新探現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與對(duì)策

蔣莉瑩

（甘肅省安全生產(chǎn)科學(xué)研究院有限公司，甘肅 蘭州 730030）

1 將信息化應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中的意義

提起計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相信很多人首先想到的就是智能化，的確，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身就是有智能化、便捷化的特點(diǎn)，要知道計(jì)算機(jī)的容量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)人腦的容量的，在進(jìn)行一些操作時(shí)計(jì)算機(jī)也可以在其數(shù)據(jù)庫(kù)中自動(dòng)檢索一些關(guān)鍵信息。所以信息化檔案管理的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就在于存儲(chǔ)空間大和可檢索程度高，而且只要不進(jìn)行人為破壞刪減就根本不會(huì)丟失信息。因此推進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化管理有助于在客觀上保證信息的安全性，減少信息丟失現(xiàn)象的發(fā)生。其次，我們都知道對(duì)于一個(gè)大型企業(yè)來(lái)講，人員的變動(dòng)是非常大的，每年都有大量的新的人員檔案進(jìn)來(lái)，又有大量的老的檔案被帶走，如果沒(méi)有一個(gè)規(guī)范化的檔案管理流程，想要去管理這些龐雜的檔案是非常困難的，而推企業(yè)人事檔案的信息化管理就有助于提高檔案的管理效率，減少由于各種情況而導(dǎo)致的檔案信息管理不當(dāng)。

2 信息化給企業(yè)檔案管理帶來(lái)的影響

通過(guò)上文的敘述我們可以了解到信息化時(shí)代給企業(yè)檔案管理帶來(lái)的益處，但同時(shí)我們也要清晰的意識(shí)到，信息化帶來(lái)的不僅僅是益處，它帶來(lái)的還有大量的其他影響，這些影響也要求企業(yè)不斷革新自身的管理理念和管理方式，下文將簡(jiǎn)要敘述信息化檔案管理方式給企業(yè)帶來(lái)的影響。

2.1 沖擊原有檔案管理理念

上文也有提到，在信息化手段出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用之前企業(yè)所采用的檔案管理方式還是以紙質(zhì)化為主，新員工的檔案遷入后經(jīng)過(guò)檢查便被集中存放于該部門(mén)的檔案之中，除非必要緊急情況，否則檔案將不會(huì)再被取出。這種“死檔案”的理念已經(jīng)深入到很多人的心中，現(xiàn)在一提到檔案很多企業(yè)管理者還是認(rèn)為檔案應(yīng)該是一摞文件，企業(yè)員工檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出也還應(yīng)該依托這一摞文件。信息化檔案管理方式的出現(xiàn)和應(yīng)用產(chǎn)生的第一個(gè)影響就在于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念的沖擊，信息化使檔案徹底脫離了那一摞摞文件，使檔案真的無(wú)紙化，在企業(yè)人員調(diào)動(dòng)時(shí)也僅需要將人員電子檔案轉(zhuǎn)入新公司，這種理念的變化使檔案管理人員獲得了更多的管理權(quán)限，也使死檔案真的“活”了。

2.2 對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求

以前提起檔案管理員人們首先想到的是另一個(gè)與之類(lèi)似的職業(yè)，即圖書(shū)管理員，紙質(zhì)化的檔案管理方式對(duì)人員素質(zhì)的要求的確比較低，管理人員只要能夠識(shí)字、認(rèn)字并懂得檔案排布方式即可，也正因如此，企業(yè)雇傭的檔案管理人員大多是一些不具備其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員。而隨著信息化手段在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用程度的不斷加深，帶來(lái)的也是企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求的不斷提升，檔案管理者需要去不斷適應(yīng)新的檔案管理流程，而傳統(tǒng)的那些已經(jīng)工作了很多年的檔案管理工作者難免會(huì)不適應(yīng)新的檔案管理流程，并可能會(huì)對(duì)信息化檔案管理手段產(chǎn)生抵觸。

2.3 對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求不斷提升

傳統(tǒng)的檔案管理多采用紙質(zhì)化的管理方式，檔案管理員的工作也只是單純的確保檔案不丟失、不破損，對(duì)于那些幾十年前的老檔案也只能存放在原處，不能銷(xiāo)毀也不能更新，這樣的管理方式也使檔案室中存在大量的死檔案。由于管理標(biāo)準(zhǔn)化的缺失也常導(dǎo)致部分檔案失去檔案的效能。而信息化的檔案管理方式就要求檔案管理者對(duì)檔案管理有一個(gè)系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 給企業(yè)檔案管理提供新的思路

