淺析新形勢(shì)下如何創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作

●徐飛翔

當(dāng)今時(shí)代，檔案在社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著越來(lái)越重要的作用，各級(jí)檔案管理部門對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作也提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，不僅僅是把各式各樣的檔案整理這么簡(jiǎn)單，而是要把國(guó)有企業(yè)的全部檔案視為一個(gè)整體，改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理工作，以滿足社會(huì)和國(guó)有企業(yè)發(fā)展的需要。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案管理工作作為國(guó)有企業(yè)日常管理工作中一部分，是提高國(guó)有企業(yè)工作質(zhì)量和工作效能的必要條件，是維護(hù)歷史本來(lái)面目的一項(xiàng)重要工作。這樣一項(xiàng)重要工作以往一直不被重視, 許多人包括一些國(guó)有企業(yè)的中高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作都存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū), 認(rèn)為做檔案管理工作是流于形式的工作, 不會(huì)給國(guó)有企業(yè)創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)價(jià)值,僅限于保管工作,只要做得嚴(yán)密、安全,不遺失即可,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，致使部分國(guó)有企業(yè)檔案管理工作變得消極、被動(dòng)，難以高質(zhì)量地服務(wù)于國(guó)有企業(yè)發(fā)展。

（二）國(guó)有企業(yè)檔案開發(fā)利用率低下，重“藏”輕“用”

現(xiàn)在有很多國(guó)有企業(yè)沒(méi)有重視檔案的使用價(jià)值，或者是僅僅停留在最淺層次的利用上，不能發(fā)揮最大作用。很多國(guó)有企業(yè)，長(zhǎng)久以來(lái)在檔案管理工作中，重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏認(rèn)識(shí)，知之甚少，造成檔案利用率不高，不能真正做到“藏用皆重”。

（三）國(guó)有企業(yè)檔案管理制度不健全，檔案管理工作針對(duì)性不強(qiáng)

部分國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中存在管理制度不健全、操作不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

1.檔案管理理念滯后。檔案管理工作理念還較為落后，沒(méi)有從管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度來(lái)審視，還存在著檔案管理工作與實(shí)際發(fā)展需求不相適應(yīng)的問(wèn)題。

2.沒(méi)有建立完善檔案管理制度，包括檔案管理機(jī)制、驗(yàn)收機(jī)制、日常管理機(jī)制等，很多國(guó)有企業(yè)檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全。有的國(guó)有企業(yè)雖建立了管理制度，但卻流于形式，未加執(zhí)行，或執(zhí)行不到位，大大地?fù)p害了檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

（四）國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化水平較低

在大數(shù)據(jù)迅猛發(fā)展的大背景下，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作朝著信息化電子化的方向發(fā)展成為未來(lái)大趨勢(shì)。但是，目前，大部分的國(guó)有企業(yè)檔案管理還是主要以紙質(zhì)檔案為主，這與信息化管理要求存在很大差距，由于沒(méi)能建立起完善的檔案數(shù)據(jù)信息源，資料內(nèi)容不豐富、數(shù)據(jù)殘缺不全、類型單一簡(jiǎn)陋、信息不能隨時(shí)更新，皆不能滿足檔案信息化管理的要求，檔案管理跟不上時(shí)代前進(jìn)的步伐，而且檔案管理信息化所需的軟件硬件建設(shè)滯后，影響檔案管理工作的快速發(fā)展。

（五）檔案管理人員素質(zhì)低下，不能適應(yīng)信息化管理工作需要

目前國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)較低，一是高層次的檔案管理工作人員稀缺，擁有專業(yè)資質(zhì)和相應(yīng)學(xué)歷的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員不足, 對(duì)于檔案管理的知識(shí)了解不全面, 對(duì)檔案管理工作的操作流程不熟, 在工作過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題,從而影響檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二是檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理。年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、層次結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)技術(shù)知識(shí)老化過(guò)時(shí)嚴(yán)重，又缺乏有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要。

二、創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策措施

（一）提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

首先，要讓國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。檔案作為一種信息資源，是國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是國(guó)有企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，無(wú)論是文本文件、圖形文件和視聽檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的智慧結(jié)晶，飽含全體員工智慧和汗水，因此，對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，這是非常重要的資產(chǎn)，在生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中有著積極的重要作用。

其次，檔案管理人員要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員作為負(fù)責(zé)國(guó)有企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作人員，“服務(wù)于大眾”是其工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，要求明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案真正地為國(guó)有企業(yè)員工服務(wù)、為國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（二）加大國(guó)有企業(yè)檔案價(jià)值挖掘和利用力度

國(guó)有企業(yè)檔案都有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，檔案的利用價(jià)值體現(xiàn)在是否滿足國(guó)企企業(yè)和社會(huì)發(fā)展需求。當(dāng)檔案能夠滿足某個(gè)方面的發(fā)展需求時(shí)就構(gòu)成了檔案的使用價(jià)值，就可以為國(guó)有企業(yè)派生出巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益雙豐收，從而體現(xiàn)出檔案的自身價(jià)值，為此，我們應(yīng)該加大國(guó)有企業(yè)檔案價(jià)值挖掘和利用力度，服務(wù)國(guó)有企業(yè)發(fā)展。

