醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)探索

張杰旻

（上海市靜安區(qū)閘北中心醫(yī)院，上海 200070）

信息時(shí)代的到來推動(dòng)了社會和科技的進(jìn)步，也改變了人們生活和工作的方式。醫(yī)院作為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡闹匾胤?，提升醫(yī)療技術(shù)水平、加強(qiáng)管理措施與能級，是確保醫(yī)院適應(yīng)時(shí)代發(fā)展正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵途徑，也是優(yōu)化檔案管理模式的重要途徑。但是，目前很多醫(yī)院沒有認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，因此，對檔案管理的重視程度也不夠,這會制約著醫(yī)院的健康發(fā)展。為了強(qiáng)化醫(yī)院管理信息化的理念，有必要結(jié)合實(shí)際情況分析，主動(dòng)探索在醫(yī)院檔案管理中開展信息化建設(shè)的重要性，并及時(shí)優(yōu)化提升，從而促進(jìn)檔案管理朝著規(guī)范化、合理化發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理信息化的重要性

1.1 它是提高醫(yī)院檔案綜合管理水平的基礎(chǔ)

在社會發(fā)展的新時(shí)期，在醫(yī)院檔案管理中融入信息化，可以突出檔案管理的內(nèi)容，有效提升檔案管理的水平?？紤]到醫(yī)院檔案管理工作需要收集整理醫(yī)院在日常經(jīng)營、管理、服務(wù)等過程中產(chǎn)生的各類信息，并為醫(yī)院開展人員配置、醫(yī)學(xué)研究等作參考，因此，可以借助信息技術(shù)的實(shí)時(shí)性、完整性、技術(shù)性的特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，繼而優(yōu)化檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，提高管理的水平。

1.2 它是提升醫(yī)院服務(wù)能級的重要途徑

隨著信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院服務(wù)信息化的重要性也逐漸凸顯。尤其是當(dāng)下，國家比較注重醫(yī)療數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)整合，因此，也設(shè)立了國際級的醫(yī)療數(shù)據(jù)中心，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息資源的互聯(lián)互通和共享。在此期間，作為醫(yī)療大數(shù)據(jù)中不可或缺的重要組成部分，醫(yī)療檔案的收集、整理和利用，可以為醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量提升提供必要的參考依據(jù)和決策依據(jù)。同時(shí)，面對龐大的醫(yī)療數(shù)據(jù)，也可以為醫(yī)院的管理和信息化建設(shè)提供必要的服務(wù)。因此，在具體實(shí)踐中結(jié)合信息化進(jìn)行管理，將有助于清晰、明確地了解患者的信息，并為醫(yī)院的管理和決策提供必要的依據(jù)，達(dá)到精準(zhǔn)化和精細(xì)化管理，繼而提升醫(yī)療服務(wù)整體水平。

1.3 它是提升醫(yī)院檔案管理工作效率的關(guān)鍵

在日常工作中，醫(yī)院工作人員需要處理的數(shù)據(jù)相對較多且種類繁雜，因此，想要保證醫(yī)院管理工作的效率是比較困難的。而在信息化建設(shè)的過程中，可以結(jié)合信息技術(shù)創(chuàng)設(shè)實(shí)物檔案、聲像檔案、紙質(zhì)檔案等多種類別，并結(jié)合不同部門的需要，將醫(yī)院管理信息匯總成電子數(shù)據(jù)。當(dāng)有需要的時(shí)候，可以借助信息化的途徑調(diào)取、分析，并完成檔案的管理工作。可見，在實(shí)踐中巧妙地融入信息化建設(shè)，將有助于提高檔案管理的準(zhǔn)確性，提升檔案管理的工作效率。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施有待優(yōu)化

在醫(yī)院檔案管理的過程中，為保證醫(yī)院建設(shè)的高效性，大部分經(jīng)費(fèi)都投入到醫(yī)療器械、大型設(shè)備等方面，在檔案管理方面的投入可謂非常少，加上一些醫(yī)院由于場地緊張，房間供給不足，這樣會導(dǎo)致檔案室、存放室和閱覽室等房間配置不全面，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不符。此外，在實(shí)踐中，檔案庫房的面積有限，也不利于檔案的存放管理。在這樣的前提下，想要融入信息技術(shù)進(jìn)行信息管理，一方面需要改變檔案管理停留在手工操作的狀態(tài)，另一方面，受到網(wǎng)絡(luò)的影響，很多信息資源不能夠共享。這會直接導(dǎo)致醫(yī)療檔案信息的管理和檢索產(chǎn)生一定困難，管理效率不高，管理設(shè)施亟需優(yōu)化。

2.2 管理制度有待完善

在醫(yī)院檔案管理中，雖然大多數(shù)醫(yī)院都會按照要求將檔案存放在專門檔案室中，但是，在實(shí)際管理的過程中，由于管理局限性難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，導(dǎo)致在醫(yī)院管理的過程中，信息化管理模式不健全、管理效率不高、管理素材不理想等情況時(shí)有發(fā)生。還存在部分醫(yī)院在檔案管理的過程中，大多數(shù)是依照管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)管理，一旦出現(xiàn)問題，很難嚴(yán)格追責(zé)。在這種管理制度欠缺的大環(huán)境下，想要適應(yīng)信息化建設(shè)開展管理工作，并不是一件容易的事情。加上目前信息化管理系統(tǒng)中，很多技術(shù)都是與安全相關(guān)的技術(shù)，這些技術(shù)尚缺乏專業(yè)性和保密性，無法達(dá)到檔案管理要求，如果不及時(shí)進(jìn)行引導(dǎo)優(yōu)化，將會直接影響醫(yī)院檔案管理的有效性。

