李秋云
(聊城市位山灌區(qū)管理處,山東 聊城 252000)
在信息化時(shí)代下利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)使各行各業(yè)的工作形式都發(fā)生了嶄新的變化,利用信息化建立文書(shū)檔案管理,可以極大地方便單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。
現(xiàn)階段信息技術(shù)的快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)信息處理的速度都強(qiáng)于傳統(tǒng)的人工管理,隨著灌區(qū)的改革發(fā)展,內(nèi)部文書(shū)檔案內(nèi)容將會(huì)不斷增多,對(duì)文書(shū)檔案的使用也會(huì)逐漸增加,人工管理將無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作需求,并且人工管理也存在一定的錯(cuò)誤和漏洞。而在信息化技術(shù)的加持下,將所有文書(shū)檔案以數(shù)據(jù)信息的方式錄入到檔案庫(kù)中,可以大大提高其管理效率,減少錯(cuò)誤。并且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存較為麻煩,對(duì)資料的管理保護(hù)要求較多,通過(guò)信息設(shè)備將檔案電子化處理,可以節(jié)約大量資源,以及借助信息化設(shè)備對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行參閱、修改、查找等操作都更為簡(jiǎn)便快捷。
1)管理系統(tǒng)的應(yīng)用。現(xiàn)今很多單位文書(shū)檔案管理人員的思想還沒(méi)有完全轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘧?yīng)用意識(shí),無(wú)法提高文書(shū)檔案管理的工作效率,因此建立文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)是非常有必要的。管理系統(tǒng)作為文書(shū)檔案信息化建設(shè)最為重要工作是需要一定時(shí)間來(lái)完成的,而這恰好符合文書(shū)檔案管理人員需要革新自身意識(shí)的時(shí)間。工作人員利用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)文書(shū)檔案資料進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)和使用,與傳統(tǒng)工作模式相似,將兩者結(jié)合到一起逐漸完善文書(shū)檔案信息化管理的建設(shè)。在管理系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中,文書(shū)檔案管理人員也要積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù),還有文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件,在提高管理系統(tǒng)應(yīng)用效果的同時(shí)也增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的信息化操作能力。
2)文書(shū)檔案的檢索。提高文書(shū)檔案的檢索是簡(jiǎn)化檔案管理流程的重要環(huán)節(jié),利用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方便快捷的檔案檢索功能。在管理檔案過(guò)程中利用檢索功能對(duì)各文書(shū)檔案的具體內(nèi)容和類(lèi)別進(jìn)行細(xì)致劃分,按照主要內(nèi)容、標(biāo)簽或是傳遞部門(mén)錄入系統(tǒng),也可以依據(jù)文書(shū)檔案入庫(kù)的時(shí)間進(jìn)行編號(hào)。在檢索搜索中按照日期或類(lèi)別進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi),文書(shū)檔案的信息化檢索與圖書(shū)館書(shū)籍分門(mén)別類(lèi)相似,只是將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘮?shù)據(jù)信息,讓檢索的使用效果大大提升。
3)文書(shū)檔案的安全保證。信息化建設(shè)在為社會(huì)發(fā)展提供助力的同時(shí),也帶來(lái)了一定安全隱患。在文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展時(shí),信息安全以及網(wǎng)絡(luò)安全至關(guān)重要,尤其是文書(shū)檔案多是在單位行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息,其中的指示、決定、通知等決策性資料關(guān)系著單位的發(fā)展。隨著近年來(lái)病毒與駭客對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的侵害越來(lái)越多,文書(shū)檔案管理中的信息化安全系統(tǒng)也應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng),安裝新型防火墻軟件和入侵檢測(cè)系統(tǒng),并對(duì)文書(shū)檔案?jìng)鬏斶M(jìn)行加密處理。同時(shí)也要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的保密和安全意識(shí),從根本上杜絕文書(shū)檔案管理的安全隱患[1]。
4)文書(shū)檔案的服務(wù)管理。作為存儲(chǔ)整理性質(zhì)的工作,文書(shū)檔案管理多是為單位其他部門(mén)或上下級(jí)有關(guān)單位審閱文書(shū)進(jìn)行服務(wù)。因此應(yīng)通過(guò)信息化設(shè)備建設(shè)文書(shū)檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)來(lái)不斷提高工作的服務(wù)水準(zhǔn),可以通過(guò)建設(shè)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),在有關(guān)單位需要調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案時(shí),由文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行批準(zhǔn)。也可以利用手機(jī)或其他信息設(shè)備在其他部門(mén)之間建立一個(gè)方面交流和溝通的渠道,以便文書(shū)檔案管理部門(mén)能夠提供更快捷更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1)重視信息化文書(shū)檔案管理工作。