探索檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

蓋久杰

（東營(yíng)市墾利區(qū)檔案館，山東 東營(yíng) 257500）

1 檔案信息化分析

基于現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，檔案管理逐步成為各領(lǐng)域可持續(xù)發(fā)展的核心構(gòu)成部分，但傳統(tǒng)檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學(xué)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變?nèi)斯n案管理形式，轉(zhuǎn)為信息化管理方式。對(duì)于檔案信息化而言，是指在檔案管理工作中融入信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)手段、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，對(duì)檔案資源進(jìn)行有序整理與歸納，檔案管理信息化迎合了新時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為指導(dǎo)，對(duì)檔案信息進(jìn)行傳遞、接收、存儲(chǔ)與利用。在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)遵循規(guī)范性原則、安全性原則和效益性原則，以制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)為前提，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，最大限度地保護(hù)檔案信息不被竊取和盜用。

2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

作為改革創(chuàng)新的重要決策人，如果領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)改革不夠重視或不支持，改革創(chuàng)新不徹底或僅流于形式，只停留在空喊口號(hào)層面上，則會(huì)嚴(yán)重滯后檔案管理信息化建設(shè)。此外，不僅相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，部分管理人員對(duì)信息技術(shù)的主動(dòng)利用意識(shí)薄弱，仍然傾向于對(duì)紙質(zhì)檔案的使用，而且由于自身缺少足夠的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，導(dǎo)致對(duì)電子檔案管理工作的完成情況不佳，也在一定程度上挫傷了員工工作的積極性。

2.2 檔案管理方式落后

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要用紙質(zhì)載體進(jìn)行檔案信息的記錄與存儲(chǔ)，檔案內(nèi)容復(fù)雜，檔案類型較多，需要占用大量的空間進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案資料存儲(chǔ)過(guò)程中，受各種因素的干擾較大，一旦存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度發(fā)生變化，就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)文件出現(xiàn)損毀，同時(shí)，紙質(zhì)檔案資料外借或使用過(guò)程中也極易發(fā)生損壞或丟失，這都會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源的不完整。同時(shí)，紙質(zhì)資料有一定的保存期限，一旦超出年限，檔案管理人員必須重新整理與編制，檔案管理工作人員還要定期進(jìn)行損壞文件資料的更新與修補(bǔ)，這都導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作量繁重，工作壓力較大。

2.3 規(guī)章制度和管理機(jī)制不規(guī)范，檔案信息安全受到威脅

一方面，檔案管理信息化建設(shè)是在信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理的變革，相應(yīng)地需要對(duì)新形勢(shì)下檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)變革。這就需要在已有工作經(jīng)驗(yàn)之上進(jìn)行新的探索，但由于檔案管理信息化建設(shè)缺乏完善的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范，檔案管理制度的適用性需要進(jìn)一步提升；另一方面，信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)檔案內(nèi)容信息化和檔案信息利用的管理機(jī)制不夠完善，不僅造成檔案內(nèi)容查閱體驗(yàn)的降價(jià)，還容易造成保密資料的外泄與丟失，使檔案信息面臨超越安全管理規(guī)定的不規(guī)范調(diào)閱和復(fù)制。此外，黑客技術(shù)也在不斷發(fā)展，對(duì)檔案信息的安全造成嚴(yán)重威脅。

3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的相應(yīng)策略

3.1 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建立高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍

一方面，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍的繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升其對(duì)檔案管理工作新理念、新形勢(shì)的認(rèn)識(shí)，提高其信息化技術(shù)的知識(shí)范圍和技術(shù)層次，熟練掌握檔案管理應(yīng)用軟件的使用方法。要特別針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、檔案查閱平臺(tái)等專業(yè)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理工作人員盡快適應(yīng)信息化時(shí)代的要求；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)，為檔案管理人才隊(duì)伍增加新鮮血液。檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)的信息技術(shù)人才，從目前的發(fā)展情況來(lái)看，單純依靠繼續(xù)教育等手段難以滿足對(duì)人才的需求。這就要求檔案管理單位加強(qiáng)人才引進(jìn)，從高校、科研單位等引進(jìn)掌握信息技術(shù)、檔案管理知識(shí)并熱愛(ài)檔案管理工作的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)快速提升檔案管理信息化水平的目標(biāo)。

3.2 推動(dòng)文檔一體化管理

從實(shí)際發(fā)展的角度來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要還是以分離管理的方式展開(kāi)的。但就實(shí)際情況來(lái)講，此種管理方式實(shí)際上已經(jīng)不適于相關(guān)工作的更好開(kāi)展。傳統(tǒng)的管理模式下，文檔管理與檔案管理之間，實(shí)際上屬于一種相互剝離且互不影響的存在。而此種管理方式最大的不足便在于，其往往會(huì)導(dǎo)致檔案工作陷入重復(fù)展開(kāi)的情況，這便很容易對(duì)整個(gè)檔案工作，造成巨大的人力、財(cái)力浪費(fèi)。所以，根據(jù)信息化建設(shè)發(fā)展的需要來(lái)看，借助信息化創(chuàng)新建設(shè)，不斷推動(dòng)文檔一體化的管理，便成為一個(gè)重中之重。其中，檔案館機(jī)構(gòu)應(yīng)將一體化管理工作，當(dāng)作整個(gè)信息化創(chuàng)新建設(shè)的重點(diǎn)來(lái)推進(jìn)。這中間，檔案館可以嘗試借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)兩者之間的云端存儲(chǔ)，而后安排相關(guān)人員依托信息化存儲(chǔ)，大體上完成一體化管理工作，并為此設(shè)置相應(yīng)的崗位人員。

3.3 建立健全檔案管理信息化規(guī)章制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

首先，檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》有關(guān)規(guī)定，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、調(diào)閱等進(jìn)行細(xì)致規(guī)定，并確保相關(guān)制度的有效實(shí)施。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理制度的完善，建立責(zé)任追究制度，對(duì)違法違規(guī)行為依法進(jìn)行追責(zé)。其次，要推進(jìn)信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理。要針對(duì)建檔、存儲(chǔ)、共享等環(huán)節(jié)，形成規(guī)范化的管理模式，對(duì)檔案進(jìn)行重要層次分級(jí)設(shè)置，對(duì)延續(xù)性檔案內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，協(xié)調(diào)檔案管理單位所有部門共同參與，共同進(jìn)行數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)和使用技術(shù)的探索，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)功能。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等逐漸改變了人們的生活、工作方式，也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案生成方式的改變，而檔案管理電子信息化發(fā)展是順應(yīng)歷史潮流的。所以，要做到理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合，從而為檔案館信息化創(chuàng)新建設(shè)注入新的活力，繼而推進(jìn)我國(guó)檔案館建設(shè)的現(xiàn)代化。