關(guān)于國有企業(yè)辦公室工作精細化管理的探討

屈永杰

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司勘探工程處，河南 平頂山 467099）

1 國有企業(yè)加強辦公室工作精細化管理的理由

國有企業(yè)加強辦公室工作精細化管理的理由如下：首先是國有企業(yè)家大業(yè)大，辦公室工作綜合性強，事無巨細，幾乎面面俱到，都需要辦公室去運作、去協(xié)調(diào)，并且其中很多事情還具有突然性、臨時性和無規(guī)律性，用千頭萬緒去形容也不過分，日常業(yè)務(wù)的繁瑣性對辦公室工作實施精細化管理提出了客觀的要求。其次是國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，涉及面積廣，覆蓋范圍多，企業(yè)每項經(jīng)營決策的制定，都需要大量辦公室人員去從事輔助性工作，比如信息整理、材料匯編、保密建設(shè)等等，辦公室工作本身所具有的參謀價值對辦公室工作實施精細化管理提出了客觀的要求。并且，國有企業(yè)辦公室在管理體系中還發(fā)揮著上情下達、下情上達的信息交流功能，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層與企業(yè)基層進行溝通的橋梁，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層與企業(yè)基層進行感情聯(lián)絡(luò)的紐帶，橋梁與紐帶的特殊職責對辦公室工作實施精細化管理提出了客觀的要求。可見，國有企業(yè)辦公室工作只有實施精細化管理，才能更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

2 國有企業(yè)辦公室工作精細化管理的現(xiàn)況

國有企業(yè)辦公室工作精細化管理現(xiàn)況分析如下：首先是缺乏全面的精細化管理理念，國有企業(yè)大都是從過去粗放型管理模式過渡過來的，辦公室工作往往傾向于“大手筆”，做“大文章”，往往好大喜功，貪大求洋，對于所謂“細枝末節(jié)”，“雞毛蒜皮”之類的“小事”，往往一筆帶過，等閑視之，往往“不求甚解”，草率了事，殊不知正是這些所謂的“小事”才往往小中見大，通過這些所謂的“小事”，才能真正反映出現(xiàn)代管理理念下辦公室工作的管理水平。其次是缺乏健全的精細化管理制度，精細化管理理念是最近一些年才被人們所熟知和接受的，國有企業(yè)在制度建設(shè)方面本是具有良好的傳統(tǒng)和優(yōu)勢的，但是一方面由于精細化管理在辦公室工作中還沒有全面鋪開，制度建設(shè)還在延用過去的粗放模式，另一方面由于辦公室業(yè)務(wù)的龐雜性，制度建設(shè)難以面面俱到，悉數(shù)到位，因而也影響到了精細化管理水平的提升。并且，國有企業(yè)辦公室往往還存在著工作量大且急，而人手、經(jīng)費又不足等問題，所有這些，也都嚴重影響到了精細化管理水平的提升。

