街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作措施分析

李 鑫

（成武縣文亭街道辦事處，山東 菏澤 274200）

數(shù)據(jù)時代下，檔案的管理趨于電子化，可將多方資源做到極大程度共享，亦可在信息技術(shù)中進(jìn)行切實(shí)有效整合，可為各單位的信息化轉(zhuǎn)型帶來凸顯時代優(yōu)勢的助力。因檔案需要做好保密且安全地保存，而街道辦事處的檔案管理以略顯落后，故應(yīng)從角度去設(shè)計(jì)信息化建設(shè)工作，使檔案管理系統(tǒng)在多種不同技術(shù)下的支持下正常且長效運(yùn)行，使檔案等重要資料做到細(xì)致且規(guī)范化保存。但傳統(tǒng)方式的改變需經(jīng)歷一定的過程并要對當(dāng)中涌現(xiàn)出的問題做到逐一解決，街道辦事處應(yīng)加大宣傳力度，設(shè)計(jì)多元培訓(xùn)讓團(tuán)隊(duì)素質(zhì)做到切實(shí)有效提升，使檔案管理的信息化建設(shè)腳步加快并不斷完善，使社會愈發(fā)和諧而增強(qiáng)我國實(shí)力。

1 檔案管理信息化概念及特點(diǎn)

檔案管理的信息管理即依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，結(jié)合檔案管理的特殊性和真實(shí)需求等建立起的一個信息化系統(tǒng)，可借助數(shù)字技術(shù)對冗雜檔案進(jìn)行收集、整合、檢索和共享等，將以往的紙質(zhì)操作進(jìn)行轉(zhuǎn)換，讓檔案管理邁向集成和數(shù)字化，更是呈現(xiàn)出智能化。

新時期下，檔案管理走入信息化，一是宜保存，借助云空間等使原本繁雜且久遠(yuǎn)的資料做到永久化保存，配以加密手段來保證資料在存儲中的安全性，讓檔案管理在新技術(shù)下加大整體的存儲量。二是具有防破壞性，可依托數(shù)據(jù)恢復(fù)、墻技術(shù)等來進(jìn)行權(quán)限管理，在多角度考慮下借助技術(shù)抵御病毒與黑客的入侵，將網(wǎng)絡(luò)事故減少。三是速度快，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案較換為數(shù)字內(nèi)容，滿足后續(xù)使用中的檢索與共享，同時在目錄編制等環(huán)節(jié)也有著便捷性。

2 信息化在街道辦事處檔案管理中應(yīng)用的意義

因街道辦事處的檔案管理與居民的生活相關(guān)，例如，醫(yī)保、低保、殘疾人等信息的保管直接與居民體驗(yàn)掛鉤，能夠讓街道工作“得民心”而和諧發(fā)展。若檔案的收集出現(xiàn)字跡模糊等情況，加之缺少備份等將會給檔案的使用與存儲帶來困難，而信息化正好可對各類問題做到有針對性地解決。具體而言，一是補(bǔ)足紙質(zhì)檔案的缺陷，優(yōu)化錄入與后續(xù)瀏覽環(huán)節(jié)，提升檔案管理的整體效率；二是給居民帶來全面且細(xì)致化服務(wù)，迎合時代需求，可讓居民在網(wǎng)絡(luò)上尋找所需信息，更是縮短辦理時間，將以往繁瑣流程做到優(yōu)化，讓材料準(zhǔn)備環(huán)節(jié)更合理，壓縮審批時間，凸顯利民效用。

3 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 拓展服務(wù)平臺，提升服務(wù)成效

新形勢下，街道辦事處在進(jìn)行檔案管理時依托信息化所彰顯的優(yōu)勢對服務(wù)平臺做到拓展，迎合居民的真實(shí)需求，使工作呈現(xiàn)出協(xié)調(diào)性，同時對檔案做好跟蹤處理與更新。首先，設(shè)計(jì)安全防護(hù)，建立起備份體系，使檔案管理的整體安全性得到切大程度提升，還應(yīng)帶著前瞻性思維對數(shù)據(jù)處理中的問題進(jìn)行模擬，借助恢復(fù)機(jī)制來應(yīng)對檔案受損或丟失等問題。其次，對硬軟件做到有針對性更新，拓展多個服務(wù)平臺，讓居民在全面化檔案管理中感受到便捷性，例如，不必奔波即可在網(wǎng)上進(jìn)行查詢，準(zhǔn)備好所需材料等，一次性完成業(yè)務(wù)的辦理。最后，對操作平臺做好改進(jìn)，增設(shè)多種與街道辦事處需求契合的操作環(huán)節(jié)，可給居民帶來精準(zhǔn)化引導(dǎo)。例如，將民生網(wǎng)與檔案管理結(jié)合，配以咨詢窗口等向居民提供相應(yīng)的服務(wù)，凸顯信息間互補(bǔ)性。

