新探現(xiàn)代信息技術對企業(yè)檔案管理的影響與對策

蔣莉瑩

（甘肅省安全生產(chǎn)科學研究院有限公司，甘肅 蘭州 730030）

1 將信息化應用到企業(yè)檔案管理中的意義

提起計算機網(wǎng)絡技術相信很多人首先想到的就是智能化，的確，計算機網(wǎng)絡技術本身就是有智能化、便捷化的特點，要知道計算機的容量是遠遠超過人腦的容量的，在進行一些操作時計算機也可以在其數(shù)據(jù)庫中自動檢索一些關鍵信息。所以信息化檔案管理的一個優(yōu)點就在于存儲空間大和可檢索程度高，而且只要不進行人為破壞刪減就根本不會丟失信息。因此推進企業(yè)人事檔案信息化管理有助于在客觀上保證信息的安全性，減少信息丟失現(xiàn)象的發(fā)生。其次，我們都知道對于一個大型企業(yè)來講，人員的變動是非常大的，每年都有大量的新的人員檔案進來，又有大量的老的檔案被帶走，如果沒有一個規(guī)范化的檔案管理流程，想要去管理這些龐雜的檔案是非常困難的，而推企業(yè)人事檔案的信息化管理就有助于提高檔案的管理效率，減少由于各種情況而導致的檔案信息管理不當。

2 信息化給企業(yè)檔案管理帶來的影響

通過上文的敘述我們可以了解到信息化時代給企業(yè)檔案管理帶來的益處，但同時我們也要清晰的意識到，信息化帶來的不僅僅是益處，它帶來的還有大量的其他影響，這些影響也要求企業(yè)不斷革新自身的管理理念和管理方式，下文將簡要敘述信息化檔案管理方式給企業(yè)帶來的影響。

2.1 沖擊原有檔案管理理念

上文也有提到，在信息化手段出現(xiàn)和廣泛應用之前企業(yè)所采用的檔案管理方式還是以紙質化為主，新員工的檔案遷入后經(jīng)過檢查便被集中存放于該部門的檔案之中，除非必要緊急情況，否則檔案將不會再被取出。這種“死檔案”的理念已經(jīng)深入到很多人的心中，現(xiàn)在一提到檔案很多企業(yè)管理者還是認為檔案應該是一摞文件，企業(yè)員工檔案的轉入轉出也還應該依托這一摞文件。信息化檔案管理方式的出現(xiàn)和應用產(chǎn)生的第一個影響就在于對傳統(tǒng)檔案管理理念的沖擊，信息化使檔案徹底脫離了那一摞摞文件，使檔案真的無紙化，在企業(yè)人員調動時也僅需要將人員電子檔案轉入新公司，這種理念的變化使檔案管理人員獲得了更多的管理權限，也使死檔案真的“活”了。

2.2 對檔案管理人員的素質提出了新的要求

以前提起檔案管理員人們首先想到的是另一個與之類似的職業(yè)，即圖書管理員，紙質化的檔案管理方式對人員素質的要求的確比較低，管理人員只要能夠識字、認字并懂得檔案排布方式即可，也正因如此，企業(yè)雇傭的檔案管理人員大多是一些不具備其他專業(yè)知識的人員。而隨著信息化手段在企業(yè)檔案管理中的應用程度的不斷加深，帶來的也是企業(yè)對于檔案管理人員的素質要求的不斷提升，檔案管理者需要去不斷適應新的檔案管理流程，而傳統(tǒng)的那些已經(jīng)工作了很多年的檔案管理工作者難免會不適應新的檔案管理流程，并可能會對信息化檔案管理手段產(chǎn)生抵觸。

2.3 對檔案管理標準化的要求不斷提升

傳統(tǒng)的檔案管理多采用紙質化的管理方式，檔案管理員的工作也只是單純的確保檔案不丟失、不破損，對于那些幾十年前的老檔案也只能存放在原處，不能銷毀也不能更新，這樣的管理方式也使檔案室中存在大量的死檔案。由于管理標準化的缺失也常導致部分檔案失去檔案的效能。而信息化的檔案管理方式就要求檔案管理者對檔案管理有一個系統(tǒng)化的標準。

