企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)與控制研究

○新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院 徐 馨

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以將分散的、重復(fù)的財(cái)務(wù)基本業(yè)務(wù)從企業(yè)中抽離出來，集中到一個(gè)新的財(cái)務(wù)組織中統(tǒng)一處理，通過互聯(lián)網(wǎng)為分布在不同國家、地區(qū)的企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化、高效率和低成本的共享服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

一、財(cái)務(wù)共享的含義與發(fā)展

共享服務(wù)最早誕生于20世紀(jì)80年代，Robert Gunn，David Carbe等(1993)第一次提出共享理念。國際財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理協(xié)會(huì)(IFSS)對(duì)財(cái)務(wù)共享的定義是，財(cái)務(wù)共享依托于信息技術(shù)，將流程處理作為核心，達(dá)到優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、逐步規(guī)范業(yè)務(wù)流程、降低企業(yè)運(yùn)營成本、提升流程效率和為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的目的，并且以市場(chǎng)化的角度，將專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)提供給內(nèi)、外部客戶的管理模式。20世紀(jì)90年代財(cái)務(wù)共享服務(wù)開始在西方國家逐步推廣，21世紀(jì)初進(jìn)行大力推廣。在20世紀(jì)80年代初期，福特公司在歐洲成立了世界上第一家財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，隨后通用電氣、IBM 等公司也成立了類似的共享機(jī)構(gòu)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與成熟，我國對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)這種新興的管理思維已經(jīng)開始涉及，相繼開始走向財(cái)務(wù)共享服務(wù)之路。至今，在北京、西安、大連、青島等城市財(cái)務(wù)共享服務(wù)正在崛起，中興通訊、海爾集團(tuán)、長虹和太平洋保險(xiǎn)等已經(jīng)創(chuàng)建了適合自己企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在這樣大環(huán)境的影響下，逐漸有不同類型的企業(yè)引入了財(cái)務(wù)共享模式，不僅提高了財(cái)務(wù)效率、降低了企業(yè)成本，還能為市場(chǎng)提供服務(wù)。

二、企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享的優(yōu)勢(shì)

(一)降低管理成本

實(shí)施財(cái)務(wù)共享可以將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中到一起，進(jìn)行統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)，降低重復(fù)性工作，并相應(yīng)減少財(cái)務(wù)人員數(shù)量，有效地降低了成本。如2007年海爾集團(tuán)在山東省青島市成立全球財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，之后壓縮從事基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作的人員數(shù)量，由約2000人降至約260人。財(cái)務(wù)共享中心不到300名財(cái)務(wù)人員，就可以將本集團(tuán)在全球分、子公司的業(yè)務(wù)集中處理，完成之前近2000人才能完成的工作，極大地降低了管理成本。

(二)提高經(jīng)營效率

企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，建立財(cái)務(wù)準(zhǔn)則，將信息、人員、資金和技術(shù)合理整合。建立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度與核算標(biāo)準(zhǔn)，有利于進(jìn)行業(yè)務(wù)的集中核算；通過統(tǒng)一的財(cái)務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)信息一體化，業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部，總公司和分、子公司可以有效地進(jìn)行信息交互，提高信息傳遞與利用的效率；通過現(xiàn)代科技，利用互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)，豐富了業(yè)務(wù)也細(xì)化了流程，使財(cái)務(wù)信息更加準(zhǔn)確與完整。

(三)控制風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，總公司通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可及時(shí)得到分公司和子公司的信息，并進(jìn)行有效地監(jiān)督與跟蹤，實(shí)時(shí)防范與控制風(fēng)險(xiǎn)，縮短了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與校驗(yàn)的周期，使相關(guān)信息高效、準(zhǔn)確地傳遞給信息使用者，提高了財(cái)務(wù)信息質(zhì)量及透明度，降低了下屬隱瞞或不及時(shí)匯報(bào)而造成的風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)在更高層面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。

三、企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的風(fēng)險(xiǎn)分析

(一) 戰(zhàn)略規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)