2.3 人員素養(yǎng)有待提升

在時(shí)代發(fā)展中，人才素養(yǎng)也需要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，檔案管理人員的能力和素質(zhì)需要不斷提高。但是在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院中很多負(fù)責(zé)檔案管理的人員年齡都比較大，且部分人員欠缺專業(yè)的檔案學(xué)管理知識。在這樣的環(huán)境下開展醫(yī)院檔案管理工作，很容易影響到檔案管理開展的有效性和規(guī)范性。加上信息化技術(shù)的發(fā)展，很多年齡較高的管理人員難以適應(yīng)快速的信息化發(fā)展進(jìn)程，因此在使用信息化設(shè)備或系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，難免會出現(xiàn)各式各樣的問題和困惑。這些都會直接影響到醫(yī)院檔案管理的有效性，因此，有必要結(jié)合實(shí)際情況分析，探索有助于人員素養(yǎng)提升的有效途徑，從而提升醫(yī)院檔案管理的水平。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

現(xiàn)階段，考慮到仍然有很多醫(yī)院采用紙質(zhì)或者照片實(shí)物保存檔案的情況，這一現(xiàn)狀對檔案存儲空間的要求比較嚴(yán)格，需要保持在溫度適宜、通風(fēng)防火良好的條件下。但是在實(shí)際情況中，醫(yī)院的庫房很難滿足檔案長期存檔的要求。因此，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，一定要結(jié)合硬件和軟件雙視角分析，在確保信息存放準(zhǔn)確、安全的同時(shí)，適當(dāng)優(yōu)化硬件設(shè)備，從而讓軟件和硬件之間能夠相互協(xié)調(diào)，并在信息化技術(shù)的引導(dǎo)下，提高醫(yī)院信息化建設(shè)的水平。例如，在醫(yī)院檔案管理信息化的過程中，可以將醫(yī)院中的檔案信息匯總，只要不涉密的內(nèi)容，都可以錄入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，也需要將對應(yīng)的檔案做好線上及線下的編號工作。通過這樣的方式，讓醫(yī)院檔案信息管理工作能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境發(fā)展的需求，繼而助力管理效率的提升。

3.2 建立健全信息化檔案管理制度

在醫(yī)院檔案管理中，明確的制度規(guī)范不僅僅能夠?yàn)樾畔⒒瘷n案管理工作指明方向，還可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化引導(dǎo)，從而將醫(yī)院中所有的檔案集中在一起，并形成一個(gè)完善的系統(tǒng)，供醫(yī)生和工作人員查閱分析，提升檔案利用 率。因此，在檔案管理建設(shè)中，一定要結(jié)合管理軟件的情況進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)信息之間的互聯(lián)互通。例如，在實(shí)踐中，可結(jié)合醫(yī)院管理的實(shí)際及需求建立線上就診、醫(yī)療平臺，從而促進(jìn)醫(yī)患的良好溝通，提高醫(yī)患交流的效率。同時(shí)，在檔案管理制度中，也需要明確一些安全責(zé)任，從而避免由于管理人員、查閱檔案人員個(gè)人的不良心理而導(dǎo)致信息、隱私等泄露的情況出現(xiàn)。與此同時(shí)，針對在檔案管理中一些可能會威脅到患者、醫(yī)生、醫(yī)院等合法權(quán)益的行為，也需要適當(dāng)制定相關(guān)的管理制度，從而確保在出現(xiàn)檔案管理問題之后能夠有規(guī)可依、有章可循。

3.3 提高檔案管理人員素養(yǎng)

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員的能力素質(zhì)會直接影響到檔案管理的水平。在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理不再是機(jī)械式的文件整理，而是要結(jié)合檔案資料分析，做好收集、整理、歸納、匯編、利用等多種復(fù)雜性的工作。尤其是在信息化建設(shè)的初期，不僅需要結(jié)合實(shí)際需求分析，滿足管理的要求，還需要引導(dǎo)相關(guān)人員及時(shí)提高自身的信息化素養(yǎng)，繼而適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對人才能力的要求。因此，為提高醫(yī)院檔案管理的水平，有必要結(jié)合以下途徑進(jìn)行培養(yǎng)，從而提高檔案管理人員的素養(yǎng)。第一，結(jié)合日常檔案管理需求分析，確定人才素養(yǎng)提升的目標(biāo)，并做好引導(dǎo)探究。第二，關(guān)注繼續(xù)教育、職業(yè)教育、專業(yè)教育、合作探討等多方面的培訓(xùn)模式，為檔案管理人員提供更多提升自己素養(yǎng)的機(jī)會，從而讓檔案管理人員能夠不斷拓寬知識面，并將培訓(xùn)中所學(xué)的知識融入到日常工作實(shí)踐中。通過結(jié)合不同的需求分析，確定人才培養(yǎng)的方式，繼而全面提高檔案管理人員的基礎(chǔ)素養(yǎng)，為醫(yī)院信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

總而言之，在時(shí)代發(fā)展中，信息化是事業(yè)發(fā)展的大趨勢，也是社會各行各業(yè)發(fā)展中提質(zhì)增效的重要途徑。因此，在醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中，也需要認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，并在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并結(jié)合實(shí)際情況做到不斷改進(jìn)和調(diào)整，從而充分發(fā)揮信息交互的收集、存儲、傳遞等優(yōu)勢，加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，繼而為檔案利用提供更多的便利。