3 改進國有企業(yè)辦公室工作精細化管理現(xiàn)況的建議

改進國有企業(yè)辦公室工作精細化管理現(xiàn)況的建議如下：一是要明確崗位責任制，按照權(quán)責對等的管理原則，建立新的工作責任體系，重新分配崗位，重新界定責任，捋順工作流程，厘清工作關(guān)系，保證辦公室日常工作的分工明確，責任到人，緊急事項的積極配合，協(xié)調(diào)一致，靜如處子動如脫兔，牽一發(fā)而動全身。二是要結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理的高節(jié)奏需要優(yōu)化管理流程，去掉不必要的層層請示，層層匯報，減少不必要的繁文縟節(jié)，事事關(guān)照，保持辦公室工作的簡約、明了、清晰、通暢，促進辦公室工作的“精兵簡政”，“輕裝前進”，推動辦公室工作向科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向的邁進。三是要明確工作績效考評標準，對于數(shù)量特征和程序特征明顯的工作，要以量化指標作為主要考評標準，對于數(shù)量特征和程序特征不明顯的工作，要以工作中所表現(xiàn)出來的能動性、進取性、主觀性作為主要考評依據(jù)，保證考評結(jié)果的公平、公正、科學(xué)、合理。四是要夯實工作制度，工作制度的制定要能夠體現(xiàn)出辦公室工作的特殊性，要能夠覆蓋辦公室工作的各個方面，要能夠兼顧辦公室工作的各個環(huán)節(jié)，工作制度的制定要具有時代性，要體現(xiàn)除舊布新，淘汰過時的，補充合理的，防止工作中出現(xiàn)“縫隙”和“真空”，要對制度的落實情況進行檢查、督促、督導(dǎo)、指導(dǎo)，要保證制度的執(zhí)行到位。五是要加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，要建立辦公室工作信息交互平臺，建立辦公室內(nèi)部專屬的QQ群、朋友圈等，壓縮工作途徑，推行扁平化工作模式，提高工作的實效性。六是規(guī)范文書管理，修補、健全管理制度、行為準則、工作守則、工作匯編等制度性文件，整合、理順接收和下發(fā)的公文，嚴格對公文的承收、登記、存檔等工作，保管好下發(fā)的通知、紀要、通告等公文，按照密級做好對機要資料的保密工作，保證文書管理的嚴謹性。七是規(guī)范檔案管理，做好對檔案的分級、分類、編號登記管理工作，做好對檔案調(diào)閱、借用的審批、登記、回收工作，在管理好紙質(zhì)文檔同時還要管理好電子文檔，并做好對電子文檔的備份管理，逐步提高檔案管理工作的電子化水平。八是做好會議、業(yè)務(wù)等各項接待工作，保證會議通知、會場安排、會議文件印發(fā)、送達、會議記錄等的及時、準確，保證各種參觀、學(xué)習(xí)、考察等活動的全面、周到，保證按時、按點、保質(zhì)、保量完成領(lǐng)導(dǎo)交代下來的各項工作任務(wù)。九是做好耗材管理工作，對于“筆墨紙硯”等的消耗品的使用要造冊登記，量入為出，鼓勵對不涉密紙張的二次使用，對辦公機具要經(jīng)常檢修、維修，要做好保養(yǎng)，要堅決杜絕大手大腳的浪費行為。十是要做好對交通車輛的管理工作，車輛費用方面開支是國有企業(yè)費用支出中的一個大項，為了提高管理效率，減少車輛濫用，防止公車私用，對車輛要采取集中存放、統(tǒng)一調(diào)配的管理辦法，外派車輛要開具派車單，車上要安裝記錄儀，出車收車都登記在案，登記內(nèi)容要包括用車的時間、地點、事由及駕駛?cè)说纫兀瑢τ陂e置車輛要做好保養(yǎng)、檢修等工作，減少車輛行駛的故障率，對于駕駛員要加強思想教育，嚴格技術(shù)管理，確保車輛行駛的安全無事故。此外，除了前述十個方面，國有企業(yè)辦公室工作還必須要與時俱進，在工作中不斷融入新技術(shù)、新理念、新思維和新方法，當今社會發(fā)展已經(jīng)進入到了全面的信息化時代，對于信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到了全社會的各個角落，辦公室工作所能接觸到的各類信息中，可謂魚龍混雜，魚目混珠，泥沙俱在，良莠莫辨，其中有價值信息，也有非價值信息，更有負能量信息和危害企業(yè)安全的信息，所以，做好信息管理也是提升精細化管理水平的一個極其重要的方面。

4 結(jié)語

厘清精細化管理中存在的問題，制定積極的改進措施，不斷致力于精細化管理水平的提升，這既是國有企業(yè)辦公室工作的職責所系，也是義不容辭的擔當。把作為組織機構(gòu)“中樞神經(jīng)”的辦公室工作搞上去了，一方面，有助于國有企業(yè)管理工作流程的進一步捋順，增加管理工作的流暢性，另一方，也有助于國有企業(yè)管理工作效率的提升，增加管理工作的時效性，同時，更有助于國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提高經(jīng)營決策的質(zhì)量，提升經(jīng)營決策的水平，增強經(jīng)營決策先進性、時代性、前瞻性和戰(zhàn)略性，從而為國有企業(yè)實現(xiàn)未來經(jīng)濟發(fā)展道路上的穩(wěn)健前行，楊帆致遠，貢獻更多的助推力。