在實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式前，企業(yè)需要制定戰(zhàn)略規(guī)劃和總體目標(biāo)，在這個(gè)過程中會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。首先，財(cái)務(wù)共享主要有管控型和服務(wù)型兩種服務(wù)模式，企業(yè)在選擇模式前應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)整體的規(guī)劃與資源體系進(jìn)行考察。但通常企業(yè)會(huì)按照高層管理人員的自主意愿選擇，不顧及企業(yè)環(huán)境與資源是否與模式相匹配的問題，這樣會(huì)為企業(yè)之后轉(zhuǎn)型埋下隱患；其次，選址方面過于草率，如果不按照企業(yè)的布局選址，會(huì)降低企業(yè)的運(yùn)作效率、增高人工成本及不適應(yīng)當(dāng)?shù)氐姆啥愂諛?biāo)準(zhǔn)；最后，在初期規(guī)劃時(shí)過于樂觀，不重視評(píng)估環(huán)節(jié)，對(duì)操作系統(tǒng)、核算體系和數(shù)據(jù)處理等方面沒有充分評(píng)估，對(duì)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)也沒有預(yù)測(cè)，會(huì)導(dǎo)致服務(wù)中心運(yùn)作后增加成本，無法使企業(yè)在良好的環(huán)境里發(fā)展。

(二) 組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)和管理模式在多方面影響著企業(yè)。首先，財(cái)務(wù)共享在組織結(jié)構(gòu)模塊建立方面比較簡單，一般中心模塊是應(yīng)收、應(yīng)付及總賬模塊，其他模塊都是輔助模塊。但是，管理模式模塊的設(shè)計(jì)比較復(fù)雜，在確立模塊前要優(yōu)先設(shè)定管理模式的職能。通常在不了解內(nèi)部條件的情況下設(shè)立模塊，會(huì)導(dǎo)致分工混亂、職責(zé)不明等問題；其次，財(cái)務(wù)共享模式改變了以前的工作方式，下屬財(cái)務(wù)部門的職能權(quán)限也隨之上移，容易使財(cái)務(wù)人員不熟悉新的業(yè)務(wù)環(huán)境，產(chǎn)生抵觸情緒，影響工作效率。

(三) 人員變革風(fēng)險(xiǎn)

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)務(wù)人員的工作崗位以及績效薪酬等產(chǎn)生的變化都使變革存在很大風(fēng)險(xiǎn)。首先，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有獨(dú)立的體系，對(duì)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)及綜合技能有很高的要求，企業(yè)原有的財(cái)務(wù)人員會(huì)因人員削減、環(huán)境變化等產(chǎn)生抵觸心理，不能通過溝通而消除；其次，中心建立初期時(shí)，企業(yè)沒有健全的績效考評(píng)制度，財(cái)務(wù)人員會(huì)有工作轉(zhuǎn)型的困難，這可能會(huì)導(dǎo)致人員適應(yīng)工作慢、操作不規(guī)范以及部分人才流失的情況發(fā)生；最后，財(cái)務(wù)人員的核算相分離、溝通不便使信息的真實(shí)性無法保證，會(huì)有舞弊現(xiàn)象的產(chǎn)生。

(四)系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)

建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的核心是系統(tǒng)建設(shè)，IT與系統(tǒng)的相互集成為財(cái)務(wù)共享的基礎(chǔ)，建設(shè)過程中會(huì)面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。首先，有的企業(yè)盲目選擇運(yùn)用系統(tǒng)，不關(guān)注每個(gè)系統(tǒng)的特性，會(huì)造成系統(tǒng)與企業(yè)信息不匹配、工作效率低下、相關(guān)功能應(yīng)用不足等問題；其次，系統(tǒng)設(shè)計(jì)不當(dāng)、相關(guān)程序不符合流程會(huì)導(dǎo)致權(quán)限混亂、信息數(shù)據(jù)不穩(wěn)定，系統(tǒng)內(nèi)各部門無法實(shí)現(xiàn)通力合作而導(dǎo)致運(yùn)行困難；最后，財(cái)務(wù)共享依賴于數(shù)據(jù)，共享后數(shù)據(jù)的保存、修改和傳遞等存在安全隱患，容易造成信息泄露。

四、企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的風(fēng)險(xiǎn)控制措施

(一) 準(zhǔn)確規(guī)劃與實(shí)施

1.明確模式定位，恰當(dāng)評(píng)估體系。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，要了解企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和總體目標(biāo)，并結(jié)合實(shí)際條件與時(shí)機(jī)分析各個(gè)方面因素。還可以組織內(nèi)部會(huì)議，將方案對(duì)比，選出適合企業(yè)的服務(wù)模式。高層人員的決策與重視程度直接影響到服務(wù)中心的未來發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引起高層人員的重視，聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)相關(guān)方面進(jìn)行評(píng)估并給出改進(jìn)方案，企業(yè)根據(jù)結(jié)果再進(jìn)行計(jì)劃和準(zhǔn)備。

