檔案管理信息化建設的問題分析

張淏森

（黑龍江省肇東市工業(yè)科學技術研究所，黑龍江 肇東 151100）

信息技術的出現影響了各個領域的發(fā)展，也實現了各個領域快速高效的發(fā)展趨勢。在學習、生活、經濟中出現的各種信息、數據、文件，作為檔案管理的整理、保存、記錄等方式。信息技術發(fā)揮著獨特的重要作用，但隨著在檔案管理中信息技術的應用，出現的問題也相對較多，在不改變檔案的真實度上進行檔案信息優(yōu)化管理，將內容信息化以及儲存方式智能化，能夠為檔案管理建設提供有效發(fā)展，以信息技術為基礎提高檔案工作效率與發(fā)展目的。

1 檔案管理信息化建設中出現的常見問題

1.1 檔案管理信息化建設的重要性

信息化規(guī)范管理是衡量一個單位以及一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要階段。檔案管理信息化是為加速實現檔案管理現代化發(fā)展的基礎也是我國的檔案工作的需要，在進行數字化信息管理開展檔案轉變時，需要事業(yè)單位以及企業(yè)單位給予檔案管理工作足夠的重視，避免造成對檔案管理信息化建設的不重視產生檔案丟失、檔案損壞、管理松懈等基礎問題，應認識到檔案管理信息化建設的重要程度，積極對檔案工作進行信息化發(fā)展，提高自身的工作意識，為我國檔案管理工作信息化建設奠定良好的基礎[1]。

1.2 檔案管理人員綜合素質較低，意識較差

在信息化檔案管理建設中，進行檔案管理工作時管理人員需要涉及的知識面較廣，在實踐操作過程中進行的環(huán)節(jié)也相對較多，所以檔案管理人員需要從自身進行提升，提高信息化檔案管理工作的意識。企業(yè)單位檔案管理部門需積極培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質，避免出現不了解信息化檔案管理方式、電子文件損壞、無法歸檔、操作不當等現象發(fā)生。

1.3 檔案管理制度不夠健全

現階段在開展信息化檔案管理工作時，由于普及信息化管理時間較短，普及范圍較小，信息化檔案整合技術還未成熟，在檔案管理制度不夠健全的同時規(guī)章制度也不夠完善。信息化檔案管理邏輯性與規(guī)劃性相對較亂從整合信息、檔案歸檔、文件查找等造成文件損壞、文件雜亂、無法規(guī)整、檔案序號丟失、組卷不統(tǒng)一等現象的出現，對檔案管理工作進行信息化的實際效用以及發(fā)揮價值造成了嚴重的影響。在這種情況下，對檔案的存儲到對檔案的查詢都無法最大化體現信息化檔案管理建設。

2 檔案管理信息化建設中的解決對策

2.1 提高檔案管理信息化使用效率，提升重要性

目前，在進行檔案管理工作時由于檔案信息和文件數量繁多，檔案管理工作在進行的過程中流程較為繁瑣。因此需要開展信息化檔案管理方式，把信息化優(yōu)勢充分利用起來，通過運用計算機進行檔案管理工作，在進行檔案管理信息化時應避免出現虛假檔案信息，應提高安全意識，在信息共享時應注意網絡安全，利用防火墻隔離隱患，同時加強檔案管理人員的專業(yè)技術，提高檔案管理信息化的使用效率，培養(yǎng)檔案管理人員的工作意識，提升檔案管理信息化建設的重要性。

在信息化建設過程中，從提高信息的質量和利用效率，實現在廣泛收集整理檔案與信息中，合理運用信息技術儲存方式加大信息儲備量，從而實現檔案工作效率以及檔案管理信息化發(fā)展建設目標[2]。

2.2 培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質

現階段從企業(yè)單位的檔案管理人員來看，年齡結構處于中上層年齡段，年輕的檔案管理人員相對較少，普遍管理人員思想觀念相對老化，嚴重阻礙了信息化檔案管理建設發(fā)展。因此，企業(yè)單位需積極培養(yǎng)檔案管理人員的思想意識，首先從接受電子知識，其次到實際操作計算機軟件，最終達到檔案管理信息化[3]。同時還需要引進計算機專業(yè)人才，從硬件到軟件的整合技術對檔案管理人員進行信息化技術培訓，整體提升檔案管理人員的綜合素質與工作意識。

2.3 制定規(guī)范化的信息管理制度

在信息化檔案管理建設中，計算機技術得到了應用與普及。企業(yè)單位需要以自身出發(fā)制定規(guī)范化的信息管理制度，從適合企業(yè)單位完整的管理制度展開，進行簡化操作流程，對檔案管理工作構建完善的管理體系。通過實施信息化檔案管理將文件保管在服務器硬盤或者計算機硬盤里，從而實現文件保管方式的現代化[4]。不斷提高信息化檔案管理辦法，制定詳細工作流程從規(guī)范化、科學化和制度化針對檔案數量大、基礎薄弱、需求日益增長的實際情況，進行規(guī)范制定管理制度，并加大監(jiān)督指導，切實把檔案管理工作做好。避免出現因數據文件損壞或者丟失的情況，對企業(yè)單位造成一定的影響。

企業(yè)單位應積極對檔案管理信息化建設引起重視，不斷強化檔案管理人員的工作意識，將工作人員的工作流程規(guī)范化。此外對于檔案管理部門需加強構建監(jiān)督機制并開發(fā)和應用信息化技術管理，以便發(fā)揮實際效用，將檔案管理部門各個員工的職責落到實處并發(fā)揮實際效用，以便于有效落實檔案管理各項規(guī)章制度，不斷推動信息化檔案管理建設發(fā)展。

3 結束語

綜上所述，在檔案管理中建設信息化管理方式，主要是利用信息技術的優(yōu)勢，在檔案管理工作中突破傳統(tǒng)的管理方法，對檔案管理工作進行優(yōu)化與改善。檔案管理是經濟發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，信息化管理使檔案管理工作能夠為我國經濟社會發(fā)展提供良好的支撐，在全面的建設過程中奠定了新時代檔案工作發(fā)展的基本方向，為實現管理工作更加方便、快捷、全面，從而發(fā)揮管理工作的應用價值，在檔案管理中實現信息化建設的發(fā)展目標。