互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及有效對策

金 濤

（內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)民政局，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢的外在要求。人事檔案是指在人事管理、人力資源建設(shè)以及其他人事活動(dòng)中形成的信息資源的集合體，其大體包括錄音帶、視頻、照片、文字材料、圖表、圖紙等人事文件材料?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，人事檔案數(shù)字化管理逐漸被檔案管理人員所熟知，有效提升了單位檔案管理的實(shí)效[1]。人事檔案數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然，是適應(yīng)當(dāng)前無紙化辦公的必然。依托于數(shù)字信息技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，能夠提高人事檔案利用率，有效快捷地?cái)U(kuò)大人事檔案的收集范圍。尤其是對于一個(gè)單位而言，打造操作便捷、信息齊備、設(shè)計(jì)合理的人事檔案管理模式，無疑能夠提升人事管理需要，滿足人事部門及其他相關(guān)主體的檔案需求，提升人事檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

2）提升人事檔案利用率的內(nèi)在要求。加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，能夠進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，滿足人事管理的需求。過去一段時(shí)間內(nèi)，部分單位存在“重人事工作，輕檔案管理”的現(xiàn)象，不僅導(dǎo)致人事檔案管理與人事管理工作失衡、不同步，而且導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)庫建立過程緩慢。為此，必須要轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新思維，加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，綜合利用多種信息技術(shù)，在人事檔案管理人員與人事部門之間搭建一座信息溝通橋梁，全面發(fā)揮人事檔案在信息參考、決策咨詢、人力資源規(guī)劃等領(lǐng)域的作用，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的統(tǒng)籌開發(fā)與利用。

2 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代人事檔案數(shù)字化建設(shè)的常見問題

1）人事檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)工作不科學(xué)。一是部分單位硬件設(shè)施不完善，人事檔案管理人員缺乏可供使用設(shè)備，難以快速對紙質(zhì)類人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。一方面，微縮相機(jī)、高速掃描設(shè)備缺失，紙質(zhì)類人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的效率低下。另一方面，高性能計(jì)算機(jī)、高容量硬盤等硬件設(shè)施缺失，難以適應(yīng)當(dāng)下人事檔案數(shù)量不斷增多的趨勢[2]。二是人事檔案管理系統(tǒng)的功能單一，無法對人事檔案資料進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化、資源檢索、資源備份，難以節(jié)約人事檔案管理成本。三是人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不科學(xué)，缺乏復(fù)合型的人才隊(duì)伍。典型表現(xiàn)在：人事檔案管理人員缺乏數(shù)字化建設(shè)的思路，利用相關(guān)信息技術(shù)的能力不足。

2）人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。當(dāng)下，部分單位沒有建立相應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫，不利于對人事檔案進(jìn)行集中管理、開發(fā)與利用。一是建設(shè)數(shù)據(jù)庫過程中沒有明確相應(yīng)的訪問權(quán)限，沒有平衡好人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與檔案保密之間的關(guān)系。二是人事檔案服務(wù)平臺建設(shè)緩慢，尚未探索將服務(wù)平臺延伸至微信公眾號等領(lǐng)域，難以實(shí)現(xiàn)高效利用的目標(biāo)。

3）忽視對人事檔案進(jìn)行利用。一是人事管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)與人事檔案數(shù)據(jù)庫之間仍然存在數(shù)據(jù)傳輸壁壘、信息共享壁壘，無法及時(shí)將最新的人事資料錄入到系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫中，管理效率仍然有待提升[3]。二是人事檔案管理部門與人事管理部門的溝通不足，人事檔案在決策咨詢、信息參考中的價(jià)值仍然有待提升。三是人事檔案安全管理能力不足，陷入“重開發(fā)、輕安全”的誤區(qū)。典型表現(xiàn)在：網(wǎng)絡(luò)安全防范能力不足、數(shù)字安全技術(shù)應(yīng)用不足等等。

