大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作創(chuàng)新研究

楊鑫倫

（內(nèi)蒙古巴彥淖爾市臨河區(qū)河套學(xué)院，內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000）

檔案是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中必需的一項(xiàng)內(nèi)容，能夠充分發(fā)揮概括企業(yè)發(fā)展歷史、現(xiàn)狀和趨勢(shì)。因此，企業(yè)單位需對(duì)檔案管理工作報(bào)以重點(diǎn)關(guān)注。隨著信息化時(shí)代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，可以通過(guò)利用大數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，確保檔案管理工作向現(xiàn)代化方向不斷發(fā)展和進(jìn)步。

1 大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

1）難以準(zhǔn)確定位查詢的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)庫(kù)。雖然我國(guó)大力推進(jìn)企業(yè)信息化改革，但由于一些企業(yè)管理水平有限，受資金限制，還在應(yīng)用已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)管理方式，此種方法效率低下，并且隨著時(shí)間的增加，檔案管理部門(mén)的負(fù)擔(dān)會(huì)越來(lái)越重，一次次重新對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)歸整，一次次尋找合適的位置對(duì)其進(jìn)行保存管理，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，但相信隨著大數(shù)據(jù)管理的成本日趨廉價(jià)，此種形勢(shì)會(huì)迎來(lái)可觀的改變，僅會(huì)有極少數(shù)機(jī)密或者極其重要的文件進(jìn)行紙質(zhì)化管理，以減輕相關(guān)檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

2）數(shù)字信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。放眼20年前，怎會(huì)想到互聯(lián)網(wǎng)能夠發(fā)展到如此地步，大數(shù)據(jù)技術(shù)的到來(lái)更加方便了企業(yè)檔案的管理，能夠使檔案信息數(shù)據(jù)化，融入互聯(lián)網(wǎng)這張大網(wǎng)中，真正做到集中化管理檔案數(shù)據(jù)信息，在保證檔案數(shù)據(jù)安全可靠的前提下，使信息更加方便查找，使得企業(yè)能夠輕松精準(zhǔn)定位用戶推送產(chǎn)品，擴(kuò)大公司效益，使系統(tǒng)工作效率得到有效增長(zhǎng)。日前各個(gè)大數(shù)據(jù)處理服務(wù)公司爭(zhēng)相推出了各類(lèi)手機(jī)APP、電腦客戶端等相關(guān)軟件，提供相應(yīng)解決方案，無(wú)紙化檔案管理真正走進(jìn)現(xiàn)實(shí)中。

3）電子郵件數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，各部門(mén)之間少不了用郵件進(jìn)行交流，借助QQ郵箱、163郵箱、飛信、釘郵等相關(guān)服務(wù)類(lèi)軟件，此種方法便捷高效，并且不占用用戶本身資源，在較小規(guī)模企業(yè)資金不充裕的情況下，大多會(huì)采用此種方式，雖然廉價(jià)，但安全性及穩(wěn)定性卻沒(méi)有打折，也是一種不錯(cuò)的選擇。

2 開(kāi)展檔案管理工作時(shí)利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)

信息化技術(shù)已經(jīng)屬于人們?nèi)粘Ｉ钏豢苫蛉钡囊徊糠郑鞔笃笫聵I(yè)單位、各級(jí)政府等均在日常工作中利用信息化技術(shù)不斷進(jìn)步，同時(shí)這也產(chǎn)生了龐大的信息數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)調(diào)查方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作需求。因此，在總結(jié)、概括、分析檔案數(shù)據(jù)時(shí)通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的利用能夠有效提高檔案管理的工作效率。例如在企業(yè)業(yè)務(wù)方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代使企業(yè)數(shù)據(jù)量成倍增長(zhǎng)，利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)管理檔案已經(jīng)成為目前大部分企業(yè)數(shù)據(jù)管理的重要方式，且隨著時(shí)代的發(fā)展具備一定管理優(yōu)勢(shì)。首先，利用大數(shù)據(jù)能夠優(yōu)化檔案工作方式方法，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理體制。企業(yè)通過(guò)創(chuàng)新檔案管理工作的模式，提高檔案管理工作在企業(yè)信息化建設(shè)的地位，構(gòu)建檔案管理部門(mén)等職能部門(mén)與經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)部門(mén)的互聯(lián)互通，能夠強(qiáng)化檔案信息資源的統(tǒng)籌規(guī)劃，促使企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的緊密連接。并且應(yīng)用大數(shù)據(jù)還能夠?qū)χ贫ㄆ髽I(yè)電子文件、數(shù)據(jù)處理、推動(dòng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用、歸檔、保管等方面起到促進(jìn)作用，能夠保障在互聯(lián)網(wǎng)條件下企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期有效性。其次，利用大數(shù)據(jù)能夠擴(kuò)大企業(yè)檔案管理范圍，實(shí)時(shí)把控生產(chǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，內(nèi)部各部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)所產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)是檔案管理的主要范圍。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以幫助企業(yè)做好信息歸檔工作，保證企業(yè)電子文件以及相關(guān)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的完整性，企業(yè)也能夠利用大數(shù)據(jù)的便利，做好企業(yè)檔案信息資源信息化建設(shè)。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用還能夠通過(guò)對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)信息的收集，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行全面控制，使信息能夠被企業(yè)及時(shí)掌握和收集。此外，利用大數(shù)據(jù)還為企業(yè)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供了保障，例如企業(yè)業(yè)務(wù)電子郵件，將記錄大量企業(yè)原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，具有極大的保存和查考價(jià)值，是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的重要來(lái)源。同時(shí)，企業(yè)業(yè)務(wù)電子郵件、招投標(biāo)及一些經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)工作相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)等，也是當(dāng)前大部分企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展和檔案利用的重要資源。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理新策略