（三）建立完善國(guó)有企業(yè)特色的檔案管理制度

為了使國(guó)有企業(yè)檔案管理能夠做到有條不紊，應(yīng)該完善檔案管理制度。各個(gè)國(guó)有企業(yè)在依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)以及上級(jí)的規(guī)章制定相應(yīng)的制度之外，還應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定行之有效的檔案管理制度。制度既要指導(dǎo)實(shí)際操作，還要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)，把國(guó)有企業(yè)管理的實(shí)際需要和規(guī)范要求結(jié)合起來(lái)，設(shè)計(jì)成一個(gè)個(gè)具體的流程和細(xì)節(jié), 匯總形成具有國(guó)有企業(yè)特色的制度，這樣形成的制度體系就具有很強(qiáng)的可執(zhí)行性。一是在兼顧大而全的基礎(chǔ)上，對(duì)具體項(xiàng)目有針對(duì)性地進(jìn)行單獨(dú)編制。寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司在編制制度時(shí)，沒(méi)有把項(xiàng)目檔案所有內(nèi)容編到一個(gè)制度中，而是針對(duì)軌道交通工程檔案的重點(diǎn)和難點(diǎn)施工監(jiān)理這一塊，單獨(dú)編制《軌道交通工程施工監(jiān)理檔案管理細(xì)則》，這是寧波獨(dú)有的。二是重點(diǎn)突出，條目簡(jiǎn)潔。要求明確，將歸檔范圍、組卷順序、檔案驗(yàn)收、檔案移交等重點(diǎn)內(nèi)容規(guī)定具體化，合格標(biāo)準(zhǔn)也進(jìn)行明確。三是做好制度間協(xié)調(diào)性，制度體系要由檔案管理人員和專業(yè)管理人員共同在同一時(shí)期編制完成，避免制度相互沖突。這樣，檔案人員和檔案管理制度具有極高的融合度，總體上達(dá)到手上無(wú)制度，心中有制度，這是我們核心能力的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，執(zhí)行中一旦碰到新問(wèn)題，可以快速在制度框架內(nèi)找到解決方案。

（四）采取模塊清單化方式發(fā)揮專業(yè)人員作用

因受專業(yè)知識(shí)限制，檔案管理人員很難掌握具體項(xiàng)目總體情況和細(xì)節(jié)，可以采取模塊清單化方式，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)專業(yè)工作。如某國(guó)企以模塊化的思維，設(shè)計(jì)了一套工程項(xiàng)目檔案管理體系，建立由監(jiān)管或服務(wù)單位審核簽發(fā)的清單或匯總表，重要內(nèi)容做到全覆蓋。這樣就解決了工程項(xiàng)目檔案編制依據(jù)和審核依據(jù)，保證完整性、系統(tǒng)性。因?yàn)槭菍I(yè)工作由專業(yè)單位或人員負(fù)責(zé)，施工單位必須按清單或匯總表提供文件，檔案人員只需要核對(duì)文件編號(hào)和文件質(zhì)量, 遺漏現(xiàn)象得到有效控制。通過(guò)成體系的清單和匯總表，使施工過(guò)程文件進(jìn)行逐級(jí)匯總，一一對(duì)應(yīng)，環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任清晰。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

信息化是新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，國(guó)有企業(yè)必須運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和信息化手段來(lái)武裝檔案管理工作，提高工作效率和水平。檔案管理要全面實(shí)現(xiàn)電子化管理。采用計(jì)算機(jī)以及掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率，更好服務(wù)國(guó)有企業(yè)發(fā)展。將檔案管理系統(tǒng)列入國(guó)有企業(yè)信息化發(fā)展總體規(guī)劃，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，逐步建立健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，以利于檔案材料的便利化運(yùn)用。完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。規(guī)范檔案信息化建設(shè)的技術(shù)體系機(jī)制，既要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享又要保證隱私性；既要保證檔案信息化管理工作有效推進(jìn)，又要重視信息的保護(hù)和檔案管理安全責(zé)任的落實(shí)，確保檔案管理系統(tǒng)安全高效運(yùn)行。

（六）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定檔案管理水平的高低，直接影響著檔案管理的質(zhì)量和水平。為了能夠提高管理人員的管理能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)思想道德建設(shè)，提高政治素養(yǎng)和職業(yè)道德。通過(guò)學(xué)習(xí)教育使廣大檔案管理人員具有高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律，愛(ài)崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)，熱愛(ài)檔案事業(yè)，履行好檔案工作職責(zé)。加大教育培訓(xùn)，提升實(shí)戰(zhàn)技能。有計(jì)劃、有步驟、分層次地安排檔案工作人員參加崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容要符合新穎、全面、實(shí)用的要求，具有針對(duì)性。改進(jìn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)方式，可以脫產(chǎn)培訓(xùn)，在職培訓(xùn)，也可以開展聯(lián)合培訓(xùn)，提供多層次教育培訓(xùn)平臺(tái)。完善檔案管理工作評(píng)價(jià)考核機(jī)制。既要建立合理的激勵(lì)懲罰機(jī)制、業(yè)務(wù)考核機(jī)制、人才評(píng)價(jià)機(jī)制，又要優(yōu)化檔案工作人員年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)，目的在于提高工作積極性和學(xué)習(xí)主動(dòng)性，促進(jìn)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。

總之，創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，并不是一蹴而就既能夠做好做到的工作，這需要檔案管理人員持之以恒、堅(jiān)持不懈，不斷進(jìn)行知識(shí)和能力積蓄，樹立創(chuàng)新意識(shí)、增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，更好地滿足國(guó)有企業(yè)和社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，充分發(fā)揮出國(guó)有企業(yè)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，為國(guó)有企業(yè)事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。