探究水利工程檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和優(yōu)化措施

張良艷

（東豐縣仁合水庫管理中心，吉林 遼源 136300）

檔案管理關(guān)系著整個(gè)水利工程的進(jìn)度發(fā)展，是推進(jìn)水利工程發(fā)展的重要內(nèi)容，為了保障水利工程的持續(xù)發(fā)展，將水利工程檔案進(jìn)行信息化管理就顯得尤為重要。通過信息化的水利檔案管理，工作人員能夠更有效的收集和整理水利工程資料，在水利工程檔案信息化建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)該提高自身的檔案管理能力，完善檔案信息化管理工作中的不足，重視信息化管理的安全性，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，為水利工程的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

1 水利工程檔案管理信息化的重要性

水利工程檔案管理是水利工程管理中非常重要的一部分，對水利改革方面工作也有著非常重要的意義。檔案管理貫穿于工程建設(shè)和運(yùn)行管理過程中，包括設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工等工作內(nèi)容，將這些材料收集整理是水利工程有效建設(shè)和安全運(yùn)行的保障。

隨著信息化時(shí)代的到來，水利工程檔案管理信息化也是時(shí)代的必然要求，傳統(tǒng)的檔案管理多采用紙質(zhì)化的檔案，因一些不可抗力或管理原因容易丟失和損壞，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檔案信息化管理不僅能夠更好的將檔案分類、歸檔，簡化檔案管理的流程，還能夠提高效率，節(jié)省空間，發(fā)揮資源共享優(yōu)勢，提高檔案信息資源的利用率，為我國水利工程的可持續(xù)發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。

2 水利工程檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1）缺少信息化管理的觀念。傳統(tǒng)檔案管理人員思想觀念相對比較保守落后，信息化意識(shí)薄弱，對檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)發(fā)展的眼光，也不愿意改變固有的管理模式，再加上水利工程重點(diǎn)都放在工程建設(shè)、生態(tài)環(huán)境保護(hù)等方面，檔案管理工作的信息化建設(shè)一直無法落實(shí)，也阻礙了水利工程的進(jìn)一步發(fā)展。

2）水利檔案管理人員水平有待提升。由于水利工程管理一般以工程建設(shè)為主，對檔案管理方面重視度不夠，大部分水利工程檔案管理人員的水平有限，缺少專業(yè)性，缺少檔案信息化管理的培養(yǎng)，制約了檔案管理的完整性，影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，在加上部分檔案管理人員缺乏主動(dòng)性和積極性，專業(yè)技能沒有有效施展，也影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，現(xiàn)代化信息技術(shù)在水利檔案管理中應(yīng)用較少，傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變存在一定困難，都影響了信息化建設(shè)的效果。

3）水利檔案管理制度不健全。水利工程一般是由多個(gè)參建單位共同完成的，涉及的范圍比較廣，在進(jìn)行水利檔案管理的過程中，各自的收集管理方法不同，也會(huì)導(dǎo)致檔案混亂的問題出現(xiàn)。例如，一些規(guī)模較小的參建單位還沒有施行信息化的檔案管理，一些參建單位出現(xiàn)水利工程檔案資料缺失或者管理不明確的問題，一些參建單位使用的計(jì)算機(jī)參數(shù)配置低，這些都為水利工程檔案的信息化建設(shè)造成了阻礙。

4）檔案管理信息化缺乏安全保障。水利工程檔案的信息化管理實(shí)際上就是運(yùn)用現(xiàn)在信息軟件，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是由于電腦的安全性無法保證，一些系統(tǒng)漏洞、木馬病毒、黑客入侵等都會(huì)存在泄漏資料的風(fēng)險(xiǎn)，水利工程關(guān)乎著國家民生，一旦出現(xiàn)丟失或泄漏，將為國家?guī)砭薮蟮膿p失，所以，在檔案信息化管理方面應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的安全功能，避免檔案管理信息被盜用，同時(shí)注重日常工作備份，提升數(shù)據(jù)安全性。