建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的根本目的是節(jié)省人力和物力,目前仍然有部分單位管理層和文書(shū)檔案管理部門(mén)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案信息化管理的重要性,信息化建設(shè)已經(jīng)是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì),文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)擺在一個(gè)重要的位置,而不是只流于表面。文書(shū)檔案管理部門(mén)應(yīng)落實(shí)相關(guān)信息化管理工作,加大對(duì)信息電子化的投入力度。并且在不斷優(yōu)化信息化文書(shū)檔案管理工作的前提下,也應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出一定要求,除了要具備專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案管理知識(shí)和技術(shù),同時(shí)還要具有操作信息化設(shè)備的能力,當(dāng)然在信息技術(shù)快速發(fā)展的情況下,簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力已經(jīng)不在電子化文書(shū)檔案管理工作的要求范圍內(nèi),應(yīng)該進(jìn)一步提升其信息化系統(tǒng)的使用能力,能夠簡(jiǎn)單架構(gòu)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與建立文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)。如果原來(lái)的文書(shū)檔案管理人員信息技術(shù)水平不足,應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員的信息化培訓(xùn),并聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建,努力打造一支高素質(zhì)高水平的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。
2)信息化文書(shū)檔案管理方式。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度的效率較低、難以提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量,會(huì)對(duì)信息化文書(shū)檔案管理的推廣產(chǎn)生不利影響和阻礙作用。因此應(yīng)建立符合信息化管理方式的新型文書(shū)檔案管理體制。首先有關(guān)單位和部門(mén)應(yīng)針對(duì)文書(shū)檔案信息化管理工作重新設(shè)定相應(yīng)的崗位,優(yōu)化管理流程、明確管理要求、貼合信息化文書(shū)檔案管理的體系。其次,信息化文書(shū)檔案管理應(yīng)建立集中整理的模式,傳統(tǒng)文書(shū)檔案收集較為分散,很多長(zhǎng)時(shí)間保存的文書(shū)檔案資料的完整性不足,殘缺丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,并且文書(shū)檔案的資料來(lái)源于單位內(nèi)其他部門(mén),如果不保證匯總的效果,信息化文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量就無(wú)法提高。最后是紙質(zhì)管理與信息化管理相互結(jié)合,目前紙質(zhì)管理還無(wú)法被信息化文書(shū)檔案管理所替代,部分過(guò)往紙質(zhì)資料仍有重要作用,可以采用拓印、圖像錄入或視頻錄入等方法將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子檔案加以管理儲(chǔ)存。此外,隨著文書(shū)檔案的不斷增多,其價(jià)值是有別于泛化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的,部分文書(shū)檔案能夠?yàn)閱挝辉S多領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)和輔助決策,文書(shū)檔案管理人員應(yīng)善于分析資料價(jià)值,將可能有用的文書(shū)檔案添加到數(shù)據(jù)庫(kù)中,使其他部門(mén)或管理層能夠從中發(fā)掘出使用價(jià)值[2]。
3)設(shè)備管理和安全性。信息化文書(shū)檔案管理建設(shè)離不開(kāi)電子設(shè)備的支持,為進(jìn)一步增強(qiáng)文書(shū)檔案信息化水平,需要加大電子設(shè)備的投入,及時(shí)更新計(jì)算機(jī)設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和數(shù)字化傳輸系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施,為提高信息化文書(shū)檔案管理質(zhì)量提供物質(zhì)基礎(chǔ)。文書(shū)檔案作為單位的關(guān)鍵資料具有一定保密性,必須提高文書(shū)檔案信息的安全性。而使用信息技術(shù)就無(wú)法避免網(wǎng)絡(luò)傳輸,其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)都非常明顯,既為數(shù)據(jù)信息的傳遞帶來(lái)便利,又帶來(lái)了文書(shū)檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn),因此為保證文書(shū)檔案的安全性,在合理運(yùn)用信息技術(shù)的同時(shí)也應(yīng)采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防范手段。
總而言之,文書(shū)檔案管理本身就是灌區(qū)工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容,并且在當(dāng)今信息化發(fā)展的趨勢(shì)下,文書(shū)檔案信息化管理已經(jīng)成為管理工作的重心。文書(shū)檔案管理人員應(yīng)重視信息化文書(shū)檔案管理工作,革新傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展,保證基礎(chǔ)電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全,才能夠增強(qiáng)文書(shū)檔案信息化管理的效率,提升檔案管理質(zhì)量,更好的為灌區(qū)高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)。