企業(yè)檔案信息化建設的問題與對策

劉志強

（呼和浩特經濟技術開發(fā)區(qū)社會事務協(xié)作中心，內蒙古 呼和浩特 010000）

檔案能夠見證企業(yè)的發(fā)展過程，幫助企業(yè)做出正確的決策，并且制定科學的發(fā)展目標，提供資源依據和參考，對企業(yè)的發(fā)展影響比較大。在企業(yè)管理工作中，必須關注到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作在企業(yè)管理中占重要地位，已經成為企業(yè)經營管理的重要手段。

1 檔案管理信息化的必要性及其建設的意義

在推進全面依法治國過程中，建設檔案管理信息化體系是必要的。法治國家是契約型的社會，在現代企業(yè)聘用制度中體現得尤為明顯，對受聘者來說，檔案則是唯一具有法律效力的證明。同時，提高檔案存儲的效益與檔案的利用效率是社會高速發(fā)展的必然趨勢，是現代企業(yè)發(fā)展的重要條件。檔案信息化也是新時代各行各業(yè)信息化進程的需要，在現代企業(yè)的人力資源方面尤甚。例如，當企業(yè)采用檔案管理信息化的手段之后，企業(yè)內部員工信息更加透明，更有利于通過網絡查詢電子檔案，因人而異地為領導決策提供依據，有效提高決策說服力與準確性，對提高企業(yè)競爭力也有一定的積極作用。信息化手段是當代企業(yè)進行檔案存儲工作的主要手段。首先，實現現代企業(yè)檔案管理的信息化，可以對檔案信息資源進行識別、歸類、分析、提取等，提高檔案查找效率，增加檔案管理效益。其次，檔案管理信息化可提高檔案存儲的安全性，與傳統(tǒng)的檔案管理比較，檔案管理信息化即可適當減少空間的占用，也更利于查找、修改和保存，并且可以憑借網絡快速地進行傳遞，如此一來便提高了檔案的利用效率，降低檔案的管理成本，也能最大限度地避免文件丟失損毀的問題，這無疑為企業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎。

2 企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

1）信息化管理意識不足。在企業(yè)檔案管理信息化建設過程中，多數企業(yè)認為是檔案管理方式的轉變，沒有認識到檔案信息化管理的重要性。由于管理理念落后，致使檔案信息化建設集中于電子化存儲方面，沒有建立專門的信息系統(tǒng)。在企業(yè)發(fā)展實踐中，僅僅在辦公自動化要求下應用檔案管理信息化功能，實現網上辦公和無紙化辦公。但是此種管理與應用方式，只是轉變了檔案管理流程和成本，沒有實現真正意義上的信息化建設。

2）忽視檔案信息的安全管理工作。企業(yè)檔案信息化建設必將應用網絡技術和計算機技術。若檔案信息管理系統(tǒng)未建設完善的防火墻以及數據監(jiān)測技術、數據恢復技術等，未對信息內容進行相應級別的加密和權限管理，極易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，從而發(fā)生網絡信息泄密或丟失等問題，使企業(yè)和個人面臨安全威脅，甚至造成巨大損失。

3）信息化檔案管理人才匱乏。企業(yè)檔案信息化管理建設各項工作離不開優(yōu)秀專業(yè)人才的努力。但當前階段，企業(yè)檔案管理人員的綜合素質以及專業(yè)水平普遍較低，無法滿足這項工作對人才的高標準以及嚴要求。畢竟傳統(tǒng)意義上企業(yè)檔案管理工作簡單易懂，管理人員無需掌握各種復雜的信息技術。當信息化檔案管理建設工作全面展開時，這些老員工便覺得束手無策，缺乏先進的技能與知識進行各項實踐操作。人才匱乏，使現階段企業(yè)檔案信息化建設工作遭遇巨大“瓶頸”。