3 水利工程檔案管理信息化建設(shè)的解決對策

1）培養(yǎng)檔案管理相關(guān)人員的信息化意識(shí)。實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)相關(guān)人員的信息化意識(shí)，提高專業(yè)素養(yǎng)。邀請水利工程檔案信息建設(shè)的專業(yè)人才對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，普及宣傳檔案法，增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)和信息化意識(shí)，讓檔案管理人員在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)有法可依，有章可循，引起機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的重視，不斷優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，確保檔案管理人員正確操作檔案信息管理，提高安全意識(shí)。例如：為了完善某城市的水利工程檔案管理工作，可以要求檔案管理工作人員完成文字、圖像等形式的收集工作，這不僅能夠提升檔案管理人員信息化建設(shè)的意識(shí)，也能加強(qiáng)收集工作的準(zhǔn)確性和完整性，對水利工程的發(fā)展有重要意義。

2）培養(yǎng)管理人員的管理能力，引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才。為了水利工程的可持續(xù)發(fā)展，水利工程檔案管理信息化建設(shè)要注重人才的培養(yǎng)，檔案管理人員不僅要掌握信息化的管理知識(shí)，還有對水利工程有一定了解。所以，水利工程檔案管理部門，應(yīng)提高對檔案管理信息化的科學(xué)認(rèn)知，愿意接受并學(xué)習(xí)信息化管理的理論知識(shí)和操作方式，加大培訓(xùn)人才的力度，構(gòu)建一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在扎實(shí)掌握業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，有效落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)。此外，水利部門也可以根據(jù)需要引進(jìn)檔案管理的專業(yè)人才，定期培訓(xùn)、進(jìn)修提高人員素質(zhì)，實(shí)行定期考核制度，鼓勵(lì)員工積極向上發(fā)展，不段更新和優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的知識(shí)，只有這樣才能與時(shí)俱進(jìn)，保證水利工程的順利進(jìn)行。

3）完善檔案信息化建設(shè)的管理制度。水利工程的負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，可以成立檔案管理的監(jiān)督部門，對檔案管理人員資料的收集和整理工作進(jìn)行嚴(yán)格的審查。水利企業(yè)應(yīng)要求管理人員定期學(xué)習(xí)國家檔案管理制度，企業(yè)根據(jù)國家的發(fā)展要求進(jìn)行修改檔案制度，對檔案管理進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的嚴(yán)格要求，如查閱制度、安全制度、保密制度和歸檔制度等，構(gòu)建完善的檔案管理制度，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。例如，監(jiān)督管理人員在對檔案信息數(shù)據(jù)庫檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)督促創(chuàng)建人員及時(shí)改正，并總結(jié)分析出現(xiàn)問題的原因，提出優(yōu)化措施，避免同類錯(cuò)誤再次發(fā)生，這種監(jiān)督的過程也讓水利工程檔案管理更加準(zhǔn)確化。

4）引入先進(jìn)的檔案管理信息化設(shè)備，提高安全性。檔案信息化管理的關(guān)鍵是擁有一套完整的系統(tǒng)設(shè)備，如電子閱覽裝置、計(jì)算機(jī)等，完整系統(tǒng)設(shè)備才能構(gòu)建一套良好的信息化平臺(tái)。隨著水利項(xiàng)目的持續(xù)發(fā)展，水利工程的檔案數(shù)量也在逐漸增多，對于專業(yè)設(shè)備的需求就更加重要?，F(xiàn)階段，很多水利部門使用的是計(jì)算機(jī)光盤存儲(chǔ)設(shè)備或磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，其中，光盤系統(tǒng)能夠快速解決很多水利工程檔案常見的問題。這不僅減少了檔案管理人員大量的人力工作，也提升了檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，將現(xiàn)代化信息技術(shù)與水利工程檔案管理結(jié)合具有非常重要的意義，水利工程檔案管理是水利事業(yè)的重點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，儲(chǔ)存難度和查閱難度都很大，采用信息化的手段進(jìn)行管理，有利于開展高水準(zhǔn)的管理工作。因此，在水利工程檔案管理工作中，應(yīng)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，完善檔案信息化管理制度，強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)，定期更新檔案管理信息設(shè)備，使我國的水利工程檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展。