3.2 巧用數(shù)據(jù)技術(shù)，凸顯數(shù)字管理

在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建時，首先應(yīng)規(guī)范操作，讓電子文件的格式得到極大程度統(tǒng)一，使之呈現(xiàn)出通用性，同時應(yīng)控制電子文件的種類，使資料清晰而易于共享。其次，街道辦事處應(yīng)要把控電子文件所具有的要素，可依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來控制，重視背景數(shù)據(jù)與格式等，在進(jìn)行信息流轉(zhuǎn)時能夠精準(zhǔn)把控而使數(shù)據(jù)庫更為完善，讓資料真實(shí)性凸顯。再次，街道辦事處應(yīng)從多方考慮，可對所需介質(zhì)的優(yōu)勢和壽命等進(jìn)行考究，結(jié)合備份的需求來選用所需材料。讓檔案可以得到長期保存，還要迎合電子文件的傳遞需求，故應(yīng)做到統(tǒng)一建設(shè)，與傳統(tǒng)手段做到緊密結(jié)合，加快檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。最后，站在安全角度，街道辦事處應(yīng)依托數(shù)字信息的分離手段來完成多種電子文件的存儲，可解決以往特定信息的通用弊端。在對電子文件進(jìn)行保護(hù)時，街道辦事處可在不同軟硬件中打開資料，迎合數(shù)據(jù)格式的差異性，故可多選用XML為操作規(guī)范。

3.3 加大宣傳力度，保證辦事效率

街道居民通常會因辦理的流程多、準(zhǔn)備的資料多等而奔波于各處，使之勞心勞力而感到不便，而部分居民只會在有需要時才會求助于街道辦事處，對其工作范圍并不了解。為此，街道辦事處應(yīng)加大日常進(jìn)行宣傳的整體力度，對檔案管理涉及的內(nèi)容等進(jìn)行了解，對某些業(yè)務(wù)辦理所需的資料和流程等做好把控，不會重復(fù)在辦理點(diǎn)往返，可對街道辦理的效率做到極大程度提升。街道辦事處應(yīng)對服務(wù)范圍進(jìn)行展現(xiàn)，借助多個平臺讓居民進(jìn)行自助式操作，節(jié)約整體的辦理時間，故需對辦事處的公眾號、門戶網(wǎng)站等進(jìn)行宣傳，迎合年輕群體的需要，能夠在自助查詢中收集到所需信息。除此之外，街道辦事處還應(yīng)站在老年群體的角度，通過報紙、地方臺和社區(qū)公示欄等的宣傳讓其對信息化檔案管理有著簡單認(rèn)識，為后續(xù)新工作模式的推廣帶來助力，能夠獲得居民的支持來加快建設(shè)的腳步。

3.4 設(shè)計(jì)多元培訓(xùn)，加速信息建設(shè)

信息時代下，檔案管理對人才有著較多的高要求，街道辦事處隨之設(shè)計(jì)多元培訓(xùn)將工作模式進(jìn)行極大程度轉(zhuǎn)換，能夠迎合信息化需求，使整體的服務(wù)成效做到切實(shí)有效提升，滿足各層次居民群體的真實(shí)需求。街道辦事處帶著前瞻性思維，在對硬軟件設(shè)備等進(jìn)行更新時，將原有人員的整體素質(zhì)做好提升，使之帶著極強(qiáng)專業(yè)性去操作，讓檔案管理帶有創(chuàng)新性，迎合各階段檔案共享的需求。街道辦事處在對人才進(jìn)行選用或培訓(xùn)時，需對其文化功底進(jìn)行重視，可借助多元培訓(xùn)使之潛能得到極大程度激發(fā)，讓檔案管理帶著極高的專業(yè)水平前行。街道辦事處對信息化建設(shè)的需求和優(yōu)勢等進(jìn)行深究，走出以往人才吸納的誤區(qū)，尋找?guī)в袆?chuàng)新意識的人才，同時引進(jìn)有著“互聯(lián)網(wǎng)+”思維和技術(shù)特點(diǎn)的人才，對信息建設(shè)做到加速。

4 結(jié)束語

檔案管理的信息化建設(shè)會經(jīng)歷一個較長的過程，對人員的要求也極高，故街道辦事處應(yīng)對工作環(huán)境做到相應(yīng)改善，在培訓(xùn)與實(shí)踐結(jié)合的方式中將員工潛能進(jìn)行切實(shí)有效釋放，憑借其才華來助力后續(xù)的建設(shè)，對多種不同技術(shù)的要點(diǎn)做好把控，使檔案管理呈現(xiàn)出創(chuàng)新意味，同時又能在新制度下規(guī)范員工行為，讓檔案得到科學(xué)保存與共享。實(shí)踐中，街道辦事處將原有工作理念及傳統(tǒng)模式進(jìn)行打破，使檔案管理帶著信息化優(yōu)勢前行，迎合時代需求而穩(wěn)步發(fā)展。