3 檔案信息化建設的對策

1）加強重視，樹立企業(yè)檔案信息化觀念。對企業(yè)來說，要想推進全面的檔案信息化管理就需要企業(yè)高層重視檔案信息化建設。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)從誕生開始的所有細節(jié)，是歷史的見證者。盡管很多企業(yè)認為檔案僅限于查閱，但是當前很多先進企業(yè)已經開始利用檔案信息作為參考，通過總結企業(yè)過去發(fā)展經驗和軌跡來探究未來發(fā)展趨勢，在生產過程中也可以從檔案庫中調取相關產品參數來驗證產品品質是否得到有質提升?？梢哉f，只要運用得當，檔案信息將對企業(yè)運營生產的方方面面產生正向作用。因此，企業(yè)領導應該首先重視企業(yè)檔案信息化建設，應該深刻認識到企業(yè)檔案信息化建設能長期提升企業(yè)的運作效率，從而加強對檔案信息化建設的資金投入和內部宣傳。例如一些企業(yè)人員不足、設備老舊問題，應該做好檔案信息化的基礎設施建設，加大投入，為全面推廣檔案信息化建設打好堅實基礎。

2）注重建設企業(yè)網絡系統(tǒng)，強化檔案信息化安全管理。在網絡建設完善過程中，注重優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，引入專業(yè)管理人才和設備，不斷優(yōu)化完善網絡建設。采用信息化方式和技術，大力建設檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在企業(yè)檔案管理信息化建設過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發(fā)利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學評估信息管理系統(tǒng)的安全性。此外，企業(yè)還需要建立檔案安全管理機制，實現常態(tài)化安全管理，對安全管理操作流程和程序進行規(guī)范，充分發(fā)揮出安全管理機制在檔案管理中的作用。企業(yè)還應當引進安全管理設施，設置保密功能和安全查閱權限，聯(lián)合網絡安全建設硬件系統(tǒng)，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

3）積極培養(yǎng)和引進優(yōu)秀檔案信息化管理人才。企業(yè)在日常人才培養(yǎng)以及人才招募過程中，必須要加強培訓質量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養(yǎng)方面的各項專業(yè)培訓以及指導環(huán)節(jié)中，企業(yè)管理層應當精挑細選出能力出眾且有責任心的優(yōu)秀管理人才以及專業(yè)技術人員，定期、定點進行系統(tǒng)化培訓和檢查。讓所有企業(yè)檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標和發(fā)展方向，充分發(fā)揮出應有的技能水平和工作能力。此外，在先進人才的招聘以及引入環(huán)節(jié)，企業(yè)人力資源部門應當采取高薪競聘、廣納良才的選拔原則，為應聘者提供一個公平、公正的競爭舞臺，讓優(yōu)秀的檔案信息化管理人才有機會大展拳腳，將自己的知識水平和專業(yè)技術全面展現出來，為企業(yè)檔案信息化建設工作添磚加瓦。

4）加強制度建設。為了建立完善的檔案管理信息化體系，與之相關的制度建設不可或缺。當然，進行制度建設要參考相關人員的意見，從而使管理體系能夠更好地與工作相融合。為使制度建設有條不紊地進行，管理人員可以采取一定的監(jiān)督手段，對檔案管理相關人員實行獎懲制度，做到獎罰分明。一方面，可有效督促工作人員按時按量完成工作，提高其積極性；另一方面，對于有違法亂紀想法的工作人員也發(fā)揮著一定的警示作用，促使檔案管理信息化體系的順利建成。另外，對于安全管理體系來說，企業(yè)應當加強檔案管理力度，明確崗位負責制度，完善安全機制。例如，為檔案室配備一系列防盜報警設施、消防設施、安保設施等，以防發(fā)生事故。除此之外，再結合企業(yè)檔案管理的特點，對檔案登記、查詢等方面進行明確的規(guī)定，并按期對檔案儲存系統(tǒng)進行升級，以提升檔案的安全穩(wěn)定性。

4 結束語

企業(yè)檔案信息化建設是要根據信息化的不斷變化及時保持更新的一項長久性工作。企業(yè)檔案工作管理者要樹立創(chuàng)新意識，能夠努力克服檔案管理向信息化轉型過程遇到的困難，及時地了解社會、時代發(fā)展的現狀以及發(fā)展的需求，使企業(yè)檔案信息化管理工作能夠做到理論結合實踐、時代結合創(chuàng)新的發(fā)展勢態(tài)，使信息資源能夠服務于企業(yè)，服務于社會。