實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理及利用思考

董 晉 史如如

（1.連云港市第二人民醫(yī)院組織人事處，江蘇 連云港 222000；2.連云港市第二人民醫(yī)院院長辦公室，江蘇 連云港 222000）

信息化（信息技術(shù)），指的是以網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫及現(xiàn)代通信技術(shù)等為基礎(chǔ)，對(duì)正在研究的對(duì)象的各種要素進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，進(jìn)而幫助需要的人群進(jìn)行工作、學(xué)習(xí)、生活等輔助決策，這是一種與人類生活息息相關(guān)的技術(shù)。在現(xiàn)實(shí)生活中，應(yīng)用信息化技術(shù)之后，可以極大的提高各種行為的效率，信息化可以推動(dòng)社會(huì)文明的進(jìn)步。而在本文中，將以醫(yī)院文書檔案管理工作作為研究的對(duì)象，通過分析信息化文書檔案管理的特點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化文書檔案管理中存在的問題，更好的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用，現(xiàn)有綜述如下。

1 醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用的現(xiàn)實(shí)意義

1）有效保存信息、傳遞信息。傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理方式是采用紙質(zhì)材料進(jìn)行管理的，這種由紙質(zhì)模式進(jìn)行管理文書檔案的方式，需要巨大的人力、物力。此外，紙質(zhì)模式管理還極易受到時(shí)間、空間、氣候等因素的影響，如果不幸遭遇化學(xué)污染、火災(zāi)，亦或者出現(xiàn)丟失等意外情況的話，便會(huì)直接損毀寶貴的醫(yī)院文書檔案。然而，信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理方面的應(yīng)用，能夠及時(shí)、安全的將文書檔案變成電子稿，并進(jìn)行保存和傳遞。醫(yī)院文書檔案信息化管理，可以快速的將檔案信息進(jìn)行復(fù)制、備份，查閱資料也更加便捷、持久[1]。信息化管理醫(yī)院文書檔案的模式，不僅不再受到人力、時(shí)間等因素的限制，而且信息傳遞更加安全。

2）文書檔案管理效率、質(zhì)量高。傳統(tǒng)紙質(zhì)管理文書檔案的模式，需要人力進(jìn)行管理和手工查閱，不僅占用巨大的儲(chǔ)存空間，而且手工查閱資料還存在巨大的出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于醫(yī)院文書檔案的整體管理的效率與質(zhì)量，紙質(zhì)模式是差強(qiáng)人意的。而在新時(shí)代信息化管理與利用的方式下，一臺(tái)計(jì)算機(jī)就能完成對(duì)文書檔案的傳遞、儲(chǔ)存、共享等，檔案管理的效率得到了大大的提高。此外，最重要的是，計(jì)算機(jī)出錯(cuò)的概率很低，所以信息化管理醫(yī)院文書檔案的效率與質(zhì)量很高。

3）實(shí)現(xiàn)資源配置、共享。利用信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，所有的檔案信息儲(chǔ)存至云端，所有的文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院的檔案資源也由單一化管理向系統(tǒng)化管理轉(zhuǎn)變。這一種信息化管理的方式，不僅可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部各部門、各科室之間的資源共享，還可以依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間、國內(nèi)外的醫(yī)院之間資源共享[2]?？缈剖摇⒖玑t(yī)院的文書檔案資源分享，可以優(yōu)化資源的配置，更好的實(shí)現(xiàn)資源的共換和共享，進(jìn)一步提高醫(yī)院文書檔案的利用效率。

2 醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用的問題

1）管理者執(zhí)行力低。當(dāng)前，盡管國內(nèi)大部分的醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院文書檔案的信息化管理，但是在具體的實(shí)踐過程中，管理者對(duì)信息化管理文書檔案的工作認(rèn)識(shí)還不夠。由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，許多管理者對(duì)信息化管理醫(yī)院文書檔案的理解還不足，重視程度也不夠，執(zhí)行力非常低。在多數(shù)管理者眼里，醫(yī)院文書檔案管理工作并不重要，且對(duì)文書檔案進(jìn)行管理、分類等十分麻煩，受到這些錯(cuò)誤觀念的影響，管理者還未真正理解醫(yī)院文書檔案管理的意義和重要性[3]。正是這些錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，阻礙了醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用工作的順利進(jìn)行，由于管理者執(zhí)行力不夠，導(dǎo)致浪費(fèi)了許多寶貴的醫(yī)療文書資源。

