探討事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理

許 靜

（泰安市泰山風(fēng)景名勝區(qū)管理委員會，山東 泰安 271000）

科技的發(fā)展讓信息化時代正式登上歷史的主場，近幾年來，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)代急速增加的信息儲量，特別是對于景區(qū)單位的單位檔案管理。由于近幾年來有越來越多的人有足夠的時間和金錢投入到周末的休假和其他的長假之后，景區(qū)的人數(shù)總體上都呈現(xiàn)著上升的趨勢，因而景區(qū)管理單位的工作人員數(shù)量也發(fā)生了同步上升。為此，檔案管理成為一項復(fù)雜而必要的任務(wù)。為了讓相關(guān)的工作更加有效，有關(guān)的工作人員應(yīng)該結(jié)合最新的科技，實現(xiàn)檔案的信息化管理。

1 檔案管理信息化的重要意義

不論是哪一種事業(yè)單位，檔案管理都是十分重要的一部分內(nèi)容，它可以讓單位的工作更加有序。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅需要浪費大量的人力，還需要占用大量的地區(qū)儲放信息。各類檔案也很容易發(fā)生丟失，檔案的更新也很困難，這樣不僅會讓工作效率受到一定的負(fù)面影響，還會讓檔案的管理查閱等受到不良阻礙。因而，信息化時代檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為時代的大勢所趨。它不僅可以將檔案更好的儲存起來，還能夠隨時隨地的抽取檔案，修改和更新檔案的工作也變得更為輕松，所占用的人力和空間和以往相比都是更少的。特別是對于景區(qū)管理單位的檔案管理來說，數(shù)字化的信息管理對他們工作的調(diào)動和崗位的轉(zhuǎn)換更為方便，減少了管理工作人員的壓力[1]。

2 檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容

事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理從本質(zhì)上來說就是為單位服務(wù)的，所以他們一般都是采用利用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建網(wǎng)頁的方式進行檔案的上傳，這樣既可以幫助公司內(nèi)部成員之間的相互熟悉和交流，也可以便利其他人對公司的了解。同時，信息化的管理離不開完整的數(shù)據(jù)庫。事業(yè)單位要依據(jù)單位的狀況建設(shè)一個合適的數(shù)據(jù)庫，用來對單位的各類信息進行分類和儲存。這一項工作的工作量巨大，需要單位內(nèi)各部門的共同配合才能夠完成。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成之后，檔案的安全管理任務(wù)則成為一個新的問題。為此，安全管理也是檔案信息化的主要內(nèi)容之一。相關(guān)的事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)立完整的防火墻，防止出現(xiàn)檔案泄露或者被惡意修改的可能性[2]。

3 目前事業(yè)單位檔案信息化進程和問題

1）單位缺乏專業(yè)人才進行檔案的數(shù)字化管理。目前，雖然信息化已經(jīng)成為檔案管理的大勢所趨。但是由于事業(yè)單位人員變動相對較慢，且實現(xiàn)數(shù)字化信息化管理需要大量的專業(yè)性人才，所以有很多的事業(yè)單位并未有效的實現(xiàn)信息化管理。人才的缺失不僅僅是人才方面，單位是缺失專業(yè)性的數(shù)字化檔案管理方面的人才，許多單位對人才的合理分配也不了解。由于單位制度和人才構(gòu)架的問題，許多事業(yè)化單位在目前仍然還處于檔案信息數(shù)字化管理的初期階段[3]。

2）相關(guān)技術(shù)落后普遍，管理理念更新較慢。景區(qū)的事業(yè)單位重心仍然是在自己的本質(zhì)工作之上，對檔案信息化管理這樣的輔助工作并不重視，日常對于檔案相關(guān)問題的利用率也不足。因而目前對于有關(guān)的檔案信息管理仍然沒有受到太大的重視，更別說對其制度進行更新了。目前，許多單位的檔案管理處于外接階段，沒有實現(xiàn)不同單位之間的技術(shù)轉(zhuǎn)化。

3）缺乏完善的管理模式。檔案的數(shù)字化管理衍生了許多形形色色的軟件，這些軟件數(shù)量眾多，質(zhì)量參差不齊。有些軟件很明顯缺乏必要的管理功能，有些軟件則缺乏數(shù)據(jù)的及時更新能力，甚至有一些軟件在最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)處理上就存在著一定的問題。而許多單位也缺少完善的信息管理模式，認(rèn)為只依靠市面上的軟件就可以完成檔案的信息化，導(dǎo)致相關(guān)的工作總是出現(xiàn)問題。