2.綜合考察環(huán)境，樹立防范意識(shí)。在確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的定位前，相關(guān)人員先考察多個(gè)備選地址，依次進(jìn)行試點(diǎn)，再選擇相對(duì)成本低且效率高的位置。所以要提高工作人員的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與應(yīng)對(duì)的意識(shí)，可以建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)小組加強(qiáng)研究和宣傳風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)，多采納其他部門意見，做到全面、精準(zhǔn)地控制風(fēng)險(xiǎn)，降低后期發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的程度。

(二) 適當(dāng)調(diào)整組織結(jié)構(gòu)

1.細(xì)化職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督。財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)的核算工作與管理系統(tǒng)相分離，會(huì)計(jì)的基本功能集中在服務(wù)中心，而業(yè)務(wù)方面被弱化。企業(yè)需要細(xì)化職責(zé)與管理目標(biāo)，根據(jù)企業(yè)定位進(jìn)行職能建設(shè)，明確各部門的評(píng)估與管理機(jī)制，合理確定組織結(jié)構(gòu)。同時(shí)，對(duì)重要的信息崗位實(shí)施監(jiān)督，以確保不相容職務(wù)相分離。

2.提高內(nèi)部建設(shè)，營造良好環(huán)境。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員管理，加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)，及時(shí)與客戶溝通，在緩解工作人員抵觸情緒同時(shí)還要提升對(duì)客戶的服務(wù)工作，客戶了解到服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì)會(huì)更加支持工作。營造良好的服務(wù)環(huán)境還要多收集客戶的意見與建議，及時(shí)對(duì)中心組織結(jié)構(gòu)加以調(diào)整，保持雙方都滿意的狀態(tài)。

(三) 控制人力資源配置

1.多方面宣傳共享服務(wù)，幫助財(cái)務(wù)人員度過轉(zhuǎn)型期。在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享財(cái)務(wù)中心前期工作中要安撫好工作人員的情緒，采取多種方法宣傳共享服務(wù)理念，盡量緩解抵觸情緒。根據(jù)財(cái)務(wù)共享的發(fā)展趨勢(shì)，需要不斷提升工作人員的綜合能力，可以實(shí)施多層次輪崗制度，適應(yīng)不同的工作環(huán)境，讓財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)人員快速成長。不斷完善激勵(lì)政策，定期開展豐富的團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，營造相互理解、幫助的團(tuán)隊(duì)氛圍，提升企業(yè)凝聚力，降低人才流失率。

2.從職能定位出發(fā)，形成人才培養(yǎng)體系。根據(jù)職能定位完善績效考核體系，結(jié)合財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的目標(biāo)，按照不同崗位進(jìn)行考核?？蓪M意度等作為考核項(xiàng)目，有相應(yīng)的扣分和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提升財(cái)務(wù)人員工作的積極性。還要形成內(nèi)部培養(yǎng)體系，根據(jù)發(fā)展和需要及時(shí)引進(jìn)、優(yōu)化人才，完善人力資源的管理辦法，適當(dāng)為企業(yè)進(jìn)行人才儲(chǔ)備。

(四) 提高系統(tǒng)適應(yīng)能力

1.掌握企業(yè)現(xiàn)狀，基于ERP系統(tǒng)推進(jìn)實(shí)施。在系統(tǒng)建設(shè)前充分了解企業(yè)詳情，分析企業(yè)現(xiàn)狀，根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)與需求開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)軟件。財(cái)務(wù)共享需要將分散在各地的數(shù)據(jù)集中在一起，這個(gè)過程中數(shù)據(jù)繁多且復(fù)雜，企業(yè)可以基于現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)，不斷進(jìn)行升級(jí)建設(shè)。先構(gòu)建系統(tǒng)中心的重要部分，之后逐步拓寬發(fā)展平臺(tái)，由點(diǎn)到面、由近到遠(yuǎn)的遞進(jìn)，逐步完成系統(tǒng)的建設(shè)。同時(shí)，系統(tǒng)在設(shè)立過程中應(yīng)適當(dāng)進(jìn)行加密操作，不斷修復(fù)漏洞，維護(hù)系統(tǒng)安全，確保信息的安全與準(zhǔn)確性。

2.進(jìn)行實(shí)時(shí)審計(jì)，定期系統(tǒng)優(yōu)化。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，可能會(huì)有很多漏洞，并有人為操作的風(fēng)險(xiǎn)，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)審計(jì)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)進(jìn)行修正，并強(qiáng)化制度建設(shè)，避免同樣的問題重復(fù)出現(xiàn)。系統(tǒng)中有部門合作不暢的情況，可以按照不同層級(jí)設(shè)立權(quán)限，加強(qiáng)監(jiān)督與管理，例如次多層審核制度，將金額、標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)限分別設(shè)立，層層審核，減低錯(cuò)誤的產(chǎn)生。