2）缺乏專業(yè)管理人員。事實(shí)上，國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理方面的工作還不成熟，我國實(shí)現(xiàn)信息化管理醫(yī)院文書檔案工作起步也比較晚，且工作的推進(jìn)也比較慢。因此，在具體應(yīng)用信息技術(shù)管理文書檔案的工作中，還存在兩方面的問題。一方面，許多醫(yī)院缺乏信息化管理文書檔案的基礎(chǔ)設(shè)施；另一方面，對(duì)于文書檔案信息化管理方面的人才，醫(yī)院也缺乏專業(yè)的、系統(tǒng)的人才。正因?yàn)檫@兩方面的短板，導(dǎo)致我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作遭遇瓶頸，具體管理工作的落實(shí)和推進(jìn)比較吃力。

3）文書檔案管理質(zhì)量還需進(jìn)一步提高。與傳統(tǒng)文書檔案管理模式相比，信息化管理模式的質(zhì)量更高。但是與國外許多高精尖的醫(yī)療文書檔案信息化管理水平相比較，我國醫(yī)院文書檔案管理水平仍然處于較低水平[4]。當(dāng)前，我國醫(yī)院文書檔案信息化管理質(zhì)量一般，還未實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療文書檔案的精細(xì)化管理，文書檔案也還未實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的分類保存、資源共享與交換等。

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用的實(shí)踐

1）更新管理者信息化管理文書檔案的觀念。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，各個(gè)領(lǐng)域工作的信息化管理程度不斷提高，這對(duì)于進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用具有積極意義。要想完善醫(yī)療文書檔案信息化管理工作，必須改變管理者的傳統(tǒng)思想，升華其文書檔案信息化管理的觀念。此外，還需要建立起健全的醫(yī)療文書檔案信息化管理的制度，加強(qiáng)對(duì)管理工作的認(rèn)知。信息化管理醫(yī)療文書檔案是歷史的必然，也具有巨大的時(shí)代意義，更是會(huì)帶來許多好處。因此，管理者在學(xué)習(xí)信息化管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，更要嚴(yán)格的落實(shí)醫(yī)院文書檔案信息化的管理，學(xué)會(huì)如何共享和利用信息技術(shù)給文書檔案管理工作帶來的便利。充分的利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使用和共享寶貴的醫(yī)學(xué)資源，提升醫(yī)療文書資源的利用率，更好的為醫(yī)療事業(yè)做貢獻(xiàn)。

2）加強(qiáng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)建設(shè)。對(duì)于醫(yī)療文書檔案管理與利用的工作，加強(qiáng)信息技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才十分重要。當(dāng)今世界迅猛發(fā)展，日新月異，醫(yī)療文書檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)。為了彌補(bǔ)當(dāng)前醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用的短板，必須強(qiáng)化醫(yī)院信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，需要加大信息技術(shù)管理方面的投入，進(jìn)一步完善信息化管理方面的設(shè)施配置。此外，更要培養(yǎng)文書檔案管理方面的信息技術(shù)人才，需要尋找既懂醫(yī)學(xué)、又懂信息技術(shù)的全能型人才。所以要加大培養(yǎng)信息化管理專業(yè)化人才的力度，不斷提高醫(yī)療文書檔案管理的質(zhì)量與效率。

3）綜合運(yùn)用多項(xiàng)文書檔案管理模式。在醫(yī)院文書檔案管理與利用的實(shí)踐中，可以考慮多項(xiàng)檔案管理措施齊頭并進(jìn)，進(jìn)一步保證文書資源的安全可靠。醫(yī)療文書資源是醫(yī)院重要的醫(yī)學(xué)信息資源，其安全性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性與現(xiàn)實(shí)的醫(yī)療作業(yè)緊密聯(lián)系。因此，保證醫(yī)院文書檔案管理工作安全可靠、正常有序十分重要。在文書檔案管理工作中，可以實(shí)行電腦專機(jī)專用，專人專房保管文書檔案資料；建立安全的資源防御和保護(hù)系統(tǒng)；及時(shí)做好文書檔案的備份工作等。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是歷史的必然。而在當(dāng)下具體的信息化管理工作過程中，還存在著許多問題，還需進(jìn)一步完善。加強(qiáng)醫(yī)療文書檔案信息化管理與利用是十分有必要的，這對(duì)協(xié)調(diào)醫(yī)院工作，推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，提高醫(yī)療事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)均具有重要意義。因此，醫(yī)院管理者必須高度重視信息化管理工作，更好的為醫(yī)療事業(yè)做貢獻(xiàn)。