4 如何更好的進行單位的信息化管理

1）建立更為完善的檔案管理系統(tǒng)。為了讓事業(yè)單位的檔案信息化管理更為全面有效，這就要求相關(guān)單位在理念上注重檔案信息化。認(rèn)識到相關(guān)工作的重要性以及必要性，然后建設(shè)完善的事業(yè)單位管理系統(tǒng)。要求事業(yè)單位首先要制定完整的管理制度，將數(shù)字化管理的形式確定下來。其次，單位要注意自身發(fā)展?fàn)顩r和需求，制定最適合自己的檔案管理方式，選擇合適自己的檔案管理形式，適當(dāng)?shù)馗聶n案的管理方式[4]。

2）招募合適的人才參與管理。目前的事業(yè)單位檔案的信息化管理中，人才的缺失可以說是最為嚴(yán)重的問題。為了讓檔案的管理更為有效安全，單位應(yīng)該招募管理專業(yè)的專業(yè)人員，或者是有經(jīng)驗的工作人員參與到單位的檔案管理之中。這樣可以讓檔案的管理更為有效。專業(yè)的人員也可以對相關(guān)管理方式的更新更加敏感，更有利于單位在這一方面隨著時代發(fā)展。單位也應(yīng)該定期開展一些相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，讓傳統(tǒng)的管理人員進行學(xué)習(xí)，幫助他們掌握新的技能，在提升自己的同時更加適應(yīng)單位的工作。

3）進行更好的檔案管理工作責(zé)任的劃分。雖然信息化管理可以讓事業(yè)單位的檔案管理更為方便，但是這仍然是一項涉及范圍巨大的工作。尤其是從傳統(tǒng)形式向新形勢的轉(zhuǎn)化過程是十分艱難的。景區(qū)是管理單位本身工作較為復(fù)雜，每一個人都承擔(dān)著不同的職責(zé)，檔案資料的產(chǎn)生也一直處于只多不減的狀態(tài)。在剛開始走向檔案信息化的過程中，如果只依靠檔案管理部門的人員進行資料的整理和收集，是十分困難的，工作量巨大，且容易出現(xiàn)問題。因而檔案的信息化過程中，需要各部門的協(xié)作管理，每一個部門單獨進行資料的收集最后進行統(tǒng)一的匯總，這樣的檔案收集方式會更為簡單有效。

4）保護檔案信息的安全性。雖然在檔案數(shù)字化以后，傳統(tǒng)檔案中容易出現(xiàn)的檔案丟失，檔案占據(jù)空間過大的情況有所改善，但是檔案信息化之后，檔案的安全性就成了新的問題。在這個新的互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案一方面更容易被查閱，而另一方面也更容易被篡改。如果不把握好檔案的安全性，就很容易造成事業(yè)安慰檔案管理的混亂，例如檔案被惡意篡改，惡意竊取等，都會對單位帶來一定的打擊。為此，單位要建立合理的制度進行檔案的信息化管理。第一，就應(yīng)該加強硬件設(shè)備，硬件設(shè)備的強度和檔案的安全性之間息息相關(guān)，好的硬件可以幫助管理人員生成更好的防火墻，讓信息的安全性得到更好的保障。檔案部門也應(yīng)該把握好管理的權(quán)限，為一些有權(quán)限的人設(shè)置專門的通道，保證單位的私密信息不會被權(quán)限不足的人竊取[5]?？偟膩碚f，檔案的信息化安全和檔案的硬件和檔案管理人員的合理設(shè)置息息相關(guān)。

5 結(jié)束語

總體上而言，新時代的來臨帶來了信息的快速發(fā)展。現(xiàn)在，檔案的數(shù)字化發(fā)展成為大勢所趨。景點管理單位擁有大量的信息，提高事業(yè)單位管理的強度是單位發(fā)展中必不可少的一部分。相關(guān)的單位和工作部門一定要足夠的重視這一項工作，意識到工作的必要性，加強人才的引入和相關(guān)的制度建設(shè)，讓單位檔案的數(shù)字化進程更進一步。