2.4 給企業(yè)檔案管理提供新的思路

其實信息化給企業(yè)檔案管理帶來的不僅僅是各種各樣的挑戰(zhàn)，在帶來挑戰(zhàn)的同時信息化也給企業(yè)檔案管理帶來了機遇。提起信息化相信很多人都會在腦海里自動與智能化、高效化等關鍵詞對接，在檔案管理中其實也是這樣，信息化的檔案管理方式使 企業(yè)檔案管理更加高效智能，之前需要幾個小時才能找到的檔案現(xiàn)在可能只需要檢索一個關鍵詞就能獲取，這種智能化的特征也使信息化檔案管理方式成為一種趨勢，企業(yè)只有順應這一發(fā)展趨勢才能夠促進自身的不斷發(fā)展。

3 信息化背景下企業(yè)如何創(chuàng)新檔案管理方式

3.1 轉變檔案管理思想

當前檔案管理信息化普及所遇到的首要問題就是管理者的管理理念落后，提起檔案管理不少企業(yè)管理者首先想到的還是傳統(tǒng)的管理方式，針對這樣的情況在實際管理過程中企業(yè)管理者要不斷地轉變自身的思想觀念，不斷明確信息化管理手段的思路和步驟，在實際管理過程中也要加強信息化檔案室的建立，添置信息化檔案管理設備、雇傭具有專業(yè)知識的信息化檔案管理人員。同時在實際管理過程中企業(yè)管理者也要時刻謹記信息化手段的有利影響，用這種思想去引領自身的管理理念和管理行為，只有企業(yè)管理者真的轉變了自身對于信息化檔案管理手段的態(tài)度和想法，整個企業(yè)才能正視這種管理手段，從而用這種檔案管理手段促進企業(yè)自身發(fā)展。

3.2 為信息化檔案管理提供機制保障

在實際生活中我們也常有這樣得體會：一個事物，一旦有了體制機制方面的保障其運行的合理性就能大大提升，其實在信息化檔案管理過程中也是這樣，要想促進整個信息化管理過程的規(guī)范化就必須有相應的制度作為約束和保障。在實際檔案管理過程中公司應該制定一套完整的制度和方案，制度中應該明確規(guī)定不同期的檔案應該如何進行管理和信息化錄入。在實際檔案管理過程中我們經(jīng)常會遇到一些幾十年之前，屬于本公司初代員工的檔案，這部分檔案全部都是紙質的，而且紙的質量難以得到保障，不少檔案上的字已經(jīng)不能清晰可辨，針對這樣的檔案，在實際信息化管理和錄入過程中公司管理人員應該做出相應規(guī)范，對這種歷史檔案制定出嚴格的錄入標準和規(guī)范，只有這樣才能確保每份歷史檔案都準確的被錄入到檔案庫中，從而最大程度的避免檔案丟失這類情況的發(fā)生，保障企業(yè)檔案安全。

3.3 加強檔案管理人員的素質培訓

上文也有提到人員素質不足也是當前信息化檔案管理方式所遇到的一個難題，一些公司的檔案管理人員根本不具備應用信息化手段進行檔案管理的能力。針對這樣的問題，企業(yè)應當不斷規(guī)范人員選聘和培訓制度。首先是在人員選聘方面，企業(yè)應盡量雇傭那些具備專業(yè)素質的正規(guī)專業(yè)院校畢業(yè)的畢業(yè)生，這類畢業(yè)生具備信息化檔案管理的基本技術、能夠熟練的操作相關軟件進行檔案管理。在人員選聘后企業(yè)還應當組織人員進行集中的培訓，培訓內容主要針對本企業(yè)檔案的特點，使員工將專業(yè)知識與企業(yè)特點更好的進行結合，以實現(xiàn)更加科學的檔案管理。只有不斷規(guī)范和完善企業(yè)人才選聘和培訓制度才能夠在一定程度上保證企業(yè)檔案管理的專業(yè)性，從而保證信息化手段在企業(yè)檔案管理過程中的可應用性。

4 結語

信息化和科技化是第四次工業(yè)革命帶給我們的偉大成果，在現(xiàn)實生活中信息化技術也在時時刻刻的給我們的生活帶來便利。通過全文的敘述我們能夠了解到，信息化手段對于企業(yè)信息管理效率的提升有十分深刻的意義，同時信息化也給企業(yè)信息管理帶來了一定的機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)只有立足于當下，迎接機遇、戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)才能夠促進自身的長治久安和不斷發(fā)展。