報，由上級給出決策，改善環(huán)境條件。

3.4 提高血站工作人員的素養(yǎng)。不可否認(rèn)的是，血站工作人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作質(zhì)量的影響也是非常明顯的。專業(yè)水平不足、責(zé)任心不夠的管理人員，非常有可能在檔案管理工作中出現(xiàn)紕漏。所以，血站要從工作人員的素養(yǎng)入手，進(jìn)行培訓(xùn)。尤其在電子檔案建設(shè)越來越完善的今天，血站更應(yīng)該加大力度，用各種科學(xué)的方法來讓檔案管理人員具有更強(qiáng)的電子檔案管理能力。血站還要對管理制度進(jìn)行不斷的完善，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗。

3.5 提高檔案的利用率。血站的文化要想傳承下去，不光要對信息進(jìn)行全面的收集，還要積極發(fā)揮檔案的作用，讓文化得以體現(xiàn)。在檔案數(shù)字化程度越來越高的今天，血站可以根據(jù)電子檔案的信息，將其中的某些不涉及隱私的信息以電子屏幕的形式展示出來，讓更多人認(rèn)識到血站的文化發(fā)展歷史。同時，血站還要積極加強(qiáng)檔案管理人員的思想認(rèn)識，讓其在檔案管理工作中，能夠及時發(fā)現(xiàn)值得利用進(jìn)行血站文化建設(shè)工作的信息，對其進(jìn)行開發(fā)了利用，讓血站文化更加充實。血站文化的建設(shè)還體現(xiàn)在檔案的使用效率上，血站可以通過培訓(xùn)等方式，讓檔案管理人員具備更強(qiáng)的檔案管理技能，在需要調(diào)取某些檔案時，能夠更快地得到結(jié)果，這不僅提高了工作效率，還在某種程度上對塑造良好的血站形象有所幫助。

結(jié)束語

血站文化建設(shè)工作中，檔案管理工作是必不可少的。檔案管理工作質(zhì)量的提高不僅能讓檔案管理更加高效，還能讓采供血過程的信息收集工作更加周全、精確，血站的管理人員需要高度重視，在日常工作中加強(qiáng)對員工專業(yè)技能的培養(yǎng)，并加快腳步完成電子檔案信息庫的建設(shè)，對血站內(nèi)的其他各種硬件設(shè)施予以完善，提高血站的文化建設(shè)水平。本文簡單分析了檔案管理工作在血站文化建設(shè)中的重要作用，分析當(dāng)前我國血站檔案管理的諸多問題，提出了相應(yīng)的解決方法，希望對我國數(shù)量眾多的血站進(jìn)行檔案管理工作提供積極參考。