其實(shí)信息化給企業(yè)檔案管理帶來(lái)的不僅僅是各種各樣的挑戰(zhàn)，在帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)信息化也給企業(yè)檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇。提起信息化相信很多人都會(huì)在腦海里自動(dòng)與智能化、高效化等關(guān)鍵詞對(duì)接，在檔案管理中其實(shí)也是這樣，信息化的檔案管理方式使 企業(yè)檔案管理更加高效智能，之前需要幾個(gè)小時(shí)才能找到的檔案現(xiàn)在可能只需要檢索一個(gè)關(guān)鍵詞就能獲取，這種智能化的特征也使信息化檔案管理方式成為一種趨勢(shì)，企業(yè)只有順應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)才能夠促進(jìn)自身的不斷發(fā)展。

3 信息化背景下企業(yè)如何創(chuàng)新檔案管理方式

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理思想

當(dāng)前檔案管理信息化普及所遇到的首要問(wèn)題就是管理者的管理理念落后，提起檔案管理不少企業(yè)管理者首先想到的還是傳統(tǒng)的管理方式，針對(duì)這樣的情況在實(shí)際管理過(guò)程中企業(yè)管理者要不斷地轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，不斷明確信息化管理手段的思路和步驟，在實(shí)際管理過(guò)程中也要加強(qiáng)信息化檔案室的建立，添置信息化檔案管理設(shè)備、雇傭具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的信息化檔案管理人員。同時(shí)在實(shí)際管理過(guò)程中企業(yè)管理者也要時(shí)刻謹(jǐn)記信息化手段的有利影響，用這種思想去引領(lǐng)自身的管理理念和管理行為，只有企業(yè)管理者真的轉(zhuǎn)變了自身對(duì)于信息化檔案管理手段的態(tài)度和想法，整個(gè)企業(yè)才能正視這種管理手段，從而用這種檔案管理手段促進(jìn)企業(yè)自身發(fā)展。

3.2 為信息化檔案管理提供機(jī)制保障

在實(shí)際生活中我們也常有這樣得體會(huì)：一個(gè)事物，一旦有了體制機(jī)制方面的保障其運(yùn)行的合理性就能大大提升，其實(shí)在信息化檔案管理過(guò)程中也是這樣，要想促進(jìn)整個(gè)信息化管理過(guò)程的規(guī)范化就必須有相應(yīng)的制度作為約束和保障。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中公司應(yīng)該制定一套完整的制度和方案，制度中應(yīng)該明確規(guī)定不同期的檔案應(yīng)該如何進(jìn)行管理和信息化錄入。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中我們經(jīng)常會(huì)遇到一些幾十年之前，屬于本公司初代員工的檔案，這部分檔案全部都是紙質(zhì)的，而且紙的質(zhì)量難以得到保障，不少檔案上的字已經(jīng)不能清晰可辨，針對(duì)這樣的檔案，在實(shí)際信息化管理和錄入過(guò)程中公司管理人員應(yīng)該做出相應(yīng)規(guī)范，對(duì)這種歷史檔案制定出嚴(yán)格的錄入標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只有這樣才能確保每份歷史檔案都準(zhǔn)確的被錄入到檔案庫(kù)中，從而最大程度的避免檔案丟失這類(lèi)情況的發(fā)生，保障企業(yè)檔案安全。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

上文也有提到人員素質(zhì)不足也是當(dāng)前信息化檔案管理方式所遇到的一個(gè)難題，一些公司的檔案管理人員根本不具備應(yīng)用信息化手段進(jìn)行檔案管理的能力。針對(duì)這樣的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷規(guī)范人員選聘和培訓(xùn)制度。首先是在人員選聘方面，企業(yè)應(yīng)盡量雇傭那些具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的正規(guī)專(zhuān)業(yè)院校畢業(yè)的畢業(yè)生，這類(lèi)畢業(yè)生具備信息化檔案管理的基本技術(shù)、能夠熟練的操作相關(guān)軟件進(jìn)行檔案管理。在人員選聘后企業(yè)還應(yīng)當(dāng)組織人員進(jìn)行集中的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要針對(duì)本企業(yè)檔案的特點(diǎn)，使員工將專(zhuān)業(yè)知識(shí)與企業(yè)特點(diǎn)更好的進(jìn)行結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)的檔案管理。只有不斷規(guī)范和完善企業(yè)人才選聘和培訓(xùn)制度才能夠在一定程度上保證企業(yè)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性，從而保證信息化手段在企業(yè)檔案管理過(guò)程中的可應(yīng)用性。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化和科技化是第四次工業(yè)革命帶給我們的偉大成果，在現(xiàn)實(shí)生活中信息化技術(shù)也在時(shí)時(shí)刻刻的給我們的生活帶來(lái)便利。通過(guò)全文的敘述我們能夠了解到，信息化手段對(duì)于企業(yè)信息管理效率的提升有十分深刻的意義，同時(shí)信息化也給企業(yè)信息管理帶來(lái)了一定的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)只有立足于當(dāng)下，迎接機(jī)遇、戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)才能夠促進(jìn)自身的長(zhǎng)治久安和不斷發(fā)展。