1）實(shí)現(xiàn)檔案管理的集中化。當(dāng)前各個(gè)地區(qū)都有自己的檔案管理系統(tǒng)和檔案館，同時(shí)各個(gè)地區(qū)之間的檔案管理并不流通和交融，導(dǎo)致資源比較分散和獨(dú)立，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源的共享和交流。因此，在面對(duì)當(dāng)前多元化的信息需求，必須要建立各個(gè)地區(qū)之間檔案信息的共享和交流平臺(tái)。一方面將各個(gè)地區(qū)的檔案進(jìn)行“大檔案”模式的管理，能夠有效減少對(duì)冗雜信息的處理和過(guò)濾時(shí)間，提高檔案管理效率。另一方面，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)資源的有效整合，可以讓更多的公眾參與到檔案整理當(dāng)中來(lái)，從而保證檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代的步伐。

2）提高檔案管理安全性能。數(shù)據(jù)信息的安全管理是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，如何提高檔案管理的安保能力是當(dāng)前檔案管理工作首要解決的問(wèn)題。首先就黑客攻擊方面而言，建立和完善有效的安全系統(tǒng)是防止黑客攻擊的第一步。在網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管中，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全高效運(yùn)轉(zhuǎn)。一方面，建立合理有效的監(jiān)督機(jī)制，不僅能夠提高網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)的能力，同時(shí)還能有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)和監(jiān)控，有效防止黑客入侵。另一方面，培養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)人才，在為檔案信息提供安全系統(tǒng)保障的同時(shí)，還能夠?yàn)闄n案管理的專(zhuān)業(yè)型人才的培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)。其次是加大對(duì)平臺(tái)的研發(fā)力度和存儲(chǔ)能力的擴(kuò)大，以此來(lái)保證平臺(tái)的平穩(wěn)運(yùn)行和不斷發(fā)展，減少平臺(tái)崩潰的可能和數(shù)據(jù)信息的丟失，從而達(dá)到數(shù)據(jù)保護(hù)的目的。最后是相關(guān)檔案管理工作人員要具備充分的安全防范意識(shí)。除了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息維護(hù)和保密工作外，還應(yīng)該建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理制度和從業(yè)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于出現(xiàn)的違反相關(guān)規(guī)定的行為嚴(yán)懲不貸。

3）提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展不僅僅體現(xiàn)在工作內(nèi)容和方式的轉(zhuǎn)變上，對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的工作能力、技能都有了新的要求。因此，這就要求我們管理人員首先要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提高對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)大眾的基本訴求。其次，在檔案管理人員的技能提升方面，可以建立相應(yīng)的技能考試制度，對(duì)已從業(yè)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以此來(lái)解決我國(guó)當(dāng)前檔案管理人才缺失的困境，為我國(guó)檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化管理具有多方面的作用，提高其數(shù)據(jù)收集力度的同時(shí)，又能使其對(duì)用戶本身需求進(jìn)行快速準(zhǔn)確定位。企業(yè)要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)要加大財(cái)政投入，鼓勵(lì)檔案管理方進(jìn)行改革創(chuàng)新，加大對(duì)檔案信息化管理體系的研究，確保此項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下開(kāi)展檔案管理工作需要從不同的角度出發(fā)為有效運(yùn)用和管理檔案數(shù)據(jù)信息提供有力依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作具有復(fù)雜性和嚴(yán)密性，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，因此，應(yīng)在檔案數(shù)據(jù)信息管理中科學(xué)有效運(yùn)用大數(shù)據(jù)，確保改變傳統(tǒng)的檔案管理工作，促進(jìn)現(xiàn)代化社會(huì)的和諧發(fā)展。