3 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對策

1）做好人事檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)工作，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。為了進(jìn)一步加快人事檔案數(shù)字化進(jìn)程，便于人事檔案管理人員開展各項(xiàng)工作，單位要進(jìn)一步做好人事檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)工作。具體而言，一是要結(jié)合單位人事檔案管理工作的需求、經(jīng)費(fèi)情況，采購相應(yīng)的高性能計(jì)算機(jī)、微縮相機(jī)、高速掃描設(shè)備、高容量硬盤等硬件設(shè)施，進(jìn)一步對紙質(zhì)類人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，便于后期整理成數(shù)字人事檔案。二是要購置具備格式轉(zhuǎn)化功能、快速檢索功能、信息資源云備份功能的人事檔案管理系統(tǒng)，充分應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化、資源檢索、資源備份，節(jié)約整體的人事檔案管理成本。三是要進(jìn)一步培訓(xùn)業(yè)務(wù)骨干，深化人事檔案管理人員對數(shù)字信息技術(shù)的理解和應(yīng)用，發(fā)揮人才優(yōu)勢。

2）建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，做好數(shù)據(jù)庫服務(wù)工作。單位要進(jìn)一步建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，將人事檔案錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，并依托于數(shù)據(jù)庫開展各項(xiàng)服務(wù)工作，提升檔案需求主體的使用便捷度、檢索便捷度、傳輸便捷度，滿足不同的使用需求。一是要立足于單位保密規(guī)定，明確不同部門不同人員在人事檔案數(shù)據(jù)庫中的訪問權(quán)限，便于相關(guān)人員通過自身的內(nèi)網(wǎng)賬號對檔案進(jìn)行查閱、傳輸、借閱、下載。同時(shí)，要留存相關(guān)的查閱傳輸、借閱、下載以及訪問記錄，便于檔案安全管理。二是可以依托微信公眾號搭建服務(wù)平臺，關(guān)聯(lián)微信公眾號與人事檔案數(shù)據(jù)庫，滿足移動(dòng)智能終端的檔案查閱需求，進(jìn)一步適應(yīng)當(dāng)下新媒體時(shí)代人事檔案管理工作的基本要求，延伸人事檔案的服務(wù)范圍。

3）利用人事檔案建成檔案知識庫，發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人事檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)絕不僅僅是為了提升信息資源整合能力，也是為了將“死檔案”變成“活資訊”，將人事檔案數(shù)據(jù)庫變成“思想庫”“智庫”“ 知識庫”。首先，單位要進(jìn)一步打通人事管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)與人事檔案數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)壁壘和信息資源壁壘，確保相關(guān)信息資源的互聯(lián)共通、實(shí)時(shí)共享，幫助人事檔案管理人員及時(shí)同步、錄入相關(guān)的人事信息資料，提升單位整體的人事管理效能。其次，單位人事檔案管理部門與人事管理部門要進(jìn)一步加強(qiáng)溝通協(xié)作。人事檔案管理人員要立足于人事管理的需要，進(jìn)一步對人事檔案數(shù)據(jù)庫終端的功能進(jìn)行完善，更好地為人事管理部門人事決策工作提供有力支持。最后，要重視人事檔案安全管理，保障人事檔案完整、真實(shí)、有效，避免人事檔案資源失真。單位要綜合通過防火墻、病毒查殺來有效抵制各種病毒程序、非法程序，并使用專門的加密U盤以及加密設(shè)備對人事檔案進(jìn)行復(fù)制、傳輸、管理與利用。

4 結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)字信息技術(shù)雖然能夠賦能人事檔案管理，但也帶來了許多挑戰(zhàn)，其中典型表現(xiàn)在數(shù)字人事檔案安全管理難度大、管理技術(shù)含量高。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，單位必須要將人事檔案數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)長期性、精細(xì)性、基礎(chǔ)性的工作來抓，分別從多個(gè)角度著手，才能真正將數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢和功能發(fā)揮出來。具體而言，一是要做好人事檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)工作，夯實(shí)管理基礎(chǔ)；二是要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，做好數(shù)據(jù)庫服務(wù)工作；三是要利用人事檔案建成檔案知識庫，發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。相信在人事檔案管理人員努力下，人事檔案管理工作會進(jìn)一步朝著規(guī)范化、數(shù)字化、科學(xué)化的方向發(fā)展。