“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略研究

趙春月

（淄博市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心，山東 淄博 255000）

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用到人們生活的方方面面，在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，在面對檔案信息量逐漸增多、檔案管理工作流程繁瑣等問題，信息化管理使其提升了工作效率，但在實際應(yīng)用中存在一些問題，需要通過有效的措施解決。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化存在問題

1.1 缺乏專業(yè)人才

檔案管理工作內(nèi)容繁雜，在事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員，其多數(shù)并非專業(yè)人員，或者由其他崗位的工作人員進(jìn)行兼職，但檔案管理工作需要工作人員具有較強(qiáng)的工作能力和工作責(zé)任心，這種崗位的組織安排，缺乏檔案管理的專業(yè)人員，不利于信息化檔案管理工作的開展。

1.2 信息化管理存在風(fēng)險

在進(jìn)行信息化檔案管理時，容易造成信息安全風(fēng)險。由于互聯(lián)網(wǎng)資源具有開放性，當(dāng)事業(yè)單位的信息管理系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的攻擊容易使檔案管理的信息遭到泄露，事業(yè)單位一些重要的信息資料被不法分子泄露后，將會帶來一定的損失，不利于事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展。

1.3 信息利用率較差

事業(yè)單位的檔案管理其目的為：向公眾提供相應(yīng)的資源，以及在事業(yè)單位進(jìn)行決策時，能根據(jù)信息為依托進(jìn)行更加科學(xué)的決策。但由于檔案管理工作的效果一般，在事業(yè)單位發(fā)展中，信息化檔案管理的作用，未能體現(xiàn)出，這對事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展造成一定的制約問題。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

2.1 建立數(shù)據(jù)監(jiān)控中心

當(dāng)前迅速整合分散的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)有效的共享與利用已成為“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理中的重要內(nèi)容。在進(jìn)行資料和檔案的管理時，要求工作人員必須要有敏銳的洞察力，并且做到與時俱進(jìn)積極將數(shù)據(jù)融入數(shù)據(jù)中心，打造良好的數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺。通過技術(shù)部門的科學(xué)化設(shè)計，展現(xiàn)對信息管理方式和方法的科學(xué)性，并結(jié)合相關(guān)經(jīng)驗實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的整理確定數(shù)據(jù)中心的模塊和布局。在數(shù)據(jù)中心確立之后，可以利用數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)對事業(yè)單位資料和信息的覆蓋，保障檔案和資料的安全性。通過數(shù)據(jù)中心的動態(tài)監(jiān)控，可以確保工作效率和減少不必要的成本，給事業(yè)單位的工作帶來有力的保障[1]。

2.2 做好檔案風(fēng)險防控

為解決信息化管理存在風(fēng)險的問題，事業(yè)單位應(yīng)做好檔案風(fēng)險防控管理。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，為降低其安全隱患，首先，可以建立信息的權(quán)限管理，內(nèi)部工作人員在進(jìn)行操作時，可以進(jìn)行密碼登入、虛擬賬號等權(quán)限管理，能有效的增加檔案信息管理的操作安全。其次，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識的教育，使其養(yǎng)成定期殺毒、遠(yuǎn)離可疑信息廣告、文件等，減少接觸網(wǎng)絡(luò)病毒的途徑，并且事業(yè)單位應(yīng)建立相應(yīng)的內(nèi)部管理體制，嚴(yán)格規(guī)范員工操作檔案信息的行為，最后，事業(yè)單位應(yīng)由專業(yè)人才建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻、定期修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞等措施，防范黑客的攻擊，在完成網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范工作后，應(yīng)定期進(jìn)行測試，在發(fā)現(xiàn)問題時及時進(jìn)行維護(hù)。事業(yè)單位內(nèi)部通過這些網(wǎng)絡(luò)安全屏障，能有效的提升事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息數(shù)據(jù)安全。

2.3 加強(qiáng)信息化管理宣傳

雖然互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行結(jié)合，已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，但在應(yīng)用過程中仍存在一些理論上的問題未得到解決，并且相關(guān)工作人員，在使用信息化的檔案管理工作模式時，并未發(fā)現(xiàn)其真正的應(yīng)用價值[2]。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對信息化檔案管理的宣傳工作，使事業(yè)單位工作人員都能正確認(rèn)識到實施信息化檔案管理能帶來什么工作優(yōu)勢。在宣傳工作中，需要有領(lǐng)導(dǎo)通過會議等方式，為宣傳工作做好帶頭示范作用，并且加強(qiáng)對信息化檔案管理建設(shè)、應(yīng)用的重視程度，從上到下形成良好的信息化檔案管理的宣傳氛圍，通過向員工普及信息化檔案管理的重要性，能有效的轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，工作人員通過自身加強(qiáng)學(xué)習(xí)進(jìn)一步的促進(jìn)信息化檔案管理的技術(shù)應(yīng)用。

2.4 加強(qiáng)人才的工作培訓(xùn)

在進(jìn)行信息化檔案管理建設(shè)時，應(yīng)加強(qiáng)人才的工作培訓(xùn)。專業(yè)人才是開展信息化檔案管理的重要主體，其工作能力直接決定了事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對內(nèi)部工作人員的培訓(xùn)，通過專家講座、網(wǎng)課、相互交流等形式開展培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容為檔案管理相關(guān)知識，如檔案的分類、整合、儲存、查找等，還有計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化知識等信息技術(shù)的培養(yǎng)。在完成培訓(xùn)工作之后，需要使用相應(yīng)的考核制度作為依托，對員工的學(xué)習(xí)成果進(jìn)行考察，幫助員工更好的發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，在工作中能更好的進(jìn)行改進(jìn)。另外，事業(yè)單位在進(jìn)行專業(yè)人員的招聘時，應(yīng)加強(qiáng)對其工作能力的考核，除了專業(yè)的知識技能，還應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的特點，對其展開綜合能力的考察，例如，細(xì)心程度和工作責(zé)任心等，通過招聘為事業(yè)單位的信息化檔案管理工作注入新鮮血液，提升工作的活力和工作質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上所述，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)時，需要加強(qiáng)檔案信息的監(jiān)管，并通過專業(yè)人才建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)信息管理的風(fēng)險防范，能 有效的提升信息化檔案管理的信息數(shù)據(jù)安全，促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)步發(fā)展，提升其工作效率和為公眾提供